辦公室的性質(zhì)

辦公室的性質(zhì)、任務(wù)與作用一、辦公室的性質(zhì)是直接為本機(jī)關(guān)、本單位領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的綜合辦事機(jī)構(gòu)（秘書工作機(jī)構(gòu)），是單位溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的樞紐和橋梁，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。二、辦公室工作的基本任務(wù)各類機(jī)關(guān)、單位辦公室的基本任務(wù)，大體上是相同的，概括起來就是服務(wù)。對于黨政機(jī)關(guān)辦公室來說，是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為機(jī)關(guān)工作服務(wù)，為基層和人民群眾服務(wù)。對于基層單位辦公室業(yè)說，是為本單位的領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。為各職能部門的工作服務(wù)，為職工群眾服務(wù)。（服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、領(lǐng)導(dǎo)左右、服務(wù)基層）辦公室的服務(wù)工作大體分為兩個方面，一個是政務(wù)方面的服務(wù)，再一個是事務(wù)方面的服務(wù)。政務(wù)方面的服務(wù)，一般是指圍繞本機(jī)關(guān)、本單位的基本職責(zé)任務(wù)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)所進(jìn)行的公文處理、會議服務(wù)、信息調(diào)研、文字綜合、督促檢查等項政務(wù)性質(zhì)的工作。事務(wù)方面的服務(wù)，主要是指為保證領(lǐng)導(dǎo)工作和政務(wù)工作的正常進(jìn)行，提供必要的辦公條件及內(nèi)部保衛(wèi)、車輛管理、財務(wù)會計、生活福利等項后勤保障工作。政務(wù)服務(wù)和事務(wù)服務(wù)是互相配合、互為條件、互相滲透、相輔相成的。政務(wù)服務(wù)中往往包含著事務(wù)性服務(wù)，如起草文件是政務(wù)性服務(wù)，在這個過程中需要打字、校對、印制、傳遞，這些又是事務(wù)性服務(wù)。又如會務(wù)工作，需要打印、分發(fā)會議材料，進(jìn)行會議記錄，整理會議紀(jì)要，既有政務(wù)性的工作又有事務(wù)性的工作。單純的政務(wù)服務(wù)和單純的事務(wù)服務(wù)都不是全面的服務(wù)，都不能獲得良好的服務(wù)效果，二者必須有機(jī)地結(jié)合起來。三、辦公室工作的基本職責(zé):辦文、辦會、辦事辦公室的工作職責(zé)，根據(jù)各個機(jī)關(guān)、單位的不同情況而有所不同，但大體來說，主要有以下幾項職責(zé):（一）辦文:公文處理工作1、文書處理。對上級、下級、平級機(jī)關(guān)、單位發(fā)來的文件、電報按照準(zhǔn)確、迅速、安全、保密的原則和有關(guān)規(guī)定的要求，進(jìn)行拆封、登記、分轉(zhuǎn)、批辦、傳閱、催辦、呈批、回復(fù)、打印、校對、封存、清退、立卷等工作。2、文件的起草和審核把關(guān)。各機(jī)關(guān)、單位出于工作需要制發(fā)的文件和材料，一般由辦公室起草或由其它職能部門起草，由辦公室審核把關(guān)。這是一項政策性、思想性和文字水平要求比較高的工作。審核把關(guān)的重點是:是否需要行文;文件內(nèi)容是否符合黨和國家的方針政策和法律法規(guī);涉及有關(guān)部門和地區(qū)的問題是否協(xié)商一致;文件提出的政策、措施是否明確具體、切實可行文字表述是否準(zhǔn)確、簡練、通順，標(biāo)點符號是否正確;文件格式是否符合規(guī)定等。3、文書立卷和歸檔。來文來電經(jīng)過文書處理階段，發(fā)文發(fā)電經(jīng)過審核送批印發(fā)階段，完成了它的第一個運(yùn)轉(zhuǎn)過程，開始進(jìn)入文書檔案。來文來電的立卷，一般包括來文來電的原件、本機(jī)關(guān)本單位領(lǐng)導(dǎo)的批示意見，有關(guān)反映文件辦理過程和情況的文字材料等。本機(jī)關(guān)、本單位形成的文件、電報的立卷，一般應(yīng)包括正本、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)作過重要修改的原稿，各有關(guān)部門會簽的意見、文件的附件及各種直接有關(guān)的文字材料。（二）辦會:會議服務(wù)工作會議可分為兩類:一類是領(lǐng)導(dǎo)班子召開的各種例會，一類是工作會議。對于各種例會，如:班子會、工作會，辦公室要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好會議議題的收集、匯總、確定，經(jīng)批準(zhǔn)后，還要準(zhǔn)備好會場，下達(dá)會議通知會議期間做好會議記錄、分發(fā)會議材料及做好其他服務(wù)工作會后要整理會議紀(jì)要、督促檢查會議議定事項的貫徹落實并向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行反饋。對于工作會議，如安全會、經(jīng)濟(jì)工作會，由于規(guī)模相對較大，往往需要會同有關(guān)業(yè)務(wù)部門共同做好會務(wù)工作。事先要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)把好會議審批關(guān)，盡量壓縮會議規(guī)模，縮短會議時間、節(jié)省會議經(jīng)費(fèi)，還要選好會議地點，確定參加會議人員，及時發(fā)出會議通知。同時還要做好會場準(zhǔn)備、會議日程安排，與會人員的住宿、交通安排、會議材料的分發(fā)、會議的宣傳報導(dǎo)、會議文件的整理立卷工作。（三）辦事:各種事務(wù)性工作1、調(diào)查研究和文字綜合工作調(diào)查研究就是收集資料，了解情況，向領(lǐng)導(dǎo)提供決策的依據(jù)和決策的執(zhí)行情況。調(diào)研的特點就是派人深入基層，就某個問題或者某個單位的情況進(jìn)行系統(tǒng)的調(diào)查，在掌握第一手情況的基礎(chǔ)上，作出科學(xué)的分析，向領(lǐng)導(dǎo)提出解決問題的意見。文字綜合就是在調(diào)查研究和收集資料的基礎(chǔ)上，為領(lǐng)導(dǎo)起草文件、報告和講話稿。2、收集和處理信息信息是決策的基礎(chǔ)。信息的傳播渠道多種多樣，可以說辦公室每天都在接收和處理大量的信息。隨著科學(xué)技術(shù)和社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息對領(lǐng)導(dǎo)決策的作用越來越大，辦公室要及時搜集各地區(qū)、各方面的政治、經(jīng)濟(jì)、文化等信息，對信息刊物進(jìn)行篩選、加工，把適合領(lǐng)導(dǎo)需要的信息編發(fā)成信息刊物，送給領(lǐng)導(dǎo)閱讀。3、督促檢查要貫徹領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的重要決策，就需要輔之以必要的督促檢查。辦公室協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開展督查工作，有利于領(lǐng)導(dǎo)決策貫徹落實，有利于轉(zhuǎn)變機(jī)關(guān)作風(fēng)，有利于密切干群關(guān)系。4、后勤服務(wù)后勤服務(wù)是任何一個機(jī)關(guān)、單位都不可缺少的工作，是做好政務(wù)工作的物質(zhì)保證。后勤工作一般包括辦公設(shè)施的管理、交通工具的管理、財務(wù)管理、辦公用品管理、房屋管理、職工生活的管理等等。5、人民來信來訪做好人民來信來訪的接待和處理，是辦公室一項重要工作。它是密切黨同人民群眾聯(lián)系的一個窗口，是一條重要的信息渠道。四、辦公室的作用1、助手作用為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好助手，是辦公室最基本的作用。每個機(jī)關(guān)、每個單位每天都會接到上級機(jī)關(guān)下達(dá)的文件、指示或各種通知，下級單位的請示、報告，人民群眾的來信來訪以及本機(jī)關(guān)、本單位需要處理的大量事務(wù)，繁雜而又具體，光靠有限的幾個領(lǐng)導(dǎo)去處理，顯然是辦不到的，這就需要一批懂得有關(guān)專業(yè)知識和技能的工作人員（辦公室及其工作人員）來協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)業(yè)處理這些日常事務(wù)，給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好助手。如果沒有辦公室這種助手作用。領(lǐng)導(dǎo)人員就可能陷入日常具體的事務(wù)工作中去，難去發(fā)揮統(tǒng)攬全局的領(lǐng)導(dǎo)作用。2、樞紐作用一個單位、一個地區(qū)、一個部門，乃至整個國家，都是一個相對獨(dú)立的系統(tǒng)，一個有效運(yùn)轉(zhuǎn)的工作體系。在這個系統(tǒng)或體系之中，辦公室處于中樞地位，起著承上啟下、聯(lián)系四方的作用。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的指令，需要通過辦公室來下達(dá)，下級單位的請示、報告和各種信息，需要經(jīng)過辦公室來處理并上送領(lǐng)導(dǎo)批閱，機(jī)關(guān)各部門之間的關(guān)系，需要辦公室溝通協(xié)調(diào)。如果說一個正常運(yùn)轉(zhuǎn)的工作體系是一部機(jī)器的話，領(lǐng)導(dǎo)者就是動力中心，辦公室就是傳動部件。3、參謀作用為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀，是辦公室應(yīng)當(dāng)發(fā)揮的重要作用，是對助手作用更高的一種要求，是在助手的基礎(chǔ)上，為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策。對辦公室這個領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的綜合辦事機(jī)構(gòu)來說，就要發(fā)揚(yáng)集體智慧，為領(lǐng)導(dǎo)班子全方位服務(wù)。不僅要處理日常事務(wù)，還要從更高層次，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)搞好調(diào)查研究，分析處理各種信息，協(xié)調(diào)理順各種關(guān)系，為領(lǐng)導(dǎo)決策提出預(yù)案，以及反饋決策執(zhí)行情況，不斷修正調(diào)整決策的不足之處，等等。發(fā)揮好這種作用，就要求工作人員有較高的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)、政策思想水平、較強(qiáng)的文字表達(dá)和分析解決問題的能力。否則，參謀作用就很難發(fā)揮好。4、耳目作用耳目作用即是提供信息的作用。及時全面地了解掌握領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)管理范圍的各方面情況，為領(lǐng)導(dǎo)提供各種領(lǐng)導(dǎo)決策所需要的信息，是辦公室一項最基本的職能和作用。信息的來源，一是來自下屬單位的實際情況，二是來自上級的指示精神。一個機(jī)關(guān)、單位的管理是否有效，關(guān)鍵在于信息反饋是否靈敏、準(zhǔn)確。辦公室及時、真實、準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)提供各種信息，是使領(lǐng)導(dǎo)作出正確決策的重要條件，也是檢驗決策是否正確和進(jìn)行必要調(diào)整的重要依據(jù)。五、辦公室的工作重點形勢不一樣，政務(wù)工作的要求也不一樣。從發(fā)展趨勢來看，簡單的收收發(fā)發(fā)，一般的辦文辦會辦事已跟不上也滿足不了企業(yè)改革發(fā)展的需要。必須在政務(wù)工作上加大力度，提高檔次，充分發(fā)揮參謀助手作用。辦公室政務(wù)工作的重點，也是難點，主要應(yīng)當(dāng)有如下幾方面：1、信息調(diào)研工作信息是決策和管理的前提和基礎(chǔ)。信息工作對領(lǐng)導(dǎo)決定至關(guān)重要，沒有信息就沒有決策。辦公室必須充分利用各種手段，收集、整理、加工各方面的信息，為領(lǐng)導(dǎo)工作提供服務(wù)。一是要強(qiáng)化工作人員綜合素質(zhì)，提高收集、加工、分析信息的能力。二是要深入實際調(diào)查研究，有針對性的收集信息，為領(lǐng)導(dǎo)提供解決問題的意見或方案。三是要注重信息的質(zhì)量，提供能進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)決策、為領(lǐng)導(dǎo)決策所急需的信息。2、綜合協(xié)調(diào)工作辦公室的協(xié)調(diào)工作，應(yīng)當(dāng)緊密圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作的需要來進(jìn)行，充分發(fā)揚(yáng)領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手作用。領(lǐng)導(dǎo)者作出一項決定，往往涉及部門之間的利益沖突和調(diào)整，需要進(jìn)行協(xié)調(diào)。在決策之后，執(zhí)行過程中，可能會出現(xiàn)原來預(yù)想不到的情況、矛盾和問題，需及時加以解決，也需要進(jìn)行協(xié)調(diào)。因此，協(xié)調(diào)在領(lǐng)導(dǎo)工作中有不可忽視的重要作用。協(xié)調(diào)就是通過協(xié)商來調(diào)整。協(xié)調(diào)是一種催化劑。一個好的參謀助手，應(yīng)當(dāng)具有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力。不論是辦文、辦事、辦會，還是督促檢查、調(diào)查研究，都需要掌握協(xié)調(diào)的本領(lǐng)和技巧。要培養(yǎng)一批政策水平高、熟悉有關(guān)業(yè)務(wù)、辦事公道、善于靈活處理問題的秘書工作人員。3、督促檢查工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的每項決策，下級機(jī)關(guān)、單位都必須堅決貫徹落實。但在現(xiàn)實生活中，往往存在上級指示不落實的情況。有些部門和單位，常常從本地區(qū)、本單位的利益出發(fā)，對不符合自己口胃的上級指示，采取上有政策、下有對策的態(tài)度，使上級指示不能得到認(rèn)真貫徹落實。在這種情況下，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)一個重要職責(zé)，就是要督促這些下級機(jī)關(guān)和單位，認(rèn)真按照執(zhí)行。但上級機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人，不可能事事親自督促，處處親自檢查。這就需要辦公室協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)起這個任務(wù)。辦公室必須下功夫加強(qiáng)督促檢查工作的力度，以充分發(fā)揮參謀助手作用。六、辦公室工作的特點辦公室工作的性質(zhì)和任務(wù)，決定了它與其他部門相比具有許多不同的特點，主要有以下幾個方面：1、服務(wù)性辦公室工作的任務(wù)是“三個服務(wù)”，這就決定了它的工作特點，首先就是服務(wù)性。辦公室的一切工作都是圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開的，領(lǐng)導(dǎo)工作涉及到哪里，它的服務(wù)工作范圍就延伸到哪能里。為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，是它最基本的屬性和特點。此外，還因為領(lǐng)導(dǎo)就是服務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的對象，也就是辦公室服務(wù)的對象，因此，為下級單位和廣大職工服務(wù)，也是辦公室的重要職責(zé)。辦公室的所有工作人員，都應(yīng)當(dāng)牢固樹立服務(wù)思想，全心全意而不是半心半意地做好自己的本職工作。寧可自己麻煩千遍，也不能讓領(lǐng)導(dǎo)感到有所不便。特別對下級單位和廣大職工，一定要熱情、誠懇、謙虛，切不可口大氣粗，讓人有門難進(jìn)、臉難看、話難聽、事難辦的感覺。2、輔助性辦公室工作的服務(wù)性，決定了它的輔助性。也就是說，它的基本活動都只能對領(lǐng)導(dǎo)工作起輔助作用。辦公室只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的決定、指示精神去辦事，而不能代替領(lǐng)導(dǎo)做決定、下指導(dǎo)。辦公室對本機(jī)關(guān)、本單位工作的問題可以提出解決意見或方案，但這些意見或方案只有經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)決定采納后，才能作為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的決定去執(zhí)行，而不是作為辦公室的決定去執(zhí)行。辦公室只有發(fā)言權(quán)、建議權(quán)，而無表決權(quán)、決定權(quán)。3、綜合性辦公室工作就其整體來說，具有明顯的綜合性、全面性。首先是辦公室的工作內(nèi)容涉及本機(jī)關(guān)、本單位的全面工作，凡是領(lǐng)導(dǎo)要抓的，辦公室都要協(xié)助。其次，辦公室工作的活動范圍是全面的。各種工作、會議，辦公室都涉及得到。最后，辦公室做為領(lǐng)導(dǎo)的助手，外單位、下屬單位來匯報情況、聯(lián)系工作，不論什么內(nèi)容，很多情況下需要辦公室接待。4、被動性辦公室工作的服務(wù)性，決定了辦公室的工作一般只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的要求開展工作，而不能自行其是地安排工作，這就是所謂的被動性。辦公室很多工作都是事先不能預(yù)料的、偶發(fā)的、臨時交辦的，無法事先安排。這種客觀上的被動性，不等于主觀上要持消極被動態(tài)度。為了做好服務(wù)工作，應(yīng)當(dāng)發(fā)揮主觀能動性，在被動中爭取主動，積極協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好項工作。七、辦公室工作的基本要求辦公室工作的性質(zhì)和任務(wù)，決定了對它的基本要求準(zhǔn)確、及時、保密、落實。1、準(zhǔn)確這是辦公室工作基本要求中的首要一條。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)要對下級機(jī)關(guān)和單位實施正確的領(lǐng)導(dǎo)，首先必須掌握準(zhǔn)確的情況，作為正確決策的基礎(chǔ)和前提下達(dá)文件，必須有準(zhǔn)確的文字表達(dá)。這就要求直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的辦公室在為領(lǐng)導(dǎo)提供信息及其它有關(guān)情況、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)審核文稿時，必須力求準(zhǔn)確，數(shù)字要準(zhǔn)，時間要準(zhǔn)，概念要準(zhǔn)，名稱要準(zhǔn)，不能使用"可能”、"大概”、"差不多”一類字眼。為了做到準(zhǔn)確無誤，就要多做周密的調(diào)查研究，勤想，勤問、勤記，把事情的來龍去脈搞清楚，數(shù)字、概念核對無誤，養(yǎng)成打破砂鍋問到底的習(xí)慣和嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。2、及時及時就是不拖拉，講效率，辦文辦事快捷、迅速。及時，這是辦公室工作的最基本的要求。沒有及時，就沒有效率，就會貽誤領(lǐng)導(dǎo)工作。所有辦公室工作人員必須牢記這一點。凡是應(yīng)當(dāng)辦理的工作事項，都要按照領(lǐng)導(dǎo)要求，迅速辦理，不拖拉，不怠慢，能在當(dāng)天辦完的，就不拖到第二天，能在1小時之內(nèi)辦完的，就不拖到1小時以后。要做到及時、迅速，提高工作效率，應(yīng)從以下幾方面進(jìn)行努力:第一，堅決克服拖拉、散漫的作風(fēng)，牢固樹立服務(wù)思想，增強(qiáng)工作責(zé)任心和事業(yè)心。第二，建立科學(xué)的工作制度，減少環(huán)節(jié)，簡化程序，加快速度。第三，改善工作手段，加快辦公自動化，以提高工作效率。3、保密辦公室一定要認(rèn)真做好保密工作。要建立嚴(yán)格的保密工作制度，每個工作人員都要增強(qiáng)保密觀念，嚴(yán)格遵守保密守則，不該說的機(jī)密絕對不說，不該問的機(jī)密絕對不問，不該看的機(jī)關(guān)絕對不看，不該記錄的機(jī)密絕對不記錄，不在非保密本上記錄機(jī)密，不在私人通信中涉及機(jī)密，不在公共場所和家屬、子女、親友面前談?wù)摍C(jī)密，不在不利于保密的地方存放機(jī)密文件、資料，不在普通電話、明碼電報、普通郵局傳達(dá)機(jī)密事項，不攜帶機(jī)密