電大行政管理?？妻k公室管理作業(yè)復習資料

電大行政管理專科辦公室管理作業(yè)復習資料電大行政管理?？妻k公室管理作業(yè)復習資料12/12電大行政管理專科辦公室管理作業(yè)復習資料[標簽:標題]篇一：電大?？妻k公室管理形成性考核冊答案2015秋最新辦公室管理形成性考核冊答案指引（2015,9）辦公室管理作業(yè)1（第一,第二章）一,單選選擇題1,B2,D3,A4,C5,A6,A7,D8,C9,B10,A二,推斷題1.V2.V3.V4.V5.X6.X7.V8.V9.V10.X三,簡答題1,簡答辦公室的主要特點。P5（說明：這表示要參考教材第5頁的內(nèi)容，下同）（l）協(xié)助性：辦公室區(qū)分于其他職能部門的第一個特點是它的協(xié)助性。辦公室工作應(yīng)當在服務(wù)和聽從于領(lǐng)導工作的前提下，充分發(fā)揮自己的協(xié)助管理職能，當好領(lǐng)導的參謀和助手。（2）綜合性：辦公室是各種專業(yè)知識和技能相互交叉運作的部門；辦公室工作也是一項綜合性的工作．辦公室工作是多元化的。（3）服務(wù)性：服務(wù)性是辦公室工作的本質(zhì)屬性。辦公室的設(shè)立及工作的開展，首先是為了適應(yīng)各級各類機關(guān)領(lǐng)導工作的須要，為領(lǐng)導工作供應(yīng)協(xié)助性的服務(wù)，同時也要為各部門和基層供應(yīng)服務(wù)。2,談?wù)勀銓k公室人員應(yīng)具備的職業(yè)素養(yǎng)中“善謀”的理解。P8善謀：能夠正確理解領(lǐng)導的意圖，替領(lǐng)導過濾重要的事務(wù)；要“參”到點子上，“謀”到關(guān)鍵處，往重諫言技巧，學會把握職場環(huán)境的運作方法，一是特性及共性協(xié)調(diào)統(tǒng)一，二是滕朧及含蓄的工作技巧相結(jié)合。3,簡述辦公室設(shè)備運用規(guī)范。P16（l）必需明確每臺設(shè)備的具體用途，熟識駕馭其操作程序，嚴格依據(jù)運用說明書的要求進行操作。（2）必需明確專人專責的專管制度，嚴禁任何人隨意運用，除非是配置給個人專用或指定公用的辦公設(shè)備。（3）留意平安，留意節(jié)電，留意衛(wèi)生，留意定期保養(yǎng)。（4）未經(jīng)領(lǐng)導允準，任何人嚴禁私自運用辦公設(shè)備，尤其是用于處理私人事務(wù)．（5）辦公設(shè)備的運用環(huán)境溫度為5℃至35℃，相對濕度為20％至85%，濕度過低時需用加涅器，溫度過高時需用除濕器，并放在距辦公設(shè)備5米左右的有效影響距離內(nèi)。（6）假如辦公設(shè)備不處于下作狀態(tài)，應(yīng)及時切斷電源。（7）運用電腦時要做到；不要讓陽光改射電腦，以免機殼老化，不要隨意放置茶水，以免碰翻杯子弄溫電腦，造成短路；不要在開機狀態(tài)下插拔各種電纜，以免燒壞接口；不要在軟盤驅(qū)動器工作指示燈亮著的時候抽取其中的軟盤．不要在運行程序還沒有回到DOS指示的狀況下匆忙關(guān)機；不要運用來歷不明的軟件，防止病毒浸入，并且要配備必要的殺毒軟件，定期或常常地對電腦進行愛護性殺毒；不要在病毒入侵時運用電腦，除非有特殊的自我防護錯施．不要白己隨意處理電腦硬件故障．不要將電腦交給非專業(yè)人士修理，如有必要應(yīng)全程監(jiān)督。4,簡述在貯存間存儲辦公用品時的留意事項。P20①貯存間或物品柜要上鎖，確保平安。②貯存間須要的面積取決于單位面積的大小。③在貯存間或物品拒放置物品時，必需清晰地加標簽，以便快速找到物品和標明新物應(yīng)放置的地方；新物品置干舊物品的下而或后面；先來的物品先發(fā)出，體積大,重量重的物品放置在最下面，以削減危險，小的物品,常用的物品應(yīng)放在前而，易干找尋和領(lǐng)?。晦k公耗材和打印機用品，必需保存在平安的地方，以便在須要時能輕松找到．④貯存辦公用品的地方應(yīng)有良好的照明，以便于找到所需物品。⑤辦公用晶應(yīng)保存在干燥和通風良好的房間中。若存放在潮濕環(huán)境中，將有可能導致紙張不能正常地送入打印機或復印機中。⑥訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。辦公室管理作業(yè)2（第三,第四章）一,設(shè)計題調(diào)研工作大體上可分為三個階段，即打算階段,實施階段和完成階段，請對調(diào)研工作的三個階段進行具體設(shè)計。P341．調(diào)研工作的打算階段（l）打算調(diào)研內(nèi)容：①確定調(diào)研課題：領(lǐng)導提出,有關(guān)部門確定,調(diào)查者自選。②選題要求：既要留意現(xiàn)實意義，又要具有前瞻性．既要留意領(lǐng)導和群眾關(guān)注的當前工作和社會生活中的重點,熱點,難點問題，又要留意易被公眾忽視而又非常重要的冷門問題。③選題原則；價值原則,可行原則,適量原則,新奇原則。（2）調(diào)研課題的審定：一般調(diào)研課題由機關(guān)單位或者授權(quán)調(diào)研部門的領(lǐng)導審定批準．重點調(diào)研課題可以實行申報,托付或招標等形式，經(jīng)專家評審,領(lǐng)導批準來確定。（3）成立調(diào)研小組，確定調(diào)研人員：成立調(diào)研小組時要考慮的因素包括，成員應(yīng)具備良好的政治業(yè)務(wù)素養(yǎng)；有調(diào)研須要的專業(yè)實力或?qū)＜页蓡T．有豐富的調(diào)研閱歷；留意新老搭配，以便成員相互取長補短．少而精，避開人浮于事。（4）調(diào)研任務(wù)前的打算工作：學習和駕馭及課題相關(guān)的黨和國家的方針,政策,規(guī)定等；查閱及課題相關(guān)的探討成果和文獻資料；學習及課題相關(guān)的自然科學和社會科學知識；了解及課題相關(guān)的背景資料。（5）明確調(diào)研各階段的任務(wù)和要求：①調(diào)研的初期，要求明確調(diào)研對象的性質(zhì)和發(fā)展方向。②調(diào)研的成長期，應(yīng)當明確如何使調(diào)研對象進一步發(fā)展，主要是理清思路,擺明措施。③調(diào)研的成熟期，應(yīng)當講清晰如何使事物進一步完善提高。④調(diào)研的末期，擬定調(diào)研提綱。調(diào)研提綱的內(nèi)容，主要包括調(diào)研的目的要求，調(diào)研的對象,范圍和方式方法，調(diào)研的時間,步驟和過程，調(diào)研的人員組織及留意事項，調(diào)研經(jīng)費的預算等。2．調(diào)研工作的實施階段實施階段是調(diào)研工作的中心階段。其實施步驟為：確定調(diào)查方法，搜集,整理調(diào)研材料，綜合分析調(diào)研材料。（l）調(diào)查方法主要包括全面調(diào)查法,重點調(diào)查法,典型調(diào)查法,抽樣調(diào)查法,問卷調(diào)查法,視察法,試點調(diào)查法,開會調(diào)查法,訪談法,網(wǎng)絡(luò)調(diào)查法,BS（Brain-storming頭腦風暴）法,專家調(diào)查法,哥頓法等。小提示：各調(diào)查方法常綜合,交替運用。（2）搜集,整理調(diào)研材料，要求全面,系統(tǒng),豐富,充分,多多益善。（3）細致分析調(diào)研材料，綜合提煉調(diào)研成果。3．調(diào)研工作的完成階段本階段的主要工作是撰寫調(diào)研報告，其中包含確定主題,選用材料,擬寫提綱,按綱寫作，修改定稿五個步驟。（l）確定主題：主題要正確,新奇,顯明,集中,有肯定高度。（2）選用材料一：材料要具有典塑性,生動性,新奇性，多樣性和精確性等特點。（3）擬寫提綱：留意觀點和材料，大綱和細目的統(tǒng)一，如“導引篇二：2014電大行政管理?？妻k公室管理形成性考核冊全答案)辦公室管理形成性考核冊答案（僅供參考）作業(yè)11．將辦公室實務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。辦公室實務(wù)工作一覽表序號國內(nèi)一般性國外一般性國內(nèi)企業(yè)（含外企）1[文書撰寫]按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會談,會議內(nèi)容2[文書制作]復印資料。打印文稿及表格3[文書處理]在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的處理。4[檔案管理]檔案管理。5[會議組織]支配會議事務(wù)，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談,會議內(nèi)容。6[調(diào)查探討]幫助上司打算書面的財務(wù)報告,探討報告。7[信息資料]打算好公司要公開的資料；收集及整理各種信息8[信訪工作]替上司接洽外界人士。例如記者,工會職員等。接待來賓和員工的來訪。9[接待工作]接待來訪來賓；接待來賓和員工的來訪。10[協(xié)調(diào)工作]以往來維持和外界的良好公共關(guān)系。11[督查工作]督導一般職員或速記員。12[日程支配]替上司定約會并做好記錄；13[日常事務(wù)"]閱讀并分類信件通訊事務(wù),；14[辦公室管理]辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設(shè)備及用品15[其他臨時以速記登記上司交待的事項；執(zhí)行上司交辦事項辦的事項-]16替上司申報交納所得稅及辦理退稅。17外出辦事，如銀行,郵局等。2,公用易耗品主要包括哪些？辦公用易耗品主要有：（1）信封,紙張；（2）軟盤,光盤等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）,打孔機,裝訂機（包括裝訂線）,日期號碼機,切紙機,計算機,拆信器,碎紙機等；（9）小刀；（10）日歷等；（11）其他，如標簽紙,直尺,三角尺,透亮膠帶,粘膠帶,繩帶,圖釘,橡皮筋,大頭針,紙夾等。3,簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關(guān)系如何？文員工作分為三個步驟：支配,實施和檢查。（1）支配的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思索以什么方法進行效率會最佳。（2）實施的步驟，要留意：同時檢查是否依據(jù)當時所擬定的依次進行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實施；協(xié)作上司預期的期限。（3）檢查的步驟，要分析支配和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。其次，說明三個步驟之間的關(guān)系。三者的關(guān)系為：先作支配，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞“支配——實施——檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。文員首先要細致制定支配，然后依據(jù)這個支配去實施，并嚴格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié)果對下一次的支配有所扶植和啟示。4,依據(jù)“優(yōu)先依次”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）支配書。本題的例子請同學們見教材第28頁。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計劃書，不要抄襲。5,從下列文員工作方法中，隨意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ南嘧R。1．請示方法和報告方法；2．支配方法和總結(jié)方法；3．受意方法；4．傳達方法；5．進言方法；6．變通方法和擋駕方法；7．分工方法及合作方法。受意就是文員接受和領(lǐng)悟上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)悟上司在會議講話,文件批示,工作部署或及文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員推斷和領(lǐng)悟）和間接受意（即上司在平常隨意交談的狀況下，或及其他人員談話種就某一問題,某項工作發(fā)表的意見和看法等）。受意方法要留意：（1）擅長領(lǐng)悟上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；（3）留意傾聽，專心推斷指示的用意；（4）必要時可以提問，直至明白意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要留意方式,看法；（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。結(jié)合實際談體會。我曾經(jīng)經(jīng)驗過一件事情，使我充分相識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分——公司的歷史,公司的現(xiàn)狀,公司的硬件和軟件配備,公司取得的成果。當時，我沒有閱歷，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯得自己沒有實力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，依據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿足的公司簡介。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。留意：同學們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。但是要留意按照以上的思路作答；而且要留意結(jié)合教材，聯(lián)系實際作答。既要簡要說明教材中的相關(guān)知識點，又要結(jié)合實際談?wù)勛约旱捏w會。本題失分的緣由大多是不結(jié)合實際談自己的感受，同學們在回答本題時要加以留意。作業(yè)2一,從文員工作的角度對比說明打和接聽的異同。（1）都應(yīng)先問好，再傳達自己的信息；（2）都應(yīng)保持耐性,熱忱的看法；（3）通話結(jié)束，應(yīng)讓對方感受到自己開心的心情；（4）都應(yīng)簡明扼要表達自己的意思。異：（1）打應(yīng)首先查清晰對方的號碼；接應(yīng)等鈴響2—4聲就接聽。（2）打應(yīng)將重點部分在掛之前再確認一遍；接則沒有這一步。二,怎樣做好為領(lǐng)導篩選的工作,主要做法有哪些？1,詢問對方來電目的，詢問對方是什么人，假如是推銷的，可直接拒絕。2,平常做好來電目錄，對特殊的人，特殊的號碼進行登記。3,最好有一本各單位的，和其它單位領(lǐng)導人的號碼本。4,假如領(lǐng)導不在，須要傳話的話，記錄下來，以防遺忘。三,簡要回答郵件分揀的一般標準。（1）依據(jù)收件人的姓名分揀；（2）依據(jù)郵件的重要性分揀；（3）依據(jù)收件部門的名稱分揀。四,怎樣處理上司不在時的郵件？本題的答案請同學們見教材第72頁。教材上有明確的答案，在此不再具體說明。五,怎樣妥當處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？（1）上司正在開會時；（2）上司繁忙時；（3）上司即將外出時；（4）遠道來訪或有重要事情的來訪時。作業(yè)3一,提高會議效率,文秘人員應(yīng)留意哪些方面，請列出相關(guān)要點。1,留意把握時間，敏捷的話，可以以端茶,遞交文件等提示會議人員留意節(jié)奏；2,主題；這是一個相當重要的環(huán)節(jié)，在議題上肯定要扣緊；3,發(fā)言依次；這個直接關(guān)系到會議質(zhì)量，一般的依次是先談問題，再表揚，最終總結(jié)；4,中場休息，這個時間要選擇合適；5,會議人員的座位次序，這個關(guān)系到他們是否能及時的發(fā)表意見。二,日程支配支配表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預定表。日程支配支配表的種類：（1）年預定表。是企業(yè)在每年度例行的主要業(yè)務(wù)活動，及有關(guān)公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會,董事會,公司創(chuàng)立紀念日,年休假等。一般于年初將整個年度的活動事項整理成表，再通知各部門。（2）月預定表,周預定表,日預定表。月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定支配，以一個月為單位，填寫該月要進行的會議,面談,出差,訪問等預定支配。周預定表是一個月預定支配中的一周支配，此預定支配比月預定表更具體。日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定支配，進一步以時間為單位，具體地預定從早到晚的業(yè)務(wù)活動。各種預定表的編制請同學們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫。三,文秘人員應(yīng)為上司的商務(wù)旅行做哪些打算工作？請列出工作要點。(1)打算旅行支配和旅館信息。旅行支配表要說明動身和到達地點,是乘飛機還是汽車,火車或輪船，動身和到達的日期及時間,座位狀況,旅館狀況。旅行支配要打算三份，一份給上司，一份給他(她)的家人，一份給辦公室存檔。假如辦公室其他人想要并有權(quán)利要，應(yīng)再額外打算一份。(2)制定約會支配。約會支配表應(yīng)當包括：城市名和省(州)名(假如是國外旅行，寫明城市名和國家名)，日期和時間，及上司約會者的姓名,公司和地址，號碼及任何備注或特殊要提示的事情。假如上司及某位洽談業(yè)務(wù)的人以前見過面，要把當時記錄的檔案找出，交給上司。(3)為商務(wù)洽談收集資料。把上司旅行中將要處理的每一個問題的文件打算好，如及某項要探討的問題有關(guān)的信件,備忘錄及其他相關(guān)資料。你可以用橡皮筋或大號回形針把全部相關(guān)的文件扎在一起，每一扎都要標得清清晰楚。(4)確定旅行用品。把上司作商務(wù)旅行時須要帶的信箋信封和文具用品列出清單。打點行李時依據(jù)清單檢查，這樣就不會落下任何東西。旅行用品一覽表·信紙,信封(一般的,公司的,大號的),郵票·筆記本·地址目錄：,等號碼·日歷卡·世界各地時間表·國際號碼表·文件夾·商業(yè)名片·聲像材料·手機,手提電腦,軟盤,微型錄音機，或者是掌上電腦等·現(xiàn)金,私人及商業(yè)支票簿,私人及商業(yè)信用卡·相關(guān)檔案·旅行指南和地圖冊,旅行目的地的風土人情介紹·日程表,約會支配表,時間表和支配表·護照,簽證等·鋼筆,鉛筆·回形針,剪刀,橡皮筋,透亮膠帶,別針,尺子·圖章和印泥盒·急救藥盒四,文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？提神醒腦的服務(wù)。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或打算濕毛巾使上司消退工作疲憊,舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。私事方面的幫助。幫助的方法應(yīng)視實際狀況，其一是及業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特殊指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所以文秘人員必需從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。（2）純私人性懇求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來幫助他解決私人的事務(wù)。財物管理。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達到肯定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都須要按稅法申報。特殊是稿費,版稅,演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿,支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票篇三：電大-最新-辦公室管理形成性考核冊答案辦公室管理形成性考核冊答案辦公室管理作業(yè)1（第一,第二章）一,單選選擇題1,B2,D3,A4,C5,A6,A7,D8,C9,B10,A二,推斷題1.V2.V3.V4.V5.X6.X7.V8.V9.V10.X三,簡答題1,簡答辦公室的主要特點。P5（說明：這表示要參考教材第5頁的內(nèi)容，下同）（l）協(xié)助性：辦公室區(qū)分于其他職能部門的第一個特點是它的協(xié)助性。辦公室工作應(yīng)當在服務(wù)和聽從于領(lǐng)導工作的前提下，充分發(fā)揮自己的協(xié)助管理職能，當好領(lǐng)導的參謀和助手。（2）綜合性：辦公室是各種專業(yè)知識和技能相互交叉運作的部門；辦公室工作也是一項綜合性的工作．辦公室工作是多元化的。（3）服務(wù)性：服務(wù)性是辦公室工作的本質(zhì)屬性。辦公室的設(shè)立及工作的開展，首先是為了適應(yīng)各級各類機關(guān)領(lǐng)導工作的須要，為領(lǐng)導工作供應(yīng)協(xié)助性的服務(wù)，同時也要為各部門和基層供應(yīng)服務(wù)。2,談?wù)勀銓k公室人員應(yīng)具備的職業(yè)素養(yǎng)中“善謀”的理解。P8善謀：能夠正確理解領(lǐng)導的意圖，替領(lǐng)導過濾重要的事務(wù)；要“參”到點子上，“謀”到關(guān)鍵處，往重諫言技巧，學會把握職場環(huán)境的運作方法，一是特性及共性協(xié)調(diào)統(tǒng)一，二是滕朧及含蓄的工作技巧相結(jié)合。3,簡述辦公室設(shè)備運用規(guī)范。P16（l）必需明確每臺設(shè)備的具體用途，熟識駕馭其操作程序，嚴格依據(jù)運用說明書的要求進行操作。（2）必需明確專人專責的專管制度，嚴禁任何人隨意運用，除非是配置給個人專用或指定公用的辦公設(shè)備。（3）留意平安，留意節(jié)電，留意衛(wèi)生，留意定期保養(yǎng)。（4）未經(jīng)領(lǐng)導允準，任何人嚴禁私自運用辦公設(shè)備，尤其是用于處理私人事務(wù)．（5）辦公設(shè)備的運用環(huán)境溫度為5℃至35℃，相對濕度為20％至85%，濕度過低時需用加涅器，溫度過高時需用除濕器，并放在距辦公設(shè)備5米左右的有效影響距離內(nèi)。（6）假如辦公設(shè)備不處于下作狀態(tài)，應(yīng)及時切斷電源。（7）運用電腦時要做到；不要讓陽光改射電腦，以免機殼老化，不要隨意放置茶水，以免碰翻杯子弄溫電腦，造成短路；不要在開機狀態(tài)下插拔各種電纜，以免燒壞接口；不要在軟盤驅(qū)動器工作指示燈亮著的時候抽取其中的軟盤．不要在運行程序還沒有回到DOS指示的狀況下匆忙關(guān)機；不要運用來歷不明的軟件，防止病毒浸入，并且要配備必要的殺毒軟件，定期或常常地對電腦進行愛護性殺毒；不要在病毒入侵時運用電腦，除非有特殊的自我防護錯施．不要白己隨意處理電腦硬件故障．不要將電腦交給非專業(yè)人士修理，如有必要應(yīng)全程監(jiān)督。4,簡述在貯存間存儲辦公用品時的留意事項。①貯存間或物品柜要上鎖，確保平安。②貯存間須要的面積取決于單位面積的大小。③在貯存間或物品拒放置物品時，必需清晰地加標簽，以便快速找到物品和標明新物應(yīng)放置的地方；新物品置干舊物品的下而或后面；先來的物品先發(fā)出，體積大,重量重的物品放置在最下面，以削減危險，小的物品,常用的物品應(yīng)放在前而，易干找尋和領(lǐng)取；辦公耗材和打印機用品，必需保存在平安的地方，以便在須要時能輕松找到．④貯存辦公用品的地方應(yīng)有良好的照明，以便于找到所需物品。⑤辦公用晶應(yīng)保存在干燥和通風好的房間中。若存放在潮濕環(huán)境中，將有可能導致紙張不能正常地送入打印機或復印機中。⑥訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。辦公室管理作業(yè)2（第三,第四章）一,設(shè)計題調(diào)研工作大體上可分為三個階段，即打算階段,實施階段和完成階段，請對調(diào)研工作的三個階段進行具體設(shè)計。P341．調(diào)研工作的打算階段（l）打算調(diào)研內(nèi)容：①確定調(diào)研課題：領(lǐng)導提出,有關(guān)部門確定,調(diào)查者自選。②選題要求：既要留意現(xiàn)實意義，又要具有前瞻性．既要留意領(lǐng)導和群眾關(guān)注的當前工作和社會生活中的重點,熱點,難點問題，又要留意易被公眾忽視而又非常重要的冷門問題。③選題原則；價值原則,可行原則,適量原則,新奇原則。（2）調(diào)研課題的審定：一般調(diào)研課題由機關(guān)單位或者授權(quán)調(diào)研部門的領(lǐng)導審定批準．重點調(diào)研課題可以實行申報,托付或招標等形式，經(jīng)專家評審,領(lǐng)導批準來確定。（3）成立調(diào)研小組，確定調(diào)研人員：成立調(diào)研小組時要考慮的因素包括，成員應(yīng)具備良好的政治業(yè)務(wù)素養(yǎng)；有調(diào)研須要的專業(yè)實力或?qū)＜页蓡T．有豐富的調(diào)研閱歷；留意新老搭配，以便成員相互取長補短．少而精，避開人浮于事。（4）調(diào)研任務(wù)前的打算工作：學習和駕馭及課題相關(guān)的黨和國家的方針,政策,規(guī)定等；查閱及課題相關(guān)的探討成果和文獻資料；學習及課題相關(guān)的自然科學和社會科學知識；了解及課題相關(guān)的背景資料。（5）明確調(diào)研各階段的任務(wù)和要求：①調(diào)研的初期，要求明確調(diào)研對象的性質(zhì)和發(fā)展方向。②調(diào)研的成長期，應(yīng)當明確如何使調(diào)研對象進一步發(fā)展，主要是理清思路,擺明措施。③調(diào)研的成熟期，應(yīng)當講清晰如何使事物進一步完善提高。④調(diào)研的末期，擬定調(diào)研提綱。調(diào)研提綱的內(nèi)容，主要包括調(diào)研的目的要求，調(diào)研的對象,范圍和方式方法，調(diào)研的時間,步驟和過程，調(diào)研的人員組織及留意事項，調(diào)研經(jīng)費的預算等。2．調(diào)研工作的實施階段實施階段是調(diào)研工作的中心階段。其實施步驟為：確定調(diào)查方法，搜集,整理調(diào)研材料，綜合分析調(diào)研材料。（l）調(diào)查方法主要包括全面調(diào)查法,重點調(diào)查法,典型調(diào)查法,抽樣調(diào)查法,問卷調(diào)查法,視察法,試點調(diào)查法,開會調(diào)查法,訪談法,網(wǎng)絡(luò)調(diào)查法,BS（Brain-storming頭腦風暴）法,專家調(diào)查法,哥頓法等。小提示：各調(diào)查方法常綜合,交替運用。（2）搜集,整理調(diào)研材料，要求全面,系統(tǒng),豐富,充分,多多益善。（3）細致分析調(diào)研材料，綜合提煉調(diào)研成果。3．調(diào)研工作的完成階段本階段的主要工作是撰寫調(diào)研報告，其中包含確定主題,選用材料,擬寫提綱,按綱寫作，修改定稿五個步驟。（l）確定主題：主題要正確,新奇,顯明,集中,有肯定高度。（2）選用材料一：材料要具有典塑性,生動性,新奇性，多樣性和精確性等特點。（3）擬寫提綱：留意觀點和材料，大綱和細目的統(tǒng)一，如“導引案例一案例1”。（4）按綱寫作：如表3-1所示。（5）修改定稿：檢查所用資料是否有誤,觀點是否明確,語言是否流暢,有無錯別字,標點運用精確及否等。二,案例分析題***示例分析秘書李敏每天一上班和下班前都將自己的工作區(qū)域清潔整理得干干凈凈,有條不紊，同時她也主動清潔整理自己常用的復印機,打印機,飲水機,檔案柜,公用書架等。每當她看到復印紙抽拿零亂，公用字典扔在窗臺，廢紙桶滿了沒人倒，都及時做些清潔整理工作，以維護辦公環(huán)境的整齊。秘書小王每天都細致清潔整理自己的辦公桌，常用的筆,紙,回型針,訂書器,文件夾以及專用等都擺放有序。下班前，她也將辦公桌整理得干凈整齊，從不把文件,物品亂堆亂放在桌面上。但小王很少參及清理和維護公用區(qū)域，也常將公用資源如號碼本,打孔機,檔案夾等鎖進自己的辦公桌，常常使別人找不到，影響了工作。秘書小劉上班匆忙忙忙，接待室的窗臺布滿灰塵，辦公桌上堆得滿滿當當，電腦鍵盤污跡斑斑，上司要的文件總是東查西翻，每日常用的“訪客接待本”也總是找不到。自己的辦公桌都沒有管理清晰，更無暇顧及他處。***點評：通過上述案例，可以看出辦公室工作環(huán)境的清潔,有序，直接對組織的形象和績效產(chǎn)生肯定的影響。一個良好的工作環(huán)境，有利于組織的對外形象塑造，有利于提高秘書的工作效率?？梢姡蠲舴弦?；小王的工作存有誤區(qū)；小劉工作不合要求。***工作程序加強對日常環(huán)境的管理，營造一個令人神靜心怡的工作環(huán)境，是公司秘書一項常常性的工作，也是一份責任和義務(wù)。秘書對日常環(huán)境的管理包括3個方面的內(nèi)容，即個人工作區(qū)的環(huán)境管理，上司辦公室的環(huán)境管理，日常公務(wù)活動區(qū)的環(huán)境管理。1.保持你所參及的公共區(qū)域整齊(1)要保持上司會客室和會議室的清潔，在來訪客人離開及會議結(jié)束后要及時通知保潔員進行打掃和清理。(2)正確運用并留意維護復印機,機等辦公自動化設(shè)備，保持周邊的整齊，發(fā)覺問題自己動手或及時找人修理。(3)對文件柜,檔案柜,書架,物品柜等公用資源要常常留意清理，對報刊,文件及公用的辦公用品，用后要及時放歸原處，保持整齊有序。(4)留意發(fā)覺在辦公設(shè)備,室內(nèi)光線,溫度,通風,噪音,通道等方面存在的有礙健康和平安的隱患，并及時提出建議或通知有關(guān)人員進行整改。2.保持你的上司的工作環(huán)境的整齊(1)常常整理上司辦公室和辦公桌，將文件和物品擺放整齊，文件柜,書架,博古架和各種陳設(shè)要保持清潔。(2)每天要定時開窗通風，保持空氣的自然清爽，并定時測溫,測濕，保持適合上司習慣的溫度和濕度。(3)經(jīng)上司授權(quán)后，定期對上司的文件柜進行清理，將文件資料歸類保管存放，將一些無用的文件及時清退或銷毀。(4)對上司辦公室的花卉,盆景，要及時澆水,施肥,剪枝，保持其美觀和朝氣;對辦公室內(nèi)的金魚，要及時喂食,清排魚缸內(nèi)的濁物，保持水質(zhì)的清潔。(5)上司接待客人后，要及時對煙缸,茶具等進行清洗和整理。(6)常常對平安,衛(wèi)生等狀況進行檢查，發(fā)覺問題及時通知有關(guān)人員進行處理，時刻保持良好的狀態(tài)。3.整理個人工作環(huán)境辦公桌是每一位秘書人員的直接工作空間，所以在布置自己的辦公桌時，既要使自己感覺舒適，又要保持桌面上有條不紊。有了整齊清潔的辦公環(huán)境，不僅可以提高工作效率，還有助于提升專業(yè)形象，甚至還會因此而受到同事欣羨的眼光，并成為典范，對辦公室人際關(guān)系也有意想不到的好處。(1)辦公桌的必備物品及其整理擺放在辦公桌上的物品都應(yīng)是常常運用的。比如記錄紙,鉛筆,文件夾,剪刀,訂書機,膠水,回形針,信封以及其他一些工作上須要的用品，應(yīng)將它們整齊地擺放在你的辦公桌上。①。②電腦。③參考書。④文具用品盒。⑤文件夾。⑥辦公桌抽屜。(2)整理辦公桌的技巧要想快速治理辦公桌的混亂局面，營造出高效率的辦公環(huán)境，可以實行以下5個步驟：①將不常用的東西轉(zhuǎn)移到其他的地方。②清理過期的文件。③留意你的電腦顯示器。④充分利用辦公空問。⑤清理舊的閱讀材料。辦公室管理作業(yè)3（第五,第六章）一,單選選擇題二,推斷題1.X2.X3.V4.V5.V6.V7.V8.X9.V10.X三,簡答題1,簡要回答公文寫作的五部曲。P105公文說什么領(lǐng)悟核心思想內(nèi)容是在什么背景下產(chǎn)生的內(nèi)容是怎么表達的是否符合國家公文格式標準。第一步，公文說什么，領(lǐng)悟領(lǐng)導意圖；要求精確,全面地提煉領(lǐng)導意圖，增加“貼近度”。第二步，領(lǐng)悟核心思想，站在領(lǐng)導角度考慮問題。第三步，內(nèi)容是在什么背景下產(chǎn)生的，關(guān)鍵把握常用思維方法：模式化思維方法，對象化思維方法，辯證思維方法，散點思維方法，求同存異思維方法。第四步，內(nèi)容是怎么表達的，關(guān)鍵是牢記擬寫公文的要素及要求：格式，公文的包裝；主題，公文的靈魂；材料，公文的血肉；結(jié)構(gòu)，公文的骨骼；語言，公文的細胞。目的明確，行文有據(jù)；主旨單一，內(nèi)容合法；文字表達精確,顯明,簡練,得體。第五步，符合國家公文格式標準―《黨政機關(guān)公文格式》（GB/T9704一2012）。2,簡要回答起草請示的“五步棋”。P110起草請示的思維模式――沿著以下“五步棋”思路走（l）因為什么請示――對于緣由,目的的說明。（2）請示什么問題――提出請示的主題內(nèi)容。（3）怎樣解決問題――提出解決問題的建議或方案。（4）懇求上級回復――結(jié)尾用語的運用。（5）有無附件須要說明――依據(jù)須要確定附件的運用及否。3,簡述公文校對工作要求。P127答：可答P127倒數(shù)第6行的內(nèi)容；也可以參考下面的內(nèi)容：首先，要看文稿的標題是否精確，如有的將請示,報告混淆，通報,通告混淆等狀況；也有時不留意標題中的詞語前后顛倒；文件的標題是否缺項（單位加事由加文種）。第二，查看公文發(fā)文字號中的年份是否用六角號〔〕括起來的，因為一般人不太留意這些地方，在實際運用中，這個括號的用法可謂是五花八門，有用方括號的[]，有用這種的【】，也有用圓括號的（）。這都不對，肯定要運用國家標準規(guī)定的六角括號，這才是正確的。第三，在審稿時遇到文稿有序號的，肯定要全文上下通看一遍，看一看前后序號的運用有沒有問題，要全文檢查核對一下，是否前后統(tǒng)一,有無斷號,重號。第四，文稿中數(shù)字方面出錯比較常見，如有的文稿開頭講說有五個方面，可能后面只講了四個方面；也有的講話稿開頭說講“兩個問題”實際后面是三個問題；另外有人名字的也要細致檢查核對，是否有差錯，人數(shù)是否有出入。第五，文稿中的時間，即年月日，不論是正文中，還是文末落款處，出現(xiàn)這種時間就要細致審核是否有誤，特殊是每年的年初，這個時段的文稿在年份上最簡單出錯，一不留神就會弄錯，所以肯定要記得核對。第六，留意文中的標點符號。在公文文稿中，對于常用的標點符號通常狀況下也是有統(tǒng)一的規(guī)定，依據(jù)規(guī)范要求，在公文中正確運用標點符號。常見的錯誤主要表現(xiàn)為：有的文件以“為。”為開頭，這里的句號應(yīng)當為逗號。有的在“第一”,“首先”等序號后邊該用逗號的用了頓號，有的在序號加括號如（1）（2）后邊不該再加標點的加了頓號。還有不留意標點的人一逗究竟；也有在修改時只修改文字，沒有留意到標點符號。第七，文稿中的錯別字。在公文文稿中，假如出現(xiàn)錯別字，在這種狀況下，將會影響公文的嚴謹性和權(quán)威性。撰寫公文文稿要一絲不茍，完稿之后須要進行審核。在文字輸入方面，五筆,拼音應(yīng)用比較