文員培訓(xùn)資料

文職人員人力資源部2004年11月第一頁，共七十五頁。1內(nèi)容綱要第一部分﹕文職人員的素質(zhì)及文職工作「文職人員培訓(xùn)」分為三個部分:第二部分﹕公司的文件第三部分﹕應(yīng)用文寫作第二頁，共七十五頁。2文職人員的素質(zhì)及文職工作

引言文員的概念文須須具備的能力文員的知識結(jié)構(gòu)文員的職業(yè)道德今日的課程流程（2課時）:第三頁，共七十五頁。3引言我們?yōu)槭裁匆_展

“文職人員培訓(xùn)”﹖接廳電話上傳下達(dá)溝通協(xié)調(diào)為什么要做這么多事﹖﹖臨時事項(xiàng)第四頁，共七十五頁。4第一節(jié)文員的概念

文員是部門負(fù)責(zé)人的參謀和助手﹐是協(xié)助部門負(fù)責(zé)人綜合情況﹐調(diào)查研究﹑處理文書檔案﹐日常生產(chǎn)和行政事務(wù)﹐辦理上司交辦的各種事務(wù)的文職工作人員?！貉远行?，一諾千金』第五頁，共七十五頁。5秘書的概念椐《韋氏秘書手冊》介紹﹐國際職業(yè)秘書協(xié)會對秘書所下的定義是﹕

具有熟練的辦公室工作能力﹑不需要上級敦促即能主動負(fù)責(zé)﹑積極進(jìn)取﹑干練果斷﹑能在授權(quán)范圍內(nèi)作出正確決定的首腦助手。第六頁，共七十五頁。61）工作商務(wù)化;

2）服務(wù)直接化﹔

3）管理本地化﹔

4）語言國際化﹔

5）人員女性化外企文職人員工作特點(diǎn)第七頁，共七十五頁。7第二節(jié)文員須具備和的能力聽知能力記憶能力理解判斷能力一個合格的﹐稱職的文員﹐必須具備的能力﹕語言文字表達(dá)能力組織能力使用辦公設(shè)備能力交際能力第八頁，共七十五頁。8聽知能力所謂聽知能力﹐指的是聽話并理解口語的能力﹐耐心傾聽正確理解這些聽知能力中﹐包括簡單聽知能力﹐較復(fù)雜的聽知能力﹐特殊聽知能力﹐以及復(fù)雜的判斷性聽知能力和創(chuàng)造性聽知能力。第九頁，共七十五頁。9

“聽”的技巧

要提高聽知能力﹐其關(guān)鍵在于聽﹐要聽得快﹐聽得清﹐記得牢。要集中注意力﹐而且有深刻的理解力﹐要提高聽知能力﹐還意味著文職人員要努力掌握一些方言﹑外語。第十頁，共七十五頁。10文字表達(dá)能力文字表達(dá)相對口頭表達(dá)來說有一個較長時間的準(zhǔn)備過程。文職人員應(yīng)該能寫一筆流暢美觀的文字﹐要清晰﹐卷面要整潔。這里說的文職人員的文字表達(dá)要指公文寫作的能力﹐公文是公司內(nèi)部不可缺少的管理工具﹐起著承上啟下﹐組織協(xié)調(diào)的作用邏輯思維﹐它主要運(yùn)用邏輯思維﹐完全排斥夸張手法﹐側(cè)重邏輯性極強(qiáng)的敘事﹐議論和說明﹐文職人員的寫作能力是一種創(chuàng)造性勞動。第十一頁，共七十五頁。11語言文字表達(dá)能力文職人員要精于公文寫作﹐就要對各種公文的格式﹑文體特征﹑用語特點(diǎn)﹑語法和標(biāo)點(diǎn)符號爛熟于胸。在公文寫作時要思路清晰﹐言簡意賅﹐符合公司運(yùn)作﹐切忌內(nèi)容空洞﹐脫防實(shí)際。另外﹐除了公文寫作外﹐講話稿﹑記錄等一般事務(wù)性公文也由文職人員（特指文員）撰寫?？傊o文職人員的寫作能力是一種綜合性能力﹐不是一朝一夕得來的。它是一個實(shí)踐過程﹐要勤寫多練﹐反復(fù)修改﹐才能形成。第十二頁，共七十五頁。12

例一﹕古時﹐一年青寡婦在家中生活很不方便﹐為避嫌﹐也為了追求自己的幸福生活﹐要求改嫁。她向縣衙門呈遞了一張狀子﹐上面寫道﹕豆寇年華﹐失偶無嗣﹐翁鰥叔壯﹐正瓜田李下﹐間當(dāng)嫁不當(dāng)嫁﹖縣官見狀﹐當(dāng)下判詞﹕“嫁”

點(diǎn)評﹕此狀構(gòu)思精巧﹐語言簡潔﹐

邏輯嚴(yán)密﹐形式新穎﹐不失為一

篇佳作。兩例子第十三頁，共七十五頁。13

由于家里急需用錢﹐他向朋友借了6000元。朋友隨手就淘錢給他﹐而且并未寫字據(jù)。他對朋友的信任感激涕零。數(shù)月后﹐他還錢給朋友﹐朋友卻說我記憶力不好﹐寫個字據(jù)給你吧。于是﹐他便在“某某還欠款6000元”的條子上簽了字。哪想﹐不久朋友又拿著那條子來找他﹕“我那6000元錢的款子急著要用啊…….”他說﹕“我不是已經(jīng)還（huan）給你了嗎﹖”朋友說﹕“條子寫得清清楚楚嘛﹗你還（hai）欠我6000元喲﹗”他爭辯﹕“那我是還(huan)你6000塊啊﹗”朋友拒不認(rèn)帳。不久﹐朋友一紙?jiān)V狀將他送上法庭。他欲哭無淚。例二法庭相見第十四頁，共七十五頁。14贈言有兩種人永遠(yuǎn)無法超越別人﹕一種人是只做別人交代的事﹔另一種人是做不好別人交代的事。第十五頁，共七十五頁。15文職人員的組織協(xié)調(diào)表現(xiàn)﹕

（一）

能以良好的心態(tài)﹐講求方法和藝朮﹐融洽人際間的情感﹐達(dá)到統(tǒng)一認(rèn)識﹐調(diào)動積極性的目的。（二）

善于運(yùn)用相關(guān)的政策﹐規(guī)定和制度進(jìn)行協(xié)調(diào)。（三）

善于把握全局﹐從全局出發(fā)分析處理問題﹐又要局部張想﹐把兩者有機(jī)地結(jié)合在一起。（四）

善于溝通信息﹐使矛盾各方彼此了解情況﹐消除誤會。（五）善于處理好各方面的關(guān)系﹐尊重對方﹐做到

“人人為我﹐我為人人”。

第十六頁，共七十五頁。16文員的知識結(jié)構(gòu)

文職工作綜合性強(qiáng)﹐接觸面廣。這人員盡可能具備相關(guān)廣泛的知識。做為上司的助手﹐文職人員應(yīng)是知識型的

“智囊?guī)臁暴o他既直接接觸領(lǐng)導(dǎo)工作﹐又同眾多方面打交道﹐因此﹐文職人員必須具備相應(yīng)廣博的基礎(chǔ)知識和深厚的專業(yè)知識﹐才能適應(yīng)當(dāng)今文職工作的需要。但是﹐一個人所學(xué)的知識終歸是有限的﹐要提高學(xué)習(xí)效率﹐不重復(fù)學(xué)習(xí)﹐就要相應(yīng)建立一個合理的知識結(jié)構(gòu)。第十七頁，共七十五頁。17文員的知識結(jié)構(gòu)主要包括

文一﹑基礎(chǔ)知識–中學(xué)時代所學(xué)的社會科學(xué)知識（如語文﹑外語﹑歷史等）和自然科學(xué)知識（如數(shù)﹑理﹑化﹑地理等）。二﹑專業(yè)知識

–1﹑與文秘工作有直接關(guān)系的秘書學(xué)﹑文書學(xué)﹑檔案管理學(xué)﹐應(yīng)用寫作等知識。2﹑本身崗位所需的行業(yè)知識。三﹑相關(guān)知識文職人員除以上所需知識外﹐還有必要涉獵管理學(xué)﹑經(jīng)濟(jì)學(xué)﹑信息情報學(xué)﹑法律﹑計(jì)算器等方面知識。相信﹐知識的提高將會大幫助自己提高工作能力﹐從而更好在輔助上司完成工作。。相信﹐知識的提高將會大幫助自己提高工作能力﹐從而更好在輔助上司完成工作。。第十八頁，共七十五頁。18案例一次﹐煤炭部要發(fā)一個文件給準(zhǔn)葛爾煤田﹐秘書馬上問﹕“是哪一個﹖是準(zhǔn)葛爾﹐還是準(zhǔn)格爾﹖”兩個地名﹐一個在新疆﹐一個在內(nèi)蒙古﹐讀音相同﹐如果秘書缺乏地理知識﹐也許會錯發(fā)相距千里的另一個地方。地理知識也是秘書知識結(jié)構(gòu)中的基礎(chǔ)知識﹐從本案例中可以獲得哪些認(rèn)識﹖第十九頁，共七十五頁。19第四節(jié)

文員的職業(yè)道德

職業(yè)道德﹐就是同人們的職業(yè)活動緊密聯(lián)系﹐具有自已的職業(yè)特征﹐應(yīng)該遵循的行為規(guī)范。

文職人員要遵循的職業(yè)道德有如下幾面﹕

一﹑忠于職守二﹑嚴(yán)守機(jī)密

三﹑恪守信用四﹑善于合作

第二十頁，共七十五頁。20對于

“嚴(yán)守機(jī)密”﹐文職人員應(yīng)做到1﹑不該說的機(jī)密﹐絕對不說。2﹑不該知道的機(jī)密﹐不要打聽。3﹑私人通信﹐通電話﹐不得涉及公司機(jī)密。4﹑不得在不利于保密的場合﹐談?wù)摍C(jī)密。第二十一頁，共七十五頁。21謙虛平等待人寬容大度以誠相待要善于合作﹐就必須把握好以下兩條原則﹕

第二十二頁，共七十五頁。22案例一金屬部有個文員龍某﹐把部門員工交給好買工衣1000多元錢席卷而去﹐也沒辭工﹐而且離工公司之后﹐還寫一封信給原部門的經(jīng)理﹐聲稱自己并不想走﹐只是因?yàn)樾姓韺貌缓貌艖押拊谧?。第二十三頁，共七十五頁?3案例二某部的某文件控制員王小姐﹐03年2月14日領(lǐng)取受控文件﹐直到3月5日才交有關(guān)人仕傳閱﹐3月2日用舊包裝出貨香港方面多次查問此批貨需在港作出翻工處理。這已經(jīng)給公司帶來了很大的損失﹐但該文控員不僅對上級提出的批評意見拒不接受﹐并于3月9日自動離職。第二十四頁，共七十五頁。24今天我們學(xué)什么﹖內(nèi)容提要(第3-4課時)1﹑文職工作的性質(zhì)2﹑文職工作的內(nèi)容3﹑文職工作的特點(diǎn)4﹑文職工作的原則5﹑文職工作的作用第二十五頁，共七十五頁。25第五節(jié)

文職工作的性質(zhì)﹑內(nèi)容一﹑文職工作的性質(zhì)文員是部門負(fù)責(zé)人的參謀和助手是協(xié)助部門負(fù)責(zé)人綜合情況﹐調(diào)查研究﹐處理文書檔案﹐日常生產(chǎn)和行政事務(wù)的文職工人人員文職工作是各級管理過程中所必不可少的輔助性管理活動。文職工作滲透在上司服務(wù)工作中﹐各級上司之需要文員來輔助自己進(jìn)行管理﹐并不是上司的主觀愿望所能代替的﹐而是由于具體的工作需要所決定的。第二十六頁，共七十五頁。26二﹑文職工作的內(nèi)容A﹑日常程序化工作包括:a.

文書處理

b.會務(wù)工作

c.材料綜合B﹑上司臨時交辦的工作。C﹑智囊性的輔助工作。第二十七頁，共七十五頁。27第六節(jié)

文職工作的特點(diǎn)一﹑輔助性二﹑服務(wù)性三﹑全面性第二十八頁，共七十五頁。28輔助性是文職工作的根本的屬性第一﹑在任何一個有機(jī)聯(lián)系的管理體制中﹐不存在一個獨(dú)立的文職部門。第二﹑在任何一個有機(jī)的聯(lián)系的管理體制中﹐又都少不了文員﹐文員遍布決策﹑執(zhí)行﹑監(jiān)督和反饋的各個機(jī)構(gòu)中。第三﹑文員必須以上司的意圖為工作方向﹐不能自作主張﹐有獨(dú)立的行為。文職人員在處理任何問題的時候﹐都只能根據(jù)上司的決定﹑工作指示去辦理﹐而不能代替上司做決定。第二十九頁，共七十五頁。29第七節(jié)文職工作的原則第一要保密﹐第二要準(zhǔn)確﹐第三要迅速。第三十頁，共七十五頁。30文員對保密工作﹐要做到﹕A﹑守口如瓶﹐滴水不漏﹔B﹑經(jīng)手的文件資料不泄漏﹐不遺失﹔C﹑領(lǐng)導(dǎo)層決定的事情在公開前不外泄。

文職工作的原則第三十一頁，共七十五頁。31準(zhǔn)確辦文要準(zhǔn)辦事要穩(wěn)情況要實(shí)主意要慎迅速工作及時高效準(zhǔn)確傳遞無誤忙而不亂文職工作的原則第三十二頁，共七十五頁。32案例一信息的傳達(dá)某日9﹕00左右﹐政府某職能部門機(jī)關(guān)致電鳳崗廠﹐要求與公司某高層通話﹐當(dāng)時該高層不在鳳崗廠﹐總機(jī)值班小姐就將對方電話號碼用小紙條記下﹐后將小紙條轉(zhuǎn)交予該高層的兼職文員。碰巧該文職當(dāng)日亦在接待來自政府的工作人員﹐忙著工作時﹐就忘記了此事﹐到想起此事時﹐已到了當(dāng)日的17﹕00﹐于是﹐該文職想辦法將信息轉(zhuǎn)達(dá)給該高層﹐幾經(jīng)周折﹐該高層知道信息時﹐時間已是17﹕20左右…….第三十三頁，共七十五頁。33案例二信息的傳達(dá)某部有一個文員﹐她曾發(fā)一份文件給廠務(wù)部﹐文件上說﹐今天下午要停電。這個文員﹐找到了四樓﹐但沒看見廠務(wù)部的文員﹐於是就回去了﹐文件也帶了回去﹐等到下午才把文件送到。送上去時﹐已經(jīng)停電。於是﹐此文員後來受到了批評。上司告訴她﹐因爲(wèi)文件沒有及時送到上司處﹐那么一切生産的編排等都會因爲(wèi)停電而造成損失。

文件的“時效性”重不重要﹖第三十四頁，共七十五頁。34案例三﹕某秘書自述﹕“有一次﹐我寫一份轉(zhuǎn)發(fā)性簡報﹐覺得許多部門有章不循﹐有令不行﹐問題出現(xiàn)后再來制定一些國家早有規(guī)定的紀(jì)律﹐這是學(xué)習(xí)不夠的緣故。我便在簡報的末尾加上了自已的觀點(diǎn)﹐提出了要求﹐主任看后﹐將這些全部刪掉”。請思考﹕主任為什么要全部刪掉秘書的意見﹖這個秘書在工作中犯了什么毛病﹖秘書的意見應(yīng)通過什么途徑表達(dá)﹖第三十五頁，共七十五頁。35第八節(jié)文職工作的作用文員工作是為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和上司處理文件﹑掌握信息﹐辦理日常事務(wù)﹐文職工作在企業(yè)的管理工作中起著重要的作用。主要有﹕承上啟下﹐溝通與樞紐領(lǐng)導(dǎo)的工作助手上司的參謀上司的信息傳遞和耳目上司的門面第三十六頁，共七十五頁。36第九節(jié)公司語錄解釋及常用朮語簽名﹕確定你的身份﹐認(rèn)

同你的責(zé)任。時間﹕記錄次序及出與入

的資料及原因。核對﹕定期及長期求證事

物的對或錯。第三十七頁，共七十五頁。37

責(zé)任﹕在一個完美的人類社會﹐每一個已做事的人都有不盡相同的工作崗位﹐由清潔工人到機(jī)構(gòu)的高層領(lǐng)導(dǎo)﹐都會要求肩負(fù)此項(xiàng)工作的人﹐完成他份內(nèi)應(yīng)做的工作責(zé)任﹐身為高層職責(zé)的人﹐更應(yīng)認(rèn)清珍惜他的職權(quán)責(zé)任。大眾都知﹐在大海中遇難的輪船﹐須在生死關(guān)頭﹐最后離船都必是船長。因?yàn)槟鞘撬呢?zé)任。2﹑責(zé)任﹑積極﹑自發(fā)第三十八頁，共七十五頁。38

積極﹕絕大多數(shù)的人﹐每天都在不斷地做著重復(fù)的干凡的工作﹐你會厭倦﹑敷衍了事﹐還是采取敬業(yè)﹑樂業(yè)的態(tài)度﹐把份內(nèi)的工作提前或更好的完成﹐用此積極的態(tài)度來對待平凡

工作﹐最終﹐你將會是一

個有成就的人。2﹑責(zé)任﹑積極﹑自發(fā)第三十九頁，共七十五頁。39自發(fā)﹕在工作過程中﹐或多或少都會有某些事項(xiàng)﹐沒有納入制度之內(nèi)﹐或部門之間沒分清的﹐或上司遺漏的工作﹐一個有自發(fā)性的人﹐他也會運(yùn)用敏銳的觸覺的冷靜的思考﹐探索出需要改進(jìn)的意見。2﹑責(zé)任﹑積極﹑自發(fā)第四十頁，共七十五頁。403.主動服務(wù)承諾主動（Proactive）—能做事態(tài)度投入,認(rèn)真及客觀﹔能個人及公司自我增值﹔能未雨綢繆服務(wù)（Services）—能迎合及配合市場/客戶之需求﹔能不斷自我反省,改善及更新﹔能發(fā)揮團(tuán)隊(duì)精神承諾（Commitment）—能

分分秒秒掌握時間運(yùn)用﹔

能謹(jǐn)守與客戶之間契約精神第四十一頁，共七十五頁。41謝謝各位的配合

﹗第四十二頁，共七十五頁。42第二部分公司的文件

（5-6課時）第四十三頁，共七十五頁。43第一節(jié)

文件概述公文是有一定格式的公務(wù)文書﹐是傳達(dá)和貫徹公司的制度政策﹐發(fā)布行政條例和規(guī)章﹐施行行政措施﹐請示和答復(fù)問題﹐指導(dǎo)布置和商洽工作﹐報告情況﹐交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。公文又統(tǒng)稱公務(wù)文書﹐或稱文件。第四十四頁，共七十五頁。44第一節(jié)

文件概述文件和公文有時雜用﹐實(shí)際上并非一回事。在《漢語詞典》中﹐

“文件”是指公文﹐信件等。是有關(guān)政治理論﹐時事政策﹐學(xué)朮研究等方面的文章﹐而

“公文”指機(jī)關(guān)相互往來聯(lián)系事務(wù)的文件。文件有廣義和狹義之分﹐廣義的文件是指在工作和學(xué)習(xí)上用來作為依據(jù)或參考的書面材料﹔狹義的是指工作中形成和往來的具有完整公文格式的公文材料。第四十五頁，共七十五頁。45公文的特點(diǎn)

1.有法定的作者和法定的權(quán)

（公文的撰擬者不一定是公文的法定作者）2.有鮮明的政治性

3.時效性強(qiáng)4.有特定的格式

第四十六頁，共七十五頁。46鳳崗嘉輝塑膠五金制品廠

備忘致﹕___________檔案編號：____________由：___________日期：_____________分發(fā)﹕______________________________________主題﹕______________________________________

____頁之___（若有幾頁）正文特此備忘﹗

簽發(fā)﹕_______________________核準(zhǔn)﹕________________________第二節(jié)

公司文件的格式☆

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第四十七頁，共七十五頁。47

鳳崗嘉輝塑膠五金制品廠

備忘致:屬下各部檔案編號:DOC\0A00040911018

由:廠務(wù)部日期:2004.09.11日/六___

分發(fā)﹕各友好公司主題﹕廠部稱謂

根據(jù)18.0版次兩廠組織架構(gòu)附錄（0V00040904002）,現(xiàn)時本集團(tuán)（國內(nèi)）共有7個廠別﹑6個獨(dú)立部門﹕7個廠別﹕五金\噴漆廠塑膠廠裝配\V-0廠文儀產(chǎn)品廠存儲產(chǎn)品廠工模廠電子代工廠6個獨(dú)立部門﹕廠務(wù)部﹑品質(zhì)部﹑工程部﹑加工管理部﹑內(nèi)部審計(jì)部﹑物流部以上簡稱為7廠6部（從2004年9月16日起生效）另友好公司名稱如下﹕（共10家﹐略）望有關(guān)方面知悉。

簽發(fā)﹕

李冠中先生已書面簽核04/09/11日

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☆

☆

第四十八頁，共七十五頁。481）抬頭及文件類別（如“通知”“報告”等）﹔2）致﹕收文的部門或個人﹔3）由﹕發(fā)文個人或部門﹔4）分發(fā)﹕備案參考或協(xié)助承辦的部門或個人。5）主題﹕文件內(nèi)容的標(biāo)題﹐要簡明扼要地寫

明事由﹔嘉利文件樣式與政府公文不同﹐其結(jié)構(gòu)自然亦不同。一般說來﹐本司文件由13部分構(gòu)成。第四十九頁，共七十五頁。497）

檔案編號﹐以“數(shù)據(jù)文件編目”編制﹐由資料類別﹐部門檔案代號﹐年﹑月﹑日﹐檔案流水編號組成。資料有6類﹕DOC（文件）﹑REP（報表）﹑FAC（設(shè)備）OCO（對外關(guān)系）FRM（表格）。在每一類中又有多種文件﹐這些說見文件的撰寫。部門檔案編是根據(jù)大部編制所得。第五十頁，共七十五頁。506）

正文﹕內(nèi)容正確充實(shí)﹐文字簡煉﹐觀點(diǎn)明確﹐文理通順﹐邏輯嚴(yán)密﹐標(biāo)準(zhǔn)符號正確﹐一般一事一文﹐特別是上行文﹐要實(shí)事求是﹐吻合工作實(shí)際。兩頁以上的文件要標(biāo)幾頁之幾﹐有些文件還有附件。附件是附屬于正文的材料﹐用于對正文的補(bǔ)充或參考。第五十一頁，共七十五頁。51(8）

檔案編號﹐以“資料檔案編目”編制﹐由資料類別﹐部門檔案代號﹐年﹑月﹑日﹐檔案流水編號組成。資料有6類﹕DOC（文件）﹑REP（報表）﹑FAC（設(shè)備）OCO（對外關(guān)係）﹑FRM（表格）。在每一類中又有多種文件﹐這些說見文件的撰寫。部門檔案編號是根據(jù)大部編制所得。見DOC\0V00031223007）:第五十二頁，共七十五頁。52第五級﹕5A第四級﹕4A(廠務(wù)部)﹑4C（五金噴漆廠）﹑4D（塑膠廠）﹑4E（裝配V-0廠）﹑4F（存儲產(chǎn)品廠）﹑4H（工模廠）﹑4Q（品質(zhì)部）﹑4S（電子代工廠）﹑4N（物流部）﹑4G（文儀產(chǎn)品廠）第三級﹕各大部屬下部門及功能級別3A01（雁田廠務(wù)辦）﹑3A03(人事組)﹑3A13(工會辦)﹑3C01(金屬部)﹑3G01(文儀一部)第五十三頁，共七十五頁。539）日期﹕按正常的年﹑月﹑日排列﹐數(shù)字之后應(yīng)加“日”字和星期﹐如040918日（六）10）顏色和星級（11）一起使用。顏色由紅綠﹑紅﹑蘭﹑橙﹑黃表示﹔相應(yīng)的星級是5﹑4﹑3﹑2﹑1星﹐分別表示﹐5星﹐最緊急﹐最重要的工作﹐要不惜工本并且要知短時間內(nèi)完成﹔4星﹐重要工作﹐即一級指令﹐比綠色次一級﹔3星﹐代表比較次要之工作﹐即二級指令﹐其嚴(yán)重程度次于紅色﹐負(fù)責(zé)人必須在指定時間內(nèi)完成工作﹔2星代表一般之工作﹔1星﹐代表參考資料﹑文件﹐各人可將其作為備忘資料﹐閱讀后可將它存檔﹐以便日后翻查。除此之外﹐不有3.5星﹑4.5星等﹐一般3星文件用得多﹐5星文件用得少﹐2星﹑1星的已見得較少了。（12）落款﹐文件發(fā)出人的簽名﹐一般簽在“由”這一欄的後面。（13）核準(zhǔn)﹐如屬請示或經(jīng)上級批核的文件﹐由批核人簽名﹐一般批核人簽名簽在文件右下角。第五十四頁，共七十五頁。54修定文件需注意檔案編號及主題之識別凡發(fā)出之文件如有修改，除文件內(nèi)容以顏色識別修改處外，亦同時在文件編號及主題上加以修訂。舉例如下：

1）

原檔案編號之後加上(REV.1、REV.2…)例如：原文件檔案編號：0V02030502001修定文件檔案編號：0V02030502001(REV.1)

2）

原文主題之後亦需加上(修定一、二…或版次2.0、3.0…等)例如：原主題：修定文件需注意檔案編號及主題之識別修定後主題：修定文件需注意檔案編號及主題之識別(修定一)

第五十五頁，共七十五頁。55第三節(jié)文件的分類

我國現(xiàn)行的行政機(jī)關(guān)公文種類有12類13種﹐它們分別是﹕命令（令）﹐議案﹐決定﹐指示﹐公告﹐通告﹐通知﹐通報﹐報告﹐請示﹐批復(fù)﹐函﹐會議紀(jì)要2.本公司的文件分13類

規(guī)定﹐通告﹔指示﹔通知﹑備忘﹔通報﹔報告﹔請示﹔會議記錄﹔會議決議﹔函﹔申請﹔日報﹐月報﹔統(tǒng)計(jì)﹔合同協(xié)議

第五十六頁，共七十五頁。56文件有廣義和狹義之分﹐廣義的文件是指在工作中和學(xué)習(xí)上用來作為依據(jù)或參考的書面材料﹐狹義的文件指的是具有完整公文格式的公文材料。文件通常按行文關(guān)系分為上行文﹐下行文和平行文﹐上行文是下級給上級的公文﹐如請示﹐報告等。下行文是上級對下級分發(fā)的公文﹐如指示﹐平行文是指平級之間或不相錄屬的部門之間互相發(fā)出的公文﹐如通知﹐備忘

第五十七頁，共七十五頁。57第四節(jié)文件的撰寫

通告是周知性文種﹐所宣告的事多屬專業(yè)性或業(yè)務(wù)性。通告的內(nèi)容由天部分組成即﹕緣由﹐通告正文和結(jié)束語。即發(fā)通告的理由﹐依據(jù)﹑通知事項(xiàng)﹑要分條列述﹐將通告事項(xiàng)一一交代明白﹐結(jié)束語一般用“特此通告”。通知是適用范圍范圍很廣的文種﹐部門與部門之間﹐上級對下級之間均可用通知﹐就通知的內(nèi)容﹐可分為五種﹕批示性通知﹐即上級發(fā)布行政條例﹐轉(zhuǎn)發(fā)上級和不隸屬的公文。一般性通知﹐即告知性通知﹐多用于宣傳某些應(yīng)知事項(xiàng)。指示性通知﹐即上級向下級所屬部門布置任務(wù)和執(zhí)行措施所下達(dá)的指示。會議通知﹐即通知開會的事項(xiàng)﹐會名﹐開會的時間﹐地點(diǎn)及注意事項(xiàng)﹐包括會議緣由和會議內(nèi)容。任免通知﹐上級對于所任免的人員需要下級或不相錄屬的部門知道時而發(fā)的通知。第五十八頁，共七十五頁。58向上級匯報工作﹐反映情況﹐提出建議時用報告。報告按性質(zhì)分有綜合報告﹐專題報告﹐例

行報告。1.綜合報告是為了方便上級全面了解工作情況所作。2.專題報告是下級在完成某工作任務(wù)后﹐針對工作的開展完成上級作的阡﹐報告是向上級匯報有關(guān)工作時寫的報告﹐包括綜合性工作報告和專題性工作報告﹐寫作時要求提綱挈領(lǐng)﹐全面著眼﹐重點(diǎn)出﹐條理清楚。3.情況報告是向上級反映本部門或與要部門有前的情況﹐包括日常工作的動態(tài)﹐新發(fā)生的情況﹐特殊情況﹐重大的工作成績等?；蛘邊R報存在的問題﹐遇到的挫折或失誤。

第五十九頁，共七十五頁。59寫作時應(yīng)注意按時間意見或爭取某一具體解決措施而寫的報告。建議是建立在認(rèn)真調(diào)查研究的基礎(chǔ)上﹐是切實(shí)可行的﹐寫作時要有理有據(jù)﹐說服力強(qiáng)﹐使上級能夠采納。向上級請求批準(zhǔn)事項(xiàng)。結(jié)束語用批復(fù)﹐批復(fù)要一事一批﹐批復(fù)意見要明確﹐一般有﹕完全同意﹐同意﹐醞釀如意。不如意﹐粗?jǐn)M如意等。寫作批復(fù)時注意﹐要迅速及時﹐全面周密﹐態(tài)度鮮明﹐行就行﹐不行就不行。第六十頁，共七十五頁。60

寫文件要做到該長的長﹐該短的短﹐該詳細(xì)的要詳細(xì)﹐該簡煉的要簡煉﹐丁是丁﹐卯是卯﹐不要哆哆嗦嗦﹐婆婆媽媽一大串。下面有兩例子﹕

第六十一頁，共七十五頁。611

通

告

今天上中班的員工15﹕00到人事文員處買工衣﹐違者后果自負(fù)。

金屬部

這是一則不完全整的通告﹐且有漏洞。當(dāng)時﹐金屬部上中班的時間是16﹕30﹐而15﹕00別人或許還在睡覺﹐誰知道這時間去買工衣呢﹖而且落款也沒有日期（年﹑月﹑日）例一第六十二頁，共七十五頁。622

通

告

全體藍(lán)球隊(duì)員今天晚上到球場集中訓(xùn)練。

噴漆部

這則通知有一個明顯的錯誤﹐沒有具體的落款日期和具體的集中時間。到底是哪天發(fā)出的通知呢﹖到底是今晚上什么時間﹖這是錯誤情況的出現(xiàn)都是因?yàn)槲膯T的粗心大意而造成的。凡發(fā)出之文件如有修改，除文件內(nèi)容以顏色識別修改處外，亦同時在文件編號及主題上加以修訂。舉例如下：

1）

原檔案編號之後加上(REV.1、REV.2…)例如：原文件檔案編號：0V02030502001修定文件檔案編號：0V02030502001(REV.1)

2）

原文主題之後亦需加上(修定一、二…或版次2.0、3.0…等)例如：原主題：修定文件需注意檔案編號及主題之識別修定後主題：修定文件需注意檔案編號及主題之識別(修定一)

第六十三頁，共七十五頁。63電子郵件的使用DOC\0A120720024盡快回復(fù)尊重對方收信人名單愈短愈好內(nèi)容精簡用字謹(jǐn)慎避談機(jī)密隨時主動電話溝通站在讀者的觀點(diǎn)多看一遍第六十四頁，共七十五頁。64文件的管理即如何處置公文﹐文件的收發(fā)和存盤是文件處理的幾個重要五一節(jié)﹐處理文件時要求﹕準(zhǔn)確﹐及時﹐安全保密。準(zhǔn)確是公文的質(zhì)量要求﹐如果文件處理出現(xiàn)差錯﹐會影響工作的﹐有時甚至造成重大的損失。及時是公文的時效要求﹐文件處理只有做到及時﹐迅速﹐才能保證工作效率﹐根據(jù)文件的輕重緩急程度﹐堅(jiān)持先主后次﹐先急后緩的原則。安全保密是文件指導(dǎo)正常工作的保證﹐有相關(guān)一部分文件有不同度的機(jī)密性﹐一旦泄密會給公司帶來麻煩甚至造成損失。第五節(jié)

文件的管理第六十五頁，共七十五頁。65

新制未定按舊制

任何一種規(guī)則或方法﹐經(jīng)過一段時間的實(shí)踐﹐由於各種客觀因素的變化﹐致使該規(guī)則或方法﹐出現(xiàn)不完全適用或産生某種不良影響﹐即使存在已久的規(guī)則從未使用﹐對它的效果存有疑問﹐應(yīng)先用文字注釋﹐簽寫日期﹐以候修訂。但是﹐新的規(guī)則或方法尚未正式通過使用時﹐但仍需使用的規(guī)則和方法。

第六十六頁，共七十五頁。66二）﹑本公司文件資料的日常處理

1.其它部門發(fā)來的日文一犍要做好簽收手續(xù)﹐在其留底本背面簽名﹐日期﹐時間﹐并在收文右上角簽及日期時間﹐再在登記本上作好登記后﹐交給上司審閱﹐提出批示和意見。2﹑送給上司審閱的資料要分類整理﹐分清主次﹐緩急程度。急件放于上面。﹐密件要妥善擺放。3﹑簽收文件的文員在時間允許下可認(rèn)真閱看文件內(nèi)容﹐重要的地方用螢光筆劃上﹐發(fā)現(xiàn)文件有錯誤亦可提示上司。4﹑發(fā)出的文件用劃光筆按星級代表顏色劃在受文部門及簽發(fā)人簽批字名。5﹑有些文件無須發(fā)給對方時﹐可用傳閱﹐閱后須簽名及日期。6﹑定期將文件資料整理存盤﹐按規(guī)律﹐依次序﹐以最新修訂本存盤。費(fèi)用報銷或其它數(shù)據(jù)資料（或交何生審閱的報表）要使用紙帶計(jì)算器打印紙帶7﹑各種表格的填寫必須做到準(zhǔn)確無誤﹐工時表﹑考勤表﹑獎金表﹑物料申請（表）單﹐購物單等報表﹑單據(jù)﹐如未填滿而有空格﹐須用筆劃線刪去﹐以錫上司審批后有人補(bǔ)加內(nèi)容。9﹑發(fā)出的文件資料必須保持紙面干凈整潔﹐如遇不慎臟污﹐則須重新撰寫或打印。10﹑不論發(fā)出的還是簽收的文件都必須小心傳遞﹐不得皺折﹑損壞﹑破裂第六十七頁，共七十五頁。67外部門或外單位送給本部門的文件﹑材料統(tǒng)稱為收文。簽收﹕收悠揚(yáng)在對方的投遞文件的留底本背面簽名﹐表示收到﹐這是收文處理工作的開端。登記﹕文件經(jīng)簽收后在收文登記簿上登記。登記項(xiàng)目﹐收文時間﹐收文順序號﹑來文檔案編號﹐來文部門﹐文件主題﹐頁數(shù)等。送閱﹕登記后﹐須送上司審閱﹐以便作出處理。批辦﹕上司接到送部的文件并審閱后﹐作出批辦意見﹐分發(fā)有關(guān)部門或承辦人員處理。批示內(nèi)容﹕承辦部門或個人﹐處理原則﹑方法﹑措施和完成期限等。承力﹕對反映的問題﹐承辦人員要求認(rèn)真辦理或盡快答復(fù)。催辦﹕對需要輸或答復(fù)的文件﹐文書人員應(yīng)根據(jù)內(nèi)容的緩急程序和時限要求﹐對作進(jìn)行督促檢查﹐防止漏辦和延辦。范圍﹕上級﹑平級﹑下級重點(diǎn)﹕緊急文件和重要件方式﹕電話﹑信函﹑上門歸檔﹕對已辦理完畢或簽復(fù)的文件﹐文書人員應(yīng)將某