公章與介紹信使用管理制度

公章與介紹信使用管理制度一、概述公章和介紹信是公司對外傳遞信息的工具，也是公司形象的重要體現(xiàn)。因此，為了保證公司形象和信息傳遞的準確性，特制定本制度，規(guī)范公司公章和介紹信的使用，防范公司的信息泄露和錯傳。二、公章的管理和使用1.公章的定義公司公章是公司法人身份和財務狀況、經(jīng)營活動的證明，是公司對外發(fā)表意見、簽署、承諾的標志和公司內(nèi)部重要文件的簽署標志。2.公章的管理和使用原則（1）公司公章由公司法定代表人保管，委托管理人單獨保存。（2）公司公章由公司法定代表人和經(jīng)理共同管理和使用。（3）公司公章必須符合國家規(guī)定，公司公章的內(nèi)容、樣式及用途應當經(jīng)法律法規(guī)、公司章程、董事會決定等規(guī)定。（4）公司公章不得私自更改、私自制作、轉(zhuǎn)移、借用、出租、買賣或者以其他形式非法交易。3.公章使用程序（1）所需文具及有關載體應當進行登記，并專人保管，保證公章的安全。（2）申請出門用章的人員需攜帶有效證件，到規(guī)定的公章管理人員處領取公章，并填寫公章使用登記表。（3）使用公章的人員應進行核對與檢查，保證公章的真實性和完整性。（4）公章使用完畢后，應按照規(guī)定存放，保證安全。4.公章的丟失及報失（1）工作人員如發(fā)現(xiàn)公司公章被遺失或被盜，應立即向公章管理人員報告。（2）公章管理人員發(fā)現(xiàn)公章被遺失或被盜后，應立即報告公司法定代表人，對公章進行掛失，同時做好內(nèi)部調(diào)查和報案程序。（3）公司法定代表人應立即向監(jiān)管部門申報丟失情況，并進行補辦手續(xù)。三、介紹信的管理和使用1.介紹信的定義公司介紹信是公司對外宣傳、往來信函、洽談等活動的信函工具，是向外界展示公司形象及向外界傳播公司信息的一種手段。2.介紹信的管理和使用原則（1）公司介紹信的內(nèi)容應符合公司章程、公司法律法規(guī)和國家相關規(guī)定。（2）公司介紹信應為正式文書，并加蓋公司公章。（3）公司介紹信應由專人擬寫或?qū)徍撕蠓娇砂l(fā)出。（4）公司介紹信內(nèi)容應該真實、準確，信息圖片及其他資料應實事求是。3.介紹信使用程序（1）公司介紹信的使用應按照公司章程、公司法規(guī)等相關規(guī)定，按照業(yè)務流程、使用范圍及面向?qū)ο蟮囊?guī)定執(zhí)行。（2）公司介紹信應當加蓋公司公章、鮮章。（3）介紹信使用完畢后，應按照規(guī)定存放、保管，保證信息不泄露。4.介紹信的保密和丟失及報失（1）公司介紹信應當加強保密，資料不得隨意翻閱、復印、泄露。（2）如發(fā)現(xiàn)公司介紹信被遺失或被盜，應立即報告公司負責人，及時追查及補救措施。（3）公司介紹信的管理人員應熟悉相關規(guī)定，提高保密意識和責任心，確保公司介紹信的保密、安全、正式和規(guī)范。四、總結(jié)本制度的建立，旨在加強公司公章和介紹信的使用管理，規(guī)范公司傳遞信息的行為，提高公司形象和信息傳遞效果，保障公司的利益。同時，規(guī)定了公章和介紹信的使用