日常公文寫作培訓(xùn)

蘇州XXXX有限公司日常公文寫作培訓(xùn)主講人：XXXX目錄一、公文的含義二、公文的分類三、公文的寫作格式和外觀形式四、公文類文體的特點五、公文類文體的寫作要求六、公文寫作注意要點一、公文的含義

公文是公務(wù)文書的簡稱，一般指黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位用以處理公務(wù)的，具有特定格式的書面文字材料。二、公文的分類公文通常分專用公文和通用公文兩大類。（一）專用公文：外友部門使用的：國書、照會、備忘錄等。司法機關(guān)使用的：起訴書、公訴書、判決書等。（二）通用公文：根據(jù)1987年2月18日國務(wù)院辦公廳頒布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定，有下列十類十五種屬于通用公文：命令（令）、指令；決定、決議；指示；布告、公告、通告；通知；通報；報告、請示；批復(fù)；函；會議紀要。

（三）隨著經(jīng)濟不斷發(fā)展和繁榮，經(jīng)濟領(lǐng)域和社會中各類公務(wù)活動和對外聯(lián)絡(luò)交往更加頻繁，因此經(jīng)濟活動中的公文處理又出現(xiàn)了新的情況和新的需求，形成新的文體：1、企業(yè)機關(guān)常用公文簡報、調(diào)查報告、工作提綱、會議方案、開幕詞、閉幕詞、會議報告、典型經(jīng)驗總結(jié)、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)。2、企業(yè)管理應(yīng)用文章程、規(guī)定、辦法、意見、規(guī)劃和規(guī)程、制度、公約和守則等。3、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營實用文

生產(chǎn)報表、生產(chǎn)經(jīng)營計劃、財務(wù)預(yù)決算報告、經(jīng)濟信息匯總、市場調(diào)研報告、可行性報告、市場預(yù)測分析、營銷決策和方案、經(jīng)濟活動分析報告、經(jīng)濟合同。合作意向書等。

4、企業(yè)科技實用文

技術(shù)任務(wù)書、技術(shù)設(shè)計說明書、科技報告、實驗和試驗報告、經(jīng)濟論文、經(jīng)濟工作研究書、技術(shù)鑒定書、發(fā)明申報書等。

5、經(jīng)濟新聞宣傳文

經(jīng)濟消息報道、經(jīng)濟通訊、經(jīng)濟專訪、經(jīng)濟特寫、企業(yè)動態(tài)、經(jīng)濟廣告、演講稿等。6、社交禮儀實用文

歡迎詞、歡送詞、答謝詞、祝詞、祝酒詞、賀電、賀信、慰問電、慰問信、公開信、請柬、聘書。7、企業(yè)史傳實用文

企業(yè)大事記、年譜、廠史、傳記、人物志、回憶錄等。8、企業(yè)日常實用文

申請書、志愿書、決議書、保證書、挑戰(zhàn)書和應(yīng)戰(zhàn)書、建議書、提議案、倡議書、檢討書、表揚信、感謝信、工作日記、讀書筆記等。9、企業(yè)實用法律文書

訴狀、控告書、上訴書、申訴狀、答辯狀、授權(quán)委托書、申請執(zhí)行書等。（四）公文分類多樣（根據(jù)不同角度來分）從來源來分收文、發(fā)文從行文方向上分上行文、下行文、平行文從內(nèi)容和機密程度分絕密、機密、秘密和普通公文從性質(zhì)和用途分指揮類、告知類、報請類、會議材料類、禮儀公關(guān)類、調(diào)查報告類、計劃總結(jié)類、大事記、規(guī)范類等等。三、公文寫作格式和外觀形式

公文有特定的結(jié)構(gòu)和層次，有嚴格的寫作格式和具體的寫作要求，通常由三部分組成：問頭部分（用紅橫線與正文部分隔開）正文（主體）文尾部分（附件部分）

外觀形式一般用16開紙，（A4）長260mm、寬184mm，左側(cè)裝訂。四、公文類文體的特點

日常公文類文體相對其他應(yīng)用體要正規(guī)、嚴肅一些，但也有其鮮明個性：

公文類文體的特點特殊的規(guī)定性明顯的實用性和特效性表達的簡明準確性內(nèi)容的針對性公認的權(quán)威性

五、公文類文體的寫作要求

1、要有高度的準確性和真實性2、嚴謹莊重、主題鮮明、內(nèi)容簡明扼要3、準備要迅速、及時

六、寫作指導(dǎo)

（一）公函、便函（平行文）公函，用來商洽工作，聯(lián)系業(yè)務(wù)，詢問和答復(fù)有關(guān)具體實際問題。便函，用來商洽、詢問、介紹、聯(lián)系和答復(fù)某些事物性事項。1、兩者都是平行文2、包括：四大部分：標題、行文對象、正文、落款標題有兩種寫法。一是公文規(guī)范標題，即標題由發(fā)函機關(guān)、事由、受函機關(guān)和文種組成；二是標題由事由和文種組成。正文是發(fā)函的內(nèi)容和事項，即發(fā)函因由、發(fā)函事項及結(jié)語。行文要敘述簡明清楚、直接了當、態(tài)度鮮明，要求的口氣應(yīng)謙和，不能違法。落款。包括發(fā)函單位的名稱和主要負責人的簽名及日期。（二）決定、決議（下行文）1、決定：對問題或重大行動作出安排的文件叫決定。決定使用范圍很廣：可以處理重大全局性問題，也可以處理重要的具體問題，就其內(nèi)容和作用可分為三類：（1）獎懲決定（2）部屬重大行動或處理重大問題（3）安排具體事項的決定決定就其書寫格式可分為布告式?jīng)Q定和一般文件決定。2、決議。決議一定得是會議通過的，是經(jīng)過會議通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，個人無權(quán)修改，如需修改仍應(yīng)經(jīng)過同樣的會議通過。

和決定一樣，決議用途也很廣，大體可分為三類：（1）決斷性決議（2）決議性決議（事項性決議）（3）紀要性決議（列入會議紀要類）（三）通知（下行文）

在現(xiàn)代經(jīng)濟活動中，通知用來傳達上級機關(guān)指示，要求下級需要辦理或者要知道的事項，批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級或不相隸屬單位公文的一種文體。使用頻率最高、范圍最廣的一種文體。

就其內(nèi)容可分為：指示性通知、批轉(zhuǎn)性通知、事項性通知、會議通知。寫作格式和要求：分為標題、受文單位、正文、落款四部分。正文部分要寫清發(fā)文緣由、通知事項、執(zhí)行要求。標題有兩種寫法：A.單位加事由加文種。B.單位加通知。（四）批復(fù)（下行文）

批復(fù)是上級機關(guān)對下級機關(guān)的請示事項作出肯定或否定的答復(fù)公文，屬下行文。主要特點：單一性、權(quán)威性，具有重要約束力和法規(guī)性。寫作格式及要求：1、標題。標題有二種：（1）單介詞結(jié)構(gòu)事由的標題。

《XXX關(guān)于XXXX的批復(fù)》

（2）雙結(jié)構(gòu)事由標題。

《XXX關(guān)于XXXX給XXX的批復(fù)》文種事由發(fā)文機關(guān)標題2、正文。批復(fù)引語批復(fù)內(nèi)容批復(fù)結(jié)語（五）會議記錄（下行文）

會議記錄是當場記載的反映會議情況的材料，它是存檔備查和傳達、貫徹會議精神的重要依據(jù)。重要的會議記錄，保存下來，作為檔案。

會議名稱

標題文種會議記錄正文（記錄會議的內(nèi)容和情況）

落款會議記錄一般分為兩部分：1、會議情況（基本）會議名稱開會單位事由會議日期（包括年、月、日、時）會議地點主持人出席人缺席人（寫明缺席原因）列席人記錄人2、會議內(nèi)容（1）詳細記錄，必要時錄音（2）摘要記錄，選重點。不論何種方法，以下內(nèi)容都要重點詳記：（1）傳達重要文件精神、重要事件。（2）交流重要經(jīng)驗。（3）對重要問題的各種意見。（4）對議項表決情況。（5）重要的會議記錄，主持人和記錄人都需在記錄末尾右下方簽名。

（六）會議紀要（下行文）

會議紀要是根據(jù)會議記錄、會議文件及有關(guān)活動的材料用準確而精煉的語言綜合反映的基本情況，闡述會議的主要精神的書面材料。

會議紀要一旦被權(quán)力機關(guān)批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)就同權(quán)力機關(guān)簽發(fā)的其他正式文件一樣具有指令作用。寫作格式：會議紀要結(jié)構(gòu)由三部分組成。版頭：由會議名稱和文種組成。如“廠長辦公會議紀要”；正文：正文一般由（1）會議概況（包括會議時間、召開地點、主持人、參加人員、出席領(lǐng)導(dǎo)、會議議題等）；（2）會議精神（如會議主要情況，需要解決的問題及解決辦法，討論的結(jié)果及今后的任務(wù)）；（3）會議的決定事項和結(jié)語。

可采用概述法、歸納分類法、發(fā)言順序法來寫作。落款：包括署名和時間兩項內(nèi)容。署名只用于辦公室會議紀要，署上召開會議的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的全稱，下面寫上成文的年、月、日期，加蓋公章，一般會議紀要不署名，只寫成文時間，加蓋公章。寫作要求：1真實準確2突出重點，紀是綱紀，要是要點3已決定的問題先寫，重要的尚待解決問題后寫4分歧性的意見不寫5會上沒涉及的內(nèi)容不能寫6根據(jù)會議的不同內(nèi)容，正確地交替使用“會議認為”、“會議提議”、“會議強調(diào)”、“會議決定”等慣用銜接用語。（七）通報（下行文）

通報是一種知照性公文，通常是上級機關(guān)對下級機關(guān)或下級發(fā)送的文件，用于傳達重要情況、指導(dǎo)工作、表揚好人好事、推廣先進經(jīng)驗、告知重大問題、批評工作的缺點、錯誤和不良傾向。

特點：不像通知那樣具有一定的強制性和約束力。通知的事項一般要求下級照辦，而通報是起到引導(dǎo)、啟發(fā)、告誡、規(guī)范和溝通信息的作用。分類：就其內(nèi)容和性質(zhì)而言傳達性通報表彰性通報批評性通報就其形式而言直述性通報轉(zhuǎn)述性通報

寫作格式及要求：結(jié)構(gòu)與通知大體相同，分為標題、正文、落款三部分。傳達性通報主要是為了幫助下級或有關(guān)方面溝通信息、了解重要情況或重要動向，以期引起重視。一般是根據(jù)事情發(fā)展過程，抓住本質(zhì)，直述。可采用分類敘述和分段敘述。表彰性通報和批評性通報寫作上比較講究。正文一般包括四個部分：（1）通報事由；（2）通報事項；（3）分析評價；（4）處理決定和要求。（八）、請示、報告（上行文）

請示是下級機關(guān)向主管上級或業(yè)務(wù)主管部門對某工作或問題請求指示，要求給予答復(fù)或?qū)徍伺鷾室约罢埱髱椭鉀Q工作困難時所使用的一種公文。

一般有下列情況需要進行請示：1.根據(jù)主管部門明確規(guī)定，必須經(jīng)過請示批準才能辦好的事項，按規(guī)定請示。2.對現(xiàn)行方針、政策、法令、法規(guī)、規(guī)章制度、規(guī)定不甚了解，求上級明確答復(fù)的。3.工作中發(fā)生新情況，過去沒有明確規(guī)定，無章可依，要上級部門作出明確指示。4.因情況特殊，對政策、規(guī)定、要求變通的請示。5.雖有章可循，有法可依，但事情重大，為防失誤，需請示。6.因領(lǐng)導(dǎo)班子意見分歧，無法統(tǒng)一，難以開展工作，需上級裁決，方可辦理，請求裁決的請示。7.按上級規(guī)定，完成一項任務(wù)后，需報上級審核的有關(guān)事項，請求審核的請示。分類：1、事項性請示——某具體一事請示；2、報告性請示——涉及各項規(guī)定、法令很廣，不是企業(yè)職權(quán)范圍能決定的。

主報單位（或人）

結(jié)構(gòu)

正文

落款、日期

形式：請示；關(guān)于XXXX的請示；請示報告。（九）報告

報告是下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報工作、反映情況的使用文種。種類較多：專題報告、綜合報告、總結(jié)報告、請示報告、日報、月報、季報、年報等。

通常情況下，下級機關(guān)應(yīng)主動向上級機關(guān)寫報告，反映情況。有時上級機關(guān)專門要求下級機關(guān)上報各種專題報告，以便了解情況，掌握動態(tài)、發(fā)現(xiàn)問題、總結(jié)經(jīng)驗。七、公文寫作的要點

1、領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖是搞好公文撰寫的重要條件；2、領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖注意聯(lián)系實際（理論聯(lián)系實際）；3、領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖要與認真學(xué)習黨和國家方針、政策、法律、法令，以及所在企業(yè)規(guī)章制度結(jié)合起來，要協(xié)調(diào)一致；4、認真進行調(diào)查研究、盡量多占有第一手材料；5、善于積累資料，要通過學(xué)習，占有充分可靠的材料；6、公文的觀點必須正確，堅持實事求是；7、公文撰寫要講邏輯和詞章，要求文字簡練；1958年毛澤東主席在《工作方法六十條》中指示：文章和文件都應(yīng)當具有這樣三種性質(zhì)：準確性、鮮明性、生動性。8、公文中引文、數(shù)字、人名、地名、機關(guān)單位名、事務(wù)名、標點符號等必須準確；9、公文中的時間表述要科學(xué)準確；10、公文條款、段落要規(guī)范；11、好文章是改出來的。要注意的幾個問題：1、文種不分，如：請示和報告不分，工作情況報告和調(diào)查報告不分，會議情況報告與會議紀要不分；