廣州立信酒店物業(yè)管理有限公司分公司財務管理手冊

PAGEPAGE２７分公司財務管理手冊廣州立信酒店物業(yè)管理有限公司二0一二年十月編制:審核:批準:文件目錄1、總則 （3）2、財務部架構圖 （5）3、財務人員崗位職責 （6）4、貨幣資金管理辦法 （8）5、票據(jù)的管理辦法 （10）6、各項目收費原則及管理辦法 （13）7、場地經(jīng)營管理辦法 （15）8、成本支付的審批權限及開支審核 （17）9、采購控制管理辦法 （19）10、存貨管理辦法 （22）11、固定資產(chǎn)的管理辦法 （23）12、費用報銷管理辦法 （25）13、財務報表填報管理辦法 （26）14、會計監(jiān)督 （27）總則一、財務管理的目的為加強項目分（子）公司財務管理，規(guī)范財務工作，促進公司經(jīng)營業(yè)務的發(fā)展，提高公司經(jīng)濟效益，充分發(fā)揮財務管理職能，根據(jù)《企業(yè)會計準則》、《企業(yè)會計制度》和《物業(yè)管理企業(yè)財務管理規(guī)定》以及國家有關財務收支管理法規(guī)，結合公司的發(fā)展規(guī)劃和經(jīng)營特點及公司章程有關規(guī)定，特制定本制度二、財務管理的原則（一）執(zhí)行行業(yè)財務制度，行國家有關法律、法規(guī)和財務規(guī)章制度，保證公司健康發(fā)展。（二）持勤儉辦公司的方針，強調(diào)增收節(jié)支和勤儉節(jié)約的原則，對不合理的支出要嚴格限制，使公司的財力發(fā)揮更大的作用。（三）正確處理企業(yè)發(fā)展需要和資金供給的關系，社會效益和經(jīng)濟效益的關系。三、財務管理的基本任務（一）籌集資金和有效使用資金，監(jiān)督資金正常運行，維護資金安全，努力提高公司經(jīng)濟效益（二）做好財務管理基礎工作，建立健全財務管理制度，認真做好財務收支的計劃、控制、核算、分析和考核工作（三）加強財務核算的管理，以提高會計信息的及時性和準確性。（四）監(jiān)督公司財產(chǎn)的購建、保管和使用，配合后勤部定期進行財產(chǎn)清查。（五）按期編制各類會計報表和財務說明書，做好分析、考核工作。四、財務管理的基礎工作（一）加強原始憑證管理，做到制度化、規(guī)范化。原始憑證是公司發(fā)生的每項經(jīng)營活動不可缺少的書面證明，是會計記錄的主要依據(jù)。（二）公司應根據(jù)審核無誤的原始憑證編制記帳憑證。記帳憑證的內(nèi)容必須具備：填制憑證的日期、憑證編號、經(jīng)濟業(yè)務摘要、會計科目、金額、所附原始憑證張數(shù)、填制憑證人員，復核人員、會計人員簽名或蓋章。收款和付款記帳憑證還應當由出納人員簽名或蓋章。（三）健全會計核算，按照國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定和會計業(yè)務的需要設置會計帳簿。會計核算應以實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務為依據(jù)，按照規(guī)定的會計處理方法進行，保證會計指標的口徑一致，相互可比和會計處理方法前后相一致。（四）做好會計審核工作，經(jīng)辦財務人員應認真審核每項業(yè)務的合法性、真實性、手續(xù)完整性和數(shù)據(jù)的準確性。編制會計憑證、報表時應經(jīng)物業(yè)公司總部指定財務人員復核，重大事項應由財務負責人復核。（五）會計人員根據(jù)不同的帳務內(nèi)容采用定期對會計帳簿記錄的有關數(shù)字與庫存實物、貨幣資金、有價證券、往來單位或個人等進行相互核對，保證帳證相符、帳實相符、帳表相符。（六）建立會計檔案，包括對會計憑證、會計帳簿、會計報表和其他會計資料都應建立檔案，妥善保管。按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定進行保管和銷毀。（七）財務人員因工作變動或離職，必須將本人所經(jīng)管的財務工作全部移交給接替人員。財務人員辦理交接手續(xù)，必須有監(jiān)交人負責監(jiān)交（監(jiān)交人必須是直接主管領導），交接人員及監(jiān)交人員應分別在交接清單上簽字后，移交人員方可調(diào)離或離職。五、財務管理體制（一）項目分（子）公司財務部的財務專業(yè)及財務規(guī)定直接由總部的物業(yè)公司財務部的指導與規(guī)定，行政和日常業(yè)務屬項目分（子）公司領導。（二）項目分（子）公司財務部設負責人，全面負責項目分（子）公司財務部的工作，會計、出納履行崗位職責，按照各項財務規(guī)定進行工作。（三）項目分（子）公司財務負責人由物業(yè)總部委派，工資待遇及調(diào)升由總部的物業(yè)公司確定，項目分（子）公司領導具有建議權。績效考核需報總部物業(yè)公司財務領導進行審批。（三）物業(yè)公司下設項目分（子）公司，項目分（子）公司財務部每月對項目的收支進行核算，編制收支情況表，上報物業(yè)公司報財務部進行匯總。分公司財務部架構圖立信立信物業(yè)本部財務部分公司分公司財務部經(jīng)理財務主管財務主管出納員出納員項目收費員會計員分公司財務人員職責一、財務部負責人職責1、根據(jù)物業(yè)公司財務精神，統(tǒng)籌安排、協(xié)調(diào)、指導本部各崗的工作，以確保證各崗位工作的完成及質(zhì)量。負責本部各崗工作的跟蹤及監(jiān)督，對各崗工作進行不定期的抽查，并適當協(xié)調(diào)工作安排，以保證財務工作的正常運作。3、負責按制度規(guī)定要求對物業(yè)公司的合同付款、費用借支和行政費用的付款進行審核和統(tǒng)計。4、負責審核原始憑證是否齊全、合法、合規(guī)、有效，記帳憑證的編制是否正確、規(guī)范，賬務處理是否規(guī)范、正確。負責對會計憑證、會計報表、納稅申報表及各類對外報送報表的審核。負責編制整個本分（子）公司成本和費用的核算和控制。負責每月五日前清查員工的全部借支，并督促員工清理個人借支。8、負責按公司的薪金規(guī)定計算物業(yè)公司員工工資，并督促依時發(fā)放。9、負責本項目分（子）公司財務狀況的分析。10、遵守公司保密制度，除因物業(yè)公司財務或有關領導批準外，不對外單位或部門提供有關財務資料及報表。、配合國家財、稅機關的稽查工作、國內(nèi)外會計師事務所的審計工作以及物業(yè)公司財務部、集團審計室的審計工作。、責本項目分（子）公司發(fā)票章、財務專用章管理的使用情況。、責本項目分（子）公司的各項稅收的清繳工作。、負責協(xié)調(diào)本部門與其他各職能部門的工作，完成領導安排的臨時任務。二、會計職責1、按照《企業(yè)會計準則》、《企業(yè)財務通則》、《企業(yè)會計制度》及公司的財務規(guī)定及要求進行會計帳務處理。2、按照會計基礎工作規(guī)范的要求，認真審核原始憑證，根據(jù)審核無誤的原始憑證編制會計分錄，登記明細帳、總帳。3、按照規(guī)定編制各類會計報表及稅務申報表，確保帳證相符、帳帳相符、帳表相符。并在規(guī)定時間內(nèi)提交報表和進行納稅申報工作。4、每月10日前及時同關聯(lián)公司進行往來帳的核對及調(diào)節(jié)工作。5、配合外部審計及公司內(nèi)部審計的工作。6、每月10前按時與出納核對銀行存款及現(xiàn)金日記賬的余額，復核銀行調(diào)節(jié)表及現(xiàn)金調(diào)節(jié)表并簽名。7、負責與各關聯(lián)公司經(jīng)濟業(yè)務往來單據(jù)的簽單與審核工作。8、按時完成領導交代的其他事情。三、出納職責1、每日復核收款員所開單據(jù)與實收款是否相符，并將款項送存銀行。2、每日逐單登記日記帳，及根據(jù)現(xiàn)金明細帳做現(xiàn)金調(diào)節(jié)表。3、根據(jù)業(yè)務需要，須經(jīng)公司領導批準開設銀行帳戶。4、每月5日前完成銀行各賬戶的調(diào)節(jié)表。5、辦理現(xiàn)金收付和銀行結算業(yè)務。6、保存庫存現(xiàn)金和各種有價證券，保守保險柜密碼，保管有關印章、空白收據(jù)及空白支票。7、嚴格執(zhí)行付款、報銷手續(xù)，保證經(jīng)審批的款項按時支付，對于已付款但未能及時報帳的情況應督促經(jīng)辦人辦理報銷手續(xù)。8、隨時掌握每個帳戶的資金余額，不開空頭支票和遠期支票。9、根據(jù)財務資金統(tǒng)籌調(diào)撥安排并及時劃撥款項。10、每日根據(jù)會計移交的會計原始單據(jù)，依序登記現(xiàn)金與銀行日記帳。11、配合會計做好各種財務處理。貨幣資金管理辦法1.目的為了確保貨幣資金的安全、有效2.范圍適用于立信物業(yè)分（子）公司財務部3.職責3.1經(jīng)理負責貨幣資金使用的審批、管理的監(jiān)督。3.2會計負責各種資金的核算、做帳。3.3出納負責資金的管理和發(fā)放。4.方法和過程控制4.1現(xiàn)金的管理：嚴格執(zhí)行人民銀行頒布的《現(xiàn)金管理暫行條例》，根據(jù)本公司實際需要，合理核實現(xiàn)金的庫存限額，超出2000的部分要及時送存銀行。

4.2嚴禁白條抵庫和任意挪用現(xiàn)金，出納人員必須每日結出現(xiàn)金日記帳的帳面余額，并與庫存現(xiàn)金相核對，發(fā)現(xiàn)不符要及時查明原因。集團財務部經(jīng)理對庫存現(xiàn)金進行定期或不定期檢查，以保證現(xiàn)金的安全和完整。公司的一切現(xiàn)金收付都必須有合法的原始憑證。4.3企業(yè)內(nèi)部的現(xiàn)金管理，必須由責任心強有相當財務知識，并持有會計證的出納員辦理。出納員不得兼管收入、費用、債權帳簿的登記工作和會計檔案的保管工作。4.4銀行存款的管理：加強對銀行帳戶及其他帳戶的保密工作，非因業(yè)務需要不準外泄，銀行帳戶印簽實行分管、并用制，不得一人統(tǒng)一保管使用。嚴禁在任何空白合同上加蓋銀行帳戶印簽。4.5期票的管理：未經(jīng)集團董事局主席批準，嚴禁對外開期票。4.6出納人員要隨時掌握銀行存款余額，不準簽發(fā)空頭支票，不準將銀行帳戶出借給任何單位和個人辦理結算或套取現(xiàn)金。在每月末要做好與銀行的對帳工作，并編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，對未達帳項進行分析，查找原因，并報財務部門負責人。4.7收款員必須當天把收入送存銀行，不得截留坐支,收款員每天下班前需將當天的收入進行匯總，將匯總報表、收款單據(jù)及交款單交給出納進行審核，出納需在第二天下班前將單據(jù)審核完畢交給會計出帳,會計依據(jù)核對無誤的收入日報表編制會計憑證。4.8出納員必須每天下班前清點庫存現(xiàn)金，每月末下班前在會計人員監(jiān)督下，進行庫存現(xiàn)金盤點，據(jù)實填寫《現(xiàn)金盤點表》做到日清月結，帳實相符，帳帳相符。4.9每筆現(xiàn)金收支，出納員須在原始憑證上蓋“現(xiàn)金收訖”或“現(xiàn)金付訖”戳記及出納員印章，按當月經(jīng)濟業(yè)務順序編流水編號。4.10凡存取現(xiàn)金，必須要有保安的陪同，并做好保密工作，以確保安全。4.11備用金借支管理

4.11.1填制“備用金借款單”，一方面財務4.11.2各部門零星備用金，一般不得超過規(guī)定數(shù)額，若遇特殊需要應由企業(yè)部門經(jīng)理核準。

4.11.3各部門零星備用金借支應將取得的正式發(fā)票定期送到財務部門備用金管理人員(出納員)手中，沖轉(zhuǎn)借支款或補充備用金。

4.12備用金保管

44.12.2備用金定期根據(jù)取得的發(fā)票編制備用金支出一覽表，及時反映備用金支出情況。

4.12.34.12.44.13做好庫存現(xiàn)金的管理工作。有價證券和現(xiàn)金必須存放在保險柜，確保其安全，對指定使用備用金的人員每年6月和12月進行定期檢查、核對，必要時可以隨時抽查。4.14各級財務人員必須加強自身業(yè)務素質(zhì)的學習和提高，涉及各項經(jīng)營活動的經(jīng)費收支原則上均通過銀行結算，對現(xiàn)金支付超過人民幣壹仟元（含￥1000元）的，必須注明原因。各級財務人員必須加強對偽鈔假幣的識別，注重防范，任何人員在以現(xiàn)金收付過程中收取的偽鈔假幣，均由具體實施人員自行承擔。4.15應收帳款的管理：對應收帳款，每季末做一次帳齡和清收情況的分析，并報有關領導和分管業(yè)務部門，督促業(yè)務部門積極催收，避免形成壞帳。4.16其他應收款的管理：應按戶分頁記帳，要嚴格個人借款審批程序。票據(jù)的管理辦法1.目的為加強公司的票據(jù)管理，明確管理及使用范圍，預防票據(jù)遺失、填制錯漏，建立完善的票據(jù)管理制度2.范圍適用于立信物業(yè)分（子）公司財務部3.職責3.1會計負責財政各種票據(jù)的購買、發(fā)放和核銷工作。3.2出納要定期與會計核對各單位的收入，確保各單位的所有資金全部入帳，做到帳實、帳表相符。3.3會計負責做好各種票據(jù)的防火、防盜、防水、防光、防霉、防蟲等工作，每月進行盤點，確保票據(jù)安全。3.4會計妥善保管已使用的各種票據(jù)的“存根聯(lián)”，年度終了辦理核銷、入檔工作。3.5經(jīng)理要加強對各項收費票據(jù)的監(jiān)督管理，發(fā)現(xiàn)問題及時匯報、處理。4.方法和過程控制4.1發(fā)票管理辦法4.1.1公司應使用由稅務機關統(tǒng)一的發(fā)票，由會計憑發(fā)票領購簿和規(guī)定的文件及財務專用4.1.2所有發(fā)票由會計設立登記本記錄和控制使用。在加蓋財務專用章后，由各崗位點4.1.3會計必須按照本管理制度的各項規(guī)定監(jiān)督和指導各崗位點的收款員嚴格遵守發(fā)票的4.1.44.1.54.1.6發(fā)票不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓，不得為其它單位或個人代開，只限對經(jīng)營業(yè)務收取款項使用4.1.74.1.84.1.9購買商品和其它付款事項，應向收款方取得發(fā)票，該等發(fā)票必須具稅務機關規(guī)定的全國統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章，并由收款方加蓋財務專用章或發(fā)票專用章，并經(jīng)開票人簽字方可接受4.1.104.1.114.1.124.1.134.2支票保管和使用管理辦法4.2.1a、銀行賬戶的款項提取須由財務負責人審核，項目分（子）公司負責人審批，并加蓋財務專用章方可提取。b、財務專用章由項目分（子）公司負責人保管。支票由出納保管。在任何情況下，對未具備相關領導批準的有效支出憑證，不得填制任何付款支票。c、支票由d、付款要求通知單由要求付款人按要求填寫，內(nèi)容包括收款單位/收款人名稱;大、小寫金額;付款方式;要求付款原因，，聯(lián)同有關憑據(jù)送財會負責人進行財務審核。對不符合財務審核要求和不獲批準的付款要求通知單，在注明理由后退回原提出要求付款的部門。e、出納員嚴格按要求保管和開出支票，對未經(jīng)批準的付款要求不得開出支票。f、開出的支票必須寫明收款人或收款單位的名稱、金額、日期和用途。不得使用空白支票作任何用途，或?qū)⒖瞻字睅щx公司。g、因業(yè)務確有所需，不能確定實際金額的情況，允許在填寫收款人，及用途后，開出限額支票。按本項規(guī)定開出的支票，領出支票人必須在一個工作天內(nèi)，將使用情況報回出納，辦理財務手續(xù)。h、支票必須使用墨汁或炭素墨水填寫，支票內(nèi)一切內(nèi)容不得涂改。I、因故取j、支票在使用前應按銀行原釘裝保存，不得折本使用。支票頁在使用前必須與存根聯(lián)保持原狀，不得撕離。k、支l、支票必須按從銀行領出的先后次序順號使用，不得跳頁跨頁使用。m、已經(jīng)整本使用的支票本的存根必須按票號和日期封存保管備查，并按有關制度的規(guī)定期限保存。n、對支票的使用除須符合本管理辦法的各項規(guī)定外，尚應遵守開戶銀行對支票使用的各項要求和有關守則。O、如當?shù)卣杏喠⒅惫芾矸▌t或規(guī)條的，應按有關法則和規(guī)條修訂本管理辦法。并于修訂當月報回物業(yè)公司備查。各項目收費管理的原則及管理辦法1.目的為了確保公司經(jīng)營費用按時收取及防止發(fā)生收費不合理的現(xiàn)象，建立完善的收費管理辦法2.范圍適用于立信物業(yè)公司財務管理3.職責3.1服務中心的收款員負責收取業(yè)主管理費、水電費款及有償服務費等各類業(yè)務收費并開具發(fā)票。3.2項目經(jīng)理負責督促和監(jiān)控項目各類收費的有序進行。3.3財務部負責審核、指導項目各類收費，制定各項目收費管理的有關政策和規(guī)定并做好上報、分解、下達及調(diào)整工作。4.方法和過程控制4.1各項目相關人員必須熟練掌握本物業(yè)之管理費、服務費有償服務費及其它費用的基本構成及收費標準，按標準收取物業(yè)管理費、服務費及其它費用，杜絕多收、少收或錯收、遲收現(xiàn)象的發(fā)生。4.2逾期未收到的帳款，要上門催收，采取有效措施加速資金回籠，確保經(jīng)營管理工作的正常開展。4.3對逾期未交管理費的業(yè)主或物業(yè)使用人必須按月進行統(tǒng)計，及時向項目領導和公司財務部匯報，并注意各種欠費的取證和證據(jù)保存工作。逾期一個月的，應發(fā)催交通知書同時聯(lián)系業(yè)主或物業(yè)使用人催繳；逾期三個月的，應發(fā)書面簽收催繳通知書同時書面報公司財務部備案，對已補交管理費的也應及時向財務部做好銷案手續(xù)。在租戶棄租而走、業(yè)主被他人起訴、房產(chǎn)被查封或其他重大情況出現(xiàn)時，應及時上報公司總經(jīng)理，以便及時采取有關法律措施。4.4管理費及代收代支的水電費，必須開具服務業(yè)發(fā)票；裝修期間所收取的各類押金，必須開具從公司財務部領取的收據(jù)，款項送交銀行。開出的任何發(fā)票、收據(jù)均應在發(fā)票上注明付款單位名稱或房號、所屬月份以及代收代支的內(nèi)容，必須做到大小金額相符，并由經(jīng)辦人簽名或留印鑒。4.5各類經(jīng)營收入開據(jù)的發(fā)票、收據(jù)及景點門票必須由財務部統(tǒng)一編發(fā)和管理，各項目收款員使用完畢后，交財務部統(tǒng)一保管，原則上采用以舊換新的方法進行。4.6各項目的收款員負責收取業(yè)主管理費、水電費、車輛管理費、景點門票及其他有償服務費等費用并開具發(fā)票。4.7財務部出納負責審核項目收款員及復核員匯總的收費明細。4.8財務部會計定期根據(jù)出納審核簽名核銷收據(jù)。場地經(jīng)營管理辦法1.目的為規(guī)范場地特許經(jīng)營行為，保護特許者與被特許者雙方的合法權益，進一步推動公司經(jīng)營的發(fā)展2.范圍適用于立信物業(yè)分（子）公司財務部3.職責3.1各項目負責小區(qū)內(nèi)物業(yè)市場的多方位管理，如對設場、店和攤位的經(jīng)營單位或個人，進行登記、審查。

3.2負責小區(qū)內(nèi)的房屋產(chǎn)權、使用權注冊登記，辦理出售、出租、轉(zhuǎn)讓審批等手續(xù)。

3.3負責辦理公司授權的業(yè)務拓展經(jīng)營。4.方法和過程控制4.1租賃經(jīng)營4.1.14.1.24.1.34.1.44.2合作經(jīng)營4.2.14.2.24.2.34.2.44.2.5a、監(jiān)督各項合同的簽訂b、明確稅務、財務與利潤分配c、明確合作期限、解散、清算成本支付審批權限及開支審核1.目的為進一步完善本公司的財務管理，嚴格執(zhí)行財務制度，規(guī)范財務審批操作行為，防止不規(guī)范行為的發(fā)生2.范圍適用于立信物業(yè)分（子）公司財務部3.職責3.1財務部負責制定和控制各類費用標準、審核權限、報帳流程。3.2董事長、總經(jīng)理負責各類費用的審批。3.3各部門負責本部門發(fā)生的各類費用成本的控制。4.方法和過程控制4.1成本費用支付審批權限4.1.14.1.24.1.34.1.44.2成本費用開支的審核4.2.1①審核原始憑證是否與所管項目的經(jīng)營運作有關，內(nèi)容是否真實，金額大小寫是否一致，有否涂改痕跡，報銷手續(xù)是否完善。②審核各項開支是否符合規(guī)定的范圍及標準。③審核外來發(fā)票的真實性、合法性。④審核開支是否按規(guī)定經(jīng)有關領導審批。⑤不得以任何經(jīng)營收入自行坐支任何費用（含支票、現(xiàn)金及有價證券等）。⑥合格供應商外的供貨單位需填寫供貨地址采購控制管理辦法1.目的為使本公司的采購工作達到規(guī)范、合理，一切采購業(yè)務均能遵循制度辦理，在最適當?shù)臅r間和可能的范圍內(nèi)，適當?shù)墓桃宰罱?jīng)濟的方式及時提供適質(zhì)、適量的原料、商品或服務，以滿足本公司生產(chǎn)經(jīng)營的需要2.范圍適用于立信物業(yè)分（子）公司財務部3.職責3.1總辦為集中采購的歸口管理部門，并監(jiān)管子公司的所有采購行為。3.2財務部負責采購物品的價格審核、資金調(diào)撥及會同相關部門進行物資驗收、質(zhì)量跟蹤。3.3品質(zhì)督導部負責采購過程的監(jiān)督，合格供方的評審。4.方法和過程控制4.1采購手續(xù)的辦理4.1.14.1.21）、物資及服務必須在指定的合格供方中采購，特殊情況無法在指定供方中采購時，須經(jīng)財務部及項目經(jīng)理書面同意后方可采購。單次采購金額在1000元以內(nèi)需兩人以上談價及采購；單次采購金額超過1000元（包含1000元），需財務部或后勤部委派人員陪同采購。2）、在指定的合格供方中采購物資及服務時不需評估。3）、本項目審批權限內(nèi)的物資/服務采購及計劃內(nèi)采購：各部門根據(jù)月工作計劃，結合倉庫庫存情況或服務需要，填寫《物資申請單》，按程序報批后在指定合格供方中采購。項目統(tǒng)一結算的物資，于每月25日前直接向供方索取正式發(fā)票，根據(jù)送貨清單、進倉單核對無誤后按財務制度報銷。4）、超過本項目審批權限的物資/服務采購：采購部門填寫《物資/服務項目申請報告》（須簽訂合同時須附合同），報公司總部相關部門審批。5）、超過本項目審批權限及預算外的物資采購報批流程如下：家私、家電、服裝、車輛及配件：項目分（子）公司房產(chǎn)后勤部總經(jīng)理、董事長財務部項目分（子）公司房產(chǎn)后勤部總經(jīng)理、董事長財務部電腦及外圍設備：項目分（子）公司項目中心總經(jīng)辦總經(jīng)理、董事長項目分（子）公司項目中心總經(jīng)辦總經(jīng)理、董事長財務部工程材料、檢測儀表、設備維保：總經(jīng)理、董事長財務部工程部項目分（子）公司總經(jīng)理、董事長財務部工程部項目分（子）公司6）、已評估合格的物資供方，其他部門如需向其采購，無須評估，按權限報批后即可采購。4.1.34.2采購合同的簽定4.2.14.2.21）、采購的物資對服務質(zhì)量影響較大，但沒有獨立的保修單（卡），必須以合同形式約定保修或質(zhì)量保證條款。2）、采購金額在1萬元以上的物資，必須以合同約定付款方式。3）、所有服務項目均須簽訂合同。3）、公司有合同范本的均須采用公司合同范本。4.3采購行為及采購價格監(jiān)督4.3.14.3.24.3.34.3.41）、對采購單價超過2000元的固定資產(chǎn)須全部進行回訪。2）、對其他采購的物資，根據(jù)其成本控制重要性確定選取種類的數(shù)量。保證每次回訪涵蓋當月所有采購的種類，一年內(nèi)的回訪須履蓋所有發(fā)生采購的供應商。5）、財務部應根據(jù)各部門上報的《物資采購統(tǒng)計表》，以及回訪的情況，每季度公布一次常用物資參考價格。各部門采購時應參考財務部公布的常用物資參考價格。6）、回訪方法a、回訪前了解待回訪商品的品牌、規(guī)格、質(zhì)量、價格等市場行情。b、回訪人以顧客身份通過電話、現(xiàn)場、索取報價單或函證等方式詢價、還價，并填寫《物資供方回訪表》。7）、回訪結果的處理a、回訪時發(fā)現(xiàn)疑問時應與采購人員溝通，要求其做出解釋，提交回訪結論。b、如采購人員不能做出合理解釋，將回訪結果提交部門經(jīng)理處理，情況嚴重時及時上報公司總部。存貨的管理辦法1.目的為了降低企業(yè)存貨資金的占用和加速存貨資金的周轉(zhuǎn)，保證存貨資產(chǎn)的安全、有效，并按合理程序進行儲存、調(diào)撥2.范圍適用于立信物業(yè)分（子）公司財務部3.職責3.1總經(jīng)辦負責對物資的進出庫進行有效流程管理3.2財務部負責對庫存物資進行盤店、統(tǒng)計4.方法和過程控制4.1除了非常急需的材料，各部門應在月底前擬定下月的采購計劃，經(jīng)后勤部及財務部審核，項目經(jīng)理審批后統(tǒng)一采購。各服務中心必須視其自身管理服務工作的需要，制定材料最低補倉線或最高存?zhèn)}量，報后勤部及財務部審核，項目經(jīng)理批準后核定執(zhí)行。材料采購要堅持“勤進少儲”的倉儲原則，嚴格按計劃定點采購材料。外購材料到貨后，由倉庫保管員按照“倉庫管理規(guī)程”的規(guī)定對材料的名稱、數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格逐項驗收，并分門別類擺放妥當。對低質(zhì)或與原始憑證不相符的物品，倉管員應提出退貨或拒收。按財務制度要求建立原材料進銷存明細帳，及時填制進、出庫材料單并登帳、登卡，逐筆記錄材料進出庫情況。進出庫單填寫要完整清楚，要有經(jīng)手人、倉管員和部門主管簽字，并寫明用途。每月1日前向財務部報上月材料進銷存報表和本月材料采購計劃。倉管員要經(jīng)常檢查庫存材料，防止發(fā)生潮濕、霉變、生銹、變質(zhì)或損壞，確保庫存材料完好，保證企業(yè)日常維護需要。一旦發(fā)現(xiàn)上述損壞或盤盈、盤虧情況，要及時查明原因上報部門經(jīng)理，金額超出1000元，由項目專題書面報告公司總經(jīng)理批準后，方可處理。4.2后勤部和財務部是各級倉庫材料監(jiān)管的責任人，主要職責是代表公司行使對材料的采購、進倉、供應等每個環(huán)節(jié)的監(jiān)督、檢查、審核。具體要求有：章審核月度進銷存報表，每月檢查一次倉儲情況，主要抽查帳、卡、物是否相符，材料分類擺放是否整齊，標識是否清楚，有無損壞變質(zhì)，并做好抽查記錄。每半年至少進行一次全面盤點，要求帳、卡、物相符。固定資產(chǎn)的管理辦法1.目的為使固定資產(chǎn)管理的各項作業(yè)程序有所遵循，保護公司固定資產(chǎn)的安全、完整，充分發(fā)揮固定資產(chǎn)的使用效能2.范圍適用于立信物業(yè)分（子）公司財務部3.職責3.1各服務中心負責所在管理項目的資產(chǎn)使用與管理。3.2子公司行政人事部負責所在地區(qū)子公司的固定資產(chǎn)管理。3.3總經(jīng)辦負責公司長期資產(chǎn)的歸口管理。3.4財務部負責固定資產(chǎn)的價值核算與監(jiān)督管理。4.方法和過程控制4.1有下列情況之一的資產(chǎn)應納入固定資產(chǎn)進行核算：4.1.14.1.2不屬于經(jīng)營主要設備的物品，單位價值在4.2固定資產(chǎn)要做到有帳、有卡，帳實相符。財務部負責固定資產(chǎn)的價值核算與管理，綜合管理部負責實物的記錄、保管和卡片登記工作，財務部應建立固定資產(chǎn)明細帳。4.3固定資產(chǎn)的購置和調(diào)入均按實際成本入帳，固定資產(chǎn)折舊采用直線法分類計提，分類折舊年限為：4.3.1房屋、營業(yè)用房20-404.3.2交通運輸設備10年

4.3.3電子及辦公設備5年

4.3.4其他設備5年

4.4已經(jīng)提足折舊、繼續(xù)使用的固定資產(chǎn)不再提取折舊，提前報廢的固定資產(chǎn)，不再補提折舊。當月增加的固定資產(chǎn)，當月