好康貿(mào)易發(fā)展有限公司 辦公區(qū)域管理規(guī)定

好康貿(mào)易發(fā)展有限公司辦公區(qū)域管理規(guī)定1．目的：規(guī)范辦公室的工作秩序，營造良好的辦公環(huán)境，以提高辦公質(zhì)量與效率。2．職責(zé)/權(quán)限：行政人事部：負(fù)責(zé)辦公室的整體日常監(jiān)管與處理突發(fā)事件；辦公室人員及財產(chǎn)安全的監(jiān)管。其他部門負(fù)責(zé)人：所屬辦公室日常事務(wù)的管理，協(xié)助處理各種異常情況。3．工作要求：辦公室職員工作紀(jì)律：辦公室人員須保持儀容儀表整潔，需要時一律按規(guī)定穿公裝。文明禮貌待人，嚴(yán)禁大聲喧嘩。保持個人辦公臺面整潔。做好日常清潔維護(hù)，不可隨地吐痰，垃圾、紙屑丟入紙簍內(nèi)。辦公室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，需要吸煙者請到吸煙區(qū)。非客戶接洽、會議召開、集體討論、公司談話，任何人不得私自占用會議室。在使用公共場所完畢后，使用人員應(yīng)當(dāng)恢復(fù)原狀并做好清潔整理工作。接打電話應(yīng)注意聲量、言簡意賅、長話短說，嚴(yán)禁在電話中刻意閑聊，不允許在辦公室接打私人電話。上班時間嚴(yán)禁聚眾閑聊，或影響、妨礙他人工作，有必要進(jìn)行集體討論時，請于會議室內(nèi)進(jìn)行。公司內(nèi)部集會與會議，除特殊情況（需提前向會議主持人或相關(guān)主管請假）外，皆須準(zhǔn)時參加。下班前，辦公室人員須各自整理好工作臺面。最后下班人員要關(guān)閉水、燈、空調(diào)、電腦、傳真機、復(fù)印機、門窗等。上班時間，公司內(nèi)部通用性語言為普通話。辦公室員人員工作要求：認(rèn)真記錄好領(lǐng)導(dǎo)交辦的每一項工作內(nèi)容及其要求。積極主動完成每項工作，尤其是領(lǐng)導(dǎo)交辦工作，完成后，要主動匯報。工作時間為：每周雙休，有特殊情況需要加班時，由部門負(fù)責(zé)人安排調(diào)休；每天8:30-12:00，13:30-17:30為上班時間；辦公室職員著裝要求：為樹立和保持公司良好的社會形象，實現(xiàn)規(guī)范化管理，本公司職員應(yīng)按要求著正裝或公裝。辦公室職員上班時間要保持儀容儀表整潔、大方、得體。頭發(fā)梳理須整齊。男職員頭發(fā)不過耳，不得留長胡須，保持面部清潔；女職員上班提倡化淡妝。各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真配合，督促屬下職員共同遵照執(zhí)行。4．具體日常工作管理：復(fù)印管理:復(fù)印機由行政人員統(tǒng)一管理、維護(hù)與保養(yǎng)，不得有故意損壞機器的行為；復(fù)印機發(fā)生故障應(yīng)立即關(guān)機，行政人事部須做好標(biāo)識注明，并第一時間通知維修公司前來維修，待復(fù)印機完全修好后方可作業(yè)。行政人事部人員應(yīng)確保復(fù)印紙張供應(yīng)及碳粉補充以使復(fù)印工作得以順利進(jìn)行。節(jié)約用紙，復(fù)印完后，注意保持復(fù)印區(qū)域整潔。各部門復(fù)印用紙由行政人事部統(tǒng)一申購，復(fù)印時行政人事部要監(jiān)督復(fù)印人員節(jié)約。非公司人員嚴(yán)禁私自使用本公司復(fù)印機，禁止幫非公司人員復(fù)印文件資料。行政人事部人員上下班時應(yīng)檢查復(fù)印機的開關(guān)情況。電話管理:公司電話是公司與外界、內(nèi)部部門之間交流信息、聯(lián)絡(luò)工作的重要工具。原則上不得打私人電話，特殊情況需用電話要經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后方可使用。正常工作聯(lián)絡(luò)應(yīng)長話短說，提高效率。通話時間應(yīng)控制在3分鐘以內(nèi)，特殊情況不超過5分鐘。公司對長途電話進(jìn)行嚴(yán)格控管，一般分機電話只可拔打市話。電話鈴響3聲內(nèi)就要接聽電話，且使用文明禮貌語言。接聽電話須認(rèn)真仔細(xì)聽取對方講述的內(nèi)容，必要時可禮貌要求對方重復(fù)，重要事項要做出書面記錄，并及時知會相關(guān)人員。辦公室職員接待訪客技能與禮儀:前臺行政人員負(fù)責(zé)回答訪客的詢問，了解來訪目的，協(xié)助作好訪客登記，通知相關(guān)部門人員到前臺接待。部門會議及訪客接待由部門文員跟進(jìn)，公司例會接待由行政人事部負(fù)責(zé)跟進(jìn)。訪客接待基本技能：既要機敏，又要有禮貌。要殷勤懇切，只要訪客一走進(jìn)辦公室或辦公桌前，就該面帶笑容地打招呼。要替事先不曾約定的訪客著想，仔細(xì)傾聽這種沒預(yù)約的訪客解釋他的來意與理由。如果不能安排當(dāng)時會見，就表示遺撼，并為他安排以后會見。按順序請訪客進(jìn)去，可按事先安排次序或以到達(dá)先后為次序。要做好訪客登記，記上時間、名字、職務(wù)、來訪目的和業(yè)務(wù)關(guān)系，以及通訊地址等。訪客接待基本禮儀：4.1客人來訪時，應(yīng)立刻從椅子上站起來，并禮貌性招呼一聲“您好”，當(dāng)對方遞過名片來時，應(yīng)用雙手接過來，并念出對方的姓名和公司名稱。4.2引導(dǎo)訪客到上司辦公室或會客室時，在離位前應(yīng)先把桌上的文件資料合起并放好，避免讓人看到或遺失。4.3在走廊、樓梯陪同訪客行走時，要配合訪客步調(diào)，在訪客右側(cè)前一公尺處引導(dǎo)。在轉(zhuǎn)彎或上樓梯前應(yīng)先有所指示動作，讓訪客明白所往去處。4.4在到達(dá)目的地前，要指明“就在這里”，在打開門之前要先敲門。如果門向外開，應(yīng)用手按住門，讓訪客先行進(jìn)入并指引落座；如果門向內(nèi)開，應(yīng)先進(jìn)入，按住門后再請訪客入內(nèi)。4.5進(jìn)入室內(nèi)后，應(yīng)請客人坐上位（離入口較遠(yuǎn)處），并說“請坐，稍候”。退出會客室時，應(yīng)以正面倒走方式退出，并關(guān)上門。4.6面談時，應(yīng)當(dāng)在適當(dāng)?shù)臅r候端飲料（水、茶、咖啡、奶茶等），飲料應(yīng)放在盤中端出并放在訪客正面的桌面上，并做出請用的手式。面談時間過長，應(yīng)當(dāng)在適當(dāng)時間入內(nèi)添加茶水；面談結(jié)束后，應(yīng)將訪客的物品交給對方，若發(fā)現(xiàn)訪客離開后有遺忘之物，應(yīng)馬上上報處理。4.7辦公室人員在訪客走后，要對會客室進(jìn)行整理，處理善后事務(wù)。為了避免新訪客到來久等，整理工作要利落、敏捷。如距下一位訪客來臨有一段時間，應(yīng)先開窗通風(fēng)。煙缸里如有前一位訪客的煙蒂，應(yīng)馬上清除。總之，無論在何時，或處于何種狀態(tài)，辦公室人員都應(yīng)以最快捷的速度迎接訪客。前臺行政管理:前臺行政為公司形象，由前臺文員負(fù)責(zé)訪客接待、辦公室人員/大件物品進(jìn)出監(jiān)管。前臺總機接聽電話時應(yīng)使用甜美標(biāo)準(zhǔn)的普通話講：“您好！北京好康貿(mào)易有限公司山東分公司”或“北京好康貿(mào)易有限公司山東分公司，您好！”，或?qū)⒑每瞪綎|分公司。前臺行政人員未經(jīng)允許嚴(yán)禁離崗。有資料/物品轉(zhuǎn)遞，須與相關(guān)人員聯(lián)系后盡快返回。前臺對公司員工或外訪客要禮貌大方、熱情周到。對找高層管理的客人，問清事先有無預(yù)約并立即電話通知秘書或助理安排接待。必要時可以引領(lǐng)至部門。各部門來訪客人需進(jìn)辦公室洽談的，由各部門文員第一時間迎接。部門訪客必須至前臺登記，嚴(yán)禁未經(jīng)登記私闖辦公室現(xiàn)象。應(yīng)聘人員由前臺通知行政人事部招聘人員專職接待。辦公設(shè)施設(shè)備管理:辦公室設(shè)施/設(shè)備（單價在300元以上的物品）的日常管理由行政人事部負(fù)責(zé)。行政人事部與財務(wù)部對公司所有辦公設(shè)施/設(shè)備建立清冊，每半年做一次盤點。公司所有設(shè)施/設(shè)備上都須有小檔案標(biāo)貼。所有辦公設(shè)施設(shè)備的購置、調(diào)配、更新、報損必須有行政人事部審核后方可執(zhí)行。辦公設(shè)施/設(shè)備一旦建立清冊，部門負(fù)責(zé)人負(fù)監(jiān)管責(zé)任，未經(jīng)批準(zhǔn)嚴(yán)禁擅自調(diào)動。辦公室布置一經(jīng)確定，未經(jīng)行政人事部負(fù)責(zé)人以上職位人員批準(zhǔn)，嚴(yán)禁私自調(diào)動。辦公室衛(wèi)生管理:公司公共區(qū)域及獨立辦公室的衛(wèi)生統(tǒng)一由行政人事部負(fù)責(zé)，員工個人辦公桌及座位周邊的衛(wèi)生由員工個人負(fù)責(zé)。凡新入職職員，必須了解清潔衛(wèi)生的重要性與必要的衛(wèi)生知識。各工作場所內(nèi)均須保持整潔，不得堆放垃圾、污垢或碎屑。各工作場所內(nèi)，嚴(yán)禁隨地吐痰。飲水機及周圍必須保持清潔。各工作場所須充分保持空氣流通。垃圾、廢棄物、污物的清除應(yīng)符