XX化妝品有限公司文件和資料管理7

精心整理XX化妝品有限公司文件和資料管理.目的本規(guī)程對(duì)公司文件的分類、編寫、更改、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、作廢、文件編號(hào)的申請(qǐng)、記錄管理等進(jìn)行了規(guī)定，確保公司所有文件都受控，各部門及各崗位都使用文件的有效版本，并在實(shí)際工作中有效實(shí)施。.適用范圍本規(guī)程適用于公司各部門及所有文件和資料的管理。.術(shù)語和定義參見ISO9000:2000之規(guī)定。.職責(zé)各部門按職能負(fù)責(zé)行使文件和資料的歸口管理工作，總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)對(duì)各部門的文件管理進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；各部門負(fù)責(zé)所起草文件和資料的統(tǒng)一標(biāo)識(shí)、協(xié)調(diào)、發(fā)放、回收、銷毀等控制工作；4.2各部門按其主管業(yè)務(wù)范圍負(fù)責(zé)有關(guān)公司文件的編寫/審核/批準(zhǔn)，負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行批準(zhǔn)發(fā)布的文件；各部門負(fù)責(zé)本部門記錄表格的審核、批準(zhǔn)和發(fā)放；各部門負(fù)責(zé)對(duì)本部門持有文件進(jìn)行有效管理并保證其有效實(shí)施；各部門應(yīng)密切關(guān)注文件的執(zhí)行情況和反饋信息并及時(shí)組織修改；全員執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)文件存在問題時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫信息反饋表交其部門負(fù)責(zé)人審閱后，由其傳送文件編制的責(zé)任部門。.工作程序文件的分類一級(jí)文件：質(zhì)量手冊(cè)；二級(jí)文件：程序文件；三級(jí)文件：作業(yè)指導(dǎo)書；記錄表格規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)a.包裝材料檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)（包括包裝材料通用標(biāo)準(zhǔn)、包裝物料產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)等）；b.化工原、輔料檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)；c.成品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)/產(chǎn)品內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)；d.已備案的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；e.工藝技術(shù)文件；f.引用國家、行業(yè)或其它標(biāo)準(zhǔn)，目前正作為公司產(chǎn)品的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)；g.國家強(qiáng)制執(zhí)行的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；顧客提供的文件和資料（包括圖樣）法律、法規(guī)（包括產(chǎn)品質(zhì)量法、消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)法等）。公司內(nèi)部各項(xiàng)管理規(guī)范、制度公司內(nèi)部各部門之間、與公司外部之間的發(fā)出公文。文件的編寫、審核和批準(zhǔn)各部門按照《質(zhì)量手冊(cè)管理規(guī)程》、《程序文件管理規(guī)程》、《作業(yè)指導(dǎo)書管理規(guī)程》、《記錄表格管理規(guī)程》及本規(guī)程的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行文件編寫工作和表格的設(shè)制，編寫人員應(yīng)熟悉ISO9001：2000標(biāo)準(zhǔn)要求和本文件所規(guī)定的內(nèi)容，對(duì)所編寫的文件的全面性、準(zhǔn)確性、符合性、適用性和有效性負(fù)責(zé)；各部門依據(jù)工作需要按照公司制定的模版，自行進(jìn)行日常公文的起草、審核、批準(zhǔn)和傳遞工作。文件審核審核人對(duì)文件的有效性、適用性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)；當(dāng)文件涉及多個(gè)部門執(zhí)行時(shí)，由文件編寫部門組織相關(guān)部門對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行會(huì)審，會(huì)審人員對(duì)審定精心整理通過的文件進(jìn)行簽名確認(rèn)并簽具會(huì)審日期；文件批準(zhǔn)文件標(biāo)識(shí)文件標(biāo)識(shí)的內(nèi)容包括文件編號(hào)、受控狀態(tài)及文件的有效性標(biāo)識(shí)，以上所有標(biāo)識(shí)對(duì)該文件而言都是唯一的。公司內(nèi)部通用標(biāo)準(zhǔn)和產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)格式為：Q/BBXXX-YYYY其中：Q-企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)BB-公司代碼：GL—xx化妝品有限公司（廣州工廠）SL—xx化妝品有限公司（汕頭工廠）LC—xx化妝品有限公司（廣州工廠和汕頭工廠）XXX-順序號(hào)（001-999）YYYY-年號(hào)（以自然年號(hào)為準(zhǔn)）一般性技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理規(guī)范和制度編號(hào)格式為BBDDAAATTXXXVV格式。修正號(hào)（VV）順序號(hào)（XXX）部門下一級(jí)機(jī)構(gòu)（TT）部門代號(hào)（AAA）文件類別（DD）公司代碼（BB）其中：BB—公司名稱代號(hào)：GL-xx化妝品有限公司（廣州工廠）SL-xx化妝品有限公司（汕頭工廠）LC-xx化妝品有限公司（廣州工廠和汕頭工廠）DD一文件類別（詳見附表1：本公司一般性技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理規(guī)范和制度編號(hào)）AAA一提出該作業(yè)指導(dǎo)書的部門TT一部門下一級(jí)機(jī)構(gòu)的編號(hào)（如車間、科、室等）可以是從01—99之間的任何數(shù)字XXX順序號(hào)，可以是從000—999之間的任何數(shù)字VV修正號(hào)，如是新作業(yè)指導(dǎo)書，則定義VV為00,作業(yè)指導(dǎo)書每修正一次，VV則遞增01,VV可以是從00—99之間的任何數(shù)字。公文FE字（BBBB）XXX號(hào)其中：?F-部門英文縮寫MG-總經(jīng)理辦公室；PD-生產(chǎn)部；PMC-PMC部；HR-人力資源/行政部；MRK-銷售部；FIN-財(cái)務(wù)部；QT-品質(zhì)/技術(shù)部

精心整理E-公文種類簡稱，如：聯(lián)絡(luò)書簡稱為聯(lián)。BBBB-公元年號(hào)XXX-順序號(hào)受控”和“非受控”。所有文件必須標(biāo)識(shí)受控狀態(tài)，蓋藍(lán)色“受控”或藍(lán)色“非受控”章。印章格式如下:“作廢”章；印章格式如下：文5.4.5“作廢”章并妥善保存XXXX,為無效文件；部門件管理專按再發(fā)放到相應(yīng)的工5.4格式如下:“作廢”章；印章格式如下：文5.4.5“作廢”章并妥善保存XXXX,為無效文件；部門件管理專按再發(fā)放到相應(yīng)的工5.4文件發(fā)布、發(fā)^=標(biāo)識(shí)后才能發(fā)布，否則視5.4.3所有管理文件由各門內(nèi)部《文件分發(fā)清單》XXXXXXXX文件管理專用文件分發(fā)清單》發(fā)放到相應(yīng)部門文件管理員，再按部崗位人員手中；文件更改“文件更改申請(qǐng)單”說明更改原因，對(duì)重要的更改（如技術(shù)參數(shù)）還應(yīng)附有充分的證據(jù)，將所有與文件更改相關(guān)的資料匯總，提交品質(zhì)/技術(shù)部，再由品質(zhì)/技術(shù)部將需更改的信息傳達(dá)到文件的原編寫部門，由編寫部門提出更改、更新意見并對(duì)原文件進(jìn)行更改，同時(shí)按5.2規(guī)定進(jìn)行；管理文件需更改、更新時(shí)，應(yīng)由文件更改提出人或文件更改提出部門的負(fù)責(zé)人填寫“文件更改申請(qǐng)單”說明更改原因，將所有與文件更改相關(guān)的資料匯總，提交原編寫部門，由編寫部門提出更改、更新意見并對(duì)原文件進(jìn)行更改，同時(shí)按5.2規(guī)定進(jìn)行；文件、資料更改的審批應(yīng)由原審批人或相應(yīng)職權(quán)的人員進(jìn)行，同時(shí)應(yīng)獲得原始審批資料。文件、資料更改批準(zhǔn)后，才允許發(fā)布。文件更改時(shí)注明更改標(biāo)記和更改生效時(shí)間，由品管部文件管理員按照5.4規(guī)定的原發(fā)放清單發(fā)放修正后的文件、資料，同時(shí)回收原文件、資料并對(duì)回收文件進(jìn)行“作廢”標(biāo)識(shí)。對(duì)重要更改還應(yīng)發(fā)放“文件更改通知單”告知文件、資料使用人。文件作廢及處理各部門文件管理員必須控制現(xiàn)場(chǎng)的作廢文件、資料，所有使用現(xiàn)場(chǎng)不允許出現(xiàn)任何作廢的文件（包括已經(jīng)作廢但未標(biāo)識(shí)的文件）。作廢或換版前的文件、資料由各部門文件管理員按“文件管理臺(tái)帳”收回并記錄，進(jìn)行“作廢”印章標(biāo)識(shí)；質(zhì)量體系文件由各部門文件管理員上交品質(zhì)/技術(shù)部文件管理員進(jìn)行“作廢”印章標(biāo)識(shí)；絕不允許現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)任何“作廢”文件，以防誤用。各部門文件管理員每年的7月份匯總所有的作廢文件，統(tǒng)一填寫“文件銷毀申請(qǐng)單”，說明作廢及銷毀原因，報(bào)各部負(fù)責(zé)人審核后，需有兩人在場(chǎng)完成銷毀工作。需作資料保留的作廢文件，文件管理員需填寫“作廢文件留用申請(qǐng)單”，經(jīng)各部負(fù)責(zé)人同意后，方能留檔備存，原則上所作廢銷毀的文件都必須保留2份作為歷史檔案以備查。文件保管、復(fù)制、貯存、歸檔文件管理員對(duì)文件的管理必須建立《文件管理臺(tái)帳》，文件的收、發(fā)、銷毀、更改的信息都必須在臺(tái)帳上進(jìn)行登記。文件的復(fù)制者必須申請(qǐng)，填寫《文件復(fù)制、補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，由文件管理員登記并向各部文件管理員索取文件原件進(jìn)行復(fù)制，任何單位和個(gè)人不得隨意復(fù)制任何文件，所有文件上只允許原始的文件管理專用章出現(xiàn)，而不允許有任何復(fù)印的文件管理專用章出現(xiàn)，否則視為違規(guī)。文件存載的媒體本公司所有文件所采用的媒體可以是計(jì)算機(jī)軟件、軟盤、光盤和書面文件，在目前公司MIS系統(tǒng)不健全的情況下，一律使用書面文件形式，同時(shí)完成簽名手續(xù)。精心整理.支持性文件質(zhì)量手冊(cè)管理操作規(guī)程作業(yè)指導(dǎo)書管理操作規(guī)程表格管理操作規(guī)程.質(zhì)量記錄標(biāo)準(zhǔn)表格文件管理臺(tái)帳文件更改申請(qǐng)、審批表文件作廢留用銷毀申請(qǐng)表文件分發(fā)清單文件復(fù)制、補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表文件更改通知單.引用文件ISO9001：2000.附件9.1附表1：本公司一般性技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理規(guī)范和制度編號(hào)。附表1：本公司一般性技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理規(guī)范和制度編號(hào)AAATTDD800-總經(jīng)理辦公室0001-經(jīng)營決策02-市場(chǎng)調(diào)研03-產(chǎn)品銷售04-廣告宣傳05-售后服務(wù)06-資金管理07-價(jià)格管理08-會(huì)計(jì)管理09-統(tǒng)計(jì)工作10-審計(jì)工作11-外事工作12-程序文件13-作業(yè)指導(dǎo)書14標(biāo)準(zhǔn)表格精心整理15-質(zhì)量記錄16-計(jì)量檢測(cè)17-儀器設(shè)備18-質(zhì)量信息19-質(zhì)量培訓(xùn)20-人事管理21規(guī)章制度22-薪資勞保23-教育培訓(xùn)24-后勤管理25-行政事務(wù)26安全保衛(wèi)27-計(jì)劃調(diào)度28-車間管理29-安全管理30-設(shè)備管理31-工藝管理32-環(huán)境保護(hù)33-能源管理34-采購管理"35-倉儲(chǔ)管理36-產(chǎn)品管理-37-科技管理

精心整理38-標(biāo)準(zhǔn)化39-項(xiàng)目開發(fā)管理40-基本建設(shè)4