項(xiàng)目合同管理

第六章項(xiàng)目合同管理1目的為規(guī)范公司項(xiàng)目合同管理及合同糾紛管理工作，建立和完善分級企業(yè)合同風(fēng)險法律保障體制，規(guī)避法律風(fēng)險，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。2工作要點(diǎn)2.1簽訂合同工作要求2.1.1有相關(guān)的法人授權(quán)書存根及授權(quán)登記記錄。2.1.2對合同相對人必須有調(diào)查記錄(調(diào)查筆錄見本手冊相關(guān)章節(jié))、相關(guān)資料（營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證、稅務(wù)登記證、授權(quán)書及范圍、業(yè)績證明等）及復(fù)印件與原件的核對記錄。2.1.3合同評審要有記錄，對業(yè)主的承包合同評審由經(jīng)開部門組織，同級相關(guān)部門參加。項(xiàng)目部簽訂內(nèi)部各類合同評審，由項(xiàng)目經(jīng)理組織，技術(shù)、財務(wù)、物資、設(shè)備等部門參與，參加部門應(yīng)在評審記錄上簽字。2.1.4簽訂合同須有招標(biāo)記錄或談判記錄（記錄見本手冊相關(guān)章節(jié)）。2.2履行合同工作要求2.2.1履行合同前有項(xiàng)目合同交底記錄（含與業(yè)主簽訂承包合同）。2.2.2合同履行中合同變更記錄。2.2.3履行合同物資、設(shè)備采購、租賃記錄。2.2.4履行合同內(nèi)部承包、勞務(wù)分包記錄2.2.5合同履行過程中的評價記錄。2.2.6合同索賠記錄。2.3合同完結(jié)工作要求2.3.1合同修訂記錄。2.3.2工程檔案交接記錄。2.3.3工程款結(jié)算記錄。2.3.4合同糾紛處理記錄。3工作職責(zé)及基本要求3.1項(xiàng)目建設(shè)信息至項(xiàng)目承包合同簽訂工作中的標(biāo)前評審（對招標(biāo)文件的評審）、風(fēng)險評價、投標(biāo)，中標(biāo)后合同談判、合同簽訂前對擬簽合同的評審、合同交底等內(nèi)容，由公司經(jīng)開部門負(fù)責(zé)（標(biāo)前評審見本手冊相關(guān)章節(jié)）。合同交底是合同履行的重要環(huán)節(jié)，合同簽訂后公司經(jīng)開部應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)交底。對公司項(xiàng)管部、項(xiàng)目經(jīng)理部的合同交底及合同文件歸檔需形成書面的交接記錄（交接記錄見本手冊相關(guān)章節(jié)）。3.2項(xiàng)目中標(biāo)后的合同及項(xiàng)目管理策劃由公司項(xiàng)目管理部門牽頭，組織公司機(jī)關(guān)有關(guān)職能部門與經(jīng)理部簽訂項(xiàng)目管理目標(biāo)責(zé)任書，向經(jīng)理部進(jìn)行合同管理及二次經(jīng)營交底，指導(dǎo)項(xiàng)目部建立合同管理體系和檔案信息管理（前期策劃見本手冊相關(guān)章節(jié)）。公司各職能部門負(fù)責(zé)為項(xiàng)目部提供本專業(yè)職責(zé)范圍內(nèi)的合同范本，供項(xiàng)目部參考執(zhí)行，范本發(fā)布前應(yīng)經(jīng)公司法律部會簽，主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.3經(jīng)理部在授權(quán)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施過程中的專業(yè)工程分包合同;工程勞務(wù)分包合同;材料采購合同;機(jī)械設(shè)備加工;機(jī)械設(shè)備采購、租賃合同；房屋、臨時設(shè)施臨時用地租賃等合同的簽訂。負(fù)責(zé)合同履行過程中合同變更、爭議糾紛的協(xié)調(diào)處理。并負(fù)責(zé)項(xiàng)目總承包合同履行過程中變更的商談、簽訂。重大負(fù)變更須報公司項(xiàng)管部審簽，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.4項(xiàng)目經(jīng)理部對外簽訂合同須取得公司的書面授權(quán)委托，在公司授權(quán)委托的范圍內(nèi)行使職權(quán)。禁止超越授權(quán)范圍或代理權(quán)終止后以公司或經(jīng)理部名義對外簽訂合同。3.5各類合同簽訂之前，經(jīng)理部合同職能部門應(yīng)當(dāng)詳細(xì)了解、調(diào)查合同相對人的資質(zhì)、信譽(yù)、履約能力、代理人的代理事項(xiàng)、權(quán)限和期限等情況，完成對相對方的調(diào)查評價工作，確保對方主體資格合法、真實(shí)、有效，符合公司管理和項(xiàng)目生產(chǎn)的各項(xiàng)要求。嚴(yán)禁將工程分包給不具備施工資格的單位或個人。杜絕從不合格供應(yīng)商、生產(chǎn)廠家的采購。3.6項(xiàng)目經(jīng)理部成立后應(yīng)組建以項(xiàng)目經(jīng)理為組長，項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)班子成員、項(xiàng)目部各職能部門負(fù)責(zé)人為組員的合同管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)項(xiàng)目部合同評審、合同談判策劃、合同談判實(shí)施、合同簽訂以及合同履行過程的檢查、監(jiān)控等工作。3.7項(xiàng)目經(jīng)理部和項(xiàng)目經(jīng)理部各職能部門應(yīng)設(shè)兼職合同管理員，明確其職責(zé)權(quán)限，負(fù)責(zé)本項(xiàng)目及各職能部門合同管理及合同證據(jù)資料的收集和保管工作。3.8合同管理人員崗位職責(zé)：⑴負(fù)責(zé)本項(xiàng)目、本部門合同管理工作，負(fù)責(zé)合同文件的起草，審核相對方的各種證照、手續(xù)，確保對方主體資格合法、真實(shí)、有效。⑵負(fù)責(zé)本項(xiàng)目、本部門實(shí)施過程中合同證據(jù)資料的收集、保管工作，確保資料真實(shí)性、完整性。⑶負(fù)責(zé)建立并及時更新本項(xiàng)目、本部門合同管理臺帳。做到帳實(shí)相符，不遺不漏。⑷負(fù)責(zé)填報有關(guān)報表。⑸建立并執(zhí)行本項(xiàng)目合同證據(jù)資料借用制度，對借出的資料負(fù)責(zé)及時收回。⑹遵守公司有關(guān)規(guī)章制度，保守公司商業(yè)秘密。3.9項(xiàng)目經(jīng)理部對外簽訂各類合同時，均應(yīng)主動爭取合同文本的起草權(quán)，草擬合同文本時應(yīng)參照公司本手冊公布的各種合同范本，結(jié)合本項(xiàng)目實(shí)際情況做適當(dāng)?shù)难a(bǔ)充、刪減和修改。工程分包、勞務(wù)分包合同必須經(jīng)過評審、報公司項(xiàng)管部審簽修訂后方可簽訂。大額《人民幣50萬元以上的（含50萬元)）》的物資、機(jī)械設(shè)備采購合同亦須經(jīng)過評審，報經(jīng)公司物設(shè)部審簽，并按審簽意見修改后方可簽訂，其他合同也應(yīng)由職能部門事先起草合同文本，經(jīng)項(xiàng)目合同管理員審核，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審簽后方可簽訂，其他大額經(jīng)濟(jì)合同也須經(jīng)過項(xiàng)目部按程序進(jìn)行評審，報公司法律部審簽、修訂后再行簽訂。3.10調(diào)查、評價、選定分包方、供貨方及其他合同相對方，以及合同簽訂前的評審必須按公司項(xiàng)目管理手冊中相關(guān)專業(yè)管理規(guī)定進(jìn)行，保存相關(guān)記錄（記錄表單見相關(guān)專業(yè)管理章節(jié)）。3.11各類合同簽訂之后，應(yīng)按公司文件管理規(guī)定和保密制度規(guī)定，建立目錄、歸檔管理，妥善保管。合同文件要防止丟失，便于查閱，無正當(dāng)理由不得借閱。具體由項(xiàng)目及各職能部門兼職合同管理員負(fù)責(zé)。3.12在項(xiàng)目合同履行前，簽約部門要向經(jīng)理部各相關(guān)部門和管理人員作好合同交底，并對合同內(nèi)容、風(fēng)險、重點(diǎn)和關(guān)鍵性問題做出特別說明或提示（合同交底見相關(guān)專業(yè)管理章節(jié)）。3.13經(jīng)理部是項(xiàng)目合同的履行主體，應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)施工合同確定的目標(biāo)，并在合同履行期間，依照合同約定進(jìn)行合同的變更、索賠和終止。3.14經(jīng)理部應(yīng)隨時掌握合同履行過程中的變更情況，與索賠、對方嚴(yán)重違約可能導(dǎo)致較大經(jīng)濟(jì)糾紛的有關(guān)事項(xiàng)要及時形成合法有效的證據(jù)資料：3.14.1工程量增減；3.14.2質(zhì)量及特性的變更；3.14.3工程標(biāo)高、基線、尺寸等變更；3.14.4施工順序、工藝的改變；3.14.5永久工程的附加工作,設(shè)備、材料和服務(wù)的變更等。3.15工程項(xiàng)目施工期間，非我方原因發(fā)生施工合同以外的額外工作或損失，經(jīng)理部應(yīng)依法進(jìn)行索賠，要求給予費(fèi)用和時間的補(bǔ)償。3.16發(fā)生下列情況之一時，經(jīng)理部應(yīng)及時按合同約定組織索賠：3.16.1發(fā)包人違反合同。3.16.2因工程變更。3.16.3由于監(jiān)理工程師對合同文件的歧義解釋,技術(shù)資料不確切,或由于不可抗力導(dǎo)致施工條件的改變。3.16.4發(fā)包人提出提前完工或縮短工期。3.16.5發(fā)包人延誤期限支付工程款。3.16.6合同規(guī)定以外的項(xiàng)目檢驗(yàn),且檢驗(yàn)合格,或非我方原因?qū)е马?xiàng)目缺陷的修復(fù)所發(fā)生的損失或費(fèi)用。3.16.7非我方原因?qū)е鹿こ虝簳r停工。3.16.8物價上漲、法規(guī)變化及其他導(dǎo)致情勢變更的因素。3.17經(jīng)理部應(yīng)指定一名副經(jīng)理負(fù)責(zé)索賠工作，并指派專人認(rèn)真作好索賠證據(jù)的收集和管理工作。主要包括以下資料：3.17.1建設(shè)工程施工合同及設(shè)計文件、施工圖紙、招標(biāo)文件、技術(shù)規(guī)范。3.17.2建設(shè)單位與施工單位的會議記錄、備忘錄、來往函件。3.17.3發(fā)包方負(fù)責(zé)供應(yīng)的設(shè)備、材料進(jìn)場時間、數(shù)量、規(guī)格和質(zhì)量檢查驗(yàn)收清單。3.17.4經(jīng)建設(shè)單位、設(shè)計單位、監(jiān)理工程師簽認(rèn)的設(shè)計變更指令、清單和通知書。3.17.5經(jīng)建設(shè)單位簽認(rèn)并認(rèn)可的工程實(shí)施計劃，勞動力、施工機(jī)械、材料使用表、財會資料。3.17.6工地交接記錄、施工進(jìn)度記錄、隱蔽工程檢查記錄、工程檢查、驗(yàn)收記錄。3.17.7工程價款、預(yù)付款撥付單據(jù)，材料采購、運(yùn)輸、使用憑證，材料漲價資料。3.17.8不可抗力造成災(zāi)害的證明文件、照片、損失清單和氣象資料、鑒定報告。3.17.9各種往來文件、資料的簽收記錄。3.17.10其他與索賠有關(guān)的證據(jù)等。3.18項(xiàng)目部各職能部門應(yīng)設(shè)兼職合同管理員專門負(fù)責(zé)本部門的合同管理工作。3.19合同終止后，經(jīng)理部應(yīng)對項(xiàng)目合同的履行情況和合同管理工作認(rèn)真總結(jié)，工程承包合同、重要分包合同與竣工資料、財務(wù)資料向公司相關(guān)對應(yīng)部門移交歸檔。3.20項(xiàng)目合同在執(zhí)行過程中出現(xiàn)糾紛時，經(jīng)理部不得隱瞞、回避和拖延，應(yīng)及時將有關(guān)情況向公司分管領(lǐng)導(dǎo)和合同綜合管理機(jī)構(gòu)報告，應(yīng)首先考慮協(xié)商解決，協(xié)商不成的，應(yīng)收集證據(jù)，書面報告公司法律部，便于及時仲裁或起訴處理。4過程監(jiān)控4.1項(xiàng)目經(jīng)理是項(xiàng)目合同完全履行的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的合同管理工作。4.2項(xiàng)目合同管理實(shí)行分級分類管理。公司層面的合同綜合管理工作由法律事務(wù)部牽頭，公司相關(guān)職能部門按各自工作內(nèi)容履行各自職責(zé)范圍內(nèi)的合同管理和監(jiān)督檢查；各項(xiàng)目部合同綜合管理工作由計合部牽頭，項(xiàng)目各相關(guān)職能部門按各自工作內(nèi)容履行各自職責(zé)范圍內(nèi)的合同管理和監(jiān)督檢查。4.3公司法律部和相關(guān)各職能部門應(yīng)對本公司所屬項(xiàng)目部合同管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查，力求有效降低合同管理的法律風(fēng)險。5合同糾紛處理5.1簽訂合同應(yīng)當(dāng)約定關(guān)于爭議和糾紛解決管轄的條款，以便于糾紛的處理。5.2發(fā)生合同糾紛，項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)及時將情況向公司主管領(lǐng)導(dǎo)匯報并通報給公司法律事務(wù)部。5.3公司法律部處理糾紛時，項(xiàng)目部和各相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)給予積極支持和配合。5.4對合同糾紛應(yīng)當(dāng)建立協(xié)商解決的機(jī)制，力爭協(xié)商解決。協(xié)商不能解決的，應(yīng)當(dāng)做好進(jìn)入仲裁或訴訟程序的準(zhǔn)備工作。5.5發(fā)生合同糾紛，我方權(quán)益受到侵害時，應(yīng)向人民法院起訴或仲裁機(jī)關(guān)申請仲裁的，應(yīng)在我方知道或應(yīng)當(dāng)知道權(quán)利被侵害之日起兩年內(nèi)立案。5.6各項(xiàng)目部、個人未經(jīng)公司授權(quán)不應(yīng)簽收任何法律文書，對法院派人送達(dá)的法律文書，應(yīng)向送達(dá)人員說明項(xiàng)目經(jīng)理部是公司沒有辦理營業(yè)執(zhí)照的一次性的派出機(jī)構(gòu)，不能獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任。對強(qiáng)行留置或郵寄送達(dá)的法律文書，應(yīng)及時回函連同送達(dá)的各種法律文書一并退回（回函見后附樣本）。同時應(yīng)將《傳票》、《應(yīng)訴通知書》、《起訴狀》等復(fù)印件速遞公司法律部，并附有關(guān)詳情和初步證據(jù)。5.7公司法律事務(wù)部統(tǒng)一辦理合同糾紛案件的登記、審查、應(yīng)訴和授權(quán)委托等相關(guān)法律手續(xù)。5.8對訴訟和仲裁案件，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真作好庭前的調(diào)查、收集證據(jù)等工作，項(xiàng)目部合同執(zhí)行部門及其他有關(guān)部門有責(zé)任積極配合，提供相關(guān)資料。應(yīng)當(dāng)充分重視和依法行使起訴、答辯、舉證、訴訟保全、先于執(zhí)行、反訴、上訴、申請強(qiáng)制執(zhí)行、優(yōu)先受償、申訴、撤銷、代位權(quán)以及申請支付令和公示催告的權(quán)利。6證據(jù)的收集6.1公司各級管理人員應(yīng)樹立證據(jù)意識，主動收集和保存證據(jù)。項(xiàng)目經(jīng)理是項(xiàng)目部合同證據(jù)資料管理工作的第一責(zé)任人，具體工作由項(xiàng)目部、及各專業(yè)職能部門的兼職合同管理員負(fù)責(zé)。6.2合同證據(jù)資料是指能夠證明合同簽訂、履行、違約、變更、解除、終止等事實(shí)的證據(jù)材料。其表現(xiàn)形式可以是書面資料；實(shí)物；錄音、錄像資料；鑒定結(jié)論；證人證言等。6.3合同資料管理應(yīng)分類建立合同管理臺帳，載明合同雙方當(dāng)事人、合同性質(zhì)、標(biāo)的額、履行期限及地點(diǎn)、爭議解決機(jī)構(gòu)、簽約人等基本信息。6.4合同證據(jù)資料的收集應(yīng)包括以下部分：6.4.1證明合同成立、生效事實(shí)的資料。6.4.2證明合同履行情況的資料。6.4.3證明合同變更事實(shí)的資料。6.4.4證明合同對方當(dāng)事人違約事實(shí)的資料。6.4.5證明合同解除事實(shí)的資料。6.4.6證明合同終止的資料。6.5合同證據(jù)資料的形式主要包括以下幾類：6.5.1書面資料。包括由雙方當(dāng)事人簽認(rèn)或國家有權(quán)機(jī)關(guān)確認(rèn)的書面資料，如合同書以及公證書；以及有證據(jù)證明送達(dá)對方當(dāng)事人的書面資料，如解除合同的書面通知等。6.5.2實(shí)物。實(shí)物證據(jù)多以物品或痕跡等實(shí)在物為其存在形態(tài)和表現(xiàn)形式，實(shí)物證據(jù)易滅失，要深入細(xì)致并迅速及時收集，實(shí)物的固定保全，以不損毀、不變形、不丟失為原則，尤其要注意分案分別保管，以防不同案件的證據(jù)相互混淆。6.5.3照片、錄音、錄像等視聽資料。視聽資料應(yīng)能顯示形成的時間。6.5.4證人證言。即合同以外的第三人對合同爭議事實(shí)所做的書面、口頭的陳述。6.5.5當(dāng)事人陳述。即合同當(dāng)事人對爭議事項(xiàng)所做的陳述。6.5.6鑒定結(jié)論。即有權(quán)鑒定機(jī)構(gòu)對有關(guān)事實(shí)所做的鑒定報告。6.5.7勘驗(yàn)筆錄。即國家有權(quán)機(jī)關(guān)對涉及合同爭議有關(guān)事實(shí)所做的勘驗(yàn)筆錄。6.6合同管理人員收集的合同證據(jù)資料應(yīng)真實(shí)、完整，并應(yīng)是原件。若因有關(guān)規(guī)定，原件必須由其他部門歸檔保管的，可留存復(fù)印件，但必須注明原件出處。7外聘律師的管理7.1發(fā)生法律糾紛案件應(yīng)及時與公司法律部聯(lián)系，未經(jīng)公司同意，原則上不得擅自從外部聘請律師。7.2因特殊情況需要聘請當(dāng)?shù)芈蓭煹?，?yīng)事先與公司法律事務(wù)部聯(lián)系，報請公司主管領(lǐng)導(dǎo)或集團(tuán)公司法律部批準(zhǔn)后，法律部可辦理相關(guān)授權(quán)委托手續(xù)。8各類表單8.1合同評審表8.2合同審批表8.3合同修訂（補(bǔ)充）審批表8.4合同評審（補(bǔ)充、修訂）記錄表8.5合同管理臺帳8.6法律授權(quán)委托書范本8.7告知函（項(xiàng)目部拒收法院文書時用）附件1：中鐵一局三公司司合同評審審表編號：申請部門經(jīng)辦人申請部門負(fù)責(zé)人意見合同名稱合同類型合同擬簽訂時間間合同當(dāng)事人合同預(yù)期目標(biāo)合同基本內(nèi)容（附合同復(fù)印件件）評審意見（可附加頁）評審部門評審人送審時間評審時間備注注：1、本表適用于標(biāo)標(biāo)前評審、合合同簽訂前前評審、合合同修訂評評審。2、合同基本內(nèi)容容（含）以以上部分由由申請部門門填寫，以以下部分由由評審部門門填寫。3、本表作為合同同檔案，與與其他合同同資料一并并保存。附件2：中鐵一局三公司司合同審批批表編號：承辦部門經(jīng)辦人及電話承辦部門負(fù)責(zé)人意見合同名稱合同擬簽訂時間對方當(dāng)事人及代代理人情況況單位名稱法定代表人地址授權(quán)委托書編號號委托代理人營業(yè)執(zhí)照號委托代理人權(quán)限限合同預(yù)期目標(biāo)合同基本內(nèi)容合同評審部門意見經(jīng)開中心審批意見法律事務(wù)機(jī)構(gòu)意見合同編號合同檔案號備注注：1、合同基本內(nèi)容容（含）以以上部分由由承辦部門門填寫。2、本表作為合同同檔案，與與其他合同同資料一并并保存。附件3：中鐵一局三公司司合同修訂訂（補(bǔ)充）審審批表編號：承辦部門經(jīng)辦人及電話承辦部門負(fù)責(zé)人意見合同名稱合同擬簽訂時間對方當(dāng)事人及代代理人情況況單位名稱法定代表人地址授權(quán)委托書編號號委托代理人營業(yè)執(zhí)照號委托代理人權(quán)限限合同預(yù)期目標(biāo)合同基本內(nèi)容合同評審部門意見項(xiàng)目中心審批意見法律事務(wù)審批意見合同編號合同檔案號備注注：1、合同評審部