《實(shí)用文體寫作知識(shí)》教案

《實(shí)用文體寫作知識(shí)》教案

一、課程性質(zhì)

實(shí)用寫作知識(shí)是“一村一名大學(xué)生計(jì)劃”農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)管理等專業(yè)的一門專業(yè)基礎(chǔ)課程，是

培養(yǎng)學(xué)生具備基本的實(shí)用問(wèn)題寫作理論知識(shí)、一般應(yīng)用文寫作能力及文章分析與處理能力的

課程，具有實(shí)踐性強(qiáng)、實(shí)用性突出的特點(diǎn)。

二、課程目的要求

1、掌握有關(guān)實(shí)用文體的實(shí)際用途及其寫作知識(shí)。

2、具備應(yīng)用型人才所具備的寫作能力及文章分析與處理能力，使學(xué)生的總體寫作水平

得到一定程度的提高。

引言實(shí)用型文章的涵義和特征

教學(xué)要求:

了解實(shí)用型文章的涵義、基本特征。

教學(xué)要點(diǎn)：

1、實(shí)用型文章的涵義

2、實(shí)用型文章特征和基本要求

一、涵義

實(shí)用文體是各類實(shí)用型文章的總稱，是指為解決實(shí)際問(wèn)題而撰寫的文章，是在社會(huì)生活

中有特定用途的文章。它也被稱為應(yīng)用文。

二、特征

一是從內(nèi)容方面來(lái)看，實(shí)用性文章是為解決某個(gè)實(shí)際問(wèn)題或某項(xiàng)具體工作而撰寫的文

章，其內(nèi)容同現(xiàn)實(shí)生活密切相關(guān)，是現(xiàn)實(shí)生活的反映；

二是從形式方面來(lái)看，實(shí)用型文章大豆油固定的體式，帶有突出的規(guī)范化或者說(shuō)一定的

程式化的特點(diǎn)。

三、特點(diǎn)

1、主旨單一、集中、明確；

2、材料多樣、真實(shí)、有力；

3、結(jié)構(gòu)合理、謹(jǐn)嚴(yán)、固定；

4、語(yǔ)言準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、平易、莊重。

第一章行政公文

一、教學(xué)要求

掌握公文的概念、特點(diǎn)、分類、構(gòu)成要素，了解公文寫作的基本要求，掌握公文寫法示

例。

二、內(nèi)容要點(diǎn)

（一）概述

1、公文的概念及特點(diǎn)。此處公文是指狹義的公文，即法定公文。法定性、政策性、實(shí)

用性、時(shí)效性及規(guī)范性是公文的幾個(gè)主要的特點(diǎn)，也是一份合格的公文所必須具備的幾個(gè)條

件。

2、公文的分類。公文的分類方法較多，重點(diǎn)明確按照行文關(guān)系和行文方向分類方法，

并掌握上行文、平行文與下行文的涵義。

（二）公文的構(gòu)成要素。包括眉首部分、主體部分、版記部分。

（三）公文寫作的基本要求。公文寫作的基本要求有三項(xiàng)，對(duì)第三項(xiàng)要求須理解性掌握。

（四）公文寫法示例。此部分結(jié)合具體例文的出示和分析，分別介紹9類公文的一般寫

法。在全面了解的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)掌握6種公文，即：通知，通報(bào)，報(bào)告，請(qǐng)示，函，會(huì)議紀(jì)

要。

三、重點(diǎn)難點(diǎn)

1、公文的概念及公文的分類。

2、通知，通報(bào)，報(bào)告，請(qǐng)示，函，會(huì)議紀(jì)要等6種公文。

四、教學(xué)建議

1、結(jié)合實(shí)例，指導(dǎo)學(xué)員明確上行文、平行文與下行文的涵義。

2、結(jié)合實(shí)例，重點(diǎn)講解通知，通報(bào)，報(bào)告，請(qǐng)示，函，會(huì)議紀(jì)要等6種公文。

3、要求學(xué)員撰寫通知和請(qǐng)示各一篇。

一、概述

（一）公文的概念及特點(diǎn)

1、涵義

“公文”也即公務(wù)文書，對(duì)人們通常所說(shuō)的公務(wù)文書這個(gè)概念，有廣義和狹義兩種理解。

廣義的公務(wù)文書是指黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及社會(huì)團(tuán)體在公務(wù)活動(dòng)中所用的各類文字材料。

第一類是行政機(jī)關(guān)公文，即有關(guān)機(jī)構(gòu)與部門正規(guī)的公文文種。又稱法定公文。

第二類為事務(wù)文書，即機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體為處理工作而普遍使用的法定公文之外的文書，

它又稱常用文書。

以上兩類文書均有較強(qiáng)的通用性，適用于不同的社會(huì)行業(yè)或領(lǐng)域，所以合稱通用文書。

第三類為專用文書，即在不同的社會(huì)行業(yè)、專業(yè)領(lǐng)域或特定的場(chǎng)合專門應(yīng)用的文書。

專用文書與通用文書是相對(duì)而言。

公文是指狹義的公文而言的。狹義的公文即法定公文，專指國(guó)務(wù)院2000年8月24日發(fā)

布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》列出的13類公文。

2、公文從內(nèi)容到形式至少應(yīng)當(dāng)具備兩大特征：

一是從內(nèi)容方面看，公文的內(nèi)容必須是具備公務(wù)活動(dòng)的反映。公文就是特定的作者為處

理公務(wù)活動(dòng)中問(wèn)題而撰寫的。

二是從形式方面來(lái)看，公文有固定的格式。

3、特點(diǎn)

（1）法定性

（2）政策性

（3）實(shí)用性

（4）時(shí)效性

（5）規(guī)范性。

（二）公文的分類

1、按照行文關(guān)系和行文方向分類：

可分為上行文、平行文、下行文。但有些公文的行文方向并不十分固定，在不同的情況

下有不同的歸屬，如：通知、函。

2、按照緊急程度分類：

可分為緊急公文和普通公文。緊急公文還分為“特急”和“急件”兩類。

3、按照有無(wú)保密要求及機(jī)密等級(jí)分類

一為無(wú)保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件兩類。

二為有保密要求的文件分為絕密文件、機(jī)密文件和秘密文件三種。

二、公文的構(gòu)成要素

公文的體式主要是指公文的構(gòu)成要素、格式及其印裝規(guī)格。

體式固定、規(guī)范是公文的一大特征，也是公文的作用得以實(shí)現(xiàn)的重要保證。

中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T9704-1999）《國(guó)家行政機(jī)關(guān)格式》將組成公文的各要

素劃分為眉首、主體、版記三個(gè)部分。具體介紹如下：

（一）眉首部分

眉首部分又稱文頭部分，通常由公文份數(shù)序號(hào)、米米等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文

機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人諸要素構(gòu)成。

1、公文份數(shù)序號(hào)

2、秘密等級(jí)和保密期限：“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”

3、緊急程度：“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

4、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)一般使用小標(biāo)宋體字、用紅色標(biāo)識(shí)，人們通常把法定

公文稱為“紅頭文件”，就是由此而來(lái)。

聯(lián)合行文時(shí)，主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中

排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過(guò)多，必須保證公文首頁(yè)顯示正文。

5、發(fā)文字號(hào)

6、簽發(fā)人

（二）主題部分

主體部分又稱行文部分，這一部分通常由公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、公文正文、附件說(shuō)明、

成文日期、公文生效標(biāo)識(shí)、附注等項(xiàng)目構(gòu)成。

1、標(biāo)題

公文的標(biāo)題要能準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要的解釋公文的主要內(nèi)容，并能透視文種，一般還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)

文機(jī)關(guān)。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、發(fā)文事由和公文種類是構(gòu)成公文標(biāo)題的三個(gè)基本因素。

第一種是發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、發(fā)文事由和公文種類三個(gè)要素全部具備的公文標(biāo)題。如：《國(guó)

務(wù)院關(guān)于解決當(dāng)前供銷合作社幾個(gè)突出問(wèn)題的通知》

第二種是由發(fā)文機(jī)關(guān)和公文種類兩個(gè)要素構(gòu)成的公文標(biāo)題。在冠有紅色版頭的文件中，

這種標(biāo)題還是比較常見的。如：“國(guó)家教委辦公廳文件”的版頭下《關(guān)于印發(fā)<教育類公文

主題詞表>的通知》的公文標(biāo)題。

第三種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和公文種類兩個(gè)要素構(gòu)成的公文標(biāo)題。在公開發(fā)布的公文中，

這類標(biāo)題比較常見，如：《國(guó)務(wù)院緊急通知》等。

有些法規(guī)性公文在標(biāo)題之下還有題注一項(xiàng)，用以說(shuō)明某項(xiàng)法令、規(guī)定等通過(guò)或批準(zhǔn)的時(shí)

間、程序或開始生效的時(shí)間。題注一項(xiàng)的內(nèi)容要寫在括號(hào)內(nèi)。

2、主送機(jī)關(guān)

主送機(jī)關(guān)是負(fù)有公文處理責(zé)任的受文機(jī)關(guān)，是公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者

規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。

3、正文

正文是一份公文的核心部分。公文質(zhì)量的高低、公文能否產(chǎn)生應(yīng)有的功用，主要取決于

正文部分寫得如何，擬稿人的工作能力和文字水平也主要體現(xiàn)在正文的撰寫中。

在一份比較復(fù)雜的公文中，正文一般包括開頭、主體、結(jié)尾三個(gè)部分。

（1）開頭

第一種，目的式。在寫明具體事項(xiàng)之前，現(xiàn)寫明發(fā)文的目的，以引起受文者的注意，這

是一種常見的開頭形式。常見表示目的的介詞“為”、“為了”等領(lǐng)取下文。

第二種，根據(jù)式。在公文正文的開頭，寫明作為行文依據(jù)的方針、政策、法規(guī)、規(guī)定及

上級(jí)指示精神或其他事項(xiàng)，以增加公文的權(quán)威性、嚴(yán)肅性和說(shuō)服力。常見的根據(jù)式開頭的介

詞有“根據(jù)”、“遵照”、“按照”、“依照”等領(lǐng)取下文。

在實(shí)際寫作中，根據(jù)式目的式混合使用的公文開頭方式用的較多，可寫明發(fā)文根據(jù)，在

說(shuō)明發(fā)文目的，然后點(diǎn)名決定的核心內(nèi)容，簡(jiǎn)潔明了。

第三種，緣由式。緣由式也叫原因式，即通過(guò)介紹情況、提出問(wèn)題或明確意義，使受文

者了解行文的緣由，從而引起受文者對(duì)文件內(nèi)容的重視。

公文開頭無(wú)固定模式。究竟怎樣撰寫公文的開頭，最終還要根據(jù)實(shí)際需要確定。而無(wú)論

哪種形式的公文開頭，都必須符合開門見山、簡(jiǎn)明扼要的原則。

（2）主體

正文的主體是核心中的核心。內(nèi)容充實(shí)、中心突出、表意明確、條理清楚，是對(duì)所有公

文的主體部分的寫作要求。

（3）結(jié)尾

第一種，歸納式。

第二種，說(shuō)明式。

第三種，申明式。

第四種，祈請(qǐng)式。

第五種，期望式。

行文簡(jiǎn)潔，手書有力，是對(duì)所有公正文結(jié)尾的要求。

4、附件說(shuō)明

附近是公文的有機(jī)組成部分，甚至有些附件可以說(shuō)是反映公文的主要內(nèi)容的部分，而主

件只起發(fā)布或轉(zhuǎn)發(fā)附件的作用。

5、成文日期

公文上標(biāo)注的成文日期應(yīng)以機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)

責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)一發(fā)報(bào)日期為準(zhǔn)。

成文日期要用漢字標(biāo)注、并將年、月、日標(biāo)全，零寫為“0”。

6、公文生效標(biāo)識(shí)

加蓋印章是公文最后生效的標(biāo)志。

公文排版后所?？瞻滋幦绻粔蛴≌挛恢?，應(yīng)當(dāng)采取調(diào)整行距、字距的方式解決，務(wù)使

印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方式解決。

7、附注

附注是說(shuō)明在公文的其它部分不便說(shuō)明的各種事項(xiàng)的項(xiàng)目，一般是對(duì)文件的傳達(dá)范圍、

使用方法的規(guī)定及對(duì)名詞術(shù)語(yǔ)的解釋等。

（三）版記部分

版記部分又稱文尾部分，通常由主題詞、抄送機(jī)關(guān)和印發(fā)世間等項(xiàng)目構(gòu)成。

1、主題詞

主題詞是標(biāo)示公文的內(nèi)容特征和歸屬類別的關(guān)鍵性詞語(yǔ)。一份公文的主題詞一般不超過(guò)

七個(gè)。上報(bào)的文件，應(yīng)當(dāng)按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。

2、抄送機(jī)關(guān)名稱

抄送機(jī)關(guān)名稱是指主送機(jī)關(guān)之外需要執(zhí)行或了解公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)。

3、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間

公文的印制工作一般由發(fā)文機(jī)關(guān)的具體辦公部門承當(dāng)。

印發(fā)時(shí)間是指公文開印的具體時(shí)間。

4、反線

版記中各要素之下加上一條反線，寬度統(tǒng)版心。

以上所列的公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、

簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文時(shí)間、公文生效標(biāo)識(shí)、附注、主題詞、抄送機(jī)

關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)時(shí)間等項(xiàng)目，是現(xiàn)行公文的全部構(gòu)成要素。

三、公文寫作的基本要求

（一）要熟悉黨和國(guó)家的方針政策及有關(guān)法規(guī)、規(guī)定

（二）要了解實(shí)際情況---吃透兩頭

（三）要遵循各項(xiàng)行文規(guī)則

1、文種的選用要正確

要對(duì)每一種公文名稱的含義和每一種公文的具體功用有所了解，以便根據(jù)行文的需要，

正確選用文種。主要考慮兩種因素：一是行文關(guān)系；二是發(fā)文的目的和公文的內(nèi)容。

2、行文關(guān)系的確定要妥當(dāng)

主要應(yīng)當(dāng)注意以下幾點(diǎn)：

一是行文關(guān)系要根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。

二是聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。

三是受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上機(jī)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。

四是上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送另一上級(jí)機(jī)關(guān)。

3、制法程序的安排要合理

主要包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。

注意：（1）公文的起草也要經(jīng)過(guò)起草前的準(zhǔn)備、起草、修改等幾個(gè)階段。

（2）審核的重點(diǎn)是：是否需要行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬定公

文的有關(guān)要求，公文格式是否符合有關(guān)規(guī)定等。

（3）復(fù)核的重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、

規(guī)范等。

四、公文寫法示例

（一）決定

1、決定的用途

決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下

級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

決定是一種重要的指揮性和約束性公文。一可用以安排重要會(huì)議的召開；二可在設(shè)立行

政區(qū)劃或設(shè)置重要機(jī)構(gòu)時(shí)使用；三可以在表彰先進(jìn)時(shí)使用；四可以在處理特大事故時(shí)使用。

決定即可以由領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制發(fā)，也可以由會(huì)議作出。

2、決定的寫法

決定大致可以分為兩類：一類是對(duì)重要事項(xiàng)作出安排的決定；一類是對(duì)重大行動(dòng)作出安

排或者對(duì)重要工作進(jìn)行部署的決定。這類決定的指揮性和指示性極強(qiáng)。

（二）公告

1、公告的用途：適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。

公告通常在以國(guó)家的名義，向國(guó)內(nèi)外宣布重大事件、重要事項(xiàng)或決定事項(xiàng)時(shí)使用。某些

部門經(jīng)授權(quán)，也可以代表國(guó)家對(duì)內(nèi)或?qū)ν獍l(fā)表公告。

2、公告的寫法

公告的標(biāo)題主要有兩種：

一種是發(fā)文機(jī)關(guān)加上公文文種。如：《中華人民共和國(guó)全國(guó)人民代表大會(huì)公告》等；

另一種發(fā)文機(jī)關(guān)、事由在加上公文文種。如《中華人民共和國(guó)海關(guān)關(guān)于簡(jiǎn)化進(jìn)出口旅客

通關(guān)手續(xù)的公告》等。

（三）通告

1、通告的用途：通告適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵循或者周知的事項(xiàng)。按期內(nèi)容

的不同，可把通告分為兩類：

一類是法規(guī)性通告，這是用來(lái)宣布有關(guān)規(guī)定，并且能夠起到行政法規(guī)作用的通告。

二類是事務(wù)性通告，這是用來(lái)公布某些單位或個(gè)人需要了解或辦理的有關(guān)事宜的通告。

2、通告的寫法

（1）標(biāo)題的寫法

標(biāo)題的寫法有多種。第一種是發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種幾個(gè)要素俱全的標(biāo)題；第二種是由

發(fā)文機(jī)關(guān)和文種名稱兩個(gè)要素構(gòu)成的標(biāo)題；第三種是省略發(fā)文機(jī)關(guān)，由事由和文種兩個(gè)要素

構(gòu)成的標(biāo)題。

（2）通告的正文一般包括發(fā)布通告的目的或根據(jù)、通告事項(xiàng)及結(jié)語(yǔ)三個(gè)方面的內(nèi)容。

3、公告、通告的寫作注意事項(xiàng)

兩者都屬于公開發(fā)布的告知性文書，撰寫時(shí)應(yīng)注意一下幾點(diǎn)：

（1）要寫得通俗；

（2）要寫得具體；

（3）要寫得清楚。

（四）通知

1、通知的用途：適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上機(jī)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文、

傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。

在現(xiàn)行公文中，可以說(shuō)通知的用途是最為廣泛的。

（1）可用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，起到批準(zhǔn)和指導(dǎo)的作用，又可用于轉(zhuǎn)發(fā)上機(jī)機(jī)關(guān)和

不相隸屬的公文，起到傳達(dá)或聯(lián)系的作用。

（2）即可用來(lái)發(fā)布行政規(guī)章，起到指揮和約束的作用，又可用來(lái)發(fā)布意見，會(huì)議紀(jì)要

及計(jì)劃、總結(jié)等文件，起到運(yùn)載的作用。

（3）可以用來(lái)提出要求下級(jí)機(jī)關(guān)認(rèn)真辦理或遵照?qǐng)?zhí)行的事項(xiàng)，起到指示工作甚至法規(guī)

或規(guī)定的作用，又可以用來(lái)告知事項(xiàng)，起到傳達(dá)作用。

（4）可以用來(lái)宣布干部任免和聘用事宜，起到傳遞信息的作用。

總之，通知用途廣泛、使用頻率高，是其一個(gè)重要特點(diǎn)。

2、通知的寫法

（1）批示性通知

如果再做細(xì)分的話可將批示性通知分為三種：一為“頻發(fā)”型通知，二為“轉(zhuǎn)發(fā)”型通

知，三為“批轉(zhuǎn)”型通知。

“頻發(fā)”型通知是指用來(lái)發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章或印發(fā)有關(guān)文件的通知。

“轉(zhuǎn)發(fā)”型通知是指用來(lái)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文的通知。最常

見也最簡(jiǎn)單的“轉(zhuǎn)發(fā)”型通知的正文只有第一個(gè)部分。

“批轉(zhuǎn)”型通知是指批示轉(zhuǎn)發(fā)下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的公文的通知，其寫法與“轉(zhuǎn)發(fā)”型通知基

本相同。隨之下發(fā)的公文應(yīng)是反映帶有普遍性的問(wèn)題或具有普遍指導(dǎo)意義的公文。

（2）指示性通知

上級(jí)機(jī)關(guān)宣布要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理或執(zhí)行的事項(xiàng)，限于發(fā)文機(jī)關(guān)的權(quán)限，或因其內(nèi)容不宜

用（命令）決定等文種的，可用指示性通知。這類通知又稱規(guī)定性通知或布置性通知。

（3）告知性通知

告知某一具體事項(xiàng)，可用告知性通知，這類通知是機(jī)關(guān)日常工作經(jīng)常會(huì)用到的公文文種。

如：設(shè)立或撤銷機(jī)構(gòu)、遷移辦公地點(diǎn)、啟用或更換印章、修改行政規(guī)章、修正或補(bǔ)充文件內(nèi)

容、調(diào)整辦公時(shí)間等各種事項(xiàng)，都可以寫入告知性通知。

會(huì)議通知是告知性通知的一個(gè)重要的類別，也是用的較多的一類通知。

（4）任免型通知

2001年1月1日起施行《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：通知適用于“任免人員”，

任免對(duì)象不再限于“干部”，范圍有所擴(kuò)大。

3、通知的寫作注意事項(xiàng)

第一、事項(xiàng)要明確、具體；

第二、表述要清楚、直接。

（五）通報(bào)

1、通報(bào)的用途和種類

通報(bào)適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或者情況。根據(jù)通報(bào)的具體情況不同，

可將通報(bào)分為三類：一是表彰先進(jìn)的表彰性通報(bào)；二是批評(píng)錯(cuò)誤的批評(píng)性通報(bào)；三是傳達(dá)重

要精神或情況的傳達(dá)性通報(bào)。人們常說(shuō)的通報(bào)表?yè)P(yáng)、通報(bào)批評(píng)和通報(bào)情況，就是對(duì)這三類通

報(bào)用途的概括。

2、通報(bào)的寫法

（1）表彰性通報(bào)

表彰性通報(bào)的具體用途是表?yè)P(yáng)好人好事，樹立典型、推廣經(jīng)驗(yàn)，號(hào)召?gòu)V大干部、群眾向

先進(jìn)單位或個(gè)人學(xué)習(xí)，把工作做得更好。

（2）批評(píng)性通報(bào)

批評(píng)性通報(bào)是指通報(bào)中用得較多的一類。這類通報(bào)主要用來(lái)批評(píng)后進(jìn)、懲罰錯(cuò)誤，以使

廣大干部群眾引以為戒，吸取教訓(xùn)，防止類似問(wèn)題的出現(xiàn)。

（3）情況通報(bào)

情況通報(bào)是向有關(guān)部門和人員傳達(dá)重要哦情況，發(fā)布重要信息，以使人們掌握情況、明

確問(wèn)題、從而統(tǒng)一思想和行動(dòng)，使工作協(xié)調(diào)發(fā)展的通報(bào)。

情況通報(bào)正文的寫法主要有兩種。一種是先寫發(fā)布通報(bào)通報(bào)的緣由，然后寫明事項(xiàng)，最

后提出要求和希望。另一種是將內(nèi)容按問(wèn)題進(jìn)行劃分，分成若干個(gè)部分來(lái)寫，事項(xiàng)較多、內(nèi)

容較復(fù)雜的通報(bào)可用通報(bào)這種寫法。

3、通報(bào)的寫作注意事項(xiàng)

（1）情況要準(zhǔn)確；

（2）態(tài)度要明朗；

（3）事例要典型；

（4）發(fā)布要及時(shí)。

（六）報(bào)告

1、報(bào)告的用途

適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上機(jī)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。

報(bào)告是下級(jí)機(jī)關(guān)呈送上級(jí)機(jī)關(guān)的上行文種，中下級(jí)機(jī)關(guān)特別是基層單位和部門常會(huì)用到

這一文種。

報(bào)告的用途極為廣泛，具體的說(shuō)，報(bào)告可以用來(lái)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作；反映情況；也可

以用來(lái)答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。

2、報(bào)告的分類

按其性質(zhì)的不同，可將報(bào)告分為綜合性報(bào)告和專題性報(bào)告；按其行文的直接目的的不同，

可將報(bào)告分為呈報(bào)性報(bào)告和承轉(zhuǎn)性報(bào)告。不同報(bào)告在寫法上區(qū)別不是很大。

3、報(bào)告的寫作注意事項(xiàng)

（1）用途要合理、明確；

（2）內(nèi)容要客觀、真實(shí)。

（七）請(qǐng)示

1、請(qǐng)示的用途

請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。其主要用途有兩種情況：

一是請(qǐng)求上機(jī)機(jī)關(guān)給予指示的請(qǐng)示，主要應(yīng)在遇到現(xiàn)有的方針、政策及法規(guī)、規(guī)定所不

曾涉及的新情況、新問(wèn)題，或政策界限難以把握時(shí)使用；

二是請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)予以批準(zhǔn)的請(qǐng)示，主要應(yīng)在遇到超越本機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍，或本機(jī)關(guān)人

員對(duì)之看法、意見不是完全一致的問(wèn)題時(shí)使用。

另外，某些業(yè)務(wù)主管部門就帶有普遍性意義的問(wèn)題提出看法，希望領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)有關(guān)單

位時(shí)，也可以使用請(qǐng)示。

2、請(qǐng)示的寫法

按照請(qǐng)示的內(nèi)容和目的的不同，可將請(qǐng)示分為請(qǐng)求性請(qǐng)示和請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示兩類。

（1）請(qǐng)求指示的請(qǐng)示

是指針對(duì)工作中出現(xiàn)的具體問(wèn)題，向上級(jí)機(jī)關(guān)申明情況，請(qǐng)求予以答復(fù)和下達(dá)處理意見

的請(qǐng)示。寫這類請(qǐng)示，應(yīng)把重點(diǎn)放在情況的陳述和問(wèn)題的強(qiáng)調(diào)上。

（2）請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示

是就某一問(wèn)題或事項(xiàng)提出本機(jī)關(guān)的處理意見，請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)給予批準(zhǔn)或標(biāo)明態(tài)度的請(qǐng)

示。寫這類請(qǐng)示，要把重點(diǎn)放在意見、辦法的說(shuō)明上。

3、寫作請(qǐng)示的注意事項(xiàng)

第一、要正確選用文種；

第二、要做到一文一事；

第三、要避免多頭請(qǐng)示；

第四、要避免越級(jí)請(qǐng)示。

4、報(bào)告與請(qǐng)示的區(qū)別

1951年9月政務(wù)院發(fā)布的《文件處理暫行辦法》規(guī)定：“對(duì)上級(jí)陳述或請(qǐng)示事項(xiàng)”要用

報(bào)告。也就是說(shuō)，當(dāng)時(shí)不管是報(bào)告還是請(qǐng)示工作，用的都是報(bào)告這個(gè)文種。與這種歷史原因

有關(guān)，時(shí)至今日還經(jīng)常有人把本應(yīng)該寫成請(qǐng)示的公文錯(cuò)寫成報(bào)告，或把請(qǐng)示與報(bào)告混用，寫

為請(qǐng)示報(bào)告。Erz和雖都是上行文，但二者的區(qū)別還是很明顯的，主要體現(xiàn)在：

第一：具體功用不同；

第二：內(nèi)容含量不同；

第三：行文時(shí)機(jī)不同。

（八）函

1、函的作用

使用于不相隸屬相關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)工作，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。函既

可以在平行機(jī)關(guān)及不相隸屬的機(jī)關(guān)之間使用，也可以在上下級(jí)機(jī)關(guān)之間使用。

2、函的分類

1981年國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理暫行辦法》取消了公函和便函的

劃分，只列“函”一個(gè)文種。

按照行文方向的不同劃分，可將函分為去函和復(fù)函；

按照內(nèi)容的不同劃分，可將函分為知照函、催辦函、邀請(qǐng)函等。

目前，經(jīng)常使用的函有三種，即商洽性函、答復(fù)性函和請(qǐng)求性函。

3、函的寫法

（1）商洽性函

機(jī)關(guān)之間商量或接洽工作哦，可以使用商洽性函。

（2）答復(fù)性函

機(jī)關(guān)之間回復(fù)問(wèn)題，可以用答復(fù)性函。因?yàn)榘l(fā)文機(jī)關(guān)同收文機(jī)關(guān)之間沒有隸屬關(guān)系，或

者說(shuō)不存在上下級(jí)關(guān)系，所以不宜使用批復(fù)，而只能用函答復(fù)問(wèn)題。

（3）請(qǐng)求性函

機(jī)關(guān)之間請(qǐng)求幫助或配合工作，以及向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等，可以使用請(qǐng)求性函。

4、寫作函的注意事項(xiàng)

第一、文種的選用要正確；

與函有關(guān)的兩種現(xiàn)象值得注意：一是應(yīng)當(dāng)用函卻用了其他文種；另一種現(xiàn)象是應(yīng)當(dāng)使用

其他文種，如請(qǐng)示、報(bào)告、通知等，卻錯(cuò)用了函。

第二、內(nèi)容要簡(jiǎn)潔；

第三、措辭要得體。

（九）會(huì)議紀(jì)要

1、會(huì)議紀(jì)要的用途

適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

會(huì)議紀(jì)要應(yīng)當(dāng)算一種實(shí)錄性公文，是在對(duì)會(huì)議討論的事項(xiàng)加以歸納、整理的基礎(chǔ)上，將

其反映出來(lái)的公文文種。

2、會(huì)議紀(jì)要的種類

1）按其內(nèi)容和文種的不同劃分，可分為一下三類：

（1）指示性會(huì)議紀(jì)要

是指反映工作安排事宜，因而對(duì)工作具有指導(dǎo)作用的會(huì)議紀(jì)要。

（2）通報(bào)性會(huì)議紀(jì)要

有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志主持召開的委員會(huì)、常委會(huì)或者辦公會(huì)，對(duì)所討論的以一些問(wèn)題作出了決

定，可用會(huì)議紀(jì)要的形式發(fā)至議定范圍，使受文者了解會(huì)議精神和決定事項(xiàng)，以便貫徹執(zhí)行。

（3）消息性會(huì)議紀(jì)要

是指?jìng)鬟_(dá)會(huì)議情況，也是說(shuō)只起消息報(bào)到作用，而不起指示作用的會(huì)議紀(jì)要。

2）按照會(huì)議性質(zhì)的不同，可將會(huì)議記錄劃分為：

（1）日常行政工作會(huì)議記錄

它是指行政機(jī)關(guān)為研究處理行政事務(wù)或解決某些實(shí)際問(wèn)題而召開的常規(guī)性工作會(huì)議，反

映此類會(huì)議的情況的會(huì)議紀(jì)要，就是日常行政工作會(huì)議紀(jì)要。

（2）大型專題工作會(huì)議紀(jì)要

它是指為處理某一重大問(wèn)題或某一方面的工作而專門召開的規(guī)模較大的會(huì)議。

3、會(huì)議紀(jì)要的寫法

它的寫法是比較靈活的，但大致的結(jié)構(gòu)還是比較固定的。一般來(lái)說(shuō)，日常行政會(huì)議紀(jì)要

的主體部分的寫法比較簡(jiǎn)單，把會(huì)議主要內(nèi)容、議定事項(xiàng)寫明即可，多采用綜述式寫法；大

型專題工作會(huì)議紀(jì)要的寫法則復(fù)雜一些，一般采用歸納式寫法。

5、寫作會(huì)議紀(jì)要的注意事項(xiàng)

會(huì)議紀(jì)要具有兩大特點(diǎn)：一是紀(jì)實(shí)性，二是提要型。故需注意以下幾點(diǎn)：

第一、要做好會(huì)議記錄。

第二、要突出會(huì)議要點(diǎn)。

第二章事務(wù)文書

一、教學(xué)要求

了解事務(wù)文書的特點(diǎn)、作用，掌握幾種事務(wù)文書的寫法。

二、教學(xué)要點(diǎn)

（一）了解事務(wù)文書的涵義（狹義、廣義），特點(diǎn)，作用。

（二）幾類常用事務(wù)文書的寫法

1、調(diào)查報(bào)告。掌握調(diào)查報(bào)告的涵義、種類及其寫作要求，了解調(diào)查報(bào)告的作用、寫法。

2、計(jì)劃。掌握計(jì)劃的涵義及寫法，了解計(jì)劃的作用、種類及制訂計(jì)劃的要求。

3、總結(jié)。掌握總結(jié)的涵義、寫法及撰寫總結(jié)的要求，了解總結(jié)的作用、種類。

4．述職報(bào)告。掌握述職報(bào)告的概念、寫法及撰寫要求，了解述職報(bào)告的作用。

5．規(guī)章制度。掌握規(guī)章制度的概念、種類及寫法。

三、重點(diǎn)、難點(diǎn)

1、調(diào)查報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)、述職報(bào)告和規(guī)章制度的涵義及寫作要求。

2、計(jì)劃、總結(jié)等兩種常用事務(wù)文書。

四、教學(xué)方法

1、結(jié)合實(shí)例，重點(diǎn)講解計(jì)劃、總結(jié)等幾種文體。

2、布置學(xué)員撰寫計(jì)劃和總結(jié)各一篇。

一、概述

事務(wù)文書的共同特點(diǎn)是具有突出的實(shí)用價(jià)值和慣用的寫作格式。這類文書的特點(diǎn)主要體現(xiàn)

在一下幾個(gè)方面：

（一）對(duì)象比較具體；

（二）格式比較固定；

（三）寫法比較實(shí)際；

（四）時(shí)限比較緊迫。

二、幾類常用事務(wù)文書的寫法

（一）調(diào)查報(bào)告

1、調(diào)查報(bào)告的涵義和寫法

就是就某一個(gè)事件或某一個(gè)問(wèn)題，進(jìn)行深入細(xì)致的調(diào)查研究之后，所寫出的真實(shí)地反映

情況的書面報(bào)告。反映情況、揭露問(wèn)題、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、揭示規(guī)律，是調(diào)查報(bào)告的主要功用。

一篇好的調(diào)查報(bào)告，通過(guò)事例的分析，能夠揭示事物的發(fā)展的規(guī)律，總結(jié)帶有規(guī)范性和

普遍性的經(jīng)驗(yàn)，從而對(duì)工作起到一種推動(dòng)作用。

2、調(diào)查報(bào)告的特點(diǎn)

第一、真實(shí)性；

第二、針對(duì)性；

第三、典型性。

3、調(diào)查報(bào)告的種類

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按期內(nèi)容的不同，可將屬于實(shí)務(wù)文書的調(diào)查報(bào)告分為一下幾類：

第一類是反映情況的調(diào)查報(bào)告。這類調(diào)查報(bào)告也稱基礎(chǔ)性調(diào)查報(bào)告，是比較全面、系統(tǒng)

的反映某一方面的情況的調(diào)查報(bào)告。

第二類是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的調(diào)查報(bào)告。這類調(diào)查報(bào)告是在確定典型，并對(duì)之進(jìn)行深入、細(xì)致的

了解的基礎(chǔ)上，著重總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、探尋規(guī)律的調(diào)查報(bào)告。

第三類是揭露問(wèn)題的調(diào)查報(bào)告，這類調(diào)查報(bào)告通過(guò)揭露問(wèn)題、并分析其危害和原因，引

起有關(guān)部門的重視，為問(wèn)題的最終解決起到促進(jìn)和參考作用。

屬于實(shí)務(wù)文書的調(diào)查報(bào)告應(yīng)為社會(huì)性調(diào)查報(bào)告。

4、調(diào)查報(bào)告的一般寫法

調(diào)查報(bào)告沒有非常固定的格式，其常見的寫法是由標(biāo)題、署名和正文幾個(gè)部分構(gòu)成。在

報(bào)刊上發(fā)表的調(diào)查報(bào)告或作為畢業(yè)作業(yè)提交的調(diào)查報(bào)告，有的還會(huì)按要求加入一些項(xiàng)目，如：

關(guān)鍵詞、參考文獻(xiàn)等。

（1）標(biāo)題

標(biāo)題一般點(diǎn)明調(diào)查對(duì)象、內(nèi)容范圍和文種名稱等幾項(xiàng)內(nèi)容，也有的直接揭示主題，還有

的是雙行標(biāo)題，即正標(biāo)題揭示主題，副標(biāo)題表明調(diào)查對(duì)象、內(nèi)容范圍和文種名稱。

（2）署名

（3）正文

正文一般包括開頭、主體和結(jié)尾三個(gè)部分

開頭部分又稱“導(dǎo)語(yǔ)”、“前言”等，主要用以概述情況，如對(duì)調(diào)查的范圍、對(duì)象、目的、

方式、內(nèi)容等作扼要介紹，以使讀者對(duì)調(diào)查活動(dòng)的情況有一個(gè)大致的了解。

主體部分是集中表述調(diào)查結(jié)果的部分，是調(diào)查報(bào)告的核心部分。這一部分通常寫入下面

幾項(xiàng)內(nèi)容：

一是情況或事實(shí)；

二是經(jīng)驗(yàn)與做法或問(wèn)題與原因；

三是建議或?qū)Σ摺?/p>

主體部分內(nèi)容較多，所以大都要分成幾個(gè)部分去寫。為使其層次更加清楚，在分部分寫

作時(shí)，常常要在每一部分之前加序碼和小標(biāo)題。

結(jié)尾部分的寫法有許多種。比如，總結(jié)式寫法，總述內(nèi)容，明確觀點(diǎn)；指導(dǎo)式寫法，指

明努力的方向；啟發(fā)式寫法，提出發(fā)人深省、引人思索的問(wèn)題；號(hào)召式寫法，預(yù)示前景，發(fā)

出號(hào)召，等等。很多調(diào)查報(bào)告沒有結(jié)尾部分，或者把針對(duì)情況提出的建議作為結(jié)尾。

6、調(diào)查報(bào)告的寫作要求

1）要寫好調(diào)查報(bào)告，必須做到以下幾點(diǎn)：

第二、要認(rèn)真進(jìn)行調(diào)查研究，充分占有材料。

要取得調(diào)查研究的成功，或者說(shuō)，要在調(diào)查中取得必要而又充分的資料，就必須注意：

一要有明確的目的，但不要帶框框；

二要做好充分的準(zhǔn)備，既要確定恰當(dāng)?shù)恼{(diào)查對(duì)象，并擬定調(diào)查提綱或調(diào)查細(xì)目，以使調(diào)查

有計(jì)劃、有步驟的進(jìn)行；

三要善于分析和鑒別材料，既要分析資料來(lái)源的可靠程度，辨別真?zhèn)?，并分清主流和枝?jié)、

本質(zhì)與表象；

四要掌握調(diào)查的方式和方法。

2）調(diào)查的方式很多，常用的有三種：

第一種是開會(huì)調(diào)查；

第二種是采訪，采訪也叫個(gè)別訪問(wèn)；

第三種問(wèn)卷。問(wèn)卷由以下項(xiàng)目構(gòu)成：一是封面語(yǔ)或卷首語(yǔ)；二是指導(dǎo)語(yǔ)；三是問(wèn)題。

3）調(diào)查的方法有兩大類，即普遍調(diào)查和非普遍調(diào)查。普遍調(diào)查簡(jiǎn)稱普查，非普遍調(diào)查常

用的方式還可以再分為重點(diǎn)調(diào)查、典型調(diào)查和抽樣調(diào)查。

第二、要以正確的立場(chǎng)和方法，認(rèn)真分析并合理組織材料。

第三、要講究結(jié)構(gòu)形式和語(yǔ)言特色。調(diào)查報(bào)告通常采用第三人稱的敘述方式敘述事實(shí)，其

語(yǔ)言除了應(yīng)當(dāng)具備公文語(yǔ)言的準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、樸素等共同特征之外，還可以適當(dāng)運(yùn)用一些比較

生動(dòng)的口語(yǔ)化詞語(yǔ)，有時(shí)還可以恰到好處地引用一些詩(shī)詞、典故及名言警句等，以起到畫龍

點(diǎn)睛的作用。

（二）計(jì)劃

1、計(jì)劃的涵義和作用

計(jì)劃是某一個(gè)單位、部門或個(gè)人，對(duì)預(yù)計(jì)在一定時(shí)期內(nèi)所要做的工作或所要完成的其他任

務(wù)加以書面化、條理化和具體化的一種文書。

具體的說(shuō)，計(jì)劃的作用主要體現(xiàn)在一下幾個(gè)方面：一是預(yù)見作用；二是指導(dǎo)作用；三是具

有約束作用。

2、計(jì)劃的種類

計(jì)劃的種類很多，而且從不同的角度可以對(duì)其進(jìn)行不同的分類。

按內(nèi)容分，有生產(chǎn)計(jì)劃、建設(shè)計(jì)劃、工作計(jì)劃、科研計(jì)劃、教學(xué)計(jì)劃等；

按范圍分，有全國(guó)計(jì)劃、地區(qū)計(jì)劃、工作計(jì)劃、班組計(jì)劃、個(gè)人計(jì)劃等；

按時(shí)間分，有長(zhǎng)期計(jì)劃、中期計(jì)劃及短期計(jì)劃，短期計(jì)劃又分年度計(jì)劃、季度計(jì)劃、月份

等；

按性質(zhì)分，有綜合計(jì)劃和專題計(jì)劃；

按形式分，有條文式計(jì)劃、表格是計(jì)劃、條文和表格配合用的計(jì)劃等，大單位的計(jì)劃或時(shí)

限較長(zhǎng)的計(jì)劃，則往往以文件的形式制定。

3、計(jì)劃的寫法

計(jì)劃通常由標(biāo)題、正文和落款幾個(gè)部分組成。

（1）標(biāo)題

標(biāo)題一般由單位名稱、適用期限和文種名稱等幾個(gè)項(xiàng)目，有的還要點(diǎn)明計(jì)劃的內(nèi)容要點(diǎn)。

（2）正文

計(jì)劃的種類很多，但不論哪類計(jì)劃，一般都應(yīng)當(dāng)包括“做什么”、“怎么做”以及“什么時(shí)

間完成”等事項(xiàng)，具體的說(shuō)，要有計(jì)本情況、目的與要求、步驟與做法、結(jié)語(yǔ)等幾個(gè)方面的

內(nèi)容。

在“基本情況”部分，主要寫明制定計(jì)劃的依據(jù)；

在“目的與要求”部分，要分條列項(xiàng)的寫明目標(biāo)、任務(wù)及其完成的時(shí)限等。

在“步驟與做法”部分，要把完成任務(wù)所要經(jīng)過(guò)的階段、各階段所以要采取的措施及人

力、物力、財(cái)力的安排等寫的非常具體、明確。也有的計(jì)劃把這部分內(nèi)容同“目的與要求”

放到一起寫，寫出一項(xiàng)目標(biāo)與任務(wù)，接著便寫明完成目標(biāo)與任務(wù)的措施與方法。

在“結(jié)語(yǔ)”部分，可以概括全文，表明完成計(jì)劃的決心。將要作為文件下發(fā)的計(jì)劃還可

以在最后提出希望，發(fā)出號(hào)召，或者指明注意事項(xiàng)及計(jì)劃?rùn)z查、修訂的辦法。

（3）落款

落款一般包括署名也即制定計(jì)劃的單位名稱和日期兩項(xiàng)內(nèi)容。

4、制定計(jì)劃的要求

在計(jì)劃的制定中，主要應(yīng)當(dāng)依據(jù)以下要求：

第一、要符合政策；

第二、要從實(shí)際出發(fā)；

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第三、要具體明確；

第四、要留有余地。

（三）總結(jié)

1、總結(jié)的涵義和作用

是指對(duì)某一階段的工作或某項(xiàng)工作的完成情況，包括取得的成績(jī)、存在的問(wèn)題即得到的

經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)加以回顧和分析，為今后的工作提供幫助和借鑒的一種文書。

總結(jié)主要是回顧過(guò)去，而回顧過(guò)去特別是從中引出規(guī)律性的東西，還要為了給今后的工

作提供借鑒和幫助。同時(shí)，總結(jié)過(guò)去的工作情況本身，也是一個(gè)培養(yǎng)工作能力、提高認(rèn)識(shí)水

平的過(guò)程。

2、總結(jié)的種類

按期內(nèi)容和性質(zhì)的不同，將總結(jié)分為綜合性總結(jié)和專題性總結(jié)。

3、總結(jié)的寫法

總結(jié)一般也是由標(biāo)題、正文和落款三個(gè)部分構(gòu)成的。

（1）標(biāo)題

標(biāo)題的寫法有兩種：一種是包括單位名稱、時(shí)間、總結(jié)對(duì)象和文種類別的標(biāo)題。這種標(biāo)

題的寫法同計(jì)劃標(biāo)題的寫法相近；另一種是新聞式標(biāo)題，即概括總結(jié)的核心內(nèi)容的標(biāo)題。另

外，總結(jié)還經(jīng)常使用兩種標(biāo)題復(fù)合的雙行標(biāo)題，即以正標(biāo)題點(diǎn)明主題，以副標(biāo)題標(biāo)明單位名

稱、總結(jié)對(duì)象和文種等。

（2）正文

正文一般包括前言、主體和結(jié)語(yǔ)幾個(gè)部分，分別寫入基本情況、成績(jī)與經(jīng)驗(yàn)、問(wèn)題與教

訓(xùn)、今后的意見等幾個(gè)方面的內(nèi)容。

“基本情況”也即“前言”部分，通常用以概述情況，或?qū)ぷ鞅尘昂烷_展工作的條件，

作一個(gè)簡(jiǎn)要的交代。

主體的第一個(gè)部分是“成績(jī)與經(jīng)驗(yàn)”部分，在此要用翔實(shí)的材料，將成績(jī)?nèi)〉玫淖龇▽?/p>

明。主體的第二部分是“問(wèn)題和教訓(xùn)”部分，在此要實(shí)事求是地把工作中的失誤和問(wèn)題寫明。

夾敘夾議或先敘后議，都是總結(jié)的主體部分常用的寫法。把存在的問(wèn)題和解決問(wèn)題的措

施放在一起，在“成績(jī)與經(jīng)驗(yàn)”部分之后寫出，也是比較常見的寫法。

在“今后的意見”也即“結(jié)尾”部分，要結(jié)合經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，提出改進(jìn)的辦法或下一步努

力的方向。有的總結(jié)是在最后前景，表明決心。

篇幅較長(zhǎng)的總結(jié)，通常要在每個(gè)部分之前加上序碼，或者序碼和小標(biāo)題。

（3）落款

落款的寫法同計(jì)劃的落款完全相同。

4、撰寫總結(jié)的要求

第一，要充分占有資料，并實(shí)事求是地反映情況。

第二，要善于分析材料，并找出規(guī)律性的東西來(lái)。

第三、要合理地取舍內(nèi)容，以突出重點(diǎn)。

第四、要深入研究問(wèn)題，以突出特點(diǎn)。首先，從內(nèi)容方面來(lái)看，無(wú)論是寫成績(jī)，還是寫

問(wèn)題，也無(wú)論是寫經(jīng)驗(yàn)，還是寫教訓(xùn)，都應(yīng)把真正屬于自己的東西反映出來(lái)。其次，從形式

方面來(lái)看，在結(jié)構(gòu)的安排和語(yǔ)言的運(yùn)用上，總結(jié)也有自己的一些特點(diǎn)，寫作時(shí)應(yīng)當(dāng)注意體現(xiàn)

這些特點(diǎn)。

（四）述職報(bào)告

1、述職報(bào)告的概念及其作用

述職報(bào)告，是指國(guó)家工作人員（目前主要為領(lǐng)導(dǎo)干部）就某一個(gè)階段任職情況，向有關(guān)

部門及領(lǐng)導(dǎo)或群眾作出全面說(shuō)明的一種文字材料。

述職報(bào)告是隨著干部制度改革而產(chǎn)生的一種新興文體，述職報(bào)告的撰寫和提出，已成為

管理和考核干部的重要方式。

對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人來(lái)說(shuō)，撰寫述職報(bào)告，可對(duì)自己的任職情況加以回顧和反思，有利于自

我完善、自我提高、也有利于改進(jìn)工作；

對(duì)于一個(gè)單位或一個(gè)部門來(lái)說(shuō)，提出述職報(bào)告，便于考核干部，也便于群眾監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)的

工作。

述職報(bào)告其實(shí)有很多種。按年度劃分，有年度述職報(bào)告、階段述職報(bào)告及任期述職報(bào)告；

按寫作主體劃分，有個(gè)人述職報(bào)告和集體述職報(bào)告。

2、述職報(bào)告的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)

述職報(bào)告通常由標(biāo)題、署名和正文幾個(gè)部分構(gòu)成

（1）標(biāo)題

述職報(bào)告的標(biāo)題常見的格式是“期限+文種”。如：《2007年度述職報(bào)告》等；有的不寫

日期，只標(biāo)文種，即《述職報(bào)告》；集體述職報(bào)告的標(biāo)題還常采用公文標(biāo)題的寫法，即采用

“單位名稱+文種名稱”或“單位名稱+期限+文種名稱”；有的述職報(bào)告還采用雙行標(biāo)題的

形式，其中，正標(biāo)題高度概括述職報(bào)告的內(nèi)容即工作情況，副標(biāo)題與單行標(biāo)題相同，標(biāo)明文

種等事項(xiàng)，如《盡職、盡責(zé)、盡心、盡力——我的述職報(bào)告》。

（2）署名

在標(biāo)題之下，要標(biāo)明述職人所在單位的全稱和述職人姓名。

(3)、正文

述職報(bào)告究竟應(yīng)當(dāng)寫入哪些內(nèi)容雖然沒有統(tǒng)一明確的規(guī)定，但常常可以看到一些要求。

目前，很多單位都要求述職人從德、能、勤、績(jī)四個(gè)方面反映自己的情況。此外，對(duì)不同的

工作人員，還會(huì)有一些特殊的要求?？偟膩?lái)說(shuō)，述職報(bào)告應(yīng)對(duì)述職人員的政策水平、工作能

力及職責(zé)履行情況作出非特殊的要求，其中應(yīng)有基本情況的概括，也應(yīng)有典型事例的說(shuō)明，

應(yīng)有成績(jī)與經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，也應(yīng)有失誤與教訓(xùn)的反思。應(yīng)當(dāng)說(shuō)，對(duì)述職報(bào)告的內(nèi)容要求與對(duì)工

作總結(jié)的要求有相同之處，既要做到全面、客觀，又不能面面俱到、分不清主次。

從結(jié)構(gòu)上看，述職報(bào)告的正文一般包括導(dǎo)言、主體和結(jié)語(yǔ)幾個(gè)部分。

前言部分也即開頭部分都比較簡(jiǎn)短，主要用以說(shuō)明任職時(shí)間和工作職責(zé)、任職時(shí)間和工

作職責(zé)的明確是述職報(bào)告的基礎(chǔ)。同時(shí)，還可以闡明任職的指導(dǎo)思想和工作目標(biāo)，或者概述

工作情況。

主體部分首先要詳細(xì)闡述自己是如何履行工作職責(zé)的。在說(shuō)明任職情況時(shí)，要突出重點(diǎn)，

要將較多的篇幅放在主要工作的完成情況及重要政績(jī)或失誤的反映上；其次可對(duì)自己在任職

期間所取得的工作經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，作出一定的分析；最后表明做好工作的決心和打算。

結(jié)語(yǔ)部分也應(yīng)寫得簡(jiǎn)短，有的只是一句話，用以表明謙虛、禮貌的態(tài)度或收束全篇。如

“以上為本人工作情況，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)和同志們批評(píng)指導(dǎo)”、“以上述職報(bào)告，請(qǐng)審閱、批評(píng)”等。

3、述職報(bào)告的寫作要求

概括的說(shuō)，客觀、具體、詳略得當(dāng)、語(yǔ)言得體，是對(duì)述職報(bào)告的基本要求。具體的說(shuō)，

撰寫述職報(bào)告，應(yīng)當(dāng)做到一下幾點(diǎn)：

第一、內(nèi)容要客觀真實(shí)。

第二、內(nèi)容要具體實(shí)在。

第三、詳略要得當(dāng)，重點(diǎn)要突出。

第四、語(yǔ)言要得體。

（五）規(guī)章制度

1、規(guī)章制度的概念及其作用

規(guī)章制度，是國(guó)家機(jī)關(guān)、業(yè)務(wù)主管部門、社會(huì)團(tuán)體或其他組織機(jī)構(gòu)制定的，在一定的范圍

內(nèi)要求有關(guān)人員共同遵守的實(shí)質(zhì)文書。

規(guī)章制度的種類很多，公約、章程、條例、規(guī)定、辦法、規(guī)則、細(xì)則、準(zhǔn)則、守則、標(biāo)準(zhǔn)、

須知等等，都是分別有著不同用途的規(guī)章制度。不同種類的規(guī)章制度盡管名稱與用途不同，

但其性質(zhì)和寫法大體相同或相近。

規(guī)章制度是黨和國(guó)家的方針、政策的具體化，具有法規(guī)的效力；它對(duì)人們的行為具有指導(dǎo)

和約束作用，是人們的行為準(zhǔn)則和依據(jù)。應(yīng)當(dāng)說(shuō)，具有法規(guī)性和約束力，是規(guī)章制度的共同

特點(diǎn)。

2、規(guī)章制度的種類及其寫法

1）章程

是黨派或團(tuán)體等組織，用于規(guī)定自身的性質(zhì)、宗旨、組織機(jī)構(gòu)、活動(dòng)形式和性行動(dòng)準(zhǔn)則

等內(nèi)部事務(wù)的一種文書。

章程一般包括標(biāo)題、簽署、正文等幾個(gè)部分。

（1）標(biāo)題

章程的標(biāo)題通常是由組織機(jī)構(gòu)名稱加文種名稱兩個(gè)要素構(gòu)成的。如《xx證券交易所章程》

等。

（2）簽署

簽署又名題注。章程通常要由會(huì)議通過(guò)才能生效，通過(guò)的章程的會(huì)議名稱和日期要加括

號(hào)置于標(biāo)題下方。

（3）正文

章程的正文一般采用條款形式，而且是“章段條聯(lián)式”，即分章分條，各章條數(shù)前后相

連、統(tǒng)一排列，條下還可分款，但各款不連，獨(dú)立編號(hào)。

第一章為“總則”（或總綱），總則部分用以說(shuō)明組織機(jī)構(gòu)的性質(zhì)、宗旨、任務(wù)，有的還

要說(shuō)明組織機(jī)構(gòu)的名稱、指導(dǎo)思想或建設(shè)要求等；

中間各章統(tǒng)稱“分則”，分則部分是章程的主體，在此要對(duì)組織機(jī)構(gòu)的成員、構(gòu)成特點(diǎn)、

活動(dòng)范圍和方式等作出規(guī)定；

章程的最后一章是“附則”，主要寫明章程的生效日期與施行要求。有的章程不設(shè)“附

則”一章，分則部分結(jié)束，整個(gè)章程也就結(jié)束。如果不設(shè)“附則”，那么開頭的“總則”（或

總領(lǐng)）就不要作為第一章出現(xiàn)，而要單獨(dú)存在于分則各章之前。

2）條例

條例是對(duì)某一方面的工作或某一重大事項(xiàng)的處理方式及某一組織的宗旨、任務(wù)及其成員

的職責(zé)權(quán)限等作出規(guī)定的指令性文件。

條例一般由全國(guó)人民代表大會(huì)、國(guó)務(wù)院或其他政府職能部門制訂、頒行的。其作用主要

就在于闡述某項(xiàng)工作的任務(wù)、要求以及方法，以保證工作的順利開展；規(guī)定某一組織的宗旨、

任務(wù)及其成員的職責(zé)權(quán)限；規(guī)定某些專門工作人員的任務(wù)和權(quán)限，等等。

條例通常也由標(biāo)題、簽署、正文幾個(gè)部分組成。

（1）標(biāo)題

條例的標(biāo)題的格式一般為“事由+文種”，如《住房公積金條例》等。

（2）簽署

條例的發(fā)布機(jī)關(guān)和發(fā)布日期，或者通過(guò)條例的會(huì)議名稱和日期要加以括號(hào)置于標(biāo)題下方。

條例常常隨“令”發(fā)布，而“令”中大都寫明“簽署”中所要寫明的事項(xiàng)，所以很多條例不

再設(shè)“簽署”一項(xiàng)。

（3）正文

條例的正文格式有兩種：一種是章斷條連式，一種是分條列項(xiàng)式。前者的寫法與章程相

同，第一章為“總則”，條數(shù)從總則部分開始排列，直至最后一章“附則”；后者也即以“條”

貫穿式，部分章目，開頭就是條例的第一條，各條依次排列，直至最后一條。

條例的開頭部分也即“總則”，通常寫入下面兩項(xiàng)內(nèi)容：

一是交代制發(fā)條例的目的，常見的格式是“為了……，特制定本條例”。

二是說(shuō)明條例的適用對(duì)象和涉及的范圍。

此外，總則部分還可以寫入其他一些內(nèi)容，如對(duì)工作的歸屬、權(quán)限等作出說(shuō)明。條例的

主體部分是規(guī)定具體事項(xiàng)的部分，是整個(gè)條例的核心部分?？偟膩?lái)說(shuō)，條例要對(duì)應(yīng)該如何和

不該如何作出規(guī)定。首先從正面規(guī)定必須做什么及必須怎么做，然后再?gòu)姆疵嬉?guī)定不許做什

么以及違規(guī)的處理辦法?！罢妗焙汀胺疵妗钡囊?guī)定可以放在一起對(duì)照說(shuō)明，也可以將后者

單獨(dú)列為“罰則”，集中加以說(shuō)明。條例的結(jié)尾部分稱為“附則”，用以說(shuō)明條例的實(shí)施要求，

生效日期、解釋與修改權(quán)屬、與有關(guān)文件的關(guān)系及其他未盡事宜的處理辦法等。

3）規(guī)定

規(guī)定是針對(duì)某一事項(xiàng)或活動(dòng)提出要求，并制定相應(yīng)措施，要求有關(guān)人員貫徹執(zhí)行的一種

文書。

規(guī)定主要用途就在于就某些政策性問(wèn)題，提出具體的約束性意見，以利于某向工作的順

利進(jìn)行和完成。與章程、條例相比，規(guī)定的現(xiàn)實(shí)針對(duì)性要更強(qiáng)一些。同章程、條例一樣，規(guī)

定通常也由標(biāo)題、簽署和正文幾個(gè)部分組成。

（1）標(biāo)題

規(guī)定標(biāo)題的常見格式是“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”或“事由+文種”，并常見介詞“關(guān)于”

引出事由。如：《關(guān)于嚴(yán)格控制城鎮(zhèn)住宅標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定》等。

（2）簽署

條例的發(fā)布機(jī)關(guān)好和發(fā)布日期可加括號(hào)置于標(biāo)題下方，也可作為落款放在正文之后。

（3）正文

規(guī)定的正文一般包括開頭，主體和結(jié)尾三個(gè)部分。

開頭又稱序言部分，主要用以說(shuō)明制發(fā)該規(guī)定的目的、依據(jù)、緣由等，并加以過(guò)渡性的

語(yǔ)句引出下文；

主體部分是寫明具體規(guī)定事項(xiàng)的部分，主要包括兩方面的內(nèi)容：一是原則的規(guī)定要求，

二是具體的約束措施。主體部分大都采用條款式寫法；

結(jié)尾部分主要用以交代規(guī)定的實(shí)施要求、生效日期及解釋和修改的權(quán)屬等。

4）辦法

辦法是有關(guān)機(jī)關(guān)或部門根據(jù)黨和國(guó)家的方針、政策及有關(guān)規(guī)定、條例，就某一方面的工

作或問(wèn)題提出具體做法和要求的文件。在實(shí)際工作中，辦法作為一種帶有行業(yè)法規(guī)性質(zhì)的文

件，應(yīng)用范圍越來(lái)越廣，使用頻率也越來(lái)越高，人們常常以此作為處理和解決問(wèn)題的規(guī)范和

依據(jù)。

辦法通常由標(biāo)題、正文和落款幾個(gè)部分構(gòu)成。

（1）標(biāo)題

辦法的標(biāo)題一般采用“事由+文種”的形式,如：《中外合資經(jīng)營(yíng)企業(yè)登記管理辦法》等。

（2）正文

正文的開頭部分主要說(shuō)明制定辦法的依據(jù)和目的，主體部分寫明各項(xiàng)要求和措施。由于

辦法的實(shí)踐性極強(qiáng)，因此各項(xiàng)要求和措施要十分嚴(yán)密、具體、明確。正文的結(jié)尾部分是辦法

的實(shí)施說(shuō)明部分，主要交代辦法的施行時(shí)期和要求、修訂和解釋權(quán)限等等。

（3）落款

寫明制定辦法的機(jī)關(guān)名稱和日期。

5）守則

守則是某一單位、部門或?qū)儆谀骋簧鐣?huì)群體的成員所共同依循的行為準(zhǔn)則，是用以規(guī)范

人們的行為方式的文書。守則既可以打破單位或部門的界限，通用于某一社會(huì)行業(yè)或哦社會(huì)

群體，如《教師守則》等。也可以在單位或部門內(nèi)部使用，各類員工守則大都屬于此類守則。

同前面幾種規(guī)章制度類文書相比，守則一般篇幅較短，寫法較為簡(jiǎn)單。標(biāo)題、正文和日

期，是守則常有的幾個(gè)部分。

（1）標(biāo)題

守則的標(biāo)題一般包括適用對(duì)象和文種也即“守則”兩項(xiàng)內(nèi)容。如：《佳慧員工守則》，“佳

慧員工”是該守則的使用對(duì)象，“守則”是文種名稱。

（2）正文

正文有兩種寫法：一是公文式寫法，即在開頭部分說(shuō)明制定該守則的依據(jù)和目的，主體

部分寫明各項(xiàng)要求，有的還要有結(jié)語(yǔ)部分，申明守則的施行辦法；二是簡(jiǎn)略式寫法，即正文

只有一個(gè)部分，直接寫明各項(xiàng)要求。無(wú)論哪類守則，正文都應(yīng)采用條文式寫法，按序逐條寫

明各項(xiàng)要求。

（3）日期

正文之后通常只有守則的制訂或頒行日期一項(xiàng)內(nèi)容，而不必在寫制定者名稱。

第三章公關(guān)文書

一、教學(xué)要求

了解公關(guān)文書的特點(diǎn)、作用，掌握幾種公關(guān)文書的寫法。

二、教學(xué)要點(diǎn)

（一）了解公關(guān)文書的涵義，特點(diǎn)，作用。

（二）幾類常用公關(guān)文書的寫法

1、函電。掌握調(diào)查報(bào)告的涵義及其寫法。

2、請(qǐng)柬和聘書。掌握請(qǐng)柬和聘書的涵義及寫法。

3、慰問(wèn)電和慰問(wèn)信。掌握慰問(wèn)電和慰問(wèn)信的涵義、寫法。

4．邀請(qǐng)電和邀請(qǐng)信。掌握邀請(qǐng)電和邀請(qǐng)信的涵義、寫法。

5．感謝信和表?yè)P(yáng)信。掌握感謝信和表?yè)P(yáng)信的涵義、寫法。

6．介紹信和證明信。掌握介紹信和證明信的涵義、寫法。

7．求職信。掌握求職信的涵義、寫法。

8．致辭。掌握致辭的涵義、種類與寫法。

三、重點(diǎn)、難點(diǎn)

函電、慰問(wèn)電和慰問(wèn)信、感謝信和表?yè)P(yáng)信、致辭的涵義及寫作要求。

四、教學(xué)方法

1、結(jié)合實(shí)例，重點(diǎn)講解函電、慰問(wèn)電和慰問(wèn)信、感謝信和表?yè)P(yáng)信、致辭等幾種文體。

2、布置學(xué)員撰寫慰問(wèn)電和表?yè)P(yáng)信各一篇。

一、概述

1、公關(guān)文書就是在公關(guān)活動(dòng)中形成和使用的文書。公關(guān)是公共關(guān)系的簡(jiǎn)稱，主要是指

一個(gè)社會(huì)組織或一個(gè)人通過(guò)與公眾進(jìn)行有效的信息交流或其他交往活動(dòng)，樹立良好的公眾形

象，贏得公眾的信任和支持。，從而為組織或個(gè)人的發(fā)展創(chuàng)造最佳社會(huì)環(huán)境的各種行為方式。

現(xiàn)在目前人們大都將公關(guān)看著一種管理職能，也即看作一種組織行為。

2、實(shí)際上，很多文書都負(fù)有公關(guān)職能。不過(guò)，這些文書材料畢竟不是專門用于公關(guān)活

動(dòng)的，或者說(shuō)不是為公關(guān)活動(dòng)而制發(fā)的，因而不能稱之為公關(guān)文書。專門用于公關(guān)活動(dòng)或者

說(shuō)專門以公關(guān)為目的而制發(fā)的文書也有很多種，比較常見的有函電類和致辭類兩大類別。

函電類的公關(guān)文書由包括賀電和賀函、唁電和唁言、請(qǐng)柬和聘書、慰問(wèn)電和慰問(wèn)信、邀

請(qǐng)電和邀請(qǐng)函、感謝信和表?yè)P(yáng)信以及介紹信、證明信、求職信等。

致辭類公關(guān)文書則包括歡迎辭和歡送詞、祝酒詞和答謝詞、開幕詞和閉幕詞、追悼詞等。

3、目的明確，格式規(guī)范、用語(yǔ)得體，是公關(guān)文書所應(yīng)具備的幾個(gè)最為突出的特點(diǎn)。

二、函電

（一）賀電和賀信

賀電和賀信，是指在各種喜慶場(chǎng)合向他人表示祝賀的電文和信函。

賀電和賀信的主要內(nèi)容是表達(dá)祝賀、祝愿或祝禱的感情，有時(shí)也根據(jù)需要，表達(dá)互相慰

藉或互相勉勵(lì)的心愿。感情色彩教為濃烈，措辭熱情、莊重，是賀電和賀信的重要特征。

賀電和賀信通常包括標(biāo)題、稱謂、正文、祝頌語(yǔ)、落款幾個(gè)部分。先寫明祝賀的事由，

再表達(dá)祝賀之情，是賀電和賀信正文的一般寫法。

（二）唁電和唁函

唁電和唁函，是發(fā)給遭遇喪事的死者家屬或者死者所在單位的電報(bào)和信函。哀悼死者，

安慰生者，是唁電和唁函的主要用途，也是唁電和唁函所要表述的主要內(nèi)容。

唁電和唁函一般包括標(biāo)題、稱謂、正文和落款幾個(gè)部分。標(biāo)題可居中寫“唁電”二字，

也可寫得略微詳細(xì)一些，寫為“xx電唁xx逝世”、“xx致函悼唁xx逝世”等。同一般電報(bào)

和書信一樣，要在標(biāo)題之下頂格寫明收電人稱呼。正文部分除了表達(dá)哀悼和慰問(wèn)之情，常常

還要概述死者的經(jīng)歷或業(yè)績(jī)并予以評(píng)價(jià)，其中要突出死者與自己交往與聯(lián)系，特別是給予自

己的關(guān)心與幫助?！绑@悉”、“傾悉”、“驚聞”及“悲痛至極”、“不勝哀悼”、“節(jié)哀順便”、“節(jié)

哀自珍”、“尚希珍重”、“特電吊唁，并致慰問(wèn)”、“特致電唁、以致哀枕”等等，都是唁電和

唁函常用的字眼。須注意的是，唁電和唁函及后面還將談到的悼詞，都諱用“死”字，要用

“仙逝”、“作古”、“不幸逝世”、“闔然長(zhǎng)逝”、“與世長(zhǎng)辭”德不孤說(shuō)法。最后是落款，落款

包括署名和日期兩項(xiàng)內(nèi)容。

（三）請(qǐng)柬和聘書

（1）請(qǐng)柬

請(qǐng)柬又稱請(qǐng)?zhí)?，是指單位或個(gè)人為邀請(qǐng)有關(guān)人員出席某項(xiàng)活動(dòng)而制發(fā)的一種專門信函。

請(qǐng)柬多用于比較隆重的慶典活動(dòng)，有時(shí)也用于規(guī)模較大的會(huì)議或教為正規(guī)的筵席。

請(qǐng)柬一般是由封面和內(nèi)容兩部分組成。封面寫明“請(qǐng)柬”或“請(qǐng)?zhí)弊謽樱袝r(shí)也可以

加上活動(dòng)名稱。封面要美觀大方、要有莊重感和藝術(shù)性。內(nèi)容主要包括稱謂、正文和落款幾

項(xiàng)內(nèi)容。受邀單位或個(gè)人名稱也即稱謂應(yīng)頂格書寫，為表示尊重，個(gè)人的姓名之后要有職務(wù)、

職稱或“先生”、“女士”、“小姐”等稱謂。正文要寫明活動(dòng)的內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)以及其他須

知事項(xiàng)?！熬凑?qǐng)參加”、“敬請(qǐng)光臨”、“請(qǐng)屆時(shí)光臨”等是請(qǐng)柬常用的結(jié)語(yǔ)。落款是指署名和

日期，要寫在正文的右下方。

請(qǐng)柬的語(yǔ)言表述必須做到準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、典雅、誠(chéng)懇，要使受邀者能夠領(lǐng)會(huì)邀請(qǐng)者的意圖，

能夠感受到邀請(qǐng)者的誠(chéng)意，并且能夠感到愉悅。

（2）聘書

聘書又稱聘請(qǐng)書，是指為聘請(qǐng)某人擔(dān)任某一職務(wù)或承當(dāng)某項(xiàng)工作而制定的一種專門文

書。

聘書大都由標(biāo)題、稱謂、正文、落款組成。標(biāo)題為“聘書”或“聘請(qǐng)書”，有的以較大

字號(hào)標(biāo)在正文上方居中位置，比較講究的聘書則專門制作封面。被聘請(qǐng)人的姓名可以作為稱

謂一項(xiàng)單獨(dú)寫出，也可以寫在正文中。落款是指署名和日期，在正文右下方要寫明聘用單位

名稱和頒發(fā)聘書的日期并加蓋公章。如果聘用者為個(gè)人，則應(yīng)簽署聘用者的姓名并加蓋私人

印章。如果是單位負(fù)責(zé)人代表單位簽發(fā)聘書，則應(yīng)標(biāo)明其職務(wù)并加蓋公章。

（四）慰問(wèn)電和慰問(wèn)信

慰問(wèn)電和慰問(wèn)信是向有關(guān)集體或個(gè)個(gè)人表示安慰和問(wèn)候的電報(bào)和信件?？梢栽诙喾N場(chǎng)合

應(yīng)用。

慰問(wèn)電的篇幅都非常簡(jiǎn)短、語(yǔ)言極為精煉、內(nèi)容高度概括。

慰問(wèn)信一般由標(biāo)題、稱謂、正文和落款幾個(gè)部分組成。標(biāo)題可以只寫“慰問(wèn)信”三個(gè)字。

稱謂是慰問(wèn)對(duì)象的名稱。用于不同場(chǎng)合的慰問(wèn)信，正文所寫的內(nèi)容往往是有所不同的。從整

體來(lái)看，慰問(wèn)信主要有兩類：一類是表示安慰的，一類是表示問(wèn)候的。前者要針對(duì)不幸事件

的結(jié)果，表達(dá)同情與痛惜之情；后者則要述及慰問(wèn)對(duì)象的主要貢獻(xiàn)，并表達(dá)欽佩與贊揚(yáng)之意。

實(shí)際上，即便是同為表示安慰或表示問(wèn)候的慰問(wèn)信，由于慰問(wèn)對(duì)象的不同，其寫法也會(huì)有很

多區(qū)別。落款包括署名和日期兩項(xiàng)內(nèi)容。

（五）邀請(qǐng)電和邀請(qǐng)函

邀請(qǐng)電和邀請(qǐng)函是專門為邀請(qǐng)有關(guān)人員出席某項(xiàng)工作而發(fā)出的電報(bào)或信件。目前邀請(qǐng)電

用得不是很多，用得較多的是邀請(qǐng)信，邀請(qǐng)信又稱邀請(qǐng)函、邀請(qǐng)書。

邀請(qǐng)信一般由標(biāo)題、稱謂、正文、落款幾個(gè)部分組成。

標(biāo)題可以只寫“邀請(qǐng)信”三個(gè)字，也可以寫明活動(dòng)的名稱也即事由。

稱謂是邀請(qǐng)對(duì)象的名稱，如果邀請(qǐng)書是專發(fā)性的，即專門發(fā)給某個(gè)特定的邀請(qǐng)對(duì)象的，

稱謂則為邀請(qǐng)對(duì)象的專有名稱；如果邀請(qǐng)信是普發(fā)性的，即發(fā)給某個(gè)群體的。則可以選用一

個(gè)統(tǒng)稱作為稱謂。

寫明活動(dòng)或工作的內(nèi)容及意義，表明盛情邀請(qǐng)對(duì)方參加的意愿，交代相關(guān)須知事項(xiàng)，是

邀請(qǐng)信正文常寫的幾項(xiàng)內(nèi)容。

另外，稱謂之下、正文之前，通常要有問(wèn)候語(yǔ)，正文的最后還常有祝頌性結(jié)語(yǔ)。

落款部分要有邀請(qǐng)者署名和寫信日期。

（六）感謝信和表?yè)P(yáng)信

1、感謝信

感謝信是專門對(duì)別人給予自己的幫助、關(guān)心與支持表示感謝的信函。

感謝信一般由標(biāo)題、稱謂、正文、落款幾個(gè)部分組成。標(biāo)題可以只寫“感謝信”或“感

謝電”三個(gè)字，也可以在此之外還標(biāo)明感謝對(duì)象。

稱謂是對(duì)感謝對(duì)感謝對(duì)象的稱呼，要寫在標(biāo)題之下、正文之上。如果感謝對(duì)象較多，或

者感謝對(duì)象不是非常明確，稱謂一項(xiàng)科寫統(tǒng)稱或者不寫。簡(jiǎn)述事實(shí)也即說(shuō)明感謝的緣由，表

明感謝之情，是正文部分常寫的兩項(xiàng)主要內(nèi)容。有的感謝信還要最后表明深受鼓舞，努力工

作的決心。

落款是署名和日期。

注意：內(nèi)容空洞、套話連篇、沒有真情實(shí)感，是感謝信寫作之大忌。

2、表?yè)P(yáng)信

表?yè)P(yáng)信是一種對(duì)好人好事加以稱頌、贊揚(yáng)的專用書信。表?yè)P(yáng)信的作者可以是單位，也可

以是個(gè)人。同樣，表?yè)P(yáng)對(duì)象可以是集體，也可以是個(gè)人。表?yè)P(yáng)信可以多種形式發(fā)布。

表?yè)P(yáng)信一般由標(biāo)題、正文、落款幾個(gè)部分組成，有的還有稱謂一項(xiàng)。

標(biāo)題大都只寫“表?yè)P(yáng)信”三個(gè)字，有的也以充滿感情色彩的語(yǔ)言點(diǎn)明核心事實(shí)。如果表

揚(yáng)信的送交對(duì)象非常明確，就要有稱謂一項(xiàng)，否則可以不加稱謂。

在正文部分，首先要介紹好人好事，概述事情的來(lái)龍去脈，評(píng)價(jià)其意義和價(jià)值；其次要

表達(dá)感激和贊頌之情；有的還要在最后表達(dá)對(duì)表?yè)P(yáng)對(duì)象的良好祝愿及學(xué)習(xí)好人好事的決心。

同其他書信一樣，表?yè)P(yáng)信也常常要以禮貌語(yǔ)或祝頌語(yǔ)做結(jié)語(yǔ)。

落款包括署名和日期兩項(xiàng)內(nèi)容，如果哦表?yè)P(yáng)信是以單位的名義撰寫的，則要加蓋單位印

章。

3、表?yè)P(yáng)信和感謝信的區(qū)別

1）表?yè)P(yáng)信有的是以公眾為讀者對(duì)象的，有的是寫給單位領(lǐng)導(dǎo)的，但不能直接寫給表?yè)P(yáng)

對(duì)象；感謝信則是可以直接寫給感謝對(duì)象。

2）表?yè)P(yáng)信大都是針對(duì)某一具體事件的，內(nèi)容相對(duì)單一；感謝信則既可以針對(duì)一件具體

的事情，也可以針對(duì)一項(xiàng)工作或一個(gè)時(shí)期的工作，帶有一定的綜合性。

3）表?yè)P(yáng)信重在宣傳好人好事，感謝信重在表達(dá)感激之情，二者的寫作目的、寫作重點(diǎn)

均有不同。

（七）介紹信和證明信

1、介紹信

介紹信是單位派人去其他單位聯(lián)系工作、辦理事務(wù)時(shí)所開具的介紹性信件。

介紹信有現(xiàn)成的樣本，使用時(shí)按項(xiàng)填寫并加蓋公章既可，有存根的介紹信應(yīng)在兩聯(lián)之間

騎縫處加蓋公章。填寫介紹信，必須做到字跡工整、清楚，不得隨意涂改。

如果不用現(xiàn)成的樣本，而是在單位統(tǒng)一印制的信箋上寫介紹信，那么，就應(yīng)注意一下構(gòu)

成形式問(wèn)題。一般來(lái)說(shuō)，介紹應(yīng)當(dāng)具備標(biāo)題、稱謂、正文和落款幾個(gè)部分。

標(biāo)題為“介紹信”，要以稍大字體標(biāo)注在介紹信上方居中位置。介紹信主要在單位之間

使用，所以稱謂通常為對(duì)方單位名稱，在個(gè)別場(chǎng)合可為個(gè)人姓名。正文通常需要寫明被介紹

人的姓名、身份及所要聯(lián)系的事項(xiàng)，內(nèi)容要簡(jiǎn)明扼要，高度概括。正文的最后，通常要寫入

帶有祈禱性質(zhì)的結(jié)語(yǔ)，如：“請(qǐng)接洽”、“接洽為盼”、“請(qǐng)予以協(xié)助”等。另外，還常用“此

致、敬禮”之類的禮貌語(yǔ)。落款為署名、日期及印章。

2、證明信

證明信是組織或個(gè)人用以證明一個(gè)人的身份或其他有關(guān)情況的專用書信。內(nèi)容真實(shí)可

靠，表述明確、嚴(yán)謹(jǐn)，是證明信所必須具備的幾個(gè)特點(diǎn)。同介紹一樣，證明信也是不能隨意

涂改的。如果確需涂改，則應(yīng)在涂改處加蓋印章。

證明信的標(biāo)題和稱謂的寫法同介紹信相同。正文部分要根據(jù)證明信的具體用途，有正對(duì)

性的寫明相關(guān)事項(xiàng)。正文的最后，通常要以“特此證明”做結(jié)語(yǔ)。落款部分主要有署名、日

期和印章。證明信如果是以單位名義出具的，或者說(shuō)證明人如為單位，就要由單位署名并加

蓋公章；如果是以個(gè)人的名義出具的，也即證明人為個(gè)人，則要由個(gè)人署名并加蓋私章。

（八）求職信

求職信又稱自薦信，是求職者向用人單位介紹自己，并表達(dá)求職意愿，以求獲得某個(gè)指

為的一種專用書信。

撰寫求職信是求職的第一個(gè)步驟，也是直觀重要的一個(gè)步驟。

求職信通常包括標(biāo)題、稱謂、正文、祝頌語(yǔ)、落款及附件等幾個(gè)部分。

1、求職信的標(biāo)題主要有兩類：一類是平實(shí)型標(biāo)題，即直接將文書名稱“求職信”或哦

“自薦信”、“自薦書”等用作標(biāo)題，這是最為常見的標(biāo)題形式；另一類是藝術(shù)化標(biāo)題，即自

擬簡(jiǎn)潔、醒目、帶有個(gè)性特征的詞句作為標(biāo)題。藝術(shù)化標(biāo)題的使用要慎重，要用得恰到好處，

不要給人一種華而不實(shí)的感覺。另外，由于工作性質(zhì)不同，很多崗位也是不適于在求職信中

使用藝術(shù)化標(biāo)題的。

2、稱謂是對(duì)受信者的稱呼，對(duì)不同的受信者，可以使用不同的稱呼。稱呼必須恰當(dāng)?shù)?/p>

體，既要合乎常規(guī)，又要能夠體現(xiàn)自己對(duì)受信者的尊重。稱謂要盡量做到明確、具體，最好

不用“相關(guān)人士”、“有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)”之類過(guò)于泛化的稱呼。

3、正文一般要寫入一下幾項(xiàng)內(nèi)容：一是闡明寫信的緣由和目的，表明求職的意愿；二

是介紹自己的基本情況，表明自己對(duì)目標(biāo)崗位的選擇理由；三述評(píng)述自己的特點(diǎn)和專長(zhǎng)。最

后申明希望得到目標(biāo)崗位及期盼回復(fù)的愿望，也可以表明被錄用后做好工作的決心和打算。

4、祝頌語(yǔ)最為常見的為“此致、敬禮”。

5、在落款一項(xiàng)，要寫入求職者真實(shí)姓名、聯(lián)系方式及寫信日期。求職信大都附有附件，

附件主要有簡(jiǎn)歷，學(xué)歷證書、獲獎(jiǎng)證書、推薦信等部分組成簡(jiǎn)歷的撰寫要講究條例，要有一

個(gè)合理的順序，而由遠(yuǎn)及近及遠(yuǎn)是簡(jiǎn)歷常用的寫作順序。兩種順序可能會(huì)有不同的表達(dá)效果，

簡(jiǎn)單的說(shuō)，由遠(yuǎn)及近是一種自然的順序，便于別人了解自己成長(zhǎng)或發(fā)展的我脈絡(luò)，由近及遠(yuǎn)

則是一種強(qiáng)調(diào)的順序，便于凸顯個(gè)人近況及最終學(xué)歷，便于別人快速了解自己。以往用得較

多的是由遠(yuǎn)及近的順序，而目前人們?cè)絹?lái)越樂于使用由近及遠(yuǎn)的順序。

6、撰寫求職信的注意點(diǎn)

第一、要力求簡(jiǎn)潔凝練、避免長(zhǎng)篇大論、繁雜瑣細(xì)；

第二、要力求準(zhǔn)確、順暢，避免出現(xiàn)病句、錯(cuò)別字；

第三、要力求平實(shí)直白，避免故作高深或故弄玄虛；

第四、要力求條分縷析，避免雜亂無(wú)章；

第五、要力求語(yǔ)氣真誠(chéng)自然，避免矯揉造作；

第六、要力求文面整潔、美觀，避免書寫不清或隨意涂抹。

三、致辭

（一）歡迎辭與歡送詞

1、歡迎辭

歡迎詞是指在賓客光臨時(shí)，主人為表示歡迎，在歡迎儀式或酒會(huì)、宴會(huì)等公開聚會(huì)場(chǎng)合

發(fā)表的演講詞。

歡迎詞一般包括稱謂、正文和祝頌語(yǔ)等幾項(xiàng)內(nèi)容。

歡迎詞的開頭是稱謂，而稱謂不宜直呼來(lái)賓名字，往往要加上一些禮貌用語(yǔ)或表示親切

的詞語(yǔ)。如：在姓名之前冠以“尊敬的”、“親愛的”等修飾語(yǔ)，在姓名之后加上來(lái)賓頭銜或

“先生”、“女士”等尊稱。

正文首先要開門見山。對(duì)賓客表示歡迎和問(wèn)候；其次可以回顧雙方交往的過(guò)程，指明賓

客來(lái)訪的目的和意義；然后展望未來(lái)，表達(dá)對(duì)雙方進(jìn)一步發(fā)展友好關(guān)系的祝愿和期待，并再

次對(duì)對(duì)來(lái)賓表示歡迎。

正文的后面通常是表示祝頌的語(yǔ)句，如“祝來(lái)賓身體健康”、“祝訪問(wèn)取得圓滿成功”等。

如果歡迎詞是在酒會(huì)或宴會(huì)上發(fā)表的，則要加上祝酒的內(nèi)容，即“為。。。。。。干杯”。

致辭類文書大都屬于禮儀文書，并且是要讀給別人聽得，因此要在語(yǔ)言的運(yùn)用上多下功

夫。莊重得體，簡(jiǎn)潔明快，富有文采，富有感染力和韻律美，帶有一定的剛情色彩和口語(yǔ)色

彩，是這類文書在語(yǔ)言表達(dá)方面所應(yīng)具備的特點(diǎn)，這些特點(diǎn)在歡迎詞和歡送詞、祝酒詞和答

謝詞等比較典型的禮儀文書中表現(xiàn)尤為突出。另外，還要注意，在歡迎詞和歡送詞、祝酒詞

和答謝詞等禮儀文書中，不要寫入具體的事務(wù)性內(nèi)容，即便需要表明自己的某種態(tài)度和立場(chǎng)，

也要盡量說(shuō)得委婉、溫和，不要令對(duì)方感到難堪或不快。

2、歡迎詞

歡迎詞是指在賓客即將離去時(shí)，主人為表示歡送，在歡送儀式或送別酒會(huì)、宴會(huì)等公開

聚會(huì)場(chǎng)合發(fā)表的演講詞。

來(lái)時(shí)要“迎”，走時(shí)要“送”，迎來(lái)送往是非常重要的禮儀活動(dòng)，而在比較正規(guī)的禮儀活

動(dòng)中，致辭往往是一項(xiàng)不可缺少的內(nèi)容。

歡送詞一般包括稱謂、正文和祝頌語(yǔ)等幾項(xiàng)內(nèi)容。歡送詞的開頭是稱謂，稱謂的寫法同

歡迎詞相同。正文首先要對(duì)賓客的離去表示歡迎，有的還要表示惜別之情；其次可以闡述此

次賓客來(lái)訪的主要活動(dòng)內(nèi)容及其成效和意義所在；最后展望雙方友好合作或交往的前景，表

達(dá)對(duì)賓客再次來(lái)訪的期盼。正文的最后，通常還要加上人們?cè)谒托袝r(shí)的祝頌性語(yǔ)句，如“祝

xxx歸途平安，身體健康”等。如果歡送詞是在酒會(huì)或宴會(huì)上發(fā)表的，則要加上祝酒的內(nèi)容，

即“為。。。。。。干杯”。

（二）祝酒詞和答謝詞

1、祝酒詞

祝酒詞是在比較正規(guī)的酒會(huì)、宴會(huì)上發(fā)表的向人們表示祝愿的演講詞。祝酒詞要以“酒”

為媒介物表達(dá)美好的祝愿之情，所以只有在有“酒”的場(chǎng)合才能發(fā)表祝酒詞，而在“酒”的

慶典或會(huì)議上是無(wú)法發(fā)表哦祝酒詞的。

祝酒詞可在各種類型的酒會(huì)或宴會(huì)上發(fā)表。而在不同的場(chǎng)合發(fā)表的祝酒詞，雖然都由稱

謂、正文和祝頌語(yǔ)幾個(gè)部分組成，但其正文部分的寫法還是有著較大的區(qū)別的。一般來(lái)說(shuō)，

在歡迎宴會(huì)上發(fā)表的祝愿詞也就相當(dāng)于歡迎詞，在歡送宴會(huì)上發(fā)表的祝酒詞也就是歡送詞，

答謝詞在答謝宴會(huì)上發(fā)表的祝酒詞相當(dāng)于答謝詞，主人在答謝宴會(huì)上發(fā)表的祝酒詞常常就是

送別詞。在慶賀宴上或招待酒會(huì)上發(fā)表的祝酒詞，開頭要點(diǎn)明宴會(huì)或酒會(huì)的主題，然后是祝

愿、祝福的話。中間部分可以根據(jù)宴會(huì)或酒會(huì)的性質(zhì)及來(lái)賓的特點(diǎn)，選擇恰當(dāng)?shù)膬?nèi)容。內(nèi)容

可以有所不同，但都必須與喜慶、友好的氣氛和諧一致，或者說(shuō)，都必須有助于營(yíng)造喜慶、

友好的氣氛。結(jié)尾是祝頌語(yǔ)和祝酒的內(nèi)容。在祝酒詞中，祝酒的內(nèi)容是不能缺少的一項(xiàng)內(nèi)容。

2、答謝詞

答謝詞是賓客所發(fā)表的對(duì)主人的熱情接待和多方關(guān)照表示表示的演講詞。答謝詞一般主

人致歡迎詞或歡迎詞后發(fā)表，有時(shí)也在專門舉辦的答謝活動(dòng)中發(fā)表。

答謝詞的開頭，應(yīng)當(dāng)開門見山，闡明扼要地向主人表示誠(chéng)摯的謝意；中間也即主體部分，

應(yīng)對(duì)主人所作的安排及訪問(wèn)的意義予以肯定，并表達(dá)自己的感受和心情；最后對(duì)雙方關(guān)系的

發(fā)展前景表示良好的祝愿，并再次表示感謝。

（三）開幕詞和閉幕詞

1、開幕詞

開幕詞是在比較正式的大型會(huì)議或活動(dòng)的開幕式上，舉辦單位的主要領(lǐng)導(dǎo)人所作的旋傳

性或綱領(lǐng)性的講話。