公文處理與檔案管理培訓(xùn)

公文處理與檔案管理培訓(xùn)發(fā)文處理擬稿紙文頭紙22021/2/24第二屆青年奧林匹克運動會組織委員會文件青奧組委011〕7號青奧組委﹝﹞7號簽發(fā)人：╳╳委〔〕7號關(guān)于╳╳╳╳的請示中國奧委會：經(jīng)╳╳╳╳*……╳╳╳╳*……╳╳╳╳*……。

附：╳╳╳╳二〇二〇一一年六月九日二月十一日二第二屆青年奧林匹克運動會組織委員會青奧組委函﹝﹞7號關(guān)于╳╳╳╳的函╳╳╳：一、小標宋或黑體〔一〕3號楷體1.3號仿宋〔1〕二〇一一年七月四日

32021/2/24第二屆青年奧林匹克運動會組織委員會文件青奧組委〔〕7號簽發(fā)人：組委會指導(dǎo)1、青奧組委的決定、意見、通知、通報；2、青奧組委給國務(wù)院及其部門的報告、請示；3、青奧組委與其它單位結(jié)合發(fā)文；4、青奧組委各部門部級以下指導(dǎo)職務(wù)的任免；5、以青奧組委名義批轉(zhuǎn)組委會各部門的文件；6、經(jīng)委指導(dǎo)同意的其它文件。2.1組委會行文42021/2/242.1組委會行文第二屆青年奧林匹克運動會組織委員會1、函件青奧組委函〔〕7號2、批復(fù)青奧組委復(fù)〔〕8號52021/2/242.2青奧辦行文南京市青奧會工作指導(dǎo)小組辦公室文件寧青奧辦發(fā)〔〕2號給市委、市政府的請示、報告；與市有關(guān)部門結(jié)合發(fā)文；給市有關(guān)部門及各區(qū)縣青奧辦的通知、意見等；其他需要發(fā)文的事項南京市青奧會工作指導(dǎo)小組辦公室與市有關(guān)部門商洽工作的函件寧青奧辦函〔〕2號青奧辦的批復(fù)寧青奧辦復(fù)〔〕2號62021/2/242.3部門行文第二屆青年奧林匹克運動會組織委員會××部〔廳〕文件青奧廳〔〕17號簽發(fā)人：部門指導(dǎo)1、青奧組委各部門的請示、報告、決定、通知等2、兩個以上部門結(jié)合發(fā)文第二屆青年奧林匹克運動會組織委員會××部〔廳〕1、函件青奧策函〔〕7號2、批復(fù)青奧宣復(fù)〔〕8號72021/2/243.收文處理82021/2/243.1文件辦結(jié)已經(jīng)按照指導(dǎo)同志批示認真承辦，履行了處理程序并有結(jié)果；上級機關(guān)公文，已經(jīng)通過行文或其他方式貫徹執(zhí)行；要求組委會〔或青奧辦〕答復(fù)問題的來文已經(jīng)作出明確答復(fù)；應(yīng)當(dāng)閱知文件的人員都已簽署意見或圈閱。92021/2/244.概念區(qū)分“請示〞與“報告〞。報告中不得夾帶請示事項?！罢埵鲸暸c“函〞〔商請函、詢答函、請批函、答批函〕“南京市青奧辦〞與“南京青奧組委〞“擬文〞與“辦文〞、“傳閱〞102021/2/24檔案管理什么是檔案文書檔案數(shù)碼照片檔案實物檔案重大活動檔案的搜集文獻資料112021/2/241.什么是檔案

檔案是階級社會的產(chǎn)物。如：商代的殷墟、漢代的蘭臺、石渠閣、唐宋的架閣庫、明清的黃冊庫、皇史宬等。122021/2/241.什么是檔案——定義

檔案是機關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像及其他各種方式和載體的歷史記錄。132021/2/241.什么是檔案——檔案的種類142021/2/241.什么是檔案——檔案工作的內(nèi)容152021/2/242.文書檔案——歸檔范圍1、工作方案、方案、總結(jié)、大事記、簡報等。2、制發(fā)的各種文件及指導(dǎo)批示。3、工作中形成的部門職責(zé)、規(guī)章、守那么等。4、黨支部活動形成的文件、總結(jié)、報告等。5、重要會議記錄、重要統(tǒng)計資料。6、人民群眾來信、來訪及處理人民群眾來信、來訪形成的記錄、處理意見、報告等有關(guān)材料。7、外出考察活動資料、考察報告。8、與相關(guān)單位或國際奧委會等國際組織的往來信函、文件。9、以青奧組委名義簽署的各種合同、協(xié)議書、備忘錄等法律文本。162021/2/242.1文書檔案歸檔范圍——辦公廳上級機關(guān)制發(fā)的重要文件，包括黨中央、國務(wù)院及中央、國家有關(guān)部門對青奧組委請示事項的批復(fù)；上級指導(dǎo)有關(guān)青奧組委工作的講話、指示、批示、信函；黨和國家指導(dǎo)人為青奧會所作的題詞、賀詞、講話和指示等。以青奧組委名義制發(fā)的文件材料青奧組委向上級部門提交的工作報告；青奧組委與中央、國家有關(guān)部委、各有關(guān)省市及有關(guān)單位商洽工作的函件。青奧組委黨組會、全會、執(zhí)委會、秘書長辦公會、專題會及其他重要會議的文件材料。172021/2/242.1文書檔案歸檔范圍——辦公廳青奧組委指導(dǎo)同志在國內(nèi)外重要活動中的講話和陳述稿，開幕詞、閉幕詞；收、發(fā)的各類電報、、機密文件。青奧組委編印的大事記、簡報等。后勤工作形成的文件材料，包括：后勤工作規(guī)章制度等；車輛安排、使用、調(diào)度方案；辦公用品、設(shè)備的購置方案、請示、批示及與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議等文件材料。182021/2/242.1文書檔案歸檔范圍——國際聯(lián)絡(luò)部接待國際奧委會、各國際單項體育組織成員形成的文件材料；與制證工作相關(guān)的報名表、證件格式及內(nèi)容等文件材料；青奧組委外事接待、出訪工作方案、安排及相關(guān)文件材料，包括請示、批件、登記表等；重要外事活動方案，外賓、貴賓名單，邀請函，會談紀要，備忘錄等；大型宴會方案等。外交部及我駐外使(領(lǐng))館和駐外機構(gòu)發(fā)來的電報。192021/2/242.1文書檔案歸檔范圍——總體籌劃部青奧組委向國際奧委會提交的工作報告；以青奧組委名義向國內(nèi)外媒體和社會各界發(fā)布的文稿；青奧組委年度工作報告、工作要點、工作總結(jié)；青奧組委重點工作方案；編制?總體工作進度表?及根底方案；有關(guān)青奧村的工作方案和施行方案；工程管理和風(fēng)險管理工作中產(chǎn)生的文件材料。202021/2/242.1文書檔案歸檔范圍——人力資源部青奧組委機關(guān)黨委、團支部、工會工作及活動中形成的文件材料；青奧組委組織機構(gòu)設(shè)置和人員編制方案，各部門、賽區(qū)工作職責(zé)；與志愿者工作有關(guān)的文件材料；各部門、賽區(qū)?工作人員手冊?；干部任免及人員調(diào)配材料；各部門、賽區(qū)工作人員的工資福利、生活補貼方法；工作人員培訓(xùn)方案及施行細那么；年度考核方法及相關(guān)材料；面向社會公開招聘形成的文件資料。212021/2/242.1文書檔案歸檔范圍——市場開發(fā)部各項執(zhí)行方案、贊助商識別方案、火炬接力活動市場開發(fā)方案、文化活動市場開發(fā)方案、市場開發(fā)預(yù)算等；青奧組委贊助商、供給商銷售方案；特許經(jīng)營方案及郵品、紀念幣方案；對青奧組委潛在贊助領(lǐng)域和贊助企業(yè)進展調(diào)研、分析的材料；對贊助商／轉(zhuǎn)播商的接待方案及提供效勞所產(chǎn)生的文件材料；贊助商參謀組會議、贊助商研討會等相關(guān)會議材料；青奧組委票務(wù)戰(zhàn)略方案和操作方案；青奧組委捐贈登記及各類統(tǒng)計資料等。222021/2/242.1文書檔案歸檔范圍——文化教育部舉辦各種大型活動、慶典儀式過程中形成的文件材料，包括會徽發(fā)布、開、閉幕式、火炬?zhèn)鬟f等活動方案等；籌劃、組織奧林匹克文化節(jié)工作中形成的文件材料；CEP、奧林匹克教育活動、奧林匹克主題活動形成的文件材料；會徽、桔祥物等的設(shè)計方案及相關(guān)文件材料；征集、評選會歌文件，會歌原稿及青奧會入選歌曲名錄等；城市景觀設(shè)計活動的相關(guān)文件材料。232021/2/242.1文書檔案歸檔范圍——新聞宣傳部宣傳工作大事記、簡報、會議紀要等；對國內(nèi)、外宣傳工作的意見；宣傳畫冊、折頁、宣傳畫等宣傳品的設(shè)計、評選方案及相關(guān)材料；參加國內(nèi)外有關(guān)展覽活動的布展方案、圖片、預(yù)算等資料；青奧組委網(wǎng)站形成的各種材料；新聞發(fā)布會的材料及對國內(nèi)、外宣傳口徑、宣傳口號及標語；比賽場館、青奧村宣傳布置方案；接待境內(nèi)(外)記者的方案及相關(guān)材料；涉及奧林匹克出版物的相關(guān)材料242021/2/242.1文書檔案歸檔范圍——體育與場館部競賽規(guī)程總那么、總秩序冊，各競賽工程設(shè)置方案、競賽日程表；確定比賽(訓(xùn)練)場地的文件材料；28個國際單項體育組織〔IF〕關(guān)于確認奧運會比賽場館、競賽日程的文件材料；運發(fā)動資格審查方法；運發(fā)動報名手冊，技術(shù)代表、技術(shù)官員、運發(fā)動名冊；競賽紀律的有關(guān)規(guī)定，抽簽方案等；編寫的技術(shù)手冊、指南等252021/2/242.1文書檔案歸檔范圍——體育與場館部頒獎工作方案，獎杯、獎牌設(shè)計制作方案、合同書等；審定場地、器材、計時、記分設(shè)備的文件；選派培訓(xùn)裁判員，建立仲裁委員會，確定裁判長〔總裁判長〕、副裁判長〔副總裁判〕的文件；總成績冊，每日成績公告。262021/2/242.1文書檔案歸檔范圍——財務(wù)部青奧組委預(yù)算、決算；各部門年度預(yù)算草案、最終批復(fù)及相關(guān)文件；青奧組委經(jīng)費使用規(guī)定、施行細那么；青奧組委財務(wù)制度及管理方法；青奧組委物資需求方案，物資、采購的管理制度及相關(guān)文件；青奧會財政風(fēng)險管理過程中形成的文件；青奧組委外匯使用和管理方法；青奧組委出國人員用匯審核、批匯、結(jié)匯等工作中形成的文件材料。272021/2/242.1文書檔案歸檔范圍——信息技術(shù)部“科技青奧〞總體方案、施行方案；計算機系統(tǒng)、通信工程等工作的運行、施行方案；辦公區(qū)局域網(wǎng)管理、設(shè)施布局、網(wǎng)絡(luò)效勞等文件材料；計算機效勞系統(tǒng)技術(shù)手冊、使用指南；青奧會期間的計時記分、成績處理、運動會管理、青奧組委網(wǎng)站等信息系統(tǒng)所形成的文件材料；青奧會場館電信和電子技術(shù)系統(tǒng)的規(guī)劃、施行監(jiān)視、驗收、運行及組織、培訓(xùn)、分配場館運營隊伍中形成的文件材料。282021/2/242.1文書檔案歸檔范圍——后勤保障部安保工作規(guī)劃，比賽場館建立中安保工作要求的相關(guān)文件材料及各類安保工作信息資料；設(shè)計、制作、審核、發(fā)放及管理各類證件的文件材料；青奧會醫(yī)療效勞工作規(guī)劃；各項醫(yī)療準備工作的相關(guān)文件材料；配合有關(guān)部門推動開展疾病防疫、監(jiān)測等工作的相關(guān)文件材料；有關(guān)醫(yī)療培訓(xùn)和興奮劑檢測前期準備工作形成的文件材料；與動物檢驗檢疫工作相關(guān)的文件材料。青奧會期間住宿、交通、餐飲戰(zhàn)略方案、運行方案及相關(guān)文件材料292021/2/242.2文書檔案的歸檔要求歸檔文件應(yīng)為原件歸檔文件使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護的要求每年二月底前，將部門檔案向辦公廳檔案室移交，六月前完成組委會前一年檔案歸檔跨年度文件歸檔年度確實定★302021/2/242.3文書檔案的整理312021/2/242.3.1件確實定文件正本與不同稿本正文與附件正文與文件處理單等原件與復(fù)制件轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文報表、名冊、圖冊等來文與復(fù)文未裝訂的式樣同一的表格不便拆開整理的會議記錄類材料322021/2/242.3.2裝訂

歸檔文件應(yīng)按件裝訂正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文與來文為一件時，復(fù)文在前，來文在后；計算機及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，定稿無須保存的，正文在前，發(fā)文稿紙在后。漢文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文本在前，外文本在后；有文件處理單的，文件處理單在前，正文在后。

332021/2/242.3.3編目件號責(zé)任者題名日期保管期限頁數(shù)備注36新聞宣傳組關(guān)于國際奧委會主席羅格在寧訪問的新聞宣傳實施方案永久837市委書記信箱來信交辦單[關(guān)于李劍飛關(guān)于建議引進水上自行車項目的來信的答復(fù)]（附來信）永久338體育與場館部關(guān)于赴新加坡青奧會、廣州亞運會實習(xí)考察情況的報告永久7342021/2/243.數(shù)碼照片檔案照片號：題名：在國際奧委會122次全會上國際奧委會主席羅格宣布南京獲得年青奧會主辦權(quán)責(zé)任者：南京市青奧辦拍攝時間：攝影者：國際奧委會352021/2/243.1歸檔范圍指導(dǎo)人和著名人物參加與本單位有關(guān)的重大公務(wù)活動的照片。本單位組織或參加的重要外事活動的照片。記錄本單位重大事件、活動的照片。其他具有保存價值的照片。362021/2/243.2歸檔要求數(shù)碼照片及其文字說明應(yīng)同時歸檔歸檔的數(shù)碼照片格式應(yīng)為TIFF、JPEG格式對具有永久保存價值的數(shù)碼照片，歸檔時必須沖印出紙質(zhì)照片，按雙套制要求保存歸檔的數(shù)碼照片原那么上應(yīng)為原件372021/2/243.3著錄工程照片號責(zé)任者照片題名拍攝時間類別攝影者密級備注南京市青奧辦南京申辦代表團參加瑞士洛桑舉行的國際奧委會青奧會申辦工作會議，圖為代表在現(xiàn)場研究工作，左一國家體育總局外聯(lián)司司長宋魯增，左三王詠紅副市長數(shù)碼件蔣平

南京市青奧辦季建業(yè)市長到青奧辦調(diào)研工作，圖為季建業(yè)市長（左四）講話數(shù)碼件蔣平

南京市青奧辦國際奧委會第122次全會青奧會申辦城市陳述會議會場數(shù)碼件楊磊

382021/2/244.實物檔案392021/2/244.1實物檔案——歸檔范圍青奧會會徽、桔祥物、會歌、火炬等青奧產(chǎn)物及相關(guān)紀念品、旗幟等實物青奧會開閉幕式及各比賽場館舉行的半決賽、決賽等重大活動、會議的門票，以及相關(guān)標志、宣傳冊、紀念品、證件和獎杯、獎牌等相關(guān)實物的樣品、模具等由青奧組委指定企業(yè)設(shè)計的各類特許產(chǎn)品，如鑰匙鏈、紀念章、紀念郵票、紀念幣、郵折等國家機關(guān)、社會團體及個人舉辦的各類活動中，與青奧相關(guān)的，并捐獻給青奧組委的各種實物和文獻資料402021/2/244.1實物檔案——歸檔范圍國家機關(guān)、社會團體及個人為青奧會制作并捐獻給青奧組委的各種實物及其背景資料，包括工藝品、橫幅等上級指導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等青奧組委對外交往中獲贈的重要紀念品青奧組委成立以來使用過的牌、匾、印章等其它有保存價值的實物412021/2/244.2實物檔案——歸檔要求應(yīng)歸檔的實物自形成后的次年三月底前向本單位檔案管理部門移交由于特殊原因，應(yīng)歸檔的實物確需在有關(guān)部門暫時保存的，應(yīng)先將歸檔實物移交檔案管理部門拍照登記，再辦理借用手續(xù)歸檔的實物應(yīng)當(dāng)拍照歸檔，所拍照片納入本單位照片檔案的管理，兩者之間要建立準確、可靠的標識