怎樣管理檔案

本文格式為Word版，下載可任意編輯——怎樣管理檔案檔案管理實(shí)物斟酌高校

[摘要]由于高校實(shí)物檔案的特殊性，給實(shí)物檔案的收集和管理帶來困難，不利于實(shí)物檔案的養(yǎng)護(hù)。本文擬就實(shí)物檔案收集、管理存在的問題談?wù)勛约旱南敕?。[關(guān)鍵詞]高校檔案；實(shí)物檔案；收集

一、高校實(shí)物檔案內(nèi)涵及特征

高校實(shí)物檔案，作為高校進(jìn)展進(jìn)程的歷史見證，可以充分發(fā)揮檔案的文化教導(dǎo)功能。實(shí)物作為一種特殊載體檔案，真實(shí)地記載高校的教導(dǎo)教學(xué)活動，反映了高校的進(jìn)展歷史，是對文字、聲像檔案的有益補(bǔ)充，是高校檔案不成以分割的重要組成片面。因此，要對高校實(shí)物檔案舉行有效的管理和充分的開發(fā)利用。

實(shí)物檔案由于其表現(xiàn)形式的特殊性，特點(diǎn)一：直觀性。它直接反映了高校進(jìn)展的進(jìn)程，具有較高的保存和利用價值。由于其以實(shí)物存在，實(shí)物檔案有別于其它類型的檔案而具有真實(shí)性、直觀性和生動形象等特點(diǎn)。如一些名人的題詞、書畫，以及獎狀、獎杯、獎牌等，都具有極強(qiáng)的直觀性。正由于如此，大量高校為了達(dá)成教導(dǎo)的目的，把這些實(shí)物檔案放在校史展覽室、教學(xué)成果展覽室等場所舉行展覽，發(fā)揮其教導(dǎo)作用。特點(diǎn)二：多樣性。高校實(shí)物檔案的內(nèi)容是豐富多彩的，載體是多種多樣的。高校實(shí)物檔案主要包括這樣五類：一是紙質(zhì)類，名人來訪的簽名、題詞及贈送的書畫作品，學(xué)校師生員工獎狀、著作等；二是木質(zhì)、金屬物體類，如印章、徽章、獎杯、獎牌等；三是布質(zhì)物體類，如錦旗、重大活動的簽名布等；四是公務(wù)活動的各種紀(jì)念品，如學(xué)生證、借書證、畢業(yè)證、學(xué)位證的樣本，碑石拓片以及帶有老校名印記的物品等；五是學(xué)校初期使用或制作的教具、儀器設(shè)備、模型等，以及學(xué)校認(rèn)為有校史價值的其他實(shí)物。

二、實(shí)物檔案管理存在的問題

由于實(shí)物檔案直觀性及多樣性的特點(diǎn)，在收集、管理過程中存在一些問題，主要表現(xiàn)在以下四個方面。

1、實(shí)物檔案形成時間的不確定性，抉擇了其收集的困難。實(shí)物檔案中最多的表現(xiàn)形式為獎狀、證書、獎牌，其反映了單位或部門所取得的工作勞績。成果的取得需要一個階段，需要相應(yīng)部門的斷定，因而檔案部門無法預(yù)知哪些單位在哪個時段會產(chǎn)生實(shí)物檔案，因此難以實(shí)時切實(shí)地收集到所需檔案。高校校際交流或名人、領(lǐng)導(dǎo)來訪，也同樣具有時間及所形成實(shí)物檔案的不確定性，檔案室也難以切實(shí)地收集所需檔案。

2、實(shí)物檔案保管的空間局限性。實(shí)物檔案其載體多種多樣，給檔案庫房的保管帶來困難。一件實(shí)物檔案小至一枚徽章，大至高頸花瓶。隨著越來越多的實(shí)物檔案被征集進(jìn)館室，保存空間的壓力影響保管工作的順?biāo)扉_展。

3、實(shí)物檔案保管技術(shù)不太成熟。實(shí)物檔案大小不一，載體多種多樣，其載體可由紙質(zhì)、玻璃、金屬、布料、塑料等多種材料構(gòu)成，并且載體上的信息內(nèi)容有鍍金、油漆、墨法等多種表現(xiàn)形式。而各種材料的保存環(huán)境和保管方式也不盡一致。目前，保管技術(shù)的不太成熟成為制約實(shí)物檔案保管工作進(jìn)展的一個瓶頸。

4、實(shí)物檔案備份困難。為了便于檔案的利用，無論是紙質(zhì)檔案、聲像檔案還是電子檔案，通常在保存檔案原件的同時，相關(guān)部門還留存有檔案備份件，而對于實(shí)物檔案制作備份卻有所不便。因此，實(shí)物檔案的實(shí)體備份，并不能有效地解決檔案長期保存的問題。

三、如何模范實(shí)物檔案模范管理

1、統(tǒng)一保管，集中歸檔

實(shí)物檔案具有較高的保存、利用價值及良好的社會教導(dǎo)功能，按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，務(wù)必實(shí)行集中統(tǒng)一管理。加強(qiáng)高校實(shí)物檔案的管理，把實(shí)物檔案的形成、收集、歸檔工作納入院系的職責(zé)范圍，單位和個人應(yīng)將實(shí)物檔案實(shí)時歸檔。對單位及個人移交的實(shí)物檔案檔案館室要隨時接收，登記造冊，并建立相應(yīng)的賞賜機(jī)制，以鼓舞人們對實(shí)物檔案的重視。

由于實(shí)物檔案的特殊性，在移交實(shí)物檔案時，一般應(yīng)有相應(yīng)的文字說明或供給相應(yīng)的文件材料，以保持實(shí)物檔案的完整性。檔案館員要以高度的責(zé)任感和使命感，采取定期收集和隨時收集，在特殊時期征集相結(jié)合的方法，提防對實(shí)物檔案的收集。檔案館室對實(shí)物檔案要采取追蹤的手段，積極主動地參與學(xué)校的重大慶典、重大接待和展覽等活動，實(shí)時跟蹤收集具有保存價值的實(shí)物檔案，以確?；顒咏K止后實(shí)物檔案實(shí)時歸檔。

2、模范實(shí)物檔案保管的概括方法

（1）將證書、錦旗、獎狀等，只要能裝入統(tǒng)一裝具都直接逐一裝入，然后分類編號，按檔號、獲獎題名、獲獎級別、頒獎單位、頒獎時間、歸檔部門、載體性質(zhì)、存放位置、保管人等工程逐一登記，使其外觀整齊一致，放入特意存放實(shí)物檔案的裝具柜中;不能裝入其裝具的獎狀、獎牌、獎杯等，對它們舉行拍照，然后將照片與實(shí)物檔案對應(yīng)編號、登記，照片排序后，統(tǒng)一存檔，將實(shí)物檔案存放在實(shí)物檔案裝具中。通過照片與實(shí)物一一對應(yīng)的管理方式，既便當(dāng)了管理又實(shí)現(xiàn)了利用。

（2）作廢印章的管理方法。對于過期、報廢的印章，可用6厘米厚的檔案盒作裝具，盒內(nèi)可用紙板隔成“井”字格，將印章編號后橫躺放在內(nèi)，周邊用紙團(tuán)塞緊固定位置，在盒蓋內(nèi)側(cè)貼一張印章印模擺放示意圖注明印章編號，根據(jù)印模編號所對應(yīng)位置，可直接提取印章。

（3）將大型的，有特殊形體的實(shí)物載體檔案舉行拍照管理。獎杯、獎牌、校牌、高頸花瓶等這些體積浩瀚的，且有保存價值的及特殊意義的紀(jì)念品，保管起來對比繁雜，排列不齊，存放地點(diǎn)不一，有的存放在辦公樓大廳、有的擺放在教學(xué)樓大廳、有的羅列在學(xué)院校史館，這些大小不一的實(shí)物檔案，給管理和利用帶來很大麻煩。我院檔案室經(jīng)過實(shí)踐探索，將這些實(shí)物檔案舉行拍照，然后按發(fā)生的年頭依次逐次將其分類、編號、登記，使其照片與實(shí)物載體編號一一對應(yīng)，這樣大片面實(shí)物檔案都能各居其位，既便當(dāng)了管理又便于查找和利用，發(fā)揮了實(shí)物檔案應(yīng)有的價值。

3、加強(qiáng)實(shí)物檔案養(yǎng)護(hù)技術(shù)的研究。

檔案館員要提防實(shí)物檔案日常保存環(huán)境的研究，務(wù)必更加關(guān)注實(shí)物檔案展覽時的技術(shù)養(yǎng)護(hù)及安好養(yǎng)護(hù)。這些要求對檔案館員的業(yè)務(wù)要求就很高了，需要我們平日多精心學(xué)習(xí)，了解相關(guān)業(yè)務(wù)學(xué)識。

4、強(qiáng)化檔案管理員的養(yǎng)護(hù)意識，提高管理員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

首先要強(qiáng)化檔案管理員的養(yǎng)護(hù)意識。作為一名合格的檔案工，在精通業(yè)務(wù)學(xué)識的