Office電腦辦公綜合職業(yè)應(yīng)用視頻教程第04章

第4章Word2003排版應(yīng)用

使用Word編輯文本除了內(nèi)容之外，形式也很重要。如果懂得如何快速、巧妙地設(shè)置格式，不僅可以使文稿樣式美觀，還可以加快編寫速度。如果不懂得這些基本的格式化手段，編輯起文稿來(lái)，就會(huì)感到處處受到束縛，寫作過(guò)程也難以順暢，從而影響工作效率。Word文字格式設(shè)置調(diào)整段落格式設(shè)置頁(yè)眉/頁(yè)腳添加邊框與底紋插入分節(jié)符及分隔符頁(yè)碼、日期和時(shí)間的插入Word樣式Word模板自動(dòng)套用格式4.1Word文字格式設(shè)置對(duì)文檔中的文字格式進(jìn)行設(shè)置可以使你的文檔更加的美化。文字格式設(shè)置包括了字體、顏色、大小、動(dòng)態(tài)效果等各種文字屬性。通過(guò)文字格式的設(shè)置可以使文字的效果更加的突出，以應(yīng)用于不同的場(chǎng)合。用工具欄上的格式按鈕來(lái)設(shè)置字體在格式工具欄中，Word提供了對(duì)文字格式進(jìn)行設(shè)置的各種常用按鈕，如下圖所示。使用【格式】菜單中的命令來(lái)設(shè)置字體其中最常使用的是對(duì)文字字體進(jìn)行設(shè)置的按鈕。Windows操作系統(tǒng)自身帶有許多英文和中文字體。要設(shè)置字體，首先選中需要進(jìn)行字體設(shè)置的文字，或?qū)⒉迦朦c(diǎn)移動(dòng)到要插入既定字體文本的位置，然后單擊工具欄上的“字體”顯示下拉列表，如右圖所示。4.1Word文字格式設(shè)置設(shè)置字體的另外一種方式是選擇【格式】→【字體】菜單命令。這種方式可以詳細(xì)設(shè)置字體的各種屬性，具體的操作如下。（1）選中需要進(jìn)行字體設(shè)置的文字。然后選擇【格式】→【字體】菜單命令，打開“字體”對(duì)話框，如右圖所示。（2）在“字體”對(duì)話框中的“字體”選項(xiàng)卡上的“中文字體”下拉列表框和“西文字體”下拉列表框分別用于對(duì)所選文本中的中文和西文進(jìn)行設(shè)置，其使用方法與工具欄上的“字體”下拉列表框相同?！白中巍毕吕斜砜蛴糜趯?duì)所選文本應(yīng)用“粗體”或“斜體”格式。（3）選中所需的字形后，可以在“字體”對(duì)話框的“預(yù)覽”中顯示當(dāng)前設(shè)置下的文本顯示效果。如果要將此效果應(yīng)用于所選的文字，最后單擊【確定】按鈕即可。4.2調(diào)整段落格式如何對(duì)齊

1.使用“格式”常用工具欄設(shè)置首先將光標(biāo)移動(dòng)至需要設(shè)置對(duì)齊方式的段落的任意位置中，然后單擊工具欄上對(duì)應(yīng)的按鈕即可。這種方式比較方便。2.使用“段落”對(duì)話框設(shè)置首先將光標(biāo)移動(dòng)至需要設(shè)置對(duì)齊方式的段落的任意位置中，選擇【格式】→【段落】命令，打開“段落”對(duì)話框，如右圖所示。如何調(diào)整行距和段落間距（1）對(duì)于行距的修改，首先將光標(biāo)移動(dòng)至需要設(shè)置對(duì)齊方式的段落的任意位置中，在“格式”工具欄中，單擊行距圖標(biāo)按鈕，此時(shí)默認(rèn)應(yīng)用最近使用的設(shè)置。若要應(yīng)用新的設(shè)置，單擊圖標(biāo)左邊的箭頭，然后選擇所需數(shù)字，如右圖所示。若要設(shè)置更精確的度量單位，單擊箭頭，再單擊“其他”選項(xiàng)，彈出“段落”對(duì)話框，然后在“行距”下選擇所需選項(xiàng)。（2）段落間距的修改，首先選擇要更改間距的段落。選擇【格式】【段落】菜單命令，然后單擊“縮進(jìn)和間距”選項(xiàng)卡。在“間距”下，請(qǐng)?jiān)凇岸吻啊被颉岸魏蟆笨蛑休斎胨璧拈g距。最后單擊【確定】按鈕。4.2調(diào)整段落格式怎樣使用段落的縮進(jìn)段落縮進(jìn)決定段落到左或右頁(yè)邊距的距離?？梢栽黾踊驕p少一個(gè)段落或一組段落的縮進(jìn)。段落縮進(jìn)的方式包括整段左縮進(jìn)、整段右縮進(jìn)、首行縮進(jìn)和懸掛縮進(jìn)。（1）使用菜單欄命令設(shè)置縮進(jìn)，選擇【格式】→【段落】菜單命令，在彈出的“段落”對(duì)話框中選擇“縮進(jìn)和間距”選項(xiàng)卡。（2）另外一種簡(jiǎn)單快捷的方法是使用鼠標(biāo)拖動(dòng)標(biāo)尺，如右圖所示。怎樣換頁(yè)和分行選擇【格式】→【段落】菜單命令，打開“段落”對(duì)話框，選擇“換行和分頁(yè)”選項(xiàng)卡，如右圖所示。4.2調(diào)整段落格式如何增加項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)1.在鍵入的同時(shí)自動(dòng)創(chuàng)建項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)列表2.為原有文本添加項(xiàng)目符號(hào)或編號(hào)增加項(xiàng)目符合與編號(hào)的步驟是：選定內(nèi)容，然后在鼠標(biāo)右鍵菜單中選擇【項(xiàng)目符號(hào)與編號(hào)】選項(xiàng)，在打開的對(duì)話框中就可以選擇相應(yīng)的項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)了，如下圖所示。4.3設(shè)置頁(yè)眉頁(yè)腳頁(yè)眉和頁(yè)腳通常用來(lái)打印文檔每一頁(yè)頂部或底部的附加信息，例如，頁(yè)碼、日期、文檔標(biāo)題、文件名或作者名等文字或圖形。頁(yè)眉打印在文檔的上頁(yè)邊距中，而頁(yè)腳打印在文檔的下頁(yè)邊距中。如何插入頁(yè)眉和頁(yè)腳（1）單擊【視圖】中的【頁(yè)眉和頁(yè)腳】命令，Word顯示“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄，如下圖所示，并且同時(shí)與要打印版式視圖切換。（2）在頁(yè)眉和頁(yè)腳之間切換。單擊工具欄上的【切換】按鈕，非打印虛線封閉頁(yè)眉和頁(yè)腳區(qū)域。文檔中文本和圖形可見，但呈現(xiàn)灰色。要顯示或隱藏文檔文本，單擊【顯示/隱藏】文檔文字按鈕。4.3設(shè)置頁(yè)眉頁(yè)腳如何更改頁(yè)眉和頁(yè)腳格式

Word中一般默認(rèn)頁(yè)眉和頁(yè)腳位置，如果不滿意默認(rèn)位置，也可以自己設(shè)置，包括水平位置和垂直位置的設(shè)置。若要調(diào)整頁(yè)眉或頁(yè)腳內(nèi)信息的水平位置請(qǐng)按照下列步驟。（1）選擇【視圖】【頁(yè)眉和頁(yè)腳】菜單命令。（2）使用鼠標(biāo)選中需要修改的頁(yè)眉或頁(yè)腳。（3）單擊“格式”工具欄上的對(duì)齊按鈕。通過(guò)調(diào)整頁(yè)眉或頁(yè)腳距頁(yè)面頂端或底端邊緣的距離來(lái)更改垂直位置。也可以調(diào)整頁(yè)眉或頁(yè)腳與主文檔中文本的空間量。執(zhí)行這些調(diào)整，步驟如下：（1）選擇菜單【視圖】【頁(yè)眉和頁(yè)腳】命令。（2）使用鼠標(biāo)選中需要修改的頁(yè)眉或頁(yè)腳。（3）單擊“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄上的【頁(yè)面設(shè)置】按鈕，打開“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，如右圖所示。（4）在“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框中單擊“版式”選項(xiàng)卡。在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”欄中分別設(shè)置從紙張邊緣到頁(yè)眉頂部的距離和從紙張邊緣到頁(yè)腳底部的距離。（5）單擊【確定】按鈕即可。4.3設(shè)置頁(yè)眉頁(yè)腳如何為首頁(yè)設(shè)置不同的頁(yè)眉/頁(yè)腳（1）將光標(biāo)移動(dòng)至第一頁(yè)上并選擇菜單【視圖】【頁(yè)眉和頁(yè)腳】命令。（2）在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄上單擊【頁(yè)面設(shè)置】按鈕。（3）單擊“版式”選項(xiàng)卡。（4）在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”欄下選擇“首頁(yè)不同”復(fù)選框，并單擊【確定】按鈕。此時(shí)可以看到，在首頁(yè)頁(yè)眉和頁(yè)腳虛線框中出現(xiàn)“首頁(yè)頁(yè)眉”和“首頁(yè)頁(yè)腳”字樣，如下圖所示。如何為首頁(yè)設(shè)置不同的頁(yè)眉/頁(yè)腳（1）選擇【視圖】【頁(yè)眉和頁(yè)腳】菜單命令。（2）在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄上單擊【頁(yè)面設(shè)置】按鈕，然后同樣在“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框中選擇“版式”選項(xiàng)卡。（3）在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”欄下選擇“不同奇偶”復(fù)選框，并單擊【確定】按鈕。Word對(duì)整個(gè)文檔應(yīng)用該選項(xiàng)。此時(shí)可以看到，在奇數(shù)頁(yè)和偶數(shù)頁(yè)上分別顯示“奇數(shù)頁(yè)頁(yè)眉”、“奇數(shù)頁(yè)頁(yè)腳”和“偶數(shù)頁(yè)頁(yè)眉”、“偶數(shù)頁(yè)頁(yè)腳”字樣。（4）使用鼠標(biāo)分別選擇后，編輯不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳即可。刪除頁(yè)眉或頁(yè)腳（1）選擇【視圖】【頁(yè)眉和頁(yè)腳】菜單命令，或者直接使用鼠標(biāo)雙擊需要?jiǎng)h除的頁(yè)眉和頁(yè)腳。（2）選擇要?jiǎng)h除頁(yè)眉或頁(yè)腳的文本信息并再按【Delete】或【Backspace】鍵將文本信息刪除。（3）返回到文檔，可以看到頁(yè)眉和頁(yè)腳已經(jīng)刪除。4.4添加邊框與底紋在編輯的文檔中，使用邊框和底紋圖形的填充能增加對(duì)文檔不同部分的注意程度?？梢园堰吙蚣拥巾?yè)面、文本、表格和表格的單元格、圖形對(duì)象、圖片和Web框架中。還可以為段落和文本添加底紋。邊框的添加（1）使用鼠標(biāo)右鍵單擊要添加邊框的表格、控件或?qū)ο螅缓筮x擇快捷菜單上的【邊框和底紋】命令，打開“邊框和底紋”對(duì)話框，如右圖所示。（2）在“邊框和底紋”對(duì)話框中，單擊“邊框”選項(xiàng)卡。如果希望指定邊框的各種格式選項(xiàng)，在選項(xiàng)卡上單擊相應(yīng)的選項(xiàng)即可，比如自定義線型、指定顏色、指定自定義寬度等。如果要應(yīng)用一組預(yù)定義的邊框，單擊【預(yù)置】下所需組的按鈕。底紋的添加在“邊框和底紋”對(duì)話框中，單擊“底紋”選項(xiàng)卡。然后單擊“顏色”箭頭，再單擊所需的底紋顏色?！邦伾笨蝽斝兄械纳珘K為當(dāng)前應(yīng)用于表單的顏色方案中的顏色。4.5

如何插入分節(jié)符及分隔符分頁(yè)符:分頁(yè)符可以在文檔中任何位置插入。如果在包含很多頁(yè)的文檔中插入手動(dòng)分頁(yè)符，在編輯文檔時(shí)可能必須頻繁地重新分頁(yè)。為了避免手動(dòng)重新分頁(yè)的困難，可以設(shè)置選項(xiàng)來(lái)控制Word放置自動(dòng)分頁(yè)符的位置。插入分頁(yè)符，首先將光標(biāo)移動(dòng)到需要插入分頁(yè)符的位置，選擇【插入】→【分隔符】菜單命令，打開“分隔符”對(duì)話框，如右圖所示。在“分隔符”類型中選中“分頁(yè)符”，然后單擊【確定】按鈕。分欄符：同樣，可在文本框中的任何位置插入分欄符。如果文本框中包含多，則分欄符后面的文本將從下一欄開始。如果分欄符位于文本框的最后一欄（或文本框中只有一欄）并且其后的文字是文章的一部分，文本就會(huì)從下一個(gè)連接的文本框開始。換行符：手動(dòng)換行符結(jié)束當(dāng)前行并將文本繼續(xù)顯示在下一行。例如，假設(shè)段落樣式在段前包含多余的空格，若要省略兩行短行文本之間的多余空格，比如詩(shī)歌之間的空格，可將手動(dòng)換行符插入每行的后面，而不是按【Enter】鍵。4.6

如何插入頁(yè)碼、日期和時(shí)間1.使用“頁(yè)碼”對(duì)話框2.使用“頁(yè)眉”和“頁(yè)腳”插入頁(yè)碼，同時(shí)插入日期和時(shí)間4.7使用Word樣式樣式就是格式的集合。通常所說(shuō)的“格式”往往指單一的格式，例如，“字體”格式、“字號(hào)”格式等。每次設(shè)置格式，都需要選擇某一種格式，如果文字的格式比較復(fù)雜，就需要多次進(jìn)行不同的格式設(shè)置。而樣式作為格式的集合，它可以包含幾乎所有的格式，設(shè)置時(shí)只需選擇一下某個(gè)樣式，就能把其中包含的各種格式一次性設(shè)置到文字和段落上，如右圖所示。樣式在設(shè)置時(shí)也很簡(jiǎn)單，將各種格式設(shè)計(jì)好后，起一個(gè)名字，就可以變成樣式。而通常情況下，我們只需使用Word提供的預(yù)設(shè)樣式就可以了，如果預(yù)設(shè)的樣式不能滿足要求，只需略加修改即可，如右圖所示。

4.8使用Word模板任何Word文檔都是以模板為基礎(chǔ)的。模板決定文檔的基本結(jié)構(gòu)和文檔設(shè)置，例如：自動(dòng)圖文集、快捷鍵指定方案、宏、菜單、頁(yè)面設(shè)置、特殊格式和樣式等。在Word中提供了多種類型的模板，比如：常用、報(bào)告、備忘錄、出版物、信函和傳真等。（1）選擇【文件】→【新建】菜單命令，打開“新建文檔”任務(wù)窗格，在“模板”中選擇“本機(jī)上的模板”選項(xiàng)，如右圖所示。（2）此時(shí)Word打開“模板”對(duì)話框，如右圖所示，在“模板”對(duì)話框中列出了所有模板種類。（3）在“模板”對(duì)話框的9個(gè)選項(xiàng)卡中選擇所需選項(xiàng)卡，下面即顯示其中所包含的所有模板列表，可從中選擇所要應(yīng)用的模板。（4）單擊“模板”對(duì)話框右上的3個(gè)按鈕可以以大圖標(biāo)、列表和詳細(xì)信息方式查看文檔。（5）單擊【確定】按鈕，應(yīng)用選中的模板。

4.9

使用自動(dòng)套用格式

Word2003中，處處體現(xiàn)著自動(dòng)化的功能，在處理文檔的時(shí)候，我們可以使用這些功能盡可能地節(jié)省時(shí)間和提高工作的效率。使用自動(dòng)套用格式就是其中最常用的一項(xiàng)，自動(dòng)套用格式能自動(dòng)為Word文檔中的文字套用模板格式。編寫完文檔后自動(dòng)設(shè)置文檔格式（1）選擇【格式】→【自動(dòng)套用格式】菜單命令，打開“自動(dòng)套用格式”對(duì)話框，如右圖所示。（2）在“自動(dòng)套用格式”對(duì)話框中單擊【選項(xiàng)】按鈕，打開“自動(dòng)更正”對(duì)話框，如右圖所示。另外，在下拉列表框中選定“常規(guī)文檔”，根據(jù)需要也可以選擇“信函”或“電子郵件”。（3）在對(duì)話框中選擇相應(yīng)的選項(xiàng)后，單擊【確定】按鈕即可。最后需要說(shuō)明的是，使用自動(dòng)套用格式，有時(shí)word會(huì)自動(dòng)將文檔中某些連續(xù)的段落歸于一段。為避免此種結(jié)果的影響，可以在自動(dòng)套用后檢查一下稍做修改。

4.9

使用自動(dòng)套用格式如何取消自動(dòng)套用格式的某些格式

對(duì)于自動(dòng)套用格式的某些功能，比如在編輯Word文檔時(shí)，經(jīng)常要添加一些項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)。但由于打開了自動(dòng)套用的項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)功能，效果并不令人滿意。雖然可以通過(guò)單擊【格式】→【項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)】命令來(lái)取消它。但這種方法每次都要設(shè)置很不方便。取消自動(dòng)套用格式的某些格式，其操作很簡(jiǎn)單：首先打開Word文檔，選擇【格式】→【自動(dòng)套用格式】菜單命令，打開“自動(dòng)套用格式”對(duì)話框，然后單擊【選項(xiàng)】按鈕，在打開的“自動(dòng)更正”對(duì)話框中的“自動(dòng)套用格式”選項(xiàng)卡中，按照上面將地各項(xiàng)功能，把相應(yīng)的選項(xiàng)去掉，最后單擊【確定】按鈕。比如上例中所提到的去掉項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)功能，如下圖所示。如何添加自動(dòng)套用格式的某些格式

在編輯文檔中，使用到某些自動(dòng)套用的格式時(shí)，也可以手動(dòng)添加此項(xiàng)功能，添加的方法與刪除相同，在“自動(dòng)更正”對(duì)話框中把需用的對(duì)應(yīng)功能選中后單擊【確定】按鈕就可以了。4.10

實(shí)用Word技巧如何去掉頁(yè)眉那條橫線

在Word中編輯文本，通過(guò)頁(yè)眉/頁(yè)腳命令設(shè)置頁(yè)眉后，在頁(yè)眉下面始終帶著一根細(xì)橫線。有些時(shí)候，這條橫線與文檔不和諧，需要去掉。（1）選擇【格式】→【樣式和格式】菜單命令，在打開的“樣式和格式”任務(wù)窗格中的“顯示”下拉列表中，選擇“所有樣式”，如右圖所示。（2）在“請(qǐng)選擇要應(yīng)用的格式”列表中選定“頁(yè)眉”，再點(diǎn)擊右邊的小箭頭，單擊下拉列表中的“修改”按鈕，如右圖所示。（3）打開“修改樣式”對(duì)話框，在“修改樣式”對(duì)話框中點(diǎn)擊“格式”按鈕，如右圖所示。（4）彈出“邊框和底紋”對(duì)話框，選定“邊框”選項(xiàng)卡，如右圖所示。如果要去掉其中的細(xì)橫線，就在設(shè)置項(xiàng)中選定“無(wú)”；如果要改變它，就可在“線型”、“顏色”、“寬度”等項(xiàng)中進(jìn)行另外的設(shè)置。

4.10

實(shí)用Word技巧如何快速輸入當(dāng)前日期在Word文檔中，按下【Shift+Alt+D】組合鍵，就可以輸入系統(tǒng)日期，按下【Shift+Alt+T】組合鍵，就可以輸入系統(tǒng)時(shí)間。而且這樣輸入的日期和時(shí)間，可以隨著系統(tǒng)日期和時(shí)間的改變而改變。如果文檔輸入完成后，不希望其中某些日期和時(shí)間隨系統(tǒng)的改變而改變，可以選中相應(yīng)的日期和時(shí)間，按下【Ctrl+Shift+F9】組合鍵切斷域的鏈接就可以了。如何快速多次使用格式刷格式刷位于“格式”工具欄上，就是一把“刷子”。顧名思義，用它“刷”格式，可以快速將指定段落或文本的格式延用到其他段落或文本上，避免重復(fù)設(shè)置的麻煩。如要連續(xù)多次使用，可雙擊“格式刷”按鈕。此時(shí)，可以快速多次使用格式刷。如要停止使用，可按鍵盤上的【Esc】鍵，或再次單擊【格式刷】按鈕?？焖俑淖兾谋咀痔?hào)

Word的字號(hào)下拉菜單中，中文字號(hào)為8號(hào)到初號(hào)，英文字號(hào)為5磅到72磅，這些都是經(jīng)常使用到的字號(hào)。最簡(jiǎn)捷的方法是：先在Word中選中相關(guān)漢字，然后用鼠標(biāo)單擊一下工具欄上的字號(hào)下拉列表框，直接鍵入數(shù)值，即可快速改變您的字體大小。4.10

實(shí)用Word技巧在Word文檔中從第