GB/Z 32002-2015信息與文獻文件管理工作過程分析

ICS0114020

A14..

中華人民共和國國家標準化指導性技術(shù)文件

GB/Z32002—2015/ISO/TR261222008

:

信息與文獻文件管理工作過程分析

Informationanddocumentation—Workprocessanalysisforrecords

(ISO/TR26122:2008,IDT)

2015-09-11發(fā)布2016-04-01實施

中華人民共和國國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局發(fā)布

中國國家標準化管理委員會

GB/Z32002—2015/ISO/TR261222008

:

目次

前言

…………………………Ⅲ

引言

…………………………Ⅳ

范圍

1………………………1

規(guī)范性引用文件

2…………………………1

術(shù)語和定義

3………………1

工作過程分析

4……………2

總則

4.1…………………2

工作過程分析所涉及的文件因素

4.2…………………2

工作過程分析的范圍和層級

4.3………………………2

參與者及其確認

4.4……………………3

責任

4.5…………………3

背景評析

5…………………4

總則

5.1…………………4

背景評析的結(jié)果

5.2……………………5

職能分析

6…………………5

總則

6.1…………………5

職能分析的過程

6.2……………………5

順序分析

7…………………6

總則

7.1…………………6

識別某個過程中的事項順序

7.2………………………7

過程中事項順序的分析結(jié)果

7.3………………………7

識別和分析過程中的變化

7.4…………8

過程變化的分析結(jié)果

7.5………………8

建立管理已確認的事項的規(guī)則

7.6……………………9

事項規(guī)則庫的分析結(jié)果

7.7……………9

識別與其他工作過程的關(guān)聯(lián)

7.8………………………9

與其他過程關(guān)聯(lián)的分析結(jié)果

7.9………………………10

與參與者共同確認工作過程分析

8………………………10

總則

8.1…………………10

確認的過程

8.2…………………………10

與參與者共同確認的結(jié)果

8.3…………11

參考文獻

……………………12

Ⅰ

GB/Z32002—2015/ISO/TR261222008

:

前言

本指導性技術(shù)文件按照給出的規(guī)則起草

GB/T1.1—2009。

本指導性技術(shù)文件使用翻譯法等同采用信息與文獻文件管理工作過程分

ISO/TR26122:2008《

析

》。

請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利本文件的發(fā)布機構(gòu)不承擔識別這些專利的責任

。。

本指導性技術(shù)文件由全國信息與文獻標準化技術(shù)委員會提出并歸口

(SAC/TC4)。

本指導性技術(shù)文件起草單位中國人民大學信息資源管理學院國家檔案局

:、。

本指導性技術(shù)文件主要起草人安小米杜梅張正強王紅敏劉春燕張楠李國華朱莉?qū)O舒揚

:、、、、、、、、、

朱葉吉白文琳丁徳勝鐘文睿

、、、。

Ⅲ

GB/Z32002—2015/ISO/TR261222008

:

引言

任何組織機構(gòu)無論其規(guī)模和業(yè)務(wù)性質(zhì)如何其存在和運營都是為了實現(xiàn)一定的目標和目的為了

,,。

實現(xiàn)自身特定的目標和目的每個組織機構(gòu)都要建立和執(zhí)行與其相適應(yīng)的工作過程這些工作過程構(gòu)成

,,

了每個組織機構(gòu)的業(yè)務(wù)

。

每個組織機構(gòu)都會在其工作過程中產(chǎn)生文件這些文件反映組織機構(gòu)的目標和目的是進行決策

。,

與事項處理的證據(jù)為了充分認識這些業(yè)務(wù)文件有必要了解產(chǎn)生這些文件的工作過程進而確定

。“”,,

工作過程中需要產(chǎn)生哪些文件并將它們作為各個組織機構(gòu)的資產(chǎn)進行全流程管理

,。

進行文件管理工作過程分析旨在確定文件創(chuàng)建捕獲和控制的管理要求描述和分析在特定業(yè)務(wù)環(huán)

、,

境下所產(chǎn)生的職能活動文件管理工作過程分析不是抽象的它是建立在準確的信息收集和對組織機

。,

構(gòu)的背景及其所承擔任務(wù)的充分了解基礎(chǔ)之上的

。

本指導性技術(shù)文件明確了兩種分析方法

:

職能分析將職能分解為若干工作過程

a)();

順序分析對事項的展開流程進行調(diào)查

b)()。

采用這兩種方法之前均需對業(yè)務(wù)背景即監(jiān)管環(huán)境進行相應(yīng)的前期調(diào)查根據(jù)工作性質(zhì)項目規(guī)

,()。、

模分析目的的不同過程的構(gòu)成要素分析可以以多種組合形式或不同于本指導性技術(shù)文件所列舉的順

、,

序展開本指導性技術(shù)文件還在分析過程涉及的每一項要素下列出了所要考慮的問題或事項以提供

。,

指導

。

本指導性技術(shù)文件所指工作過程分析的范圍包括確認

:

工作過程與其業(yè)務(wù)背景之間的關(guān)系

a);

工作過程與控制其應(yīng)用規(guī)定之間的關(guān)系該規(guī)定源自于相關(guān)的監(jiān)管環(huán)境

b)();

按層次分解工作過程

c);

獨立性工作過程或單個事項處理在順序上的相互依賴關(guān)系

d)。

以文件創(chuàng)建和控制為目的的工作過程分析有以下用途

:

為文件創(chuàng)建要求提供明確的標識方法以便于工作過程中文件的自動捕獲和管理

a),;

確定文件之間的業(yè)務(wù)背景關(guān)聯(lián)關(guān)系以便對文件進行邏輯組織和聚類從而確保清晰記錄工作

b),,

過程促進基于業(yè)務(wù)知識的文件有效檢索保管和處置

,、。

工作過程分析支持在工作開展中嵌入文件捕獲如訂單與賬戶處理工資支付資產(chǎn)管理庫存控

,、、、

制質(zhì)量保證系統(tǒng)合同管理等都是將文件創(chuàng)建與業(yè)務(wù)處理集成到工作過程中的實例將文件管理過

、、,。

程集成到工作過程所應(yīng)用的自動化協(xié)議中可以確保組織機構(gòu)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中系統(tǒng)化地創(chuàng)建捕獲和控制

,、

文件

。

本指導性技術(shù)文件是理論的實際應(yīng)用盡管它可以用于評估組織機構(gòu)工作過程中的

GB/T26162,

技術(shù)方法是否合適但其性質(zhì)與技術(shù)無關(guān)即在應(yīng)用時可以不考慮技術(shù)環(huán)境

,(,)。

本指導性技術(shù)文件注重的是現(xiàn)有工作過程而不是工作流即在業(yè)務(wù)過程的全自動化或半自動化

,“”(

過程中文檔信息或任務(wù)按一整套程序規(guī)則從一參與方傳遞到另一參與方有關(guān)此類規(guī)則見本指導性

,、。

技術(shù)文件參考文獻

[1])。

Ⅳ

GB/Z32002—2015/ISO/TR261222008

:

信息與文獻文件管理工作過程分析

1范圍

本指導性技術(shù)文件規(guī)定了文件創(chuàng)建捕獲和控制的工作過程分析

、。

本指導性技術(shù)文件適用于

:

在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中或?qū)Ｓ梦募?yīng)用系統(tǒng)中負責文件創(chuàng)建和管理的文件管理專業(yè)人員或在組織機

———(

構(gòu)內(nèi)部被指定管理文件的人員

);

負責設(shè)計將會創(chuàng)建或管理文件業(yè)務(wù)過程和或系統(tǒng)的系統(tǒng)分析人員和業(yè)務(wù)分析人員

———/。

2規(guī)范性引用文件

下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的凡是注日期的引用文件僅注日期的版本適用于本文

。,

件凡是不注日期的引用文件其最新版本包括所有的修改單適用于本文件

。,()。

信息與文獻文件管理第部分通則

GB/T26162.1—20101:(ISO15489-1:2001,IDT)

信息與文獻文件管理過程文件元數(shù)據(jù)第部分原則

GB/T26163.1—20101:(ISO23081-1:

2006,IDT)

信息與文獻文件管理第部分指南

ISO/TR15489-2:20012:(Informationanddocumenta-

tion—RecordsmanagementPart2:Guidelines)

信息與