公文格式處理中應(yīng)注意的六個問題

公文格式處理中應(yīng)注意的六個問題公文具有特定效力和規(guī)范格式,是機關(guān)工作的重要載體.公文格式是公文的各個組成部分在頁面上的具體表現(xiàn)形式,是公文權(quán)威性和嚴肅性在形式上的體現(xiàn),是對公文效用的重要保證.公文格式正確與否,不僅關(guān)乎機關(guān)形象；而且關(guān)系公文作用的有效發(fā)揮.這里簡要說明一下公文格式處理中應(yīng)注意的六個問題.1.版頭.版頭是發(fā)文機關(guān)的全稱或規(guī)范簡稱,以紅色字體印刷.存在的主要問題,一是版頭單一.一方面,機關(guān)公文版頭要黨政分開,黨委部門一般應(yīng)向黨委行文；政府部門一般應(yīng)向政府行文；政府部門與各人民團體、企事業(yè)單位確需向黨委行文的,須以黨組<黨委>名義,用黨組<黨委>版頭行文.另一方面要根據(jù)不同工作需要制作不同的版頭.二是"黑頭"行文.正常的機關(guān)行文應(yīng)用紅色版頭,人們常說的"紅頭文件"就由此而來.實際工作中,不少機關(guān)行文不用版頭,按一般文字材料的格式處理,還有的不用紅色版頭,而用黑色字體代替,形成"無頭"或"黑頭"文件,很不嚴肅.三是版頭散亂.這類問題在聯(lián)合行文時容易發(fā)生.版頭部分位于公文首頁的上半部,一般約占整個頁面的1/3.一些單位在聯(lián)合行文時,將十幾家單位都擺在版頭部分,使版頭面積大大超過了規(guī)定的要求,既不美觀、大方,又不嚴肅；有的沒有將主辦機關(guān)放在前面,而且機關(guān)排名不分主次,按一般機關(guān)單位順序自然排列,造成主辦單位不明確.解決這類問題,我們可以在聯(lián)合機關(guān)較多的情況下,只用主辦機關(guān)文件的版頭和發(fā)文字號,其他聯(lián)署機關(guān)可在標(biāo)題和落款中標(biāo)識.2.發(fā)文字號.發(fā)文字號位于紅色橫線上居中位置.常見的問題,一是字號單一.一般情況下,一個發(fā)文機關(guān)通常要有"發(fā)"、"字"、"函"三種文件字號,按發(fā)文內(nèi)容和對象分別確定."發(fā)"多用于向下級機關(guān)布置、安排工作,屬下行文；"字"多用于向下級機關(guān)通知有關(guān)事項,批復(fù)下級機關(guān)請示,向上級機關(guān)請示或報告工作；"函"用于平級和不相隸屬機關(guān)通知會議、商洽工作、詢問和答復(fù)問題,向無隸屬關(guān)系的部門請求批準(zhǔn)等.〔新東方劉源老師特別提醒考生注意本段〕許多機關(guān)不管發(fā)文內(nèi)容和對象,所有公文都是一"發(fā)"到底,這是不對的,尤其是對上級機關(guān)行文不能用"發(fā)"的字號.二是括號標(biāo)識不規(guī)范.不少部門發(fā)文字號中的括號用中括號標(biāo)識,有的用半圓括號,有的用四角括號,這都是不規(guī)范的,應(yīng)改用六角括號.三是順序號標(biāo)識不當(dāng).一些部門和單位在標(biāo)識順序號時用"第010號",按照《條例》規(guī)定,"第"字和前面的"0"都應(yīng)刪掉,改為"10號".3.主送機關(guān).主送機關(guān)是主要受理公文的機關(guān),也稱公文上款或抬頭.標(biāo)識主送機關(guān),一要規(guī)范,要用全稱、規(guī)范簡稱或同類型機關(guān)的統(tǒng)稱.二要準(zhǔn)確,向上級機關(guān)行文,應(yīng)主送一個上級機關(guān),由主送機關(guān)負責(zé)答復(fù)；受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)向上級機關(guān)行文時,應(yīng)主送負責(zé)答復(fù)的上級機關(guān),再抄報另一上級機關(guān).因此,向上級機關(guān)行文,特別是請示類公文,尤其要明確一個主送機關(guān),不能有第二個或更多的主送機關(guān).一些部門在上行文中用"##并##"標(biāo)識,往往使人不明白由誰主辦并答復(fù),容易誤事.4.結(jié)尾用語.一些文件如請示、報告等,一般應(yīng)在公文正文之后,落款之前標(biāo)識結(jié)尾用語,表示發(fā)文目的和要求.不同的文種,有不同的結(jié)尾用語,不能混用.請示文種一般多用"以上請示,請予批復(fù)"、"以上請示,請批復(fù)"、"專此請示,請審批",如屬建議批轉(zhuǎn)性意見<請示>,結(jié)尾則用"以上意見<請示>,如無不妥,請批轉(zhuǎn)各xxx貫徹執(zhí)行"；報告文種多用"專此報告"、"專此報告,請審閱"等.有的單位用"以上報告,請批示"的結(jié)語,使人不知所云,往往貽誤工作,達不到發(fā)文目的.5.主題詞和印制版記.標(biāo)注主題詞可方便文件查閱.特別是隨著辦公自動化的逐步推行,標(biāo)識主題詞對文件檢索的作用將更加明顯.印制版記,表示發(fā)文機關(guān)、成文日期、印數(shù)等內(nèi)容,也體現(xiàn)該單位對公文的負責(zé),一定要標(biāo)識,不能省略.6.公文字體.公文不同部分所用字體不同,要正確運用.一般情況下,公文大標(biāo)題用標(biāo)宋,二級標(biāo)題用黑體,三級標(biāo)題用楷體,主送機關(guān)、正文、落款用仿宋體,印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)公文的通知部分全用楷體,主題詞用宋體,抄報、抄送與印制版記用仿宋體.公文評析示例2篇公文評析一：××縣教育局關(guān)于購買計算機的請示××縣人民政府：目前,計算機發(fā)展迅猛,已經(jīng)成為當(dāng)今世界不可或缺的辦事工具.為讓我縣學(xué)生跟上時代潮流,掌握先進的技術(shù),應(yīng)該在中小學(xué)普與計算機教育.我局現(xiàn)已定凡四年級以上班級都要開設(shè)微機基礎(chǔ)課,購買計算機需要資金,望政府予以支持撥款.特此請示.××縣教育局二○○二年×月×日[評析]此文存在的錯誤：1.請示的原因表述不簡潔.2.請示事項不具體：缺少購買計算機需要縣政府撥款的具體數(shù)額.3、表述不準(zhǔn)確："我局現(xiàn)已定"表述不準(zhǔn)確.4、結(jié)束語使用錯誤："特此請示"不符合請示的格式.修改為：××縣教育局關(guān)于購買計算機的請示××縣人民政府：為了在中小學(xué)普與計算機教育,經(jīng)我局討論研究,擬定四年級以上班級開設(shè)微機基礎(chǔ)課.購買計算機需要資金300萬,望政府予以撥款支持.以上請示妥否,請批示.××縣教育局二○○二年×月×日公文評析二：××市整頓基層工會組織開展建設(shè)"職工之家"活動的計劃為了把中國工會第十八次全國代表大會提出的各項任務(wù)落實到基層,全國總工會決定,從二00七年下半年開始,用三年左右的時間,對全國工會基層組織進行一次普遍整頓,逐步把基層工會辦成名符其實的"職工之家".根據(jù)"全總"的決定和省總工會的要求,結(jié)合我市實際情況,特制定②如下計劃：〔一〕"全總"在《決定》中指出：整頓工會基層組織要緊緊圍繞黨的十七大提出的宏偉目標(biāo),全面落實新時期工會方針,解決好基層工會組織不夠健全,工作不夠活躍,聯(lián)系群眾不夠密切,與新形勢新任務(wù)的要求不相適應(yīng)的問題.通過整頓和建設(shè),提高工會組織的戰(zhàn)斗力,密切工會與群眾的聯(lián)系,在建設(shè)中國特色社會主義③偉大事業(yè)中充分發(fā)揮工會組織的作用.全國工會"十七大"以來,我市工會基層組織逐步建立健全④,各項工作取得了一定的成績,涌現(xiàn)了一批先進基層工會組織、優(yōu)秀工會干部和工會積極分子.但是,基層工會工作的現(xiàn)狀與當(dāng)前改革開放形勢的要求是不相適應(yīng)的.一是工會領(lǐng)導(dǎo)班子和干部隊伍不適應(yīng)"四化"⑤和工會建"家"的要求,有些工會干部缺乏改革和創(chuàng)新的精神.二是部分基層工會組織不夠健全⑥沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用.三是部分基層工會工作不夠活躍,與群眾的聯(lián)系不夠密切.四是少數(shù)基層單位忽視工會組織的##化和群眾化建設(shè).為了把基層工會建設(shè)成為名符其實的"職工之家",從現(xiàn)在起,必須把整頓、建家⑦工作,⑧作為一件大事來抓,在各級黨委的領(lǐng)導(dǎo)下,取得企業(yè)行政⑨的支持和共青團的配合,依靠廣大干部職工⑩,經(jīng)過三年的努力⑾逐步把基層組織整頓好,建設(shè)好,開創(chuàng)一個新的局面⑿.〔二〕"全總"制定的建成"職工之家"的標(biāo)準(zhǔn)是：⒀一、建設(shè)一個符合"四化"要求,密切聯(lián)系群眾的領(lǐng)導(dǎo)班子和一支熱心為群眾服務(wù)的工會積極分子隊伍.二、教育和動員職工站在改革的前列,努力促進技術(shù)進步,開展社會主義勞動競賽,提高經(jīng)濟效益和社會效益,保證完成國家交給的各項任務(wù).三、組織和動員職工學(xué)習(xí)政治、文化、科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟管理知識,提高思想政治素質(zhì)和科學(xué)文化素質(zhì),在建設(shè)一支有理想、有道德、有紀律的職工隊伍中發(fā)揮應(yīng)有的作用.四、推進企業(yè)、事業(yè)##管理,承擔(dān)起職工代表大會工作機關(guān)的任務(wù),在辦好社會主義企業(yè)、事業(yè)中充分發(fā)揮作用.五、保障職工福利,維護職工合法權(quán)益,為職工說話辦事,為職工"排憂解難".六、健全工會組織,加強小組建設(shè),不斷完善##生活和##制度,做##的模范.為了把"全總"制定的"六條"標(biāo)準(zhǔn)具體化,各縣和基層工會可依據(jù)這些要求并參照省工會提出的實施細則〔討論稿〕,結(jié)合自己的實際情況,制定實施細則.〔三〕在三年內(nèi)把我市一千零十個基層工會組織整頓好、建設(shè)好,必須從今年下半年開始,全面開展整頓、建家活動,使基層工會分期分批達到"建家"的標(biāo)準(zhǔn),辦成名符其實的"職工之家".⒁經(jīng)過全面摸底排隊,初步計劃,全市一千零十個基層工會,二00八年達到建家標(biāo)準(zhǔn)的為一百八十五個,占18%,二00九年達標(biāo)的為四百三十四個,占43%,二0一0年