辦公室主任崗位職責說明書

辦公室主任崗位職責說明書

辦公室主任崗位職責說明書

職務概況:

職務名稱:辦公室主任

所屬部門:行政部

定編人數:

直接上級:行政總監(jiān)

職務編號:

薪資等級:

工作職責:

一、行政方面

A、在行政總監(jiān)的領導下，負責主持本室的全面工作，組織并督促全室人員全面完成本室職責范圍內的各項工作任務

B、貫徹落實本室崗位責任制和工作標準，親密各部門工作關系，加強協(xié)作協(xié)作做好連接協(xié)調工作

C、負責監(jiān)督公司印章的使用

D、負責公司領導布置的主要工作任務的貫徹落實狀況

E、負責組織物資的供應方案組織辦公物品的供應、選購工作，做好物品進、出、存統(tǒng)計核算工作

F、完成領導交辦的其他工作任務

G、有權向直屬領導提議下屬人選，并對其工作考核評價

二、人事方面

A、負責按用人標準配備齊全各類人才，合理調配員工到最適當崗位上

B、負責保存員工的人事檔案，做好各類人力資源狀況的統(tǒng)計、分析、猜測、調整、查詢和人才庫建立等工作

C、詳細負責辦理聘請、以及職務任免、調配、解聘、報批手續(xù)

工作權限:

1、有權向公司各部門索取必要的資料和狀況

2、有權檢查督促對總經理支配的貫徹執(zhí)行狀況

3、有權督促各部門按要求完成公司下達的工作任務

4、有權督促各部門準時做好文件與資料的歸檔工作

5、有權對辦公用品、用具標準化進行審批、檢查考核項目

1、方案完成率

2、文件、檔案的管理

3、公共設施維護準時率

4、聘請、培訓方案完成率

任職資格:

1、人事、行政類管理專業(yè)本科畢業(yè)

2、兩年以上人事行政工作閱歷、其中一年以上人事行政主管閱歷

3、熟識人力資源六大板塊，熟識國家各項勞動人事法規(guī)政策

4、嫻熟使用辦公軟件，具有較強的語言表達力量、應變力量、溝通力量、團隊

協(xié)作力量、解決問題的力量、有親和力、較強的責任感與敬業(yè)精神

職業(yè)進展:

可直接晉升的職位

可相互轉換的職位

可升遷至此的職位

辦公室主任崗位職責說明書（2）

基本信息

崗位名稱

辦公室主任

崗位編號所屬部門

辦公室

下屬人數

3

工作關系

見本部門崗位體系圖

職系職等職級審核者簽字任職者簽字最終修訂日期崗位概述

為保證公司行政工作有序進行，依據公司管理制度，組織實施公司日常行政事務管理等工作。

工作職責

序號

一級職責

二級職責

1

制度及流程管理

建立健全公司行政管理制度及工作流程，經審批后監(jiān)督執(zhí)行。

2

法務管理

負責公司相關法律事務的處理。

負責公司外聘律師的對接。

3

會議管理

負責公司會議的前期籌備及支配。

組織實施會議紀要的撰寫及發(fā)布。

負責公司會議相關議項的跟進落實。

4

信息管理

組織實施公司辦公設備的配置、維護及管理工作。

組織實施公司網站的日常管理及內容更新。

5

證件管理

負責公司印章的保管及領用。

負責公司相關證件的保管及領用。

6

后勤管理

負責公司外來人員的接待及支配工作。

負責公司車輛及司機的管理工作。

組織實施公司辦公用品的選購及發(fā)放工作。

7

其他臨時工作

完成領導交辦的其他臨時工作。

任職資格

訓練背景

訓練水平

大專及以上學歷

專業(yè)及職稱

行政管理等相關專業(yè)

培訓經受工作閱歷

3年以上行政管理崗位工作閱歷

專業(yè)學問

與力量

1、熟識具備企業(yè)管理學問；2、熟識文秘工作學問；3、有肯定的領導力量；4、有肯定的溝通協(xié)調組織力量；5、有肯定的文字組織力量。

其他要求工作特征

工作時間特征

班制形式：■長白班兩班倒三班倒其他

使用工具/設備工作場所

辦公室/車間/室外

環(huán)境狀況

（舒適度）舒適/一般/不舒適

節(jié)假日支配

能正常支配/不能正常支配

危急性

基本無危急,無職業(yè)病危急。

備注

辦公室主任崗位職責說明書（3）

崗位名稱

辦公室主任

崗位編號所在部門

辦公室

崗位定員直接上級

董事長

工資等級直接下級

行政助理、法律事務、前臺、司機

薪酬類型所轄人員崗位分析日期

2024年12月

本職：

負責為公司管理層供應決策支持，供應后勤服務保障工作；進行公司形象推廣、公關

職責與工作任務：

職

責

一

職責表述：負責為公司管理層供應支持，并負責跟蹤落實董事長和董事長辦公會的決議。

工作

任務

負責組織制定公司長期進展規(guī)劃和公司年度經營方案

負責組織和支配管理層會議，供應會議紀錄與整理服務。

通報會議決議，并跟蹤會議決議的實施狀況。

幫助董事長的工作，供應決策支持。

職

責

二

職責表述：負責制定辦公室工作方案,實現工作目標

工作

任務

制訂辦公室年度、月度工作目標、工作方案，并組織實施

職

責

三

職責表述：負責公司形象推廣、公關活動

工作

任務

負責公司形象設計和推廣實施。

負責組織和接待相關單位包括上級單位的來訪，負責與新聞媒體的接觸。

負責組織并協(xié)調公司的公關危機處理。

公司法律服務

職

責

四

職責表述：統(tǒng)籌管理公司后勤服務工作

工作

任務

負責公司內外環(huán)境的管理，包括辦公場所安排、辦公場所的整體布置、綠化、清潔與保持工作

負責管理公司保安和消防工作，確保公司辦公、生活秩序不受干擾和公司財產、員工的平安，并定期組織檢查公司消防設備設施的配置和使用狀態(tài)

負責辦理公司辦公用品的選購、發(fā)放和管理

負責對固定資產的選購與管理工作

負責公司檔案和資料的收集、管理、查閱或借閱

負責公司印章管理、合同審計和一般法律事務處理

負責公司的公務用車管理，進行科學合理的調度

職

責

五

職責表述：部門內部管理工作

工作

任務

制訂、修訂辦公室的工作程序和工作制度，并監(jiān)控實施

負責公司辦公室隊伍建設，選拔、配備、評價下屬人員，組織部門技能培訓

負責指導屬下員工制定階段工作方案，并督促執(zhí)行

負責掌握部門預算，降低部門管理費用

職責七

職責表述：完成董事長交辦的其他任務

權力：

對董事長辦公會議和董事長決議執(zhí)行狀況的監(jiān)督權

對出差事務的審核權

合同的審核權

印章使用的審核權

對各部門的平安保衛(wèi)、防火、衛(wèi)生干凈的檢查監(jiān)督權

對各部門的平安隱患有限期整改權

權限內的財務審批權

有對直接下級人員調配、獎懲的建議權，任免的提名權和考核評價權

對所屬下級的工作有監(jiān)督、檢查權

對所屬下級的工作爭議有裁決權

工作協(xié)作關系：

內部協(xié)調關系

公司各部門，董事長

外部協(xié)調關系

上級單位和兄弟單位、新聞媒體、辦公用品供應商、消防部門、衛(wèi)生管理部門、公安部門、街道等

任職資格：

訓練水平

高校本科以上

專業(yè)

企業(yè)管理或相關專業(yè)

閱歷

5年以上工作閱歷，3年以上管理閱歷，1年以上部門管理閱歷

學問

把握相應的行政管理學問，了解公關宣揚的常用做法

技能技巧

嫻熟使用自動化辦公軟件，具備基本的網絡學問

個人素養(yǎng)