如何召開(kāi)有效會(huì)議

向沖壓集團(tuán)各位同仁致敬!

祝大家工作順利,吉祥如意!

講師:汪渭琦1沖壓集團(tuán)企業(yè)流程管理系列培訓(xùn)之三如何開(kāi)一個(gè)有效

的會(huì)議

講師:汪渭琦

2一、前言二、企業(yè)日常開(kāi)的會(huì)議三、開(kāi)會(huì)的目的四、會(huì)議交際溝通的模式五、會(huì)議的主席、組織者六、會(huì)前的準(zhǔn)備七、會(huì)議記錄八、與會(huì)者的要求九、總結(jié)(會(huì)議流程圖)目

錄31、英國(guó)英特爾計(jì)算機(jī)公司總裁安德魯.格羅夫說(shuō)：1.1會(huì)議是管理工作得以貫徹實(shí)施的中介手段；1.2委員會(huì)是一個(gè)爭(zhēng)分奪秒?yún)s又耗時(shí)間的群體。2、會(huì)議越少越好。這不只是說(shuō)會(huì)議的數(shù)量，還包括參會(huì)者的數(shù)量。許多大公司的高層領(lǐng)導(dǎo)有許多的會(huì)議，比方說(shuō)英國(guó)：經(jīng)理的開(kāi)會(huì)時(shí)間占去工作時(shí)間的1/3，大公司的總經(jīng)理占去工作時(shí)間的2/3。一、前言4二、企業(yè)日常有的會(huì)議1、早會(huì)；2、股東大會(huì)；3、理事會(huì)；4、董事會(huì)；5、每日、周、月生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)；6、周、月、季、年的銷(xiāo)售總結(jié)會(huì)；7、每周、月的品質(zhì)例會(huì)；8、每周、月的各部門(mén)的工作檢討會(huì)；9、月、季、年度工作總結(jié)會(huì)；10、試產(chǎn)總結(jié)會(huì)；11、項(xiàng)目檢討會(huì)；12、新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)協(xié)調(diào)會(huì)；等。(可以從管理、生產(chǎn)、銷(xiāo)售、品質(zhì)、產(chǎn)品等角度進(jìn)行分析)51、做出決定；2、提供、接收信息情報(bào)；3、談判； 4、解決爭(zhēng)端和沖突；5、制訂計(jì)劃；6、產(chǎn)生新思想、新觀念；7、檢討以往的活動(dòng)、進(jìn)展；8、協(xié)調(diào)活動(dòng)；9、控制活動(dòng)；10、分配任務(wù)。等。理理理三、企業(yè)開(kāi)會(huì)的目的64.1個(gè)別成員支配的會(huì)議，(A)交流溝通由少數(shù)人控制。(A)四、會(huì)議交際溝通的模式74.2由唯一一位居于溝通中心地位的強(qiáng)有力的主席主持的會(huì)議，其進(jìn)行的模式如下圖(B)所示：(B)四、會(huì)議交際溝通的模式84.3不受個(gè)別人的支配和控制的溝通模式(C)(C)四、會(huì)議交際溝通的模式94.4會(huì)議溝通的模式取決于這個(gè)委員會(huì)(或參加者)每個(gè)人能否與下面幾點(diǎn)相符或適應(yīng)：A、工作任務(wù);B、群體成長(zhǎng)的技能思考題1：有一項(xiàng)緊急任務(wù)，背景資料有限，但又必須作出決定，如果開(kāi)會(huì)的個(gè)別成員對(duì)此類(lèi)似的任務(wù)有經(jīng)驗(yàn)的話，此一次會(huì)議就需要實(shí)行?的溝通模式；思考題2：新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)，如果委員會(huì)對(duì)此任務(wù)無(wú)任何經(jīng)驗(yàn)可言，那就需要?jiǎng)?chuàng)造新性的決斷，需要實(shí)行?的模式更適合。四、會(huì)議交際溝通的模式101、掌握主席的權(quán)責(zé)：主持、解決、仲裁以及領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)；2、會(huì)預(yù)測(cè)此次會(huì)議將以何種交際模式進(jìn)行;3、掌握自己的角色行為：3.1與任務(wù)相關(guān)的行為：A總結(jié)；B提問(wèn)；C激勵(lì)；D促進(jìn)信息交流；E協(xié)調(diào)；F斷定；G評(píng)估；H指揮3.2與維護(hù)相關(guān)的行為：A營(yíng)造良好的會(huì)議氛圍；B聆聽(tīng)；C創(chuàng)造和諧；D鼓勵(lì)參與；E創(chuàng)造信任氣氛；F確定標(biāo)準(zhǔn)；G應(yīng)用幽默；H消除私人矛盾；I促進(jìn)溝通3.3主席在領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議時(shí)，應(yīng)集中精力于維護(hù)相關(guān)的行為，而不是施行他(她)所主張的任務(wù),善于將在會(huì)前或會(huì)議中間將主張轉(zhuǎn)給他人。五、做好一個(gè)會(huì)議的主席(主持人)114.掌握會(huì)議順利進(jìn)行的技巧4.1會(huì)議開(kāi)始的技巧4.1.1介紹與會(huì)者(自我介紹、互相介紹、主席介紹、名片介紹)4.1.2設(shè)法使會(huì)議進(jìn)入正題A．由主席或其他重要人物的正式講話開(kāi)始(比較正式會(huì)議)B、另一種非正式的場(chǎng)合，可由主席提起有關(guān)的故事，引入正題;4.1.3對(duì)所有與會(huì)者參加會(huì)議的目的進(jìn)行深入、細(xì)致的研究；五、做好一個(gè)會(huì)議的主席(主持人)124.2會(huì)議進(jìn)行中4.2.1造成“我群感“-----參與者對(duì)會(huì)議群體的強(qiáng)烈歸屬感；(主席可以在講話中重復(fù)使用“我們”、“我們的”、“我們這次會(huì)議”，避免使用“你們”)4.2.2要注意與會(huì)者的目的是否達(dá)到;(只有使會(huì)議達(dá)到開(kāi)會(huì)者的目的，也達(dá)到了組織者的目的，會(huì)議才算成功)4.2.3處理好會(huì)議的顯在目標(biāo)與潛在目標(biāo)的關(guān)系，并在會(huì)議中盡快實(shí)現(xiàn)近期目標(biāo)和較易達(dá)到的目標(biāo)；4.2.4充分發(fā)揮利用開(kāi)會(huì)者的經(jīng)驗(yàn)、專(zhuān)長(zhǎng)；4.2.5對(duì)開(kāi)會(huì)者的錯(cuò)誤采取寬容態(tài)度；五、做好一個(gè)會(huì)議的主席(主持人)134.2會(huì)議進(jìn)行中4.2.6鼓勵(lì)和促進(jìn)討論、發(fā)表不同意見(jiàn)；4.2.7注意讓每個(gè)成員都有發(fā)表意見(jiàn)的機(jī)會(huì)(不能被幾個(gè)人壟斷)；4.2.8控制個(gè)人發(fā)言的內(nèi)容和時(shí)間；4.2.9提問(wèn)：A、開(kāi)發(fā)型；B、封閉型(幾個(gè)規(guī)劃、進(jìn)行選擇)；4.2.10對(duì)不同意見(jiàn)的處理：A．對(duì)雙方或各方的觀點(diǎn)加以澄清；B．分析造成分歧的因素；C．研究爭(zhēng)論雙方和各方的觀點(diǎn)，了解協(xié)調(diào)的可能性；D．將爭(zhēng)論的問(wèn)題作為會(huì)議的主題之一，展開(kāi)全面的討論，以便把會(huì)議引向深入；E．若分歧難以彌合，那就暫時(shí)放下，按會(huì)議議程進(jìn)行下一項(xiàng)五、做好一個(gè)會(huì)議的主席(主持人)144.3會(huì)議結(jié)果及時(shí)總結(jié)如果會(huì)議的目標(biāo)已達(dá)到，即應(yīng)盡快總結(jié)并結(jié)束會(huì)議。五、做好一個(gè)會(huì)議的主席(主持人)151、五明確：主題明確；與會(huì)者明確；目的明確；時(shí)間明確；地點(diǎn)明確；2、三個(gè)條件：A.所有與會(huì)者，有某種共同目標(biāo)；B.會(huì)議規(guī)模相適應(yīng)的經(jīng)濟(jì)、物質(zhì)條件；C.制訂完善、周密的會(huì)議計(jì)劃。3、確定會(huì)議主題和目標(biāo)；4、制訂會(huì)議活動(dòng)計(jì)劃；5、制訂會(huì)議議程(在會(huì)議中要考慮的事務(wù))5.1會(huì)議目的5.2會(huì)議時(shí)間(開(kāi)始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間)六、做好會(huì)前的組織安排和準(zhǔn)備165、制訂會(huì)議議程(在會(huì)議中要考慮的事務(wù))5.3會(huì)議地點(diǎn)5.4會(huì)議所參加的人員；

；5.5會(huì)議議題的順序；5.6某些議題將會(huì)使會(huì)議團(tuán)結(jié)一致，某些可能會(huì)分裂會(huì)議；5.7任何會(huì)議初期比結(jié)束前更有創(chuàng)造性；5.8整個(gè)會(huì)議持續(xù)時(shí)間不應(yīng)超過(guò)兩個(gè)小時(shí)；5.9會(huì)議議題清楚明確，確保重要的思想觀點(diǎn)都提出了，防止會(huì)上提出無(wú)關(guān)的浪費(fèi)時(shí)間的問(wèn)題；6、發(fā)放會(huì)議舉辦通知(含名稱(chēng)、目標(biāo)、議題、地點(diǎn)、時(shí)間等)；7、地點(diǎn)的選定；8、會(huì)議室設(shè)備的準(zhǔn)備；9、會(huì)場(chǎng)的布置；六、做好會(huì)前的組織安排和準(zhǔn)備17七、會(huì)議記錄內(nèi)容1、達(dá)成了什么協(xié)議、決定；2、誰(shuí)對(duì)某種行動(dòng)負(fù)責(zé)；3、什么時(shí)間完成；4、哪些人出席了會(huì)議；5、缺席情況；6、會(huì)議何時(shí)何地舉行；7、將段落章節(jié)編號(hào)，以便查找；8、使用有限的文字；9、以短句記錄講話的核心內(nèi)容、誰(shuí)講的話、做出了什么決定；10、會(huì)議記錄應(yīng)能及時(shí)地送給主席和開(kāi)會(huì)者。(有的重要會(huì)議，可采取錄音方式)18八、對(duì)與會(huì)者的角色要求：1、足夠的相關(guān)功能性知識(shí)和技能；2、充分的個(gè)人技能；3、說(shuō)話清楚、簡(jiǎn)潔；4、傾聽(tīng)積極；5、能進(jìn)行妥協(xié)和談判協(xié)商；6、忍受但避免破壞性的沖突；7、顯示獨(dú)立的判斷能力；8、有創(chuàng)造性、有革新精神(創(chuàng)新意識(shí))19九、總結(jié)會(huì)議的流程圖20附錄1、主席自我評(píng)估問(wèn)題

A準(zhǔn)備1、目的：我知道這次會(huì)議要實(shí)現(xiàn)的目的。1234567我不知為什么舉行會(huì)議。2、會(huì)議議程：我至少在會(huì)前兩天發(fā)出會(huì)議議題。1234567我在會(huì)上發(fā)放會(huì)議議程。3、與會(huì)者：我選定或影響對(duì)與會(huì)者的選擇。1234567我讓與會(huì)者的各部門(mén)代表決定。4、會(huì)議地點(diǎn)和布置我檢查會(huì)議室及其布置情況。1234567開(kāi)會(huì)時(shí)我才去看看。21附錄1、主席自我評(píng)估問(wèn)題B主持會(huì)議1、總結(jié)：討論中我概括總結(jié)相關(guān)要點(diǎn)。1234567我讓他們自己作出總結(jié)。2、打斷：我不打斷會(huì)議進(jìn)程。1234567我經(jīng)常打斷會(huì)議進(jìn)程。3、提問(wèn)：我提清楚的問(wèn)題。1234567我提保密的問(wèn)題。我問(wèn)公開(kāi)的問(wèn)題。1234567我問(wèn)無(wú)關(guān)的問(wèn)題。4、感覺(jué)：我感到輕松且精力集中。1234567我感到緊張難以放松。

得分：如果您的得分為27分或27分以下，那看來(lái)你的會(huì)議主持得很好，得分在36分以上則預(yù)示著您可能在主席角色方面存在著某些問(wèn)題。22附錄2、會(huì)議參與自我評(píng)估問(wèn)題單A準(zhǔn)備1、目的：我清楚我開(kāi)會(huì)要實(shí)現(xiàn)什么。1234567我不知道為什么要舉行會(huì)議。2、文書(shū)工作：我在會(huì)前已看了議程和附件。1234567我開(kāi)會(huì)時(shí)才看。3、與會(huì)者我與其他與會(huì)者交流了對(duì)主要議程看法。1234567我在會(huì)上了解他們的看法。4、事先告知：我已告訴主席我支持議程上某個(gè)議題。1234567我在開(kāi)會(huì)時(shí)告訴主席。23B進(jìn)程1、發(fā)言我講話清楚簡(jiǎn)潔、相關(guān)聯(lián)。1234567我隨意漫談進(jìn)行無(wú)謂評(píng)論。2、打斷我不打斷會(huì)議。1234567我經(jīng)常打斷。3、提問(wèn)我提清楚的問(wèn)題。1234567我問(wèn)無(wú)關(guān)的問(wèn)題。我問(wèn)公開(kāi)的問(wèn)題。