公文管理講解

公文管理2015年8月公文管理基本內(nèi)容●公文管理概要●成文前的公文管理●成文后的公文管理第一部分公文管理概要●公文管理的作用●公文管理工作的特點●公文管理的基本要求公文管理的作用

公文管理

是指以安全保密和充分發(fā)揮效用為目標(biāo)，在公文形成、傳遞、運轉(zhuǎn)、存儲、利用、整理歸檔、清退銷毀等環(huán)節(jié)中所進(jìn)行的規(guī)劃、組織、控制、監(jiān)督、保管、整理、統(tǒng)計、提供服務(wù)的職能活動。也就是說，公文全部流程的每個環(huán)節(jié)都存在管理問題，既包括公文擬制、辦理等環(huán)節(jié)的公文管理（即成文前的公文管理），也包括公文形成之后的后續(xù)管理（即成文后的公文管理）公文管理作用的體現(xiàn)①

①有利于確保國家秘密安全

黨政機關(guān)公文涉及國家政治、經(jīng)濟、軍事、外交、科技、文教和社會發(fā)展等各方面重大問題，承載著大量的國家秘密。確保這些國家秘密安全，是公文管理的重要任務(wù)②有利于充分發(fā)揮公文效用

●公文管理要求做到：既確保管理嚴(yán)格規(guī)范，又充分發(fā)揮公文效用。規(guī)范管理強調(diào)的是“管”，是安全；充分發(fā)揮效用強調(diào)的是“用”，是利用公文管理作用的體現(xiàn)②

●公文的價值只有靠公文的利用才能實現(xiàn)。管理好公文，最終是為了利用公文，利用是目的

●管而不用，管就失卻意義，用而不管或管而不善就會影響利用。要正確處理好“管”和“用”的關(guān)系，既不能片面強調(diào)公文的利用，忽視管理和保密，任意擴大公文的閱讀范圍，不該看的也給看了；又不能單純?yōu)榱吮Ｃ?，將公文置于保險柜內(nèi)，該傳達(dá)的也不傳達(dá)，影響了黨政公文的及時傳達(dá)貫徹公文管理作用的體現(xiàn)③③為公文運轉(zhuǎn)提供保障

公文運轉(zhuǎn)各個環(huán)節(jié)相互關(guān)聯(lián)、銜接有序，嚴(yán)格規(guī)范的公文管理，能為公文運轉(zhuǎn)提供有力保障

●規(guī)范化管理保障運轉(zhuǎn)程序規(guī)范

●科學(xué)化管理使各環(huán)節(jié)銜接更加有序

●制度化管理使公文處理活動得到有效控制公文管理工作的特點①

①政治性

公文是黨和國家路線、方針、政策及機關(guān)政務(wù)活動的體現(xiàn)，公文管理通過管理公文，確保其高效運轉(zhuǎn)和安全保密，為黨的事業(yè)和各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)工作服務(wù)

②程序性

公文制發(fā)處理是按照一定的程序性進(jìn)行的，需要經(jīng)過若干環(huán)節(jié)，而每一個環(huán)節(jié)都有個管理問題，對公文的運轉(zhuǎn)、利用、保密提供監(jiān)督和保證。也就是說公文管理是按照公文處理的程序進(jìn)行的

公文管理工作的特點②

③系統(tǒng)性

公文作為多種類、多級別形式的載體，涉及的對象是多層次、成體系的，這就使公文管理形成一個有機管理系統(tǒng)

④保密性

公文是黨和國家秘密及工作秘密的重要載體，管理公文直接涉及秘密

●除上述特點外，公文還具有服務(wù)性、時效性特點公文管理的基本要求①

①統(tǒng)一管理

要求公文由文秘部門或者專人管理。各級黨政機關(guān)設(shè)立文秘部門或者專人負(fù)責(zé)公文處理工作；黨政機關(guān)公文由文秘部門或者專人統(tǒng)一管理；文秘部門嚴(yán)格按照黨政機關(guān)制定的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和制度，對本機關(guān)公文實行統(tǒng)一辦理，并有權(quán)對下級機關(guān)的公文管理活動實施業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，盡可能促進(jìn)其統(tǒng)一規(guī)范，以消除機關(guān)之間的溝通障礙，保證公文處理的通用性。統(tǒng)一管理主要表現(xiàn)在收文發(fā)文歸口管理、統(tǒng)一公文處理制度規(guī)范、統(tǒng)一公文運轉(zhuǎn)程序、統(tǒng)一審核用印、統(tǒng)一整理歸檔、統(tǒng)一清退銷毀等方面公文管理的基本要求②

②安全保密

●要求嚴(yán)格執(zhí)行國家保密工作法律、法規(guī)和規(guī)章●防止公文丟失、錯銷、漏銷、霉變、蟲蛀等●配備工作人員和安全保密設(shè)施設(shè)備，機要保密室單獨設(shè)立，配備防盜門窗、密碼文件柜、消防設(shè)施

③有效利用

●主要通過對黨政機關(guān)公文的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化管理，充分發(fā)揮公文的特定效力④完善制度

●主要是完善收文辦理、發(fā)文辦理、保密、登記、歸卷、借閱、印發(fā)、復(fù)制、匯編、催辦、歸檔、利用、清退、銷毀等制度■機要秘書的要求

各地各單位要挑選符合條件的同志擔(dān)任機要秘書，必須是中共黨員、機關(guān)公務(wù)員或企事業(yè)單位的正式職工，其配偶應(yīng)是中國公民，個人責(zé)任心、綜合素質(zhì)比較高的同志。機要秘書人員要報上級辦公室（廳）秘書部門審核備案第二部分

成文前的公文管理●現(xiàn)行《條例》相對原來的《條例》和《辦法》有了一些變化●收文辦理●發(fā)文辦理●公文傳遞與傳輸●公文整理歸檔成文前的公文管理也稱在辦公文的公文管理現(xiàn)行《條例》相對原來的《條例》和《辦法》有了一些變化

●結(jié)構(gòu)變化●內(nèi)容變化調(diào)整結(jié)構(gòu)方面①

為使公文辦理的脈絡(luò)更加清晰，環(huán)節(jié)更加完備，新的《條例》對結(jié)構(gòu)進(jìn)行了調(diào)整①原《條例》在同一條款中闡述了收發(fā)文辦理，現(xiàn)行《條例》用2條分別闡述了“收文辦理”、“發(fā)文辦理”②將原《辦法》中“發(fā)文辦理”有關(guān)草擬、審核、簽發(fā)公文的內(nèi)容納入現(xiàn)行《條例》的“公文擬制”③將原《辦法》中公文復(fù)核、登記、分發(fā)等內(nèi)容納入現(xiàn)行《條例》的“公文辦理”

調(diào)整結(jié)構(gòu)方面②④將原《條例》中“公文立卷歸檔”和原《辦法》中單獨成章的“公文歸檔”內(nèi)容納入到“公文辦理”⑤將原《條例》“擬辦、請辦、分發(fā)”整合為“承辦”，并按閱知性公文和批辦性公文分別進(jìn)行了闡述，有利于從辦理程序上區(qū)分“閱件”和“辦件”⑥將原《條例》“承辦”中的“答復(fù)”單獨成條，凸顯了公文答復(fù)這一最終環(huán)節(jié)的作用

增加內(nèi)容方面在收文辦理中增加了“初審”環(huán)節(jié)，強調(diào)了對收文質(zhì)量的審核把關(guān)原《條例》的“核發(fā)”專指公文簽批后印發(fā)前的復(fù)核和登記，現(xiàn)行《條例》中將這部分內(nèi)容分“復(fù)核”與“登記”兩個環(huán)節(jié)進(jìn)行分別闡述，在“復(fù)核”中增加了對做實質(zhì)性修改的公文進(jìn)行復(fù)審的內(nèi)容，同時增加了公文印制完畢后對成品文件進(jìn)行檢查的環(huán)節(jié)，并將其作為新的“核發(fā)”現(xiàn)行《條例》在“公文傳遞”內(nèi)容中，將“郵政機要通信、城市機要文件交換站、收發(fā)件機關(guān)機要收發(fā)人員傳遞”增加為公文傳遞的方式一、收文辦理收文辦理主要指本機關(guān)接收到上級機關(guān)、同級機關(guān)、下級機關(guān)的公文后，對公文進(jìn)行處理收文辦理的主要程序●簽收●登記●初審●承辦●傳閱●催辦●答復(fù)1、簽收收到公文后，收件人應(yīng)在對方的簽收單上簽名、注時●簽收注意事項

①清點信封或文件包數(shù)量，檢查密封是否完好，核對信件實際件數(shù)、信封編號與簽收單上的記載是否相符②逐份清點核對所收文件的編號、份數(shù)與簽收單上的記載是否相符，核對無誤后簽字或蓋收文章收件；簽名要姓名俱全，字跡工整，不得使用鉛筆、紅筆簽名；注時要注明收到公文的年月日，急件的要注意時和分③簽收單一般保存2年，以備工作查詢2、登記公文收到后應(yīng)及時登記，登記的內(nèi)容要準(zhǔn)確齊全，不能簡化或省略，以防止影響公文的檢索和辦理●登記方式：薄冊式登記、聯(lián)單式登記、計算機登記

●登記內(nèi)容：包括編號、收文時間、來文機關(guān)、來文號、標(biāo)題、密級、緊急程度、主送單位、成文日期、份數(shù)、分送范圍、送出時間、辦理過程、催辦情況、辦理結(jié)果、答復(fù)情況等內(nèi)容。登記要做到全、準(zhǔn)、細(xì)●詳細(xì)記載收文的經(jīng)辦過程，便于工作中查詢3、初審

初審是收文機關(guān)對公文內(nèi)容、格式等進(jìn)行審核，決定是否接收辦理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)新的《條例》從公文處理工作實際出發(fā)，在收文辦理中增加了“初審”這一環(huán)節(jié)，強調(diào)了對收文質(zhì)量的審核把關(guān)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時退回來文單位并說明理由初審合格的公文進(jìn)入承辦程序

●初審的重點①①是否是由本機關(guān)辦理

常見問題：屬于行政范圍的事務(wù)，主送機關(guān)應(yīng)當(dāng)是政府，卻寫成黨委；屬于甲機關(guān)審批權(quán)限的事項，誤認(rèn)為乙機關(guān)的審批事項，主送機關(guān)寫成乙機關(guān)②是否符合行文規(guī)則

常見問題：請示中一文多事；報告中夾帶請示事項；將下級機關(guān)的請示事項原文報上級機關(guān)；黨委、政府辦公室（廳）之外的業(yè)務(wù)部門擅自向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文●初審的重點②③文種、格式是否符合要求常見問題：該用“請示”的用了“報告”；主送、抄送機關(guān)標(biāo)注不規(guī)范，上行文未標(biāo)注“簽發(fā)人”；主、附件分離，附件不全，缺頁、錯頁、中間有空白頁；印制歪斜，等等④涉及其他單位或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽常見問題：未經(jīng)協(xié)商就報文；已協(xié)商未達(dá)成一致意見且沒有說明情況就辦文；多個機關(guān)聯(lián)合行文未會簽完畢就報文等⑤是否符合公文起草的其他要求常見問題：內(nèi)容不夠準(zhǔn)確全面，重要事項沒交待清楚，報文時間與印發(fā)日期相隔過長等4、承辦

●承辦閱件①閱件是指必須送給一定范圍領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門閱知的文件。閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要合理確定范圍后分送分送范圍的確定原則：以充分滿足工作需要、發(fā)揮文件最大效用、符合保密要求為原則，做到不漏送、不錯送、不擴大范圍合理確定分送范圍，要求文秘人員應(yīng)當(dāng)對機關(guān)負(fù)責(zé)人的分工、各業(yè)務(wù)部門的職責(zé)范圍有較為全面準(zhǔn)確的了解，才能正確確定閱件分送范圍●承辦閱件②分送要保證閱讀范圍內(nèi)的每個人都能看到文件，一種情況是，文件份數(shù)允許的情況下最好每人一份，文件較少的情況下，先分送主要負(fù)責(zé)同志，其他同志可組織傳閱或集體閱讀。另一種情況是，對綜合性強、涉及面廣的閱件，通常分送范圍大一些；對于只涉及某一方面工作的閱件，分送分管負(fù)責(zé)人即可●承辦辦件①批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報本機關(guān)負(fù)責(zé)人批示或轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理，即“轉(zhuǎn)辦”或“擬辦”需要2個以上部門辦理的辦件，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門，協(xié)辦部門配合做好工作轉(zhuǎn)辦適用于黨委、政府辦公廳（室）根據(jù)有關(guān)規(guī)定有明確的授權(quán)，或請示事項明確在業(yè)務(wù)部門職權(quán)范圍內(nèi)的情況●承辦辦件②

擬辦是文秘人員提出書面辦理意見報機關(guān)負(fù)責(zé)人審核決策

●對于程序性的請示事項，擬辦意見要提出報請機關(guān)負(fù)責(zé)人批示或上會審議等程序性建議〔如有些重大問題需要直接提交黨委或政府討論，但又有一些背景材料和有關(guān)問題需要向領(lǐng)導(dǎo)說明的，就應(yīng)該寫出擬辦意見，說明以前這類請示是如何辦理的，并將背景材料附上，提出“報請常委審批”或“提請常委會（省、市、縣長常務(wù)會議討論”）等建議〕●承辦辦件③

對于事務(wù)性的請示事項，要認(rèn)真研究、充分協(xié)商，提出擬辦意見報機關(guān)負(fù)責(zé)人批示后答復(fù)〔如收到來文單位的請示后，將來文單位的請示轉(zhuǎn)有關(guān)部門征求意見，有關(guān)部門經(jīng)研究后向辦公室（廳）反饋回來具體辦理意見。辦公部門就要綜合各方面意見，提出辦理方案，并代擬好復(fù)函稿，提交領(lǐng)導(dǎo)審批〕■擬辦意見需要注重的方面①①掌握文件內(nèi)容，搞清請示事項（請示什么問題、基本要素是否具備、請示內(nèi)容有何理據(jù)）②把握政策規(guī)定，領(lǐng)會機關(guān)負(fù)責(zé)人意圖（請示內(nèi)容是否符合有關(guān)法律法規(guī)和政策規(guī)定，同時準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，力求所提擬辦意見準(zhǔn)確妥當(dāng)）③查找檔案資料，對照先例比較（提出擬辦意見之前，注意在檔案中查找類似請示辦理的程序和結(jié)果，提出擬辦意見時，如有必要可將歷史檔案、業(yè)務(wù)部門意見、相關(guān)說明材料作為附件一并上報，供領(lǐng)導(dǎo)決策參考）■擬辦意見需要注重的方面②④尊重部門意見，注意協(xié)商協(xié)調(diào)（涉及領(lǐng)域?qū)挕?nèi)容廣泛的辦件，需要征求和采納相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見）⑤立論有根有據(jù)，建議完整準(zhǔn)確（擬辦意見中的每句話都應(yīng)有依據(jù)，不要說空話、與請示內(nèi)容無關(guān)的話，把為什么同意、為什么不同意那一條說得明明白白、清清楚楚）⑥用語規(guī)范簡潔，答復(fù)簡明得體（擬辦意見用語要表達(dá)嚴(yán)密，涉及人名、地名、時間、數(shù)字等要確保準(zhǔn)確；用語要規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)，該用“我們建議”就不能用“我們同意”，在有不同意見、幾種方案時，應(yīng)該用“我們傾向于第ⅹ種方案”，而不說”我們贊成第ⅹ種方案”）5、傳閱根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示傳閱一般由文秘人員組織實施

①按順序傳批：根據(jù)傳閱順序的不同，可以分為正傳（按閱批人排序由前往后依次傳閱，一般多用于閱知類公文）、倒傳（閱批人排序由后往前依次傳閱，一般多用于請示類公文）②分傳：將公文同時分送機關(guān)所有相關(guān)負(fù)責(zé)人閱批，適用于有多位閱批人，并且時限特別緊急的請示類公文或內(nèi)容較多、閱讀耗時的閱知性公文●傳閱分類①●傳閱分類②③專傳：對于保密要求特別嚴(yán)格或時限緊急的公文，可以采用專傳的方式，指定專人負(fù)責(zé)將公文在規(guī)定時間內(nèi)送機關(guān)有關(guān)負(fù)責(zé)人閱批④會議集中傳達(dá)傳閱：主要是為了加快傳閱速度，提高傳閱效率●傳閱注意事項①隨時掌握公文傳閱去向和進(jìn)度，不要橫向傳文，否則無法掌控傳閱去向、進(jìn)度和安全，容易發(fā)生公文丟失、延誤甚至失泄密事故②控制公文傳閱周期，遇有領(lǐng)導(dǎo)外出，可與領(lǐng)導(dǎo)或秘書溝通后，繼續(xù)傳閱③嚴(yán)格控制公文傳閱范圍④減輕機關(guān)負(fù)責(zé)人閱文負(fù)擔(dān)，對于文字較長的閱件，可摘編內(nèi)容提要送領(lǐng)導(dǎo)⑤及時準(zhǔn)確抄清機關(guān)負(fù)責(zé)人批示⑥確保傳閱安全保密⑦適時將已傳閱完畢的文件收回歸檔

6、催辦

及時了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)●注意事項

①區(qū)分情況適時催辦：對于緊急公文或重要公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時限，由專人負(fù)責(zé)催辦，確保規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢；對于一般公文，應(yīng)定期催辦，掌握公文辦理的進(jìn)度另外，催辦要做到適時，對一般件的催辦太勤往往會使承辦部門不能深入研究請示內(nèi)容，作出一般回復(fù)了差；長時間不催又會誤事②注意加強做協(xié)辦單位的協(xié)調(diào)配合工作③及時記載催辦情況●催辦方式：電話催辦、發(fā)函催辦、會議催辦、登門催辦7、答復(fù)公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位對相關(guān)單位提出需要辦理的事項，機關(guān)要予以認(rèn)真研究，及時答復(fù)●答復(fù)方式①

①書面答復(fù)：制發(fā)答復(fù)公文（此種方式比較常用）、印送批件（將單位負(fù)責(zé)人在辦件上的批示復(fù)印或抄清后送來文單位和相關(guān)單位）

●答復(fù)方式②②口頭答復(fù)：電話答復(fù)（將答復(fù)意見電話告知來文單位）、面談答復(fù)（有些請示事項較為復(fù)雜的問題，可以當(dāng)面答復(fù)來文單位，以利于來文單位詳細(xì)了解答復(fù)單位對請示事項的具體意見和考慮口頭答復(fù)后，要注意詳細(xì)記載答復(fù)情況以備查詢二、發(fā)文辦理發(fā)文辦理的主要程序●復(fù)核●登記●印制●核發(fā)1、復(fù)核①

已經(jīng)發(fā)文機關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，只有通過認(rèn)真復(fù)核，才能有效把住關(guān)口。否則，一些不合格的公文就會發(fā)出去●復(fù)核的重點

①是否經(jīng)過發(fā)文機關(guān)辦公室（廳）審核：未經(jīng)發(fā)文機關(guān)辦公室（廳）審核、由部門直接報機關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文，一般不能直接發(fā)文，應(yīng)向主管機關(guān)負(fù)責(zé)人報告后進(jìn)行審核，重新按程序上報審批1、復(fù)核②

②公文審批手續(xù)是否完備：一是審批權(quán)限是否準(zhǔn)確，二是審批的機關(guān)負(fù)責(zé)人有無遺漏，如有遺漏要及時補簽

③內(nèi)容、文種、格式是否規(guī)范：一是檢查公文清樣的內(nèi)容是否完善、表述是否恰當(dāng)、語句是否通順、人名地名是否準(zhǔn)確；二是根據(jù)行文規(guī)則檢查文種是否準(zhǔn)確，該用“通知”的不能用“通報”，該用“請示”的不能用“報告”；三是依照《格式》國家標(biāo)準(zhǔn)，檢查公文格式要素使用是否規(guī)范

●需要作實質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報機關(guān)原簽批人復(fù)審后再進(jìn)入發(fā)文辦理的下一環(huán)節(jié)2、登記對復(fù)核后的公文，應(yīng)在發(fā)文登記本或計算機系統(tǒng)中認(rèn)真記載發(fā)文登記的內(nèi)容，包括發(fā)文字號、標(biāo)題、密級、緊急程度、簽發(fā)人、主送單位、成文日期、分送范圍、印發(fā)日期、印制份數(shù)等，送印公文清樣上的要素應(yīng)與發(fā)文登記的內(nèi)容一致公文的成文日期一般以機關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)3、印制公文印制是最后一個階段，就象工廠的成品車間，是最后一道關(guān)口，必須確保質(zhì)量、確保時效、確保安全保密

①確保質(zhì)量：公文印制必須以經(jīng)過機關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的定稿為依據(jù)，嚴(yán)格履行校對、制版、印刷、裝訂等工序，印制的成品文件要確保質(zhì)量

②確保時效：對于標(biāo)注特急或要求限時發(fā)出的公文，要嚴(yán)格按照時限印制完畢；對于緊急程度未作具體要求的，也要及時印制，防止文件實際發(fā)出時間與版記標(biāo)注時間相隔過長

③確保安全保密：涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合國家保密要求的場所印制4、核發(fā)

公文的核發(fā)需要遵循以下基本要求

①認(rèn)真檢查成品文件質(zhì)量：公文印制完畢后，應(yīng)當(dāng)對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查，在無錯字、多字、少字，格式標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，符合《格式》國家標(biāo)準(zhǔn)，頁面整潔、墨色均勻、字跡清晰，裝訂美觀，無缺頁少頁錯頁后分發(fā)

②準(zhǔn)確及時分發(fā)成品文件：一是嚴(yán)格按照文件的發(fā)送范圍分送，二是在規(guī)定時間內(nèi)分發(fā)完畢，保證發(fā)文時效三、公文傳遞與傳輸涉密公文傳遞方式、方法、途徑多種多樣，必須做到準(zhǔn)確、及時、安全、保密

●涉密公文傳遞方式

①郵政機要通信：負(fù)責(zé)異地機關(guān)之間公文的傳遞

②城市機要文件交換站：負(fù)責(zé)本機關(guān)與同一城市其他機關(guān)之間公文的傳遞

③收發(fā)件機關(guān)機要收發(fā)人員：負(fù)責(zé)本機關(guān)重要緊急公文的傳遞●涉密公文傳輸方式

《條例》規(guī)定：涉密公文應(yīng)當(dāng)“通過密碼電報或者符合保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸”。對于時限要求急的公文，可以通過密碼電報傳輸

●公文傳遞與傳輸應(yīng)注意的事項

●電傳秘密公文使用密電傳輸或計算機網(wǎng)絡(luò)加密傳輸，避免密電明傳、明密電混用

●傳輸涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合安全保密要求場所進(jìn)行

●涉密公文禁止通過普通傳真、普通郵政、快遞、互聯(lián)網(wǎng)或者其他非涉密網(wǎng)絡(luò)等無保密措施的渠道傳遞傳輸●投寄公文通過機要交通或機要通信，不使用明信或掛號信●送達(dá)和交換秘密公文，應(yīng)由專人（特殊情況2人）負(fù)責(zé)、專司其事、配有專用交通工具，嚴(yán)禁由無關(guān)人員代辦或捎帶辦理其他事情四、公文整理歸檔需要歸檔的公文及有關(guān)材料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機關(guān)檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔1、收集范圍①根據(jù)國家檔案法及其實施辦法，機關(guān)公文材料歸檔范圍①反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的公文材料②機關(guān)工作活動中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的公文材料③本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的公文材料，下級機關(guān)報送的重要公文材料④其他對本機關(guān)工作具有查考價值的公文材料

1、收集范圍②

●2個以上機關(guān)聯(lián)合辦理的公文以及機關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機關(guān)職務(wù)時，所形成的公文歸檔問題,《條例》進(jìn)行了明確

①兩個以上機關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由公文主辦機關(guān)歸檔，相關(guān)機關(guān)保存復(fù)制件

②機關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機關(guān)職務(wù)的，在履行所兼任職務(wù)過程中形成的公文，由其兼職機關(guān)歸檔2、系統(tǒng)整理

立檔單位在職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)公文材料，應(yīng)當(dāng)按照“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用”的原則整理

●整理的方法①裝訂:歸檔文件按件裝訂②分類:可以按照檔案規(guī)定,結(jié)合單位實際分類③排列④編號⑤編目⑥裝盒3、移交歸檔系統(tǒng)整理后的公文材料應(yīng)定期交機關(guān)檔案部門或者檔案工作人員保存，以便于查找利用移交前，擬移交案卷的質(zhì)量要經(jīng)過檔案部門檢查驗收①公文材料是否齊全完整，有無重復(fù)②公文是否保持內(nèi)容聯(lián)系，合并整理③保管期限是否準(zhǔn)確，不同保管期限的公文是否分開整理完成了移交工作，公文正式轉(zhuǎn)化為檔案第三部分

成文后的公文管理●《條例》修訂后公文管理的主要變化●成文后公文管理的主要內(nèi)容

一、《條例》修訂后公文管理的主要變化

●關(guān)于章節(jié)設(shè)置●關(guān)于內(nèi)容1、章節(jié)設(shè)置上的變化對于黨的機關(guān)，原《條例》將“公文管理”單列一章；對于行政機關(guān)，原《辦法》也是首次將“公文管理”作為獨立的一章原《辦法》在總則第5條對公文保密作了原則表述，并在“公文管理”相關(guān)條款中對公文保密作出規(guī)定現(xiàn)行《條例》將原《條例》的“公文管理”和“公文保密”兩章合為一章，將“公文保密”相關(guān)內(nèi)容集中到“公文管理”一章進(jìn)行表述

2、內(nèi)容上的變化①《條例》明確了公文管理的總原則是“確保管理嚴(yán)格規(guī)范,充分發(fā)揮公文效用”。增加了設(shè)立黨委（黨組）的縣級以上單位應(yīng)當(dāng)建立機要保密室和機要閱文室等規(guī)定，體現(xiàn)了《中央文件發(fā)布、閱讀和管理工作暫行規(guī)定》的要求增加了公文確定密級前的管理、涉密公文公開發(fā)布前應(yīng)當(dāng)履行解密程序的規(guī)定，進(jìn)一步明確了公文公開發(fā)布的時間、形式和渠道由發(fā)文機關(guān)確定2、內(nèi)容上的變化②為解決有的地方和部門對公文尤其是規(guī)范性文件長期不予清理，有的公文已經(jīng)過時失效、新舊規(guī)定矛盾問題，增加了公文撤銷和廢止管理的規(guī)定為使辦公室（廳）的發(fā)文立戶管理有依據(jù)，增加了發(fā)文立戶的規(guī)定二、成文后公文管理的主要內(nèi)容●當(dāng)前公文管理存在的問題①保密意識淡薄，隨意攜帶涉密公文外出②對保密重要性認(rèn)識不足，公文密級的確定、變更、解除不規(guī)范，定密標(biāo)準(zhǔn)把握不準(zhǔn)，沒有保密期限及解密措施③使用非涉密計算機和非涉密移動介質(zhì)處理和存儲涉密公文④公文閱讀傳達(dá)過寬或過窄⑤下級機關(guān)越權(quán)公開上級機關(guān)公文⑥涉密公文復(fù)制匯編過多過濫⑦規(guī)范性文件清理不及時⑧公文長期留存在個人手中，機構(gòu)合并撤銷、人員崗位調(diào)整時沒有清退或移交⑨公文發(fā)文立戶沒有統(tǒng)一規(guī)定⑩有的單位丟失涉密公文、將待銷公文資料當(dāng)廢品出賣針對上述問題，新《條例》圍繞公文管理和保密安全，從以下方面進(jìn)行了規(guī)定●公文密級管理●公文印發(fā)傳達(dá)管理●公文翻印復(fù)制匯編管理●公文撤銷和廢止管理●公文清退銷毀管理●公文移交管理●發(fā)文立戶管理（一）公文密級管理●公文確定密級前的管理●公文確定密級后的管理●公文密級變更和解除的管理

1、公文確定密級前的管理

公文確定密級前，應(yīng)當(dāng)按照擬定的密級先行采取保密措施①公文起草是機關(guān)制發(fā)公文的首要環(huán)節(jié)，草擬的文稿須由機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審核、簽發(fā)，重要的公文往往需要反復(fù)醞釀、討論、修改、征求意見后定稿②起草涉密公文一開始就要標(biāo)明相應(yīng)密級、保密期限并做出標(biāo)志，隨文一并報批，相關(guān)負(fù)責(zé)人對公文內(nèi)容等進(jìn)行審核時一并審核密級和保密期限③擬制涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合安全保密要求的場所進(jìn)行，使用符合安全保密要求的設(shè)備和存儲介質(zhì)④擬制公文的草稿、討論記錄、修改稿及重要參考資料，無論是紙質(zhì)還是電子文稿，都同定稿等同對待，嚴(yán)格管理，有保存價值的及時予以歸檔；無保存價值的應(yīng)及時銷毀或者刪除2、公文確定密級后的管理①涉密公文因涉及國家秘密，一直是公文管理的重點確定密級后，應(yīng)當(dāng)按照所定密級嚴(yán)格管理絕密級公文實行專人管理不公開發(fā)布又未標(biāo)注密級的黨委系統(tǒng)公文，要按內(nèi)部公文管理

2、公文確定密級后的管理②

●絕密級公文管理

①絕密級國家秘密載體應(yīng)當(dāng)在符合國家保密標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)施、設(shè)備中保存，并指定專人管理②未經(jīng)原定密機關(guān)、單位或者其上級機關(guān)批準(zhǔn)，不得復(fù)制和摘抄③收發(fā)、傳遞和外出攜帶，應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)，并采取必要的安全措施④對接觸、知悉人員要作出文字記載，禁止攜帶參加涉外活動或出境⑤除確因工作需要存檔外，均由制發(fā)機關(guān)負(fù)責(zé)清退和銷毀，銷毀時應(yīng)當(dāng)逐頁清點、登記并派2名以上人員現(xiàn)場監(jiān)銷3、公文密級變更和解除的管理①新《條例》規(guī)定：“公文的密級需要變更或解除的，由原確定密級的機關(guān)或其上級機關(guān)決定?！泵鞔_了公文密級變更和解除的機關(guān)有2個：

一是密級確定機關(guān)自行變更和解除二是密級確定機關(guān)的上級機關(guān)決定變更和解除非本機關(guān)、單位秘密事項，需要變更的，可以向原定密機關(guān)、單位或原定密機關(guān)的上級機關(guān)提出，不得擅自變更公文密級變更包括：密級的降低或提高、保密期限的縮短或延長、知悉范圍的縮小或擴大

3、公文密級變更和解除的管理②●有下列情形之一的應(yīng)當(dāng)及時變更

①公文密級確定時所依據(jù)的保密事項范圍已作調(diào)整

如，經(jīng)過一定時間或因情況發(fā)生變化，有些公文已無必要保持原有公文密級而適當(dāng)降低密級，稱降密；或已無必要保密而解除其原有密級，稱解密。解密、降密均由公文制發(fā)機關(guān)或其上級機關(guān)確定②該事項泄露后對國家安全和利益的損害程度發(fā)生明顯變化

●公文密級變更后，及時書面通知知悉范圍內(nèi)的機關(guān)、單

位和人員（二）公文印發(fā)傳達(dá)管理印發(fā)傳達(dá)管理是根據(jù)有關(guān)規(guī)定和工作需要，對公文印制發(fā)出、傳達(dá)范圍和發(fā)布權(quán)限的控制管理

●印發(fā)傳達(dá)●公開發(fā)布1、印發(fā)傳達(dá)①公文發(fā)給組織，不發(fā)給個人②公文的傳達(dá)范圍應(yīng)嚴(yán)格按照發(fā)布層次和有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，任何單位和個人不得擅自擴大和縮小范圍。知悉范圍需要變更的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準(zhǔn)③確定知悉范圍基本原則：一是工作需要原則，不能視作政治待遇；二是涉密化最小原則，能限定到具體人員的，限定到具體人員；不能限定到具體人員的限定到機關(guān)、單位，由機關(guān)單位限定到具體人員

2、公開發(fā)布①

①公開發(fā)布的權(quán)限：沒有標(biāo)注公開發(fā)布的黨委系統(tǒng)的公文，需要公開發(fā)布時，必須經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準(zhǔn)，才能變更公文的印發(fā)傳達(dá)范圍，不準(zhǔn)擅自公開發(fā)布；不能將公文不涉密作為公文可隨意公開的依據(jù)，凡沒有標(biāo)注可公開發(fā)布的，公開時必須請示

●《政府信息公開條例》規(guī)定，“行政機關(guān)制作的政府信息，由制作該政府信息的行政機關(guān)負(fù)責(zé)公開?！?/p>

●不論是上級機關(guān)、平級機關(guān)還是下級機關(guān)的公文，公開前都要經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準(zhǔn)，收文機關(guān)無權(quán)自行公開2、公開發(fā)布②

●轉(zhuǎn)發(fā)類公文公開發(fā)布的管理

上級機關(guān)或其辦公室（廳）批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)下級機關(guān)公文，發(fā)文機關(guān)是上級機關(guān)或其辦公室（廳），作為起草單位的下級機關(guān)不能自行批準(zhǔn)公開，但可以就是否應(yīng)當(dāng)公開以及如何公開等提出建議下級機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)公文〔含其辦公室（廳）的授權(quán)行文〕，下級機關(guān)無權(quán)批準(zhǔn)公開，應(yīng)由上級機關(guān)決定其公開與否。這是因為：下級機關(guān)的轉(zhuǎn)發(fā)是派生出來的公文，屬于重復(fù)行文，轉(zhuǎn)發(fā)通知應(yīng)與被轉(zhuǎn)發(fā)公文同樣管理，下級機關(guān)無權(quán)公開2、公開發(fā)布③

②涉密公文公開發(fā)布前應(yīng)當(dāng)履行解密程序履行解密程序，由原定密機關(guān)或其上級機關(guān)進(jìn)行解密審查并決定解密的并不意味著公開，有的可能還需要作為內(nèi)部事項進(jìn)行管理，解密的不一定公開，但公開的一定解密即使沒有標(biāo)注密級的公文，公開前也要進(jìn)行保密審查《國務(wù)院辦公廳關(guān)于進(jìn)一步做好政府信息公開保密審查工作的通知》要求將政府信息公開保密與審查程序同公文運轉(zhuǎn)程序、信息發(fā)布程序結(jié)合起來，防止保密審查與政府信息公開脫節(jié)要堅持“先審查、后公開”和“一事一審”原則。各機關(guān)、單位對擬公開政府信息進(jìn)行保密審查，應(yīng)由承辦單位提出具體意見，經(jīng)機關(guān)、單位指定的保密審查機構(gòu)審查后，報機關(guān)、單位有關(guān)負(fù)責(zé)同志審批。未經(jīng)審查和批準(zhǔn)，不得對外公開發(fā)布2、公開發(fā)布④③公開發(fā)布的時間、形式和渠道，由發(fā)文機關(guān)確定●經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力，不能因為公文已公開發(fā)布，本機關(guān)沒有收到“紅頭文件”，有關(guān)內(nèi)容就不貫徹、不執(zhí)行（三）公文翻印復(fù)制匯編管理

公文復(fù)制匯編管理，是指根據(jù)工作需要，翻印、復(fù)制公文以及將相關(guān)公文匯編成冊時，對翻印復(fù)制行為及匯編內(nèi)容、范圍、程序的控制管理●正式印發(fā)的公文，特別是黨內(nèi)涉密公文，印制數(shù)量有一定限制，因工作需要，一些機關(guān)、單位往往采用受權(quán)翻印上級機關(guān)公文、復(fù)制公文和制作匯編解決公文數(shù)量不足問題●翻印上級機關(guān)公文需經(jīng)上級機關(guān)授權(quán)●翻印必須保證準(zhǔn)確無誤，在文尾注明翻印機關(guān)的名稱、日期，分發(fā)時要登記、編號，按原文件管理

●復(fù)制、匯編公文要求做到：行為上要審批、管理上要嚴(yán)格、形式上要有標(biāo)記

①復(fù)制、匯編機密級、秘密級公文，應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)規(guī)定并經(jīng)復(fù)制匯編機關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；絕密級公文一般不得復(fù)制、匯編，確有工作需要，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機關(guān)或者發(fā)文機關(guān)的上級機關(guān)批準(zhǔn)；上級機關(guān)或本級機關(guān)制發(fā)的機密、秘密級文件，需要復(fù)印時，可由本機關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)同志或其指定的負(fù)責(zé)人審批，但要嚴(yán)格控制復(fù)印數(shù)量

②復(fù)制、匯編的公文視同原件管理，復(fù)制件、匯編本要有相關(guān)戳記和密級標(biāo)志

③匯編涉密公文，要經(jīng)制發(fā)機關(guān)批準(zhǔn)，不得改變公文密級、保密期限和知悉范圍●當(dāng)前容易發(fā)生失泄密的幾個問題●不經(jīng)請示就將不準(zhǔn)復(fù)制的涉密公文復(fù)制、匯編●復(fù)制、匯編公文后沒有按照涉密公文進(jìn)行管理，濫印濫發(fā)●把復(fù)制的涉密公文長期存放在個人手中●到社會上營業(yè)性復(fù)制場所復(fù)制●用普通傳真機復(fù)制和傳真涉密公文，甚至上網(wǎng)發(fā)布涉密公文，等等這些錯誤行為，導(dǎo)致涉密公文管理失控，甚至失密泄密，教訓(xùn)深刻

【案例】

●案例一：2006年1月，某機關(guān)在轉(zhuǎn)發(fā)其他部委涉密公文時，在公文印制過程中因校對人員疏忽，未標(biāo)注公文密級，致使該公文以無密級的形式印發(fā)。該機關(guān)下屬單位接到公文后，將其在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布，造成泄密

●案例二：2007年6月，有關(guān)部門檢查發(fā)現(xiàn)，某機關(guān)門戶網(wǎng)站將2份秘密級中央文件違規(guī)發(fā)布在互聯(lián)網(wǎng)上，造成泄密。經(jīng)查，2002年該機關(guān)組織編寫了《ⅹⅹ市機構(gòu)改革文件匯編》，收錄了部分涉密和內(nèi)部文件資料，負(fù)責(zé)統(tǒng)稿的綜合處長張某未對書稿進(jìn)行保密審查，也未對收錄的涉密公文和該匯編標(biāo)識密級。2004年初，該機關(guān)綜合處副處長胡某在未經(jīng)審批的情況下，擅自將匯編刊登在門戶網(wǎng)站上，造成泄密（四）公文撤銷和廢止管理公文撤銷和廢止管理，是指公文制發(fā)機關(guān)、上級機關(guān)或權(quán)力機關(guān)根據(jù)職權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)，對已經(jīng)過時、不適當(dāng)或者有錯誤的公文，宣布撤銷和廢止可以宣布公文撤銷和廢止的主體：公文制發(fā)機關(guān)，上級機關(guān)，權(quán)力機關(guān)●當(dāng)前應(yīng)當(dāng)及時清理和廢止的公文①

●背景

目前，我國規(guī)范性文件數(shù)量龐大，發(fā)布后沒有及時清理、修改和廢止，導(dǎo)致一些過時失效的文件仍在執(zhí)行，給執(zhí)法造成混亂尤其是：有的單位為了部門利益，擅自制定和出臺涉及其他單位職權(quán)的規(guī)定，導(dǎo)致政出多門；有的越權(quán)作出本應(yīng)由其上級機關(guān)作出的決定；有的違法設(shè)立行政許可、行政處罰、行政強制、行政收費項目，或隨意作出限制、剝奪公民、法人和其他組織合法權(quán)益，增強公民、法人和其他組織的義務(wù)。所有這些，損害了國家法制的統(tǒng)一和尊嚴(yán)●當(dāng)前應(yīng)當(dāng)及時清理和廢止的公文②

●清理和廢止的公文范圍①因時過境遷已經(jīng)無任何針對性的公文②因社會發(fā)展變化已不適當(dāng)?shù)墓蘑叟c當(dāng)前法律法規(guī)相抵觸的公文

●公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效

●撤銷和廢止公文一定要嚴(yán)格根據(jù)職權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)決定，既要有錯必糾，又要防止濫用（五）公文清退銷毀管理

涉密公文應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機關(guān)的要求和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行清退或者銷毀●清退

●銷毀

1、公文清退

清退是文秘部門按照有關(guān)規(guī)定和要求，定期或不定期地對辦理完畢的公文特別是涉密公文，進(jìn)行清點、核對、收繳，退歸原發(fā)機關(guān)或由其指定的單位●清退范圍●清退要求●公文清退單

對本機關(guān)、本單位內(nèi)部公文的清退和對外發(fā)出公文的清退①涉密公文（尤其是絕密級公文）②指定期限清退的內(nèi)部公文材料③限定在一定范圍內(nèi)討論修改或征求意見使用的文稿、校樣或者未經(jīng)機關(guān)負(fù)責(zé)人本人審閱的講話稿④需清退的會議公文⑤調(diào)離崗位的工作人員在原職位中保存的公文⑥供本機關(guān)內(nèi)部機關(guān)負(fù)責(zé)人傳閱的公文⑦發(fā)文機關(guān)明確要求退還的公文材料⑧有重大錯漏情況或者被明令撤銷的公文●清退范圍①秘密公文的清退由各級黨政秘書部門負(fù)責(zé)，其他部門和單位無權(quán)自行處理

②要把握時限，無論是定期清退還是隨時清退，都應(yīng)當(dāng)由機要部門或文秘部門按制發(fā)機關(guān)要求的清退時限完成清退。清退的公文做到齊全完整。下級機關(guān)報送的涉密公文，一般不予退回，由上級機關(guān)銷毀或暫存?zhèn)洳椋挥兄卮箦e情的公文一經(jīng)發(fā)現(xiàn)即由主管機關(guān)立即收回，下級機關(guān)不得以任何理由不退、少退或故意拖延留存③要突出重點，把絕密件、傳閱件、會議文件的清退作為重點。絕密級公文由文秘部門在閱辦完畢后及時收回，由機要人員集中保存，按照有關(guān)要求及時清退●清退要求①●清退要求②④雖未注明清退要求但屬不宜在收文機關(guān)久存的重要公文材料，收文機關(guān)文秘部門應(yīng)當(dāng)及時主動與公文制發(fā)機關(guān)聯(lián)系，按發(fā)文機關(guān)的意見處理⑤在以各種通信方式傳遞清退公文時，只要公文本身沒有解密或降密，應(yīng)一律按原文標(biāo)注的密級處理⑥公文的清退可以實行分級負(fù)責(zé)、分類清退，按密級高低由相應(yīng)的負(fù)責(zé)單位清退和銷毀公文清退單發(fā)文單位文號標(biāo)題密級份數(shù)清退人：收件人：