任務(wù)1初識Access數(shù)據(jù)庫

Access數(shù)據(jù)庫

技術(shù)與應(yīng)用項目化教程新世紀(jì)高職高專計算機大類專業(yè)基礎(chǔ)課系列規(guī)劃教材新世紀(jì)高職高專教材編審委員會組編ACCESSSHUJUKUJISHUYUYINGYONGXIANGMUHUAJIAOCHENG任務(wù)1初始Access數(shù)據(jù)庫知識點Access2010數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)概述任務(wù)1.1Access2010的安裝、啟動與退出任務(wù)1.2了解Access2010的工作界面1.Access2010數(shù)據(jù)庫的安裝、啟動和退出2.Access2010數(shù)據(jù)庫設(shè)計過程的新界面任務(wù)1重點和難點初識Access數(shù)據(jù)庫1.了解Access數(shù)據(jù)庫的功能和特點2.掌握Access數(shù)據(jù)庫的安裝、啟動與退出3.熟悉Access數(shù)據(jù)庫的工作界面組成任務(wù)1學(xué)習(xí)目標(biāo)初識Access數(shù)據(jù)庫1.Access發(fā)展歷程自1992年11月微軟公司正式推出Access1.0以來，微軟公司一直在不斷完善和增強Access的功能，先后推出了Access1.1、Access2.0、Access7.0、Access97、Access2000、Access2003、Access2007、Access2010，2012年推出最新版本Access2013。2.Access的特點(1)存儲方式單一Access管理的對象有表、查詢、窗體、報表、宏和模塊，以上對象都存放在后綴為.accdb的數(shù)據(jù)庫文件中，便于用戶的操作和管理。任務(wù)1知識點初識Access數(shù)據(jù)庫(2)面向?qū)ο驛ccess是一個面向?qū)ο蟮拈_發(fā)工具，利用面向?qū)ο蟮姆绞綄?shù)據(jù)庫系統(tǒng)中的各種功能對象化，將數(shù)據(jù)庫管理的各種功能封裝在各類對象中。

(3)界面友好、易操作Access是一個可視化工具，風(fēng)格與Windows完全一樣，用戶想要生成對象并應(yīng)用，只要使用鼠標(biāo)進(jìn)行拖放即可，非常直觀方便。

(4)集成環(huán)境、處理多種數(shù)據(jù)信息Access是基于Windows操作系統(tǒng)下的集成開發(fā)環(huán)境，該環(huán)境集成了各種向?qū)Ш蜕善鞴ぞ?，極大地提高了開發(fā)人員的工作效率，可以方便有序地建立數(shù)據(jù)庫、創(chuàng)建表、設(shè)計用戶界面、設(shè)計數(shù)據(jù)查詢、打印報表等。(5)支持ODBC(OpenDataBaseConnectivity，開放數(shù)據(jù)庫互連)利用Access強大的DDE(DynamicDataExchange，動態(tài)數(shù)據(jù)交換)和OLE(ObjectLinkingandEmbeding，對象的鏈接與嵌入)特性，可以在一個數(shù)據(jù)表中嵌入位圖、聲音、Excel表格、Word文檔，還可以建立動態(tài)的數(shù)據(jù)庫報表和窗體等。任務(wù)1知識點初識Access數(shù)據(jù)庫3.Access2010新特點(1)入門比以往更快速、更輕松(2)應(yīng)用主題實現(xiàn)專業(yè)設(shè)計(3)文件格式(4)用戶界面(5)共享網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(6)Web數(shù)據(jù)庫開發(fā)工具(7)計算數(shù)據(jù)類型(8)表達(dá)式生成器的智能特性(9)布局視圖的改進(jìn)(10)導(dǎo)出為PDF和XPS格式文件(11)數(shù)據(jù)宏(12)更快速地設(shè)計宏任務(wù)1知識點初識Access數(shù)據(jù)庫任務(wù)1知識點初識Access數(shù)據(jù)庫4.Access2010的主要功能Access數(shù)據(jù)庫不僅能存放與維護(hù)數(shù)據(jù)、接收和完成用戶提出的訪問數(shù)據(jù)的各種請求，還可用于建立中小型桌面數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)，供單機使用，并可與工作站、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器或主機上的各種數(shù)據(jù)庫連接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。主要功能如下：(1)組織、存放與管理數(shù)據(jù)Access最重要的作用是組織、存放與管理各種各樣的數(shù)據(jù)。Access專門配備了表對象，通過創(chuàng)建表對象來完成組織與存放數(shù)據(jù)的工作。創(chuàng)建表對象首先要設(shè)計并建立表結(jié)構(gòu)，然后根據(jù)數(shù)據(jù)的特點，將數(shù)據(jù)分門別類存放在不同的表中。(2)查詢數(shù)據(jù)快速從大量的數(shù)據(jù)中查詢出需要的信息是建立數(shù)據(jù)庫的主要目的之一。Access專門配備了查詢對象用于查詢數(shù)據(jù)，創(chuàng)建一個查詢對象即創(chuàng)建一個能夠查找符合指定條件的數(shù)據(jù)、更新或刪除記錄或?qū)?shù)據(jù)執(zhí)行各種計算的功能模塊。任務(wù)1知識點初識Access數(shù)據(jù)庫(3)設(shè)計窗體窗體是用戶和數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序之間的接口之一。在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中使用窗體可以提高數(shù)據(jù)操作的安全性，并可以豐富用戶操作界面。因此，Access專門配備了窗體對象供用戶使用。(4)報表輸出報表可以用來分析數(shù)據(jù)或以特定方式打印數(shù)據(jù)。Access專門配備了報表對象用于生成報表和打印報表。(5)數(shù)據(jù)共享Access提供了與其他應(yīng)用程序聯(lián)系的接口，可方便地進(jìn)行數(shù)據(jù)的導(dǎo)入和導(dǎo)出工作。通過接口可以將其他數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)導(dǎo)入到Access數(shù)據(jù)庫，也可以將Access數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)導(dǎo)出到其他系統(tǒng)中。(6)建立超鏈接在Access數(shù)據(jù)庫中，字段的數(shù)據(jù)類型可以定義為超鏈接類型。例如，可以將Internet或局域網(wǎng)中的某個頁面賦予超鏈接，當(dāng)用戶在表對象或窗體對象中雙擊該超鏈接字段時，即可啟動瀏覽器打開超鏈接所指的頁面。(7)建立數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)Access提供了宏和模塊對象，通過它們可將各種數(shù)據(jù)庫及其對象連接在一起，從而構(gòu)成一個數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)。任務(wù)1.1任務(wù)分析Access2010的安裝、啟動與退出Access是微軟公司推出的基于Windows的桌面關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)(RDBMS)，是Office辦公自動化系列應(yīng)用軟件之一。它提供了表、查詢、窗體、報表、宏、模塊六種用來建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的對象；提供了多種向?qū)?、生成器、模板，把?shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)查詢、界面設(shè)計、報表生成等操作規(guī)范化；為建立功能完善的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)提供了方便，也使得普通用戶不必編寫代碼，就可以完成大部分?jǐn)?shù)據(jù)管理的任務(wù)。要使用Access2010管理和維護(hù)數(shù)據(jù)，必須在本地計算機上安裝Access2010軟件。Access2010是Office2010辦公自動化組件之一，安裝Office2010系統(tǒng)將自動安裝Access2010。MicrosoftAccess2010的系統(tǒng)安裝要求見表1-1。組件要求計算機和處理器500MHz或更快處理器內(nèi)存256MB或更大容量的RAM硬盤2GB可用磁盤空間顯示1024×768或更高分辨率的顯示器操作系統(tǒng)僅支持以下32位版本：WindowsXPServicePack(SP3)、WindowsServer2003SP2、MSXML6.0支持以下32位或64位版本：WindowsVistaSP1、WindowsServer2008、Windows7、Windows8、終端服務(wù)器、WindowsonWindows(WOW)（允許在除WindowsServer200364位和WindowsXP64位外的64位操作系統(tǒng)上安裝32位版本的操作系統(tǒng)）不支持以下任何版本：WindowsServer200364位、WindowsXP64位任務(wù)1.1任務(wù)實施Access2010的安裝、啟動與退出1.Access2010的安裝步驟1將MicrosoftOffice2010的安裝盤放到光盤驅(qū)動器中或者打開存放Office2010安裝文件的本地文件夾，雙擊“setup.exe”文件，安裝程序?qū)⒆詣舆\行，彈出“安裝程序正在準(zhǔn)備必要的文件，請稍候”對話框，如圖1-1所示。圖1-1安裝程序正在準(zhǔn)備必要文件

任務(wù)1.1任務(wù)實施Access2010的安裝、啟動與退出步驟2稍等片刻，彈出“選擇所需的安裝”對話框，如圖1-2所示。在對話框中所需安裝分為兩種：升級(立即安裝)和自定義。提示：當(dāng)本地計算機安裝以前版本的Office，則選擇所需的安裝包括升級和自定義，當(dāng)本地計算機沒有安裝以前版本的Office，則選擇所需的安裝包括立即安裝和自定義。立即安裝表示采取默認(rèn)設(shè)置安裝Office2010。升級安裝，表示在當(dāng)前系統(tǒng)中Office以前版本的基礎(chǔ)上，升級為Office2010。自定義安裝適用于高級用戶有選擇地安裝Office組件。圖1-2“選擇所需的安裝”對話框任務(wù)1.1任務(wù)實施Access2010的安裝、啟動與退出步驟3在對話框中單擊【自定義】按鈕，打開自定義安裝設(shè)置界面。在界面中包括“升級”選項卡、“安裝選項”選項卡、“文件位置”選項卡和“用戶信息”選項卡，其中：①“升級”選項卡用來選擇安裝程序在當(dāng)前計算機上檢測到了早期版本Office后如何確定安裝類型，可以選擇“刪除所有早期版本”“保留所有早期版本”和“僅刪除下列應(yīng)用程序”中的一項，如圖1-3所示。②“安裝選項”選項卡用于選擇自定義MicrosoftOffice2010程序的運行方式，如圖1-4所示。本選項卡允許用戶選擇Office2010程序的運行方式，如果想在本機運行某個程序的全部功能，則單擊程序左側(cè)下拉列表按鈕，選擇“在本機運行所有程序”。圖1-3自定義安裝的“升級”選項卡

圖1-4自定義安裝的“安裝選項”選項卡任務(wù)1.1任務(wù)實施Access2010的安裝、啟動與退出提示：程序左側(cè)下拉按鈕為灰色背景，表示該程序尚有未在本機上運行的組件功能，白色背景表示該程序在本機運行所有程序。③“文件位置”選項卡用于選擇Office2010文件的安裝位置，如圖1-5所示。④“用戶信息”選項卡用于鍵入您的信息，包含全名、縮寫和公司/組織，如圖1-6所示。圖1-5自定義安裝的“文件位置”選項卡圖1-6自定義安裝的“用戶信息”選項卡

任務(wù)1.1任務(wù)實施Access2010的安裝、啟動與退出步驟4在上述界面中，單擊【立即安裝】按鈕，系統(tǒng)開始安裝Office2010應(yīng)用程序，并顯示如圖1-7所示的軟件安裝進(jìn)度，安裝完成之后，將出現(xiàn)安裝已完成界面，如圖1-8所示。至此Office2010安裝完畢，Access2010也隨之安裝完成。圖1-7“安裝進(jìn)度”對話框圖1-8安裝已完成界面

任務(wù)1.1任務(wù)實施Access2010的安裝、啟動與退出2.啟動Access2010啟動Access2010的方式與啟動一般應(yīng)用程序的方式相同，有四種啟動方式：(1)常規(guī)啟動：開始→所有程序→MicrosoftOffice→MicrosoftAccess2010。(2)桌面圖標(biāo)快速啟動：如果桌面上有Access快速啟動圖標(biāo)，則雙擊該圖標(biāo)啟動。(3)“開始”菜單選項快速啟動：單擊“開始”菜單中的快速啟動圖標(biāo)啟動Access2010。(4)通過已存文件快速啟動：在我的電腦或資源管理器中雙擊已存在的Access數(shù)據(jù)庫文件啟動Access2010。Access2010啟動后，打開如圖1-9所示的Access2010工作首頁面。圖1-9Access2010工作首頁面任務(wù)1.1任務(wù)實施Access2010的安裝、啟動與退出3.退出Access2010當(dāng)數(shù)據(jù)庫操作結(jié)束時，為防止數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)丟失需要先關(guān)閉打開的數(shù)據(jù)庫，再關(guān)閉Access窗口。退出Access2010的方法有以下幾種：(1)單擊標(biāo)題欄右側(cè)的【關(guān)閉】按鈕。(2)雙擊標(biāo)題欄左側(cè)的控制菜單圖標(biāo)。(3)單擊“文件”選項卡中的【退出】按鈕。(4)按快捷鍵Alt+F4。提示：在打開另一個數(shù)據(jù)庫的同時，Access2010將自動關(guān)閉當(dāng)前數(shù)據(jù)庫。任務(wù)1.2任務(wù)分析了解Access2010的工作界面Access2010安裝完成后，就可以使用Access2010設(shè)計和開發(fā)數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)了，在使用Access之前，必須要了解Access2010的工作界面窗口。本子任務(wù)以建立樣本模板數(shù)據(jù)庫“教職員”為例，介紹Access2010工作界面的組成。任務(wù)1.2任務(wù)實施了解Access2010的工作界面1.創(chuàng)建Access樣本模板數(shù)據(jù)庫“教職員”

步驟1在Access2010工作首界面“文件”選項卡下單擊“新建”，在右窗格選擇“可用模板”→“樣本模板”→“教職員”選項，在右下角“文件名”文本框中設(shè)置數(shù)據(jù)庫的文件名和存放的路徑，如圖1-10所示。步驟2設(shè)置好數(shù)據(jù)庫文件名和路徑后，單擊圖1-10右下角的【創(chuàng)建】按鈕，系統(tǒng)將創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫“教職員”，并顯示Access工作界面，如圖1-11所示。圖1-11Access2010工作界面圖1-10在首界面中使用樣本模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫“教職員”“教職員”模板數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫文件名“創(chuàng)建”按鈕對象工作區(qū)導(dǎo)航窗格狀態(tài)欄功能區(qū)標(biāo)題欄命令選項卡自定義快速訪問工具欄任務(wù)1.2任務(wù)實施了解Access2010的工作界面2.Access2010工作界面組成(1)標(biāo)題欄標(biāo)題欄位于Access2010工作界面的最頂端，用于顯示當(dāng)前打開的數(shù)據(jù)庫文件名。在標(biāo)題欄的右側(cè)有3個小圖標(biāo)，分別用來最小化、最大化(還原)和關(guān)閉應(yīng)用程序。(2)自定義快速訪問工具欄自定義快速訪問工具欄是一個可自定義的工具欄，它包含一組獨立于當(dāng)前顯示的功能區(qū)上選項卡的命令，如圖1-12所示。通常，系統(tǒng)默認(rèn)的自定義快速訪問工具欄位于窗口標(biāo)題欄的左側(cè)，但也可以顯示在功能區(qū)的下方。用戶可通過單擊自定義快速訪問工具欄右側(cè)按鈕進(jìn)行調(diào)整，如圖1-13所示。圖1-12自定義快速訪問工具欄圖1-13“自定義快速訪問工具欄”菜單(3)功能區(qū)Access2010中最突出的新界面元素稱為“功能區(qū)”。功能區(qū)是由常用的菜單、工具欄、任務(wù)窗格和其他用戶界面組件組成的一個帶狀區(qū)域，位于Access2010窗口的頂部，其中包含多組命令。功能區(qū)替代了以前版本的菜單欄和工具欄，為命令提供了一個集中的區(qū)域。功能區(qū)中包括多個圍繞特定方案或?qū)ο筮M(jìn)行處理的命令選項卡，每個命令選項卡里的控件進(jìn)一步組成多個命令組，每個命令組包括多個命令，用于執(zhí)行特定的功能，如圖1-14所示。為了擴大數(shù)據(jù)庫的顯示區(qū)域，Access允許把功能區(qū)隱藏起來，雙擊任意一個命令選項卡，將實現(xiàn)關(guān)閉和打開功能區(qū)的切換。也可以單擊功能區(qū)【功能區(qū)最小化/展開功能區(qū)】按鈕來隱藏和展開功能區(qū)，該按鈕在【幫助】按鈕的左側(cè)，參見圖1-14。圖1-14Access2010功能區(qū)任務(wù)1.2任務(wù)實施了解Access2010的工作界面任務(wù)1.2任務(wù)實施了解Access2010的工作界面(4)導(dǎo)航窗格打開一個數(shù)據(jù)庫后，就可以看到導(dǎo)航窗格，用來顯示當(dāng)前數(shù)據(jù)庫的各種對象，如圖1-15所示。導(dǎo)航窗格有兩種狀態(tài)：折疊狀態(tài)和展開狀態(tài)。單擊導(dǎo)航窗格上部的>>或<<按鈕，就可以展開或折疊導(dǎo)航窗格。導(dǎo)航窗格用于對當(dāng)前數(shù)據(jù)庫所有對象進(jìn)行管理和對相關(guān)對象進(jìn)行組織。導(dǎo)航窗格顯示數(shù)據(jù)庫中的所有對象，并且按類別將它們分組。單擊窗格上部的下拉箭頭，可以顯示分組列表，如圖1-16所示。圖1-15導(dǎo)航窗格

圖1-16“瀏覽類別”菜單任務(wù)1.2任務(wù)實施了解Access2010的工作界面(5)命令選項卡Access2010的功能區(qū)包括多個命令選項卡，分別是：“文件”選項卡、“開始”選項卡、“創(chuàng)建”選項卡、“外部數(shù)據(jù)”選項卡和“數(shù)據(jù)庫工具”選項卡。提示：在每一個功能區(qū)中，部分命令都有下拉箭頭。單擊下拉箭頭可以打開一個下拉菜單。在部分功能區(qū)中有按鈕，單擊該按鈕打開一個設(shè)置對話框。①“文件”選項卡“文件”選項卡是Access2010新增加的一個選項卡，見圖1-17。這是一個特殊的選項卡，它與其他選項卡在結(jié)構(gòu)、布局和功能上是完全不同的?！拔募边x項卡中將下方窗口分成左右兩個窗格。圖1-17“文件”選項卡任務(wù)1.2任務(wù)實施了解Access2010的工作界面②“開始”選項卡“開始”選項卡包括“視圖”“剪貼板”“排序和篩選”等7個命令組，如圖1-18所示。③“創(chuàng)建”選項卡“創(chuàng)建”選項卡包括“模板”“表格”“查閱”“窗體”“報表”“宏與代碼”六個命令組，“創(chuàng)建”選項卡用于創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的對象。如圖1-19所示。圖1-18“開始”選項卡圖1-19“創(chuàng)建”選項卡④“外部數(shù)據(jù)”選項卡“外部數(shù)據(jù)”選項卡包括“導(dǎo)入并鏈接”“導(dǎo)出”“收集數(shù)據(jù)”三個命令組，如圖1-20所示。⑤“數(shù)據(jù)庫工具”選項卡“數(shù)據(jù)庫工具”選項卡包括“工具”“宏”“關(guān)系”“分析”“移動數(shù)據(jù)”“加載項”六個命令組，如圖1-21所示。這是Access用于管