ISO9001-ISO14001文件與記錄管理程序

ISO9001-ISO14001文件與記錄管理程序文件修訂記錄序號(hào)前版本版次修訂內(nèi)容（或簡(jiǎn)要描述）修訂人備注1A01因ISO9001和ISO14001標(biāo)準(zhǔn)改版(2008版)修改文件2B01整合ISO9001和ISO14001(2008版)修改文件3A02整合ISO9001和ISO14001，并更新為2015版批準(zhǔn)審核制定1.0目的ISO9001-ISO14001文件與記錄管理程序全文共6頁(yè)，當(dāng)前為第1頁(yè)。對(duì)質(zhì)量環(huán)境管理體系文件進(jìn)行控制，確保在使用場(chǎng)所均能得到適用文件的有效版本。加強(qiáng)對(duì)記錄的控制，以提供符合要求和質(zhì)量環(huán)境管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。ISO9001-ISO14001文件與記錄管理程序全文共6頁(yè)，當(dāng)前為第1頁(yè)。2.0適用的范圍適用于本公司對(duì)質(zhì)量環(huán)境管理體系所使用的文件和記錄的控制。3.0定義：無(wú)4.0職責(zé)4.1行政部是本程序的編制、修改并實(shí)施歸口管理的部門；品管部負(fù)責(zé)技術(shù)文件的管理。4.2各部門均是本程序的配合并實(shí)施的單位。4.3最高管理者（總經(jīng)理）負(fù)責(zé)管理（質(zhì)量環(huán)境管理）手冊(cè)批準(zhǔn)。4.4管理者代表負(fù)責(zé)審核管理手冊(cè)和批準(zhǔn)程序文件。5.0工作程序5.1文件概念文件是指信息及其承載媒體。媒體的形式可以是紙張、計(jì)算機(jī)磁盤、光盤、照片、標(biāo)準(zhǔn)樣品或其他電子媒體及其組合等。質(zhì)量與環(huán)境管理體系文件是質(zhì)量與環(huán)境管理體系運(yùn)行的依據(jù)，可以起到溝通意圖、統(tǒng)一行動(dòng)的作用。本公司的質(zhì)量與環(huán)境管理體系文件的范圍包括：----形成文件的質(zhì)量與環(huán)境方針和目標(biāo)；----管理手冊(cè)；----為了貫徹ISO9001/14001標(biāo)準(zhǔn)所規(guī)定的流程性文件和記錄；----確保對(duì)過(guò)程的有效策劃、運(yùn)行和控制所需要的文件和記錄，例如質(zhì)量計(jì)劃、程序文件和相關(guān)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)以及“規(guī)定”、“安排”、“方式”等文件；----記錄，闡明所取得的結(jié)果或提供完成活動(dòng)的證據(jù)的文件；----其他文件。例如流程卡、作業(yè)指引等，標(biāo)準(zhǔn)中雖未規(guī)定，但在實(shí)際活動(dòng)中需要。5.2管理手冊(cè)5.2.15.2.2----質(zhì)量/環(huán)境管理體系覆蓋的范圍，包括任何不適用的細(xì)節(jié)與不應(yīng)用的合理性；----為質(zhì)量/環(huán)境管理體系編制的形成文件程序的引用；----質(zhì)量/環(huán)境方針和目標(biāo)；----質(zhì)量/環(huán)境管理體系過(guò)程之間相互作用的表述。5.2.35.2.45.3文件控制5.35.3ISO9001-ISO14001文件與記錄管理程序全文共6頁(yè)，當(dāng)前為第2頁(yè)。5.3.ISO9001-ISO14001文件與記錄管理程序全文共6頁(yè)，當(dāng)前為第2頁(yè)。區(qū)分制定審核核準(zhǔn)管理手冊(cè)管理者代表-----總經(jīng)理流程性文件ISO推行小組各部門會(huì)簽管理者代表指導(dǎo)性文件責(zé)任人員文件編寫人員直接上司5.3.5.3.2.3識(shí)別所有文件的修訂狀態(tài)。文件修訂的方法分為劃線式修改（在文件原文上劃線修改，在旁邊寫好修訂后的內(nèi)容）換頁(yè)和換版三種。修訂由公司文控中心統(tǒng)一組織，修改申請(qǐng)人填寫《文件申請(qǐng)單》，經(jīng)相關(guān)責(zé)任人審核，管理者代表批準(zhǔn)后，由文控中心對(duì)受控文件統(tǒng)一修改，修改后的文件需要再次按照5.5.3.2.4文件的版本用大寫英文字母“A、B、C，5.35.3.2.6要確保在各使用場(chǎng)所都能得到適用文件的有效版本并標(biāo)識(shí)，填寫分發(fā)號(hào)（包括外來(lái)文件）。撤出過(guò)期、作廢的文件，填寫《文件/記錄銷毀記錄表》經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后銷毀，如需保留，需經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)，并蓋“作廢文件”印章和“5.35.35.3ISO9001-ISO14001文件與記錄管理程序全文共6頁(yè)，當(dāng)前為第3頁(yè)。5.3.ISO9001-ISO14001文件與記錄管理程序全文共6頁(yè)，當(dāng)前為第3頁(yè)。5.3.35.3.3XXX-XX-XX-XXX公司代碼-類別代碼–部門代碼-流水號(hào)注：當(dāng)同一種表格有多種格式或描述時(shí)，分別在其原編號(hào)后加流水號(hào)A、B、C……以示區(qū)分。如HC-WIQ-SC-001A;HC-WIQ-SC-001B注：當(dāng)三級(jí)文件有多種文件描述時(shí)，分別在原編號(hào)流水號(hào)后面再增加一個(gè)流水號(hào)以示區(qū)分。（原流水號(hào)代表文件區(qū)分代碼）如：HC-WIQ-SC-001-01;HC-WIQ-SC-002-015.3.3XXX-XX-XXX公司代碼-類別代碼–流水號(hào)5.3.3一級(jí)文件/管理手冊(cè):代碼為QM二級(jí)文件/程序文件:代碼為QEP三級(jí)文件/流程性文件:代碼為WIQ四級(jí)文件/規(guī)范文件:代碼為WI5.3.3總經(jīng)辦GM文控中心DCC品管部PJ行政部XZ業(yè)務(wù)部YW采購(gòu)CG倉(cāng)庫(kù)部CK生產(chǎn)SC5.3.35.3.4文控中心保留受控文件的正本,各部門使用受控文件的副本,為了區(qū)分，文控中心應(yīng)在正本文件的背面加蓋“文件發(fā)行專用章”,在副本文件的正面加蓋“受控文件專用章”,非受控文件加改“僅供參考”5.3.5文控中心負(fù)責(zé)定期(5.4記錄控制5.4.1----記錄指闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件。記錄是一種特殊的文件。----記錄的作用，可提供產(chǎn)品、過(guò)程符合要求的證據(jù)和質(zhì)量環(huán)境職業(yè)健康安全管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)，還可為采取糾正和預(yù)防措施以及為保持和改進(jìn)質(zhì)量環(huán)境職業(yè)健康安全管理體系提供信息。5.4.2本公司對(duì)記錄規(guī)定要控制標(biāo)識(shí)、儲(chǔ)存、保護(hù)、檢索、保存期限和處置等主要內(nèi)容。ISO9001-ISO14001文件與記錄管理程序全文共6頁(yè)，當(dāng)前為第4頁(yè)。----標(biāo)識(shí)：?jiǎn)蝹€(gè)記錄可用編號(hào)作標(biāo)識(shí)，記錄的儲(chǔ)存袋（盒、夾）可用標(biāo)準(zhǔn)章節(jié)號(hào)、程序文件順序號(hào)或表格的編號(hào)作標(biāo)識(shí)，以便于檢索、快速查找。ISO9001-ISO14001文件與記錄管理程序全文共6頁(yè)，當(dāng)前為第4頁(yè)。----儲(chǔ)存：記錄的儲(chǔ)存環(huán)境條件要確保防潮、防腐、防鼠啃等，以確保記錄在儲(chǔ)存期間不丟失、不損壞、不變質(zhì)。為便于查找，按程序文件名稱設(shè)置記錄的袋（盒、夾）標(biāo)識(shí)。----保護(hù)：當(dāng)年的記錄由本部門保管，跨年度的記錄由公司行政部建檔保管，專業(yè)性記錄平時(shí)可由相關(guān)人員分散保管，審核時(shí)或歸檔時(shí)交由文件員統(tǒng)一保管。記錄應(yīng)與其他質(zhì)量環(huán)境職業(yè)健康安全管理體系文件一起存放在專門部位，保持受控狀態(tài)。----檢索：為便于檢索和快速查找，各單位應(yīng)建立相關(guān)記錄表格清單，行政部建立公司總的記錄表格清單。在日常保存記錄的袋（盒、夾）內(nèi)建立記錄目錄，隨時(shí)把已填寫過(guò)的記錄名稱填入記錄目錄中，以便于隨時(shí)查找。在合同條件下，顧客如果需要查閱有關(guān)記錄，應(yīng)經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)，并履行借閱手續(xù)，閱后及時(shí)收回。----保存期：一般的質(zhì)量環(huán)境職業(yè)健康安全管理體系運(yùn)行記錄保存3年，產(chǎn)品特點(diǎn)、法規(guī)要求及合同要求另定保存期，施工工程質(zhì)量及驗(yàn)收記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存。----處置：對(duì)過(guò)期、作廢的記錄歸檔要經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、實(shí)施監(jiān)督銷毀。銷毀記錄的清單應(yīng)存檔。----填寫記錄應(yīng)完整，保持清晰可辨，不準(zhǔn)用鉛筆填寫記錄。記錄不準(zhǔn)擅自涂改。如確需修改記錄的內(nèi)容時(shí)，應(yīng)經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)。5.5文件保密公司文件資料按保密程度分為絕密文件、機(jī)密文件、普通文件、公開(kāi)性文件、宣傳資料。公司各部門按照不同的保密等級(jí)對(duì)文件實(shí)施管控防止泄密。5.5.1絕密文件：指最重要的公司秘密，一旦泄露會(huì)使公司權(quán)益受到重大損害的文件資料。通常情況下包括以下幾類：---財(cái)務(wù)分析報(bào)告；---對(duì)高層管理者的考核報(bào)告；---對(duì)工資分配方案及所屬文件；---涉及項(xiàng)目成本、利潤(rùn)的報(bào)告或論證材料；---公司尚未實(shí)施或正在實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略決策、公司項(xiàng)目技術(shù)的核心資料；---公司其它認(rèn)為應(yīng)列入絕密范疇內(nèi)的文件資料。5.5.2機(jī)密文件：指重要的公司文件，一旦泄露會(huì)使公司權(quán)益受到損害的文件資料。通常情況下包括以下幾類：---公司注冊(cè)及相關(guān)文件；---技術(shù)資料、工程設(shè)計(jì)的重要圖紙；---立項(xiàng)報(bào)告、業(yè)務(wù)進(jìn)度分析報(bào)告；---涉及公司尚未公開(kāi)或不宜公開(kāi)情報(bào)的來(lái)往文書，以及合同、協(xié)議文本；ISO9001-ISO14001文件與記錄管理程序全文共6頁(yè)，當(dāng)前為第5頁(yè)。---公司其它認(rèn)為應(yīng)列入機(jī)密范疇內(nèi)的文件材料。ISO9001-ISO14001文件與記錄管理程序全文共6頁(yè)，當(dāng)前為第5頁(yè)。5.5.3普通文件：指一般性的，可以提供給所有的員工查考利用的文件資料。通常情況下包括以下幾類：---平時(shí)各種工作流程、指引、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度；---一般業(yè)務(wù)工作來(lái)往文件（不涉及絕密、機(jī)密的文件）；---各類一般性的請(qǐng)示、通知、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、情況反映等；---行政管理工作的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；---一般性的月、季工作計(jì)劃與總結(jié)報(bào)告；-