某某公司客戶投訴處理制度

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔萬科投訴處理辦法1.目的：為滿足公司多項目開發(fā)和專業(yè)化方向的需要，規(guī)范公司客戶投訴處理的流程，使投訴能得到及時有效的處理。2.適用范圍：本制度適用于公司所有的顧客投訴的處理。3.術語和定義：3.1投訴的定義投訴指客戶認為，由于我們工作上的失職、失誤、失度、失控傷害了他們的自尊或損害他們的利益，及沒有滿足其合理需求而向管理人員或有關部門提出的口頭或書面意見，其中也包括客戶對我們工作的期望。3.2客戶主要分類3.2.1業(yè)主、準業(yè)主；3.2.2已向萬科表示出購房意向的目標客戶；3.2.3售樓活動和物業(yè)管理工作中的其他接觸對象；3.3客戶投訴內(nèi)容主要類型3.3.1工程質(zhì)量類投訴：指對房屋工程質(zhì)量方面的投訴。3.3.2規(guī)劃設計類投訴：指對總體規(guī)劃、公共設施、建筑主體、住戶設計及居住性能等方面的投訴。3.3.3銷售管理類投訴：指對銷售承諾、銷售執(zhí)行過程及售后辦證過程引發(fā)的投訴。3.3.4物業(yè)管理類投訴：對物業(yè)管理服務的投訴。3.3.5客戶服務類投訴：指對員工工作態(tài)度、工作質(zhì)量等方面的投訴。3.3.6其他類投訴：由于合作伙伴、社會環(huán)境原因引起的投訴。4.職責4.1客戶服務中心4.1.1對有效和無效投訴的定性4.1.1.1對涉及投訴定性的問題,客服專員難以確定的,應在受理后4小時內(nèi)連同專員基本處理意見報客戶服務中心。4.1.1.2客戶服務中心根據(jù)實際情況獨立或咨詢相關領導進行確定,并于4小時內(nèi)答復客服專員。4.1.2處理從客服專員轉(zhuǎn)來的重大投訴或咨詢對于從客服專員轉(zhuǎn)來的重大投訴或咨詢,客戶服務中心應該在24小時內(nèi)根據(jù)專家顧問團的意見將初步處理情況回復客戶,同時知會相關客服專員負責跟進落實情況。4.1.3統(tǒng)一回復網(wǎng)上投訴論壇的帖子、投訴信箱的郵件4.1.4負責投訴處理結(jié)果的收集、投訴日報的整理4.1.5組織客服專員交流會，對月工作進行總結(jié)、交流與分析。4.1.6對客戶服務專員的工作表現(xiàn)進行季度考評.由客戶服務中心根據(jù)有效投訴的處理結(jié)果統(tǒng)計以投訴關閉率為基本指標對各客服專員的工作情況進行評比.4.1.7向?qū)＜翌檰枅F及相關領導作季度投訴處理專題匯報。根據(jù)統(tǒng)計記錄對與各部門相關的投訴做季度評估,并將信息傳遞給相關部門負責人.4.2項目部客服專員4.2.1在項目入住前對即時發(fā)現(xiàn)的工程質(zhì)量問題協(xié)同相關人員進行整改.4.2.2入住前參與項目入住工作的準備工作,掌握客戶的基本信息.4.2.3處理入住后保修期內(nèi)的相關工程投訴,制定解決方案,落實具體措施,協(xié)調(diào)施工單位做好維修工作。4.2.4配合物業(yè)客服專員開展相關客戶投訴的解釋及咨詢工作。4.3物業(yè)管理部客服專員4.3.1負責房屋入住后客戶投訴、咨詢的處理,協(xié)調(diào)相關投訴在公司內(nèi)部各環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)處理，并負責給予客戶及時的回復,進行日報制作報客戶服務中心.4.3.2對于緊急情況或重大投訴和咨詢,物業(yè)管理部客服專員應該在受理后4小時內(nèi)報送客戶服務中心,并根據(jù)客戶服務中心回復的處理方案負責具體處理和跟進.4.3.3積極配合客戶服務中心開展提高滿意度的系列活動，保持和客戶的緊密聯(lián)系，及時反映客戶的潛在需求。4.4公司相關職能部門為客服專員及客戶服務中心受理的相關投訴、咨詢提供專業(yè)上的支持，并將信息及時反饋到客戶服務中心，各部門的第一負責人為本部門投訴處理的當然責任人。5.工作程序5.1投訴處理原則5.1.1宗旨站在客戶的角度，兼顧公司的利益，尋找處理問題的平衡點，盡最大可能解決客戶實際問題，提升客戶滿意度，收集客戶信息，改進自身工作。5.1.2基本原則5.1.2.1及時準確原則：對投訴及時做出反應，并在規(guī)定的時間進行有效處理，不能及時處理完畢的應按時跟進進展情況，并適時通知客戶。處理要準確有效，避免反復投訴，處理過程中的信息要收集，結(jié)論要準確。5.1.2.2誠實信用原則：注重承諾和契約，有諾必踐；處理問題應以能夠公諸于眾為標準，不暗箱操作；為保證誠信原則的貫徹，應注意不承諾能力以外的事情，不輕易承諾結(jié)果。處理結(jié)果應認真履行，關注結(jié)果，跟蹤回訪。5.1.2.3專業(yè)人性原則：以專業(yè)標準要求自己，對客戶體恤、尊重；協(xié)調(diào)專業(yè)部門從專業(yè)角度處理問題，做到實事求是、有根有據(jù)，維護公司專業(yè)形象。同時也要從人性化角度出發(fā)，盡可能多給予客戶方便，多為客戶著想。5.2投訴受理5.2.1投訴受理應予以文字記錄，以保證其可追溯性。5.2.2客戶服務中心接收到的任何投訴信息，應該按照以下要求及時通過內(nèi)部接口轉(zhuǎn)達到各項目客服專員或公司職能部門的投訴處理負責人：A.工作時間收到的電話投訴，應在通話完畢后半小時內(nèi)送達；B.工作時間收到的電子郵件投訴，應在該郵件到達后半小時內(nèi)送達；C.“投訴萬科”的論壇投訴應在投訴發(fā)生后一小時內(nèi)送達；D.工作日非工作時間（前日下班后直到當日上班前）發(fā)生的論壇投訴或收到的電子郵件投訴，應在上班后一小時內(nèi)送達；E.節(jié)假日客戶服務中心應安排人員關注投訴信箱內(nèi)的投訴信息，節(jié)假日收到的投訴信息，應在當日內(nèi)通過電話送達到各部門的投訴處理負責人。5.2.3對于客服專員受理的客戶投訴,參照《客戶專員操作指引》。5.2.4公司員工通過其他任何方式接到的投訴信息，應該及時（參照上述規(guī)定）轉(zhuǎn)達給客戶服務中心，或在投訴者諒解的基礎上，將最合適的投訴接口提供給投訴者。5.2.5各項目客服專員及公司相關職能部門投訴處理負責人在收到客戶服務中心傳達的任何投訴信息時，應在投訴信息收到后4小時內(nèi)，以書面形式（電子郵件）傳送到客戶服務中心，保證投訴處理的及時性。5.3網(wǎng)上投訴回復要求5.3.1及時性：對于在集團各類論壇上出現(xiàn)的投訴，客服專員、公司相關職能部門在客戶服務中心轉(zhuǎn)發(fā)信息后4小時內(nèi)須有回復，回復可以是禮節(jié)性的，但應向投訴者表明其投訴已被受理。5.3.2專業(yè)性：專業(yè)問題應獲得專業(yè)部門建議后回復，避免誤差；對投訴處理及時跟進，盡可能將投訴結(jié)果在網(wǎng)上相應投訴的地方予以回復公布。5.3.3規(guī)范化：行文避免錯別字；對投訴應表示感謝；回復內(nèi)容應涵蓋所有投訴問題；正式回復應統(tǒng)一使用“上海萬科客戶服務中心”名義。5.3.4人性化：行文避免“八股”，可根據(jù)投訴的具體內(nèi)容，在回復上更趨人性化，向投訴者及網(wǎng)友傳導萬科的客戶理念，體現(xiàn)出萬科人積極熱情、細致體貼的工作作風。5.4糾紛處理要領5.4.1認真對待，不敷衍塞責：對具有群體投訴性質(zhì)的，公司主要負責人應第一時間出面以示對當事人的尊重；迅速查明情況，高效率處理，屬于我們的責任，不能推卸，不屬于我們的責任應予明確解釋。同時處理方式方法也要保證一定靈活性，使處理過程人性化，令客戶滿意。5.4.2堅持原則，不隨意讓步：以法律法規(guī)、合同、質(zhì)量標準、國家規(guī)范為依據(jù)，明確事實，是處理好投訴的前提；涉及補償、賠償問題時要綜合衡量業(yè)主的利益，必要時引入第三方進行協(xié)調(diào)。5.4.3態(tài)度鮮明，不含糊其辭：對我們不應當承擔責任的，應當明確告訴客戶，即使客戶不接受，甚至以曝光相要挾，都不能含糊其辭；對于不能即時答復的，我們的態(tài)度應該是在查清事實的基礎上，給客戶一個負責任的答復。5.4.4統(tǒng)一指揮，不另出多門：在重大投訴事件發(fā)生之初就應建立清晰的指揮系統(tǒng)。5.5投訴事件通報制度5.5.1投訴分類：根據(jù)每一項投訴的復雜程度、嚴重程度和處理面臨的難度，將其分為以下四種類型5.5.1.1重大投訴：已經(jīng)引發(fā)法律訴訟、已經(jīng)被媒體（報刊、外部網(wǎng)站等）曝光的投訴及10人以上的集體投訴、投訴發(fā)生一個月后由于我方原因仍未能得到有效解決的投訴。5.5.1.2熱點投訴：可能引發(fā)法律訴訟或被媒體曝光的投訴、一個月內(nèi)累計三次以上不同投訴人的相同投訴或3人以上的集體投訴、投訴一周以后由于我方原因仍未解決的投訴。5.5.1.3重要投訴：處理完畢后發(fā)生二次投訴的以及需要顧問支持和其他公司提供協(xié)助（包括經(jīng)驗支持）的投訴。5.5.1.4一般投訴：其他所有情況。5.5.2投訴的分類處理方式5.5.2.1一般投訴的處理過程不需要通報。在月報中由客戶服務中心統(tǒng)一匯總向集團協(xié)調(diào)中心及上海公司總經(jīng)理層、總監(jiān)層及部門第一負責人通報。5.5.2.2重要投訴在處理完畢后應在半月報或月報中予以單獨列項通報。通報內(nèi)容應包括處理過程的簡要描述。5.5.2.3投訴被認定為熱點投訴后，應該在一個工作日內(nèi)通報公司、集團客戶協(xié)調(diào)中心，通報內(nèi)容應包括目前處理情況的簡要描述，需公司、集團客戶協(xié)調(diào)中心予以協(xié)助的事項。投訴處理完畢后應該有簡要的專題報告，報告內(nèi)容應該包括投訴發(fā)生、處理的始末情況描述。5.5.2.4投訴被認定為重大投訴后，應該即時通報公司、集團客戶協(xié)調(diào)中心，并在處理過程中至少每周一次以及情況出現(xiàn)重要轉(zhuǎn)變時以快報方式通報公司、集團客戶協(xié)調(diào)中心。投訴處理完畢后應該有詳細的專題報告，報告內(nèi)容應該包括：A.投訴發(fā)生、處理的始末情況描述；B.事件發(fā)生、惡化的原因分析；C.為預防投訴重演采取的應對措施。5.5.2.5必要時，客戶服務中心有權認定投訴類型，并要求相關部門按投訴被認定的類型提供處理意見。通過內(nèi)部接口轉(zhuǎn)達的郵件和電話投訴，由客戶服務中心在處理完畢后通知集團客戶協(xié)調(diào)中心，已回復的網(wǎng)上投訴則無須再通知集團客戶協(xié)調(diào)中心，特殊原因暫時無法處理的投訴須及時郵件知會集團客戶協(xié)調(diào)中心。5.5.2.6以上通報均由客戶服務中心負責報送給集團客戶協(xié)調(diào)中心。對于物業(yè)管理方面的投訴，還需同時報送到物業(yè)管理部。5.6知識管理5.6.1投訴月報和專題會議5.6.1.1由物業(yè)公司負責整理各物業(yè)管理部負責人上報的物業(yè)管理投訴事件通報，形成半月報和月報，并用郵件發(fā)送到客戶服務中心，每月27日前同時上報工程質(zhì)量保修記錄表。5.6.1.2由客戶服務中心負責整理地產(chǎn)公司的投訴半月報和月報，按集團客戶協(xié)調(diào)中心設置的統(tǒng)一格式，規(guī)范分類填寫。每月的18日前提交投訴半月報，下月3日前提交投訴月報。5.6.1.3客戶服務中心每季度至少組織一次按專業(yè)分類的投訴專題會議，同時對本季度投訴處理的整體情況進行總結(jié)。5.6.2案例的整理、分析5.6.2.1客戶服務中心應將收到的所有投訴通報作為案例進行整理，并及時發(fā)現(xiàn)重復出現(xiàn)和具有代表意義的案例。對有參考價值的案例，應該進行分類，交集團客戶協(xié)調(diào)中心討論。5.6.2.2對于熱點、重要和一般投訴，客戶服務中心應該每季度一次進行分析、總結(jié)，將投訴發(fā)生的總體情況和各地在處理過程中有價值的經(jīng)驗進行整理，并挖掘投訴背后的深層次問題，形成報告，向集團客戶協(xié)調(diào)中心反饋。5.6.2.3對于重大投訴，客戶服務中心應該進行個案分析，進行整理，向集團客戶協(xié)調(diào)中心通報。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔

制度名公司重要文件保管處理規(guī)定電子文件編碼GLZD224頁碼3-1第一條范圍本公司所有重要文件的收藏、保管、處理一律按本規(guī)定擬明事件執(zhí)行。第二條種類重要文件分為以下四種，分別處理。1最重要文件(日常用)。2最重要文件(非日常用)。3一般重要文件(日常用)。4一般重要文件(非日常用)。其中最重要文件是指該文件的丟失，將給工作造成重大影響的文件；一般重要文件是指其重要程度輕于前者的文件。日常用文件是指工作人員在日常業(yè)務中需要經(jīng)常查考、放在辦公桌近旁的文件；非日常用文件是指除特殊情況外不必經(jīng)常查考的文件。第三條保管場所在緊急情況下，重要文件的收藏、保管場所應按照如下規(guī)定加以保管，但根據(jù)文件的性質(zhì)、數(shù)量及處理方法的不同亦可作適當變更。1地下室內(nèi)貴重物品庫應存在對于公司特別重要的材料。2各業(yè)務部門保險柜存放各部、室的最重要文件。3地下室倉庫存放以上文件之外的最重要文件和一般重要文件中日常用部分。4各分公司保險柜存放最重要文件、一般重要文件中的日常用部分。5現(xiàn)場保管(在各部、室的辦公地點以適當?shù)姆椒ㄕ肀９?。上級對現(xiàn)場保管有特別指示的時候，保管人員應根據(jù)上級指示采用相應的方法保管。簽發(fā)人責任人簽名

制度名公司重要文件保管處理規(guī)定電子文件編碼GLZD224頁碼3-2表單填寫說明書甲乙丙等級計劃填寫日期表格名稱表格編號聯(lián)數(shù)傳遞流程名聯(lián)用途說明表格性質(zhì)□月報表□日報表□記錄表□聯(lián)絡表□分析表□定期報表□不定期報表□記錄卡使用單位印制數(shù)量使用年數(shù)資料保存期限資料來源及填表說明表格審核過程異常表示方式第四條分類保管期限各種重要文件的分類保管期限及保管場所可另行規(guī)定。對前項文件進行保管時，同一內(nèi)容的系統(tǒng)文件必須按地區(qū)加以區(qū)分后保管，最重要文件更應如此。第五條重要文件的別行保管重要的賬票或文件，在沒有其他材料可以替代時，即在確認除原件外沒有其他可以反映其內(nèi)容的文件，該件如發(fā)生丟失將給工作造成重大障礙時，需將該件做出表示其內(nèi)容的特別標記，辦理另置安全場所保管的有關手續(xù)。第六條保管的主管部門重要文件的搬出及收藏，由各業(yè)務主管部門負責實施，倉庫內(nèi)文的整理保管由總務部門承擔。各業(yè)務主管部門應對各自保管的文件內(nèi)容及保管位置加以記錄，并提交總務部門?？倓詹吭诎仓梦募r應考慮到平時的使用頻率。簽發(fā)人責任人簽名

制度名公司重要文件保管處理規(guī)定電子文件編碼GLZD224頁碼3-3第七條搬運、收藏時間將各業(yè)務主管部門文件搬出加以收藏時須按如下規(guī)定執(zhí)行。但在公司有特別指示時須遵照執(zhí)行。1正常情況下文