2023年淺談總監(jiān)理工程師的組織協(xié)調(diào)工作

談?wù)効偙O(jiān)理工程師的組織協(xié)調(diào)工作（供參考)組織協(xié)調(diào)是總監(jiān)理工程師的一項(xiàng)重要工作，要取得一個成功的監(jiān)理項(xiàng)目,組織協(xié)調(diào)是不可缺少的方法和手段，具有重要作用。它涉及項(xiàng)目監(jiān)理組織內(nèi)部人與人，機(jī)構(gòu)與機(jī)構(gòu)之間的協(xié)調(diào)，項(xiàng)目監(jiān)理組織與外部環(huán)境組織協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)可使矛盾著的各個方面居于統(tǒng)一體中,解決它們的界面問題，解決它們之間的不一致的矛盾，使系統(tǒng)結(jié)構(gòu)均衡,使監(jiān)理項(xiàng)目的實(shí)行和運(yùn)營過程順利。在工程項(xiàng)目監(jiān)理過程中,總監(jiān)理工程師是協(xié)調(diào)的中心和溝通的橋梁。通過組織協(xié)調(diào),大家在實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目總目的上做到步調(diào)一致,達(dá)成運(yùn)營一體化。組織協(xié)調(diào)也是總監(jiān)進(jìn)行監(jiān)督管理的重要職能,其目的就是通過協(xié)商和溝通取得一致，齊心合力，保證項(xiàng)目監(jiān)理目的的實(shí)現(xiàn)。因此,工程項(xiàng)目的協(xié)調(diào)對監(jiān)理目的的實(shí)現(xiàn)具有重要意義。一、總監(jiān)理工程師組織協(xié)調(diào)的內(nèi)容組織協(xié)調(diào)的內(nèi)容大體可以分為以下幾個方面：1、人際關(guān)系的協(xié)調(diào)，涉及項(xiàng)目監(jiān)理部內(nèi)部的人際關(guān)系到,項(xiàng)目監(jiān)理部與建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位等關(guān)聯(lián)單位的人際關(guān)系。人際關(guān)系的協(xié)調(diào)重要解決人員之間在工作中的聯(lián)系和矛盾。２、組織關(guān)系的協(xié)調(diào),重要是解決項(xiàng)目監(jiān)理部內(nèi)部的分工與配合問題。3、供求關(guān)系的協(xié)調(diào)，涉及監(jiān)理工程項(xiàng)目實(shí)行中,工程建設(shè)所需人力、資金、設(shè)備、材料、技術(shù)、信息的供應(yīng)，重要通過協(xié)調(diào)解決供求平衡問題。4、配合關(guān)系的協(xié)調(diào)，涉及求得本監(jiān)理公司、建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、總包單位、分包單位、供應(yīng)單位在配合關(guān)系上的協(xié)調(diào)和配合,以達(dá)成同心合力的目的。５、約束關(guān)系的協(xié)調(diào)，重要是了解和遵守國家和地方在政策、法規(guī)、制度方面的制約，求得執(zhí)法部門的指導(dǎo)和許可。二、工程項(xiàng)目總監(jiān)理工程師協(xié)調(diào)管理的范圍把監(jiān)理工程項(xiàng)目作為系統(tǒng),則協(xié)調(diào)的范圍可分為系統(tǒng)內(nèi)部的協(xié)調(diào)和系統(tǒng)外部的協(xié)調(diào)。項(xiàng)目外部協(xié)調(diào)管理又可分為近外層協(xié)調(diào)與遠(yuǎn)外層協(xié)調(diào)。監(jiān)理項(xiàng)目與近外層單位一般有協(xié)議關(guān)系,和遠(yuǎn)外層關(guān)聯(lián)單位一般沒有協(xié)議關(guān)系。監(jiān)理單位與建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、供應(yīng)等單位均為近外層關(guān)系,與其余單位（政府主管部門、質(zhì)監(jiān)、安監(jiān)、金融、稅收、城管、檢測機(jī)構(gòu)以及工程項(xiàng)目現(xiàn)場周邊的環(huán)境單位等)均為遠(yuǎn)外層關(guān)系。1、項(xiàng)目監(jiān)理部內(nèi)部關(guān)系及協(xié)調(diào)１)監(jiān)理部內(nèi)部人際關(guān)系的協(xié)調(diào)，這種協(xié)調(diào)指總監(jiān)理工程師與其下屬(監(jiān)理人員)的關(guān)系，職能人員之間的關(guān)系等。協(xié)調(diào)這些關(guān)系重要靠執(zhí)行監(jiān)理制度、堅(jiān)持民主集中制,做好思想政治工作，充足調(diào)動每個人的積極性,要用人所長、責(zé)任分明、實(shí)事求是地對每個人的政績進(jìn)行評價(jià)和激勵,在調(diào)解人與人之間的矛盾時要注意方法,重在疏導(dǎo)。２)項(xiàng)目監(jiān)理部組織關(guān)系的協(xié)調(diào)。監(jiān)理部的組織形成系統(tǒng)，系統(tǒng)內(nèi)部組織各部分構(gòu)成一定的分工協(xié)作和信息溝通近關(guān)系。組織關(guān)系的協(xié)調(diào),要靠組織運(yùn)轉(zhuǎn)正常，發(fā)揮組織能力的作用。２、項(xiàng)目監(jiān)理部與外層關(guān)系的協(xié)調(diào)1)與近外層關(guān)系的協(xié)調(diào)工程項(xiàng)目監(jiān)理部的近外層關(guān)系涉及：（1）甲乙方的關(guān)系;（2）與建設(shè)單位的關(guān)系;（３）與勘察、設(shè)計(jì)單位的關(guān)系；(4)與施工單位的關(guān)系;(５）與供應(yīng)單位的關(guān)系；（６）與公用部門(質(zhì)監(jiān)、安監(jiān)、建管處）的關(guān)系;（7）與工程質(zhì)量檢測機(jī)構(gòu)的關(guān)系。以上這些關(guān)系都是協(xié)議關(guān)系的系統(tǒng),應(yīng)在平等的基礎(chǔ)上進(jìn)行協(xié)調(diào)。２）與遠(yuǎn)外層關(guān)系的協(xié)調(diào)工程項(xiàng)目監(jiān)理部與遠(yuǎn)外層關(guān)系涉及與政府有關(guān)部門，金融單位、稅收部門、公安、城管部門、工程項(xiàng)目現(xiàn)場周邊的環(huán)境單位等關(guān)系。這些關(guān)系的解決沒有定式，協(xié)調(diào)更加困難，應(yīng)按有關(guān)法規(guī)、公共關(guān)系準(zhǔn)則，經(jīng)濟(jì)聯(lián)系規(guī)定的解決，例如，與政府有關(guān)部門的關(guān)系是請示、報(bào)告、報(bào)告的關(guān)系，與現(xiàn)場周邊環(huán)境單位的關(guān)系是遵守規(guī)定,取得支持的關(guān)系，與城管、公安部門的關(guān)系,則是遵守法規(guī)的關(guān)系。三、總監(jiān)理工程師的協(xié)調(diào)技術(shù)監(jiān)理工程項(xiàng)目的組織協(xié)調(diào)技術(shù)重要涉及:溝通、激勵、交際、會議與會談、工作檢查等。1、溝通：溝通是組織協(xié)調(diào)的手段,是解決組織成員間障礙的基本方法,組織協(xié)調(diào)的限度和效果經(jīng)常依賴各項(xiàng)目參與者之間溝通的限度,通過溝通,不僅可以解決各種協(xié)調(diào)的問題，如在技術(shù)、過程、管理方法和程序中的矛盾、困難和不一致，并且可以解決各參與者心理的和行為的障礙和爭執(zhí)。１）總監(jiān)理工程師溝通的困難由于項(xiàng)目建設(shè)參與單位和項(xiàng)目組織行為的特殊性，使得在現(xiàn)代工程項(xiàng)目中溝通十分困難，盡管有現(xiàn)代化的通訊工具和信息收集、儲存和解決工具,減少了溝通技術(shù)上的和時間上的障礙,使得信息溝通非常方便和快捷，但仍然不能解決人們許多心理上的障礙,組織溝通的困難在于：(1）有的工程項(xiàng)目的規(guī)模大，參與單位多，導(dǎo)致每個參與者溝通面大，各人存在著復(fù)雜的聯(lián)系,需要復(fù)雜的溝通網(wǎng)絡(luò)。（２）由于各參與者（如業(yè)主、項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)人員、分包商、監(jiān)理人員）有不同的利益、動機(jī)和愛好,則有不同的出發(fā)點(diǎn)，對項(xiàng)目有不同的盼望和規(guī)定，對目的和目的性的結(jié)識不同，則項(xiàng)目目的與他們的關(guān)聯(lián)性各不相同,導(dǎo)致行為動機(jī)的不一致，作為總監(jiān)理工程師在溝通的過程中不僅應(yīng)強(qiáng)調(diào)監(jiān)理任務(wù)目的的完畢,并且要照顧各方面的利益，使各方面都滿意。這就有很大的難度。(3)由于項(xiàng)目是一次性的，項(xiàng)目組織往往都是新的成員，新的對象,新的任務(wù)，項(xiàng)目的建設(shè)單位、施工單位也是新的，則給項(xiàng)目監(jiān)理部導(dǎo)致摩擦多,工程監(jiān)理部從成立到正常運(yùn)營都需要一個過程,都有許多不適應(yīng)和摩擦。（4）人們的社會心理、文化、習(xí)慣、專業(yè)、語言對溝通產(chǎn)生影響和溝通的障礙。2）幾種重要的溝通（1)與建設(shè)單位（業(yè)主）的溝通業(yè)主代表項(xiàng)目的所有者，對項(xiàng)目具有特殊的權(quán)力，作為總監(jiān)理工程師必須服從業(yè)主的決策,指令和對工程的干預(yù),總監(jiān)理工程師的最重要的職責(zé)之一就是保證業(yè)主滿意,要取得監(jiān)理項(xiàng)目的成功，必須獲得業(yè)主的支持。=１＼＊GＢ3①總監(jiān)理工程師一方面要理解業(yè)主的意圖,反復(fù)閱讀監(jiān)理協(xié)議、施工協(xié)議或項(xiàng)目任務(wù)的有關(guān)文獻(xiàn),必須了解項(xiàng)目構(gòu)思的基礎(chǔ)、出發(fā)點(diǎn),總目的。否則會給工作導(dǎo)致很大困難。假如工程項(xiàng)目監(jiān)理實(shí)行的狀況與業(yè)主的預(yù)期規(guī)定不同，業(yè)主將會干預(yù)，將要改正這種狀態(tài)。所以總監(jiān)理工程師必須花很大氣力來研究業(yè)主,研究項(xiàng)目的目的。=２\＊GＢ３②讓業(yè)主一起投入工程建設(shè)的全過程,而不僅僅是給他一個結(jié)果（竣工的工程)。盡管有預(yù)定的目的，但監(jiān)理實(shí)行過程中必須執(zhí)行業(yè)主的指令、使業(yè)主滿意。＝３\*GＢ3③總監(jiān)理工程師在監(jiān)理實(shí)行過程中的工作安排要考慮到業(yè)主的盼望，習(xí)慣和價(jià)值觀念，說出他想要說的話,經(jīng)常了解業(yè)主所面臨的壓力，以及業(yè)主對項(xiàng)目關(guān)注的焦點(diǎn)。＝4\＊ＧＢ3④尊重業(yè)主,隨時向業(yè)主報(bào)告情況。在業(yè)主作決策時,向他提供充足的信息,讓他了解項(xiàng)目的全貌、項(xiàng)目實(shí)行狀況、方案的利弊得失對目的的影響。(２）與承包商的溝通這里的承包商涉及施工單位（總包與分包)、設(shè)計(jì)單位、供應(yīng)商,他們與監(jiān)理單位沒有直接的協(xié)議關(guān)系，但他們必須按總監(jiān)理工程師的領(lǐng)導(dǎo)、組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督。總監(jiān)溝通的內(nèi)容有：=１＼*GB３①應(yīng)讓各承包商理解總目的、階段目的以及各自的目的,項(xiàng)目的實(shí)行方案，各自的工作任務(wù)和職責(zé)等。應(yīng)給他們解釋清楚，作具體說明，增長項(xiàng)目的透明度；=2\＊GＢ3②指導(dǎo)各參與者適應(yīng)適應(yīng)項(xiàng)目工作，向他們進(jìn)行監(jiān)理程序、溝通渠道和方法的交底，指導(dǎo)他們，并與他們一齊商議如何工作，如何把事情做得更好。發(fā)出的指令后要作出具體說明,防止產(chǎn)生對抗;＝3＼*GB3③為了減少對抗,消除爭執(zhí),取得更好的激勵效果,總監(jiān)理工程師應(yīng)歡迎并鼓勵承包商將項(xiàng)目實(shí)行的信息、實(shí)行的結(jié)果和碰到的困難,將心中的不平和意見向總監(jiān)作報(bào)告,這樣尋找和發(fā)現(xiàn)對計(jì)劃、控制的誤解,或有對立情緒的承包商和也許的干擾。各方面了解得越多，越深刻,在項(xiàng)目監(jiān)理過程中爭執(zhí)越少。(3）監(jiān)理部內(nèi)部的溝通總監(jiān)理工程師是項(xiàng)目監(jiān)理部的領(lǐng)導(dǎo)核心,通常總監(jiān)不連接控制資源和具體工作，而是由監(jiān)理部中的監(jiān)理人員具體實(shí)行控制，則總監(jiān)與監(jiān)理人員之間及各監(jiān)理人員之間就有界面和協(xié)調(diào)，他們之間應(yīng)有良好的工作關(guān)系,應(yīng)當(dāng)經(jīng)常協(xié)商。在項(xiàng)目監(jiān)理部內(nèi)部的溝通中總監(jiān)起著核心作用、如何協(xié)調(diào)各職能工作、激勵監(jiān)理人員,是項(xiàng)目總監(jiān)理工程師的重要課題。監(jiān)理部的監(jiān)理人員的來源與角色是復(fù)雜的,有不同的專業(yè)目的和愛好,有不同的監(jiān)理任務(wù)，各人的水平也不一，總監(jiān)理工程師對監(jiān)理人員的協(xié)調(diào)管理，互相間的溝通是十分重要的。監(jiān)理人員他們之間也有存在許多溝通障礙，總監(jiān)理工程師應(yīng)積極做引導(dǎo)，發(fā)揮監(jiān)理人員的作用,同時注重全局、綜合和了解監(jiān)理規(guī)劃和監(jiān)理細(xì)則實(shí)行的可行性。(4)溝通的方式在工程監(jiān)理過程中的溝通方式是豐富多彩的可以從許多角度進(jìn)行分類,例如有:=1\*GB3①雙向溝通(有反饋）和單向溝通(不需反饋)；＝2＼*ＧＢ３②按流向分為：重要溝通,即按組織層次上、下之間溝通；橫向溝通,即同層次的組織單向之間的溝通；網(wǎng)絡(luò)狀溝通；=3\*GB３③正式溝通和非正式溝通。正式溝通<監(jiān)理規(guī)劃、各種書面文獻(xiàn)（報(bào)告、指令、聯(lián)系單、月報(bào)）協(xié)調(diào)會議、通過各種檢查、驗(yàn)收＞，是通過正式的組織過程來實(shí)現(xiàn)或形成的。有固定的溝通方式、方法和過程；是大家一致認(rèn)可,統(tǒng)一遵守的組織規(guī)則；這種溝通結(jié)果經(jīng)常有法律效力。我們在工程的監(jiān)理過程中，要形成文本交往的風(fēng)氣和習(xí)慣，盡管大家天天見面，經(jīng)常在一起言語,但對工程項(xiàng)目中的問題各種磋商結(jié)果、指令、規(guī)定都要貫徹在文本上，項(xiàng)目參與者各方面都應(yīng)以書面文獻(xiàn)作為溝通的聯(lián)絡(luò)依據(jù)，這是法律和協(xié)議的規(guī)定，可避免出現(xiàn)爭執(zhí)、遺忘和責(zé)任。在工程中出現(xiàn)的各種特殊情況或重大事件及其解決情況應(yīng)做記錄，并提出報(bào)告,在監(jiān)理過程中涉及各方面的工程活動,如中間工序交接,圖紙交接、材料、設(shè)備的驗(yàn)收都應(yīng)有相應(yīng)手續(xù)和簽證的依據(jù)。（文獻(xiàn))。非正式溝通（聊天、品茗、吃飯、小組會議、現(xiàn)場觀測、現(xiàn)場巡視、旁聽會議，了解情況等）通過大家的非正式的橫向交叉溝通能力信息的流動，促進(jìn)理解、協(xié)調(diào)。=４＼*GB3④語言溝通和非語言溝通語言溝通、即通過口頭溝通,如交流、會談、報(bào)告或演講，面對面的語言溝通是最客觀的，也是最有效的溝通。非語言溝通即書面溝通涉及建議、報(bào)告、計(jì)劃、會議紀(jì)要、信件、監(jiān)理工程師告知單、聯(lián)系單、備忘錄等。=5\*ＧB3⑤報(bào)表、計(jì)劃與報(bào)告技術(shù)總監(jiān)理工程師應(yīng)隨時了解工程項(xiàng)目的進(jìn)展情況，因此,每個項(xiàng)目均應(yīng)編制報(bào)表計(jì)劃、月報(bào)及報(bào)告。通過傳遞和互換信息方式達(dá)成溝通目的。在工程現(xiàn)場實(shí)際信息,如實(shí)際工期、成本、質(zhì)量信息等。各種報(bào)告如監(jiān)理日記、監(jiān)理月報(bào)、重大質(zhì)量、安全事故的報(bào)告、設(shè)備、勞動力、材料使用報(bào)告及質(zhì)量報(bào)告等等。工程報(bào)告的形式和內(nèi)容豐富多彩，它是人們溝通的重要工具。報(bào)告的作用：A、作為決策的依據(jù),通過報(bào)告可以使人們對項(xiàng)目計(jì)劃和實(shí)行狀況、目的完畢限度十分清楚,這樣可以預(yù)見未來,使決策簡樸化，提高準(zhǔn)確度。B、用來評價(jià)項(xiàng)目，評價(jià)過去的工作的及階段成果。C、總結(jié)經(jīng)驗(yàn),分析項(xiàng)目中的問題,特別在每個項(xiàng)目結(jié)束時都應(yīng)有一個內(nèi)容具體的分析報(bào)告(監(jiān)理總結(jié))。D、通過報(bào)告去激勵各參與者,讓大家了解監(jiān)理工作成就。E、提出問題、解決問題、安排后期計(jì)劃。F、預(yù)測將來情況，提供預(yù)警信息。G、作為證據(jù)和工程資料,報(bào)告便于保存,因而能提供工程的永久記錄?？偙O(jiān)理工程師在監(jiān)理部建立后，應(yīng)建立管理系統(tǒng)，必須涉及項(xiàng)目監(jiān)理的報(bào)告系統(tǒng)。一要羅列監(jiān)理過程中應(yīng)有的各種報(bào)告,并系統(tǒng)化,二要擬定各種報(bào)告的形式結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、數(shù)據(jù)、采擷和解決方式并標(biāo)準(zhǔn)化?？稍诰幹频谋O(jiān)理規(guī)劃或?qū)嵭屑?xì)則中明確。２、激勵管理心理學(xué)中，激勵是一種刺激,是促進(jìn)行為再發(fā)生的手段，總監(jiān)理工程師要調(diào)動監(jiān)理人員的積極性,一方面要取得各級人員的合作，其有效的做法是真誠地積極地愛惜下屬人員,這里重要是表揚(yáng)、正面評價(jià)等?？偙O(jiān)理工程師要根據(jù)監(jiān)理人員各自特點(diǎn)，應(yīng)注意從心理學(xué)、行為科學(xué)的高度，激勵各個監(jiān)理人員的積極性。在實(shí)際工作中要樹立總監(jiān)的權(quán)威和吸引力,應(yīng)當(dāng)有自己的激勵措施,例如：（1)采用民主的工作作風(fēng),不獨(dú)斷專行，實(shí)際工作中在監(jiān)理部內(nèi)放權(quán)，讓監(jiān)理人員獨(dú)立工作,充足發(fā)揮他們的積極性和發(fā)明性，使他們對工作有成就感?？偙O(jiān)應(yīng)少用正式權(quán)威,多用他的知識、品德、忠誠和工作挑戰(zhàn)精神影響成員。(２)改善工作關(guān)系，關(guān)心各個監(jiān)理人員，禮貌待人,鼓勵大家參與和協(xié)作，與他們一起研究工作、制定計(jì)劃，多傾聽他們的意見、建議，鼓勵他們提出建議、質(zhì)疑、設(shè)想，建立互相信任、和諧的工作氣氛。（3)公開、公平、公正地解決事務(wù),例如:合理地分派工作任務(wù);公平地進(jìn)行獎勵,客觀公正地接受反饋意見。應(yīng)經(jīng)常召開會議，讓大家了解項(xiàng)目情況和碰到的問題，鼓勵大家同舟共濟(jì)。（４)由于項(xiàng)目監(jiān)理部的暫時性和一次性，會使監(jiān)理人員感到和產(chǎn)生沒有歸屬感、沒有安全感，甚至感到孤獨(dú)?？偙O(jiān)要通過非正式溝通產(chǎn)生激勵作用，使人們可以打成一片,使大家對監(jiān)理部有認(rèn)同感,對管理者(總監(jiān))有親近感，有社交上的滿足感。這會加強(qiáng)凝聚力，這方面工作總監(jiān)一定要重視。3、協(xié)調(diào)會議會議是協(xié)調(diào)和指導(dǎo)監(jiān)理工作的重要工具。成功的會議依賴于如下因素:會議的目的、任務(wù)和時間安排;會議的程序;議事清單和會議紀(jì)要。協(xié)調(diào)會議是正式的溝通方式：種類：=1\＊GB３①工地例會，在施工過程中，總監(jiān)理工程師應(yīng)定期召開工地例會（第一次工地例會上要明確參與例會的重要人員，召開工地例會周期、地點(diǎn)和重要議題)。=2\*ＧＢ3②專題例會,即在特殊情況下根據(jù)工程的需要舉行的,解決專業(yè)問題的協(xié)調(diào)會議，即發(fā)生特殊的困難、事故、緊急情況時進(jìn)行磋商。＝3\*GB3③內(nèi)部會議，是監(jiān)理部內(nèi)部工作會議。2)作用：總監(jiān)理工程師對協(xié)調(diào)會議要有足夠重視，要有組織和策劃,由于協(xié)調(diào)會議是一個極好的溝通機(jī)會。=１＼*GB3①可以獲取大量的信息，以便對現(xiàn)狀進(jìn)行了解和分析，它比報(bào)告文獻(xiàn)能更好、更快、更直接地獲得有價(jià)值的信息,特別是軟信息，如各方面的工作態(tài)度、積極性、工作秩序等。=2\＊GB3②檢查任務(wù)，發(fā)現(xiàn)問題,了解工程各階段完畢情況,存在問題及影響因素,評價(jià)工程進(jìn)度情況，及時跟蹤。=３\*ＧB3③布置下階段的工作,調(diào)整計(jì)劃成本,研究問題解決措施,選擇方案。在這個過程中可以集思廣益，聽取各方面的意見。3)協(xié)調(diào)會議的組織會議也是一項(xiàng)管理活動，也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行計(jì)劃、組織和控制。組織好一個協(xié)調(diào)會議,使它富有成果,達(dá)成預(yù)定的目的，需要有相稱的管理知識,藝術(shù)性和權(quán)威。=1\*GＢ3①事前籌劃:在開會之前,總監(jiān)理工程師必須做好準(zhǔn)備,涉及：應(yīng)分析召開會議的必要性，擬定會議的目的，擬定需要參與會議人員；信息準(zhǔn)備，了解工程項(xiàng)目狀況、困難、各方面的基本情況，準(zhǔn)備材料，收集數(shù)據(jù);擬定什么議題,準(zhǔn)備在會上讓大家討論什么,想了解什么,達(dá)成什么效果,解決方案或意見。要考慮大家會有什么反映，能不可以接受自己的意見。假如有矛盾，應(yīng)有什么備選的方案和措施,如何達(dá)成一致。有時對一些重大問題為了達(dá)成