辦公室管理第一章教材課件

辦公室管理太原理工大學(xué)政法學(xué)院李少華辦公室管理太原理工大學(xué)政法學(xué)院李少華1序言這是一個(gè)變幻難測(cè)的世紀(jì)，這是一個(gè)催人奮進(jìn)的時(shí)代，科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，知識(shí)更替日新月異。希望、困惑、機(jī)遇、挑戰(zhàn)，隨時(shí)隨地都有可能出現(xiàn)在每一個(gè)社會(huì)成員的生活之中。抓住機(jī)遇，尋求發(fā)展，迎接挑戰(zhàn)，適應(yīng)變化的制勝法寶就是學(xué)習(xí)—依靠自己學(xué)習(xí)，終生學(xué)習(xí)。序言這是一個(gè)變幻難測(cè)的世紀(jì)，2在我國的各種組織中，辦公室作為指揮、控制整個(gè)組織工作的中心部門和聯(lián)絡(luò)上下左右、溝通四面八方的“窗口”，其地位顯得尤其重要，學(xué)習(xí)和掌握如何做好辦公室管理工作對(duì)同學(xué)們今后從事行政管理工作起著十分重要的作用。在我國的各種組織中，辦公室作為指揮、控制整個(gè)組織工作的中心部3辦公室管理名言

把每一件簡(jiǎn)單的事做好就是不簡(jiǎn)單；把每一件平凡的事做好就是不平凡?！柤瘓F(tuán)總裁張瑞敏辦公室管理名言4第一章概述第一節(jié)辦公室的含義及相關(guān)概念第二節(jié)辦公室的地位和職能第三節(jié)辦公室工作的特點(diǎn)和基本任務(wù)第四節(jié)辦公室機(jī)構(gòu)設(shè)置第五節(jié)辦公室管理的基本原則第一章概述第一節(jié)辦公室的含義及相關(guān)概念5第一節(jié)辦公室的含義及相關(guān)概念一、辦公室的含義

“這件事請(qǐng)你和我們單位辦公室聯(lián)系”“到了辦公室我會(huì)給你打電話”“我去辦公室蓋章”“這件事由信息化辦公室負(fù)責(zé)”第一節(jié)辦公室的含義及相關(guān)概念一、辦公室的含義6通?！稗k公室”的幾種主要含義1、辦公的場(chǎng)所

廣義，泛指人們辦公的場(chǎng)所。它是以“白領(lǐng)”們?yōu)榈湫痛淼姆求w力勞動(dòng)者從事工作的主要場(chǎng)所。區(qū)別于用于教學(xué)的教室，用于生產(chǎn)的車間，或者是醫(yī)療室、實(shí)驗(yàn)室等等。通?！稗k公室”的幾種主要含義1、辦公的場(chǎng)所7辦公室含義2、狹義的：是指某一類職業(yè)人員或者某一級(jí)職務(wù)人員的辦公場(chǎng)所。譬如；教師辦公室、護(hù)士辦公室、廠長(zhǎng)辦公室、院長(zhǎng)辦公室等。辦公室含義2、狹義的：是指某一類職業(yè)人員或者某一級(jí)職務(wù)人員的8辦公室含義3、特指的：黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位單位內(nèi)的綜合辦事機(jī)構(gòu)。如：中共中央辦公廳、山西省人民政府辦公廳，太原理工大學(xué)校長(zhǎng)辦公室等。辦公室含義3、特指的：黨和政府機(jī)關(guān)、9辦公室含義4、專指的：某種專門的獨(dú)立的工作機(jī)構(gòu)。

這類辦公室實(shí)際上是一種行政管理機(jī)構(gòu)，往往對(duì)所主管的專項(xiàng)工作負(fù)有全面的責(zé)任。如：機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)辦公室、外事辦公室、法制辦公室、綠化辦公室、無線電管理辦公室等。辦公室含義4、專指的：某種專門的獨(dú)立的工作機(jī)構(gòu)。10辦公室含義我們?cè)谶@里講的辦公室是：黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位單位內(nèi)的綜合辦事機(jī)構(gòu)。辦公室含義我們?cè)谶@里講的辦公室是：黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位單11辦公室含義省、直轄市級(jí)以上黨政機(jī)關(guān)稱“辦公廳”規(guī)模較大、級(jí)別較高、日常事務(wù)繁雜、內(nèi)設(shè)部門較多規(guī)模較大的單位設(shè)局長(zhǎng)辦公室、總經(jīng)理辦公室、校長(zhǎng)辦公室、所長(zhǎng)辦公室等一般單位設(shè)辦公室辦公室含義省、直轄市級(jí)以上黨政機(jī)關(guān)稱“辦公廳”12辦公室含義各單位具體情況不同，辦公室工作的職責(zé)也不盡相同。在我國秘書學(xué)理論中，又將“辦公室”稱為“秘書部門”或“秘書機(jī)構(gòu)”辦公室含義各單位具體情況不同，辦公室工作的職責(zé)也不盡相同。13二、辦公室管理與辦公管理1、辦公室管理辦公室管理是指通過計(jì)劃、組織、控制、激勵(lì)和領(lǐng)導(dǎo)等環(huán)節(jié)來協(xié)調(diào)辦公室的各項(xiàng)資源，從而發(fā)揮出辦公室為領(lǐng)導(dǎo)及整個(gè)組織提供輔助服務(wù)的最高效能。二、辦公室管理與辦公管理1、辦公室管理14辦公室資源（1）人力資源（2）有形資產(chǎn)資源（3）無形資產(chǎn)資源（4）資金資源辦公室資源（1）人力資源152、辦公室管理與辦公管理的區(qū)別（1）研究對(duì)象不同辦公室管理----辦公室辦公管理----辦公活動(dòng)（2）研究范圍不同辦公室管理研究范圍較窄辦公管理研究范圍較寬辦公管理涵蓋辦公室管理

2、辦公室管理與辦公管理的區(qū)別（1）研究對(duì)象不同16三、事務(wù)事務(wù)：所做的或要做的事情。（1）辦公事務(wù)泛指人們?cè)谵k公場(chǎng)所處理業(yè)務(wù)和辦公信息時(shí)所從事的各種活動(dòng)。（2）事務(wù)性工作或事務(wù)活動(dòng)人們有意識(shí)地將接打電話、收發(fā)文件等活動(dòng)視為一類共同具有事務(wù)活動(dòng)特性的工作，并指派專門的機(jī)構(gòu)或人員承擔(dān)起領(lǐng)導(dǎo)者們的辦公事務(wù)。三、事務(wù)事務(wù)：所做的或要做的事情。17事務(wù)（3）機(jī)關(guān)事務(wù)機(jī)關(guān)事務(wù)專指機(jī)關(guān)的后勤工作。如：--機(jī)關(guān)事務(wù)管理局（4）行政事務(wù)一是泛指管理活動(dòng)所派生出來的各種事務(wù)性工作；二是專指總務(wù)后勤（機(jī)關(guān)事務(wù)）工作。事務(wù)（3）機(jī)關(guān)事務(wù)18辦公事務(wù)與事務(wù)性工作的差異辦公事務(wù)與事務(wù)性工作的含義大致相同。二者細(xì)微不同：辦公事務(wù)是人們?cè)诼男泄ぷ髀氊?zé)時(shí)都會(huì)產(chǎn)生的一系列活動(dòng)，散布在每個(gè)人的工作過程中；事務(wù)性工作或活動(dòng)是指組織和領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中規(guī)律性的或經(jīng)常出現(xiàn)的一類辦公事務(wù)，并且它的主要實(shí)施者并不是產(chǎn)生這類活動(dòng)需要的本人（領(lǐng)導(dǎo)），而是辦公室或秘書這樣的專門人員。

辦公事務(wù)與事務(wù)性工作的差異辦公事務(wù)與事務(wù)性工作的含義大致相同19四、支持部門、服務(wù)部門西方企業(yè)和其他組織往往是將組織內(nèi)專門負(fù)責(zé)人、財(cái)、物、信息及各類輔助性工作集中在一個(gè)部門，并將其稱為“支持”、“服務(wù)”、“便利”、“輔助”或“支援”部門，同時(shí)將從事所有這類工作的人員包括秘書、助理、各類專員等統(tǒng)稱為行政支持工作者（administrativesupplyprofessions）

與我國的“辦公室”職能非常接近。四、支持部門、服務(wù)部門西方企業(yè)和其他組織往往是將組織內(nèi)專門負(fù)20五、officeOffice與我國“辦公室”的含義并不完全相同Office可以是辦公室，可以是政府部門名稱，也可以是營業(yè)處、事務(wù)所、研究室等。西方國家各類組織機(jī)構(gòu)設(shè)置中，雖然也有總經(jīng)理辦公室、總裁辦公室等名稱，但一般在組織結(jié)構(gòu)圖中沒有出現(xiàn)“辦公室”。我國組織結(jié)構(gòu)圖中有“辦公室”，并且表現(xiàn)出中樞機(jī)構(gòu)的特性。五、officeOffice與我國“辦公室”的含義并不完全相21office西方國家并不是以“辦公室”這樣一個(gè)專門機(jī)構(gòu)綜合承擔(dān)對(duì)組織及領(lǐng)導(dǎo)的輔助支持工作，一般是由秘書和助理對(duì)領(lǐng)導(dǎo)提供辦公事務(wù)支持，而對(duì)整個(gè)組織提供輔助支持的有關(guān)工作往往是由“行政支持”部門。office西方國家并不是以“辦公室”22第二節(jié)辦公室的地位和職能組織結(jié)構(gòu)圖：領(lǐng)導(dǎo)層下屬單位2辦公室職能部門2下屬單位1下屬單位3職能部門1第二節(jié)辦公室的地位和職能組織結(jié)構(gòu)圖：領(lǐng)導(dǎo)層下屬單位23一、辦公室的地位1、中心地位（1）辦公室雖然是從屬于領(lǐng)導(dǎo)層之下的輔助層，但它代表領(lǐng)導(dǎo)處理全局性的問題，起著輔助領(lǐng)導(dǎo)的作用，是指揮、控制整個(gè)機(jī)關(guān)、單位的中心部門。（2）辦公室又是一個(gè)單位的信息網(wǎng)絡(luò)中心，是各種信息的交匯點(diǎn)和集散地。一、辦公室的地位1、中心地位24辦公室的地位2、窗口地位

辦公室是聯(lián)絡(luò)上下左右、溝通四面八方的“窗口”。主要負(fù)責(zé)接收處理上級(jí)和兄弟單位的來文來函，接待上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察和兄弟單位人員來訪，處理各種公務(wù)往來，接待人民群眾來訪等。辦公室的地位2、窗口地位25辦公室的地位3、樞紐地位

辦公室在一個(gè)機(jī)關(guān)、單位中，是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各方、保證機(jī)關(guān)、單位工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐。辦公室雖然與其他職能部門同屬一個(gè)序列，但其他職能機(jī)構(gòu)是管理層、執(zhí)行層，辦公室是中介層。領(lǐng)導(dǎo)者要依賴辦公室指揮全局，推動(dòng)各職能機(jī)構(gòu)的運(yùn)轉(zhuǎn)。辦公室的地位3、樞紐地位26二、辦公室的職能辦公室職能政務(wù)（或業(yè)務(wù)）服務(wù)事務(wù)管理主要是中高級(jí)管理人員的工作二、辦公室的職能辦公室職能政務(wù)（或業(yè)務(wù)）服務(wù)事務(wù)管27辦公室的職能1、參謀助手職能

（1）參謀職能領(lǐng)導(dǎo)決策中起參謀作用收集信息。方法：專題調(diào)查、平時(shí)積累。信息加工。參與決策。確定目標(biāo)、幫助制定實(shí)施方案。辦公室的職能1、參謀助手職能28辦公室的職能（2）助手職能

（一）指導(dǎo)管理。掌握上級(jí)精神，結(jié)合本單位實(shí)際情況指導(dǎo)工作。

（二）事務(wù)性工作。如組織會(huì)議、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)承辦各項(xiàng)事務(wù)。辦公室的職能（2）助手職能29辦公室的職能2、服務(wù)協(xié)調(diào)職能（1）服務(wù)職能

為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。為本機(jī)關(guān)、本單位同級(jí)部門服務(wù)。為下級(jí)單位和人民群眾服務(wù)。辦公室的職能2、服務(wù)協(xié)調(diào)職能30辦公室的職能（2）協(xié)調(diào)職能對(duì)內(nèi)：統(tǒng)一思想和步調(diào)，合理安排，化解矛盾。對(duì)外：對(duì)外聯(lián)系，處理好與其他單位和部門的關(guān)系。辦公室的職能（2）協(xié)調(diào)職能31辦公室的職能3、監(jiān)督職能

就是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)督促有關(guān)部門或人員辦理交付的工作。檢查工作完成的進(jìn)度和質(zhì)量。對(duì)未完成任務(wù)的單位采取措施督促其及時(shí)完成。辦公室的職能3、監(jiān)督職能32第三節(jié)辦公室工作的特點(diǎn)和基本任務(wù)一、辦公室工作的特點(diǎn)

1、輔助性

輔助：從旁幫助，起次要作用。主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：（1）全力支持這種各項(xiàng)工作支持，要采取行動(dòng)進(jìn)行配合；要有積極的態(tài)度。（2）以協(xié)助者的角色完成各項(xiàng)工作除個(gè)別授權(quán)事項(xiàng)外，一般不具有決定某項(xiàng)工作的權(quán)力，也沒有直接指揮和監(jiān)督權(quán)力，只承擔(dān)協(xié)調(diào)和服務(wù)等輔助性管理工作。協(xié)助者的角色要求根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖行事，服從指揮，不能自作主張，擅自決定。第三節(jié)辦公室工作的特點(diǎn)和基本任務(wù)一、辦公室工作的特點(diǎn)33辦公室工作的特點(diǎn)2、服務(wù)性

不直接創(chuàng)造價(jià)值，其工作價(jià)值的體現(xiàn)是管理工作及整個(gè)組織工作效率的提高，即通過為管理機(jī)構(gòu)及整個(gè)組織提供必要的服務(wù)，幫助相應(yīng)的機(jī)構(gòu)和人員完成職能任務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。辦公室以領(lǐng)導(dǎo)和整個(gè)組織為服務(wù)對(duì)象，以管理機(jī)構(gòu)為服務(wù)重點(diǎn)，所提供的服務(wù)既有一般事務(wù)性工作，又有參謀咨詢、輔佐決策等高層次的服務(wù)。辦公室工作是任何組織活動(dòng)必然的派生物，是維系組織正常運(yùn)轉(zhuǎn)的必要條件。辦公室工作看似不重要，但實(shí)際卻是基礎(chǔ)性工作，其價(jià)值會(huì)通過位居要職的領(lǐng)導(dǎo)人及其他管理人員的工作體現(xiàn)出來。從本質(zhì)上說，辦公室工作就是為領(lǐng)導(dǎo)者和組織服務(wù)，提高他人的工作效率，為組織的各項(xiàng)職能活動(dòng)創(chuàng)造條件、提供保障。辦公室工作的特點(diǎn)2、服務(wù)性34辦公室工作的特點(diǎn)3、綜合性

辦公室具有參謀助手、服務(wù)協(xié)調(diào)的職能，因而其工作具有綜合性的特點(diǎn)。（1）辦公室工作涉及本單位的全部工作。辦公室工作以為領(lǐng)導(dǎo)者服務(wù)為重點(diǎn)，領(lǐng)導(dǎo)者的工作是全局和綜合的，辦公室工作必然要涉及組織工作的各個(gè)方面。（2）辦公室的特殊位置和工作內(nèi)容決定了其工作的綜合性。橋梁、樞紐、窗口地位。（3）辦公室實(shí)際上是一個(gè)“不管部”，決定了辦公室工作的綜合性、全面性。辦公室工作的特點(diǎn)3、綜合性35辦公室工作的特點(diǎn)4、中樞性

對(duì)內(nèi)：辦公室附屬于管理層，是領(lǐng)導(dǎo)者的參謀助手，為整個(gè)組織活動(dòng)輸送信息，溝通協(xié)調(diào)，組織聯(lián)絡(luò)，處理組織活動(dòng)所產(chǎn)生的內(nèi)部事務(wù)，保證組織的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

對(duì)外：辦公室是聯(lián)系上下、溝通左右的橋梁，是組織同外界各方面聯(lián)絡(luò)的窗口。辦公室工作的特點(diǎn)4、中樞性36辦公室工作的特點(diǎn)5、事務(wù)性辦公室工作具有工作內(nèi)容龐雜，工作方式單一的事務(wù)性特點(diǎn)。6、被動(dòng)性辦公室處于從屬地位，圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作進(jìn)行，而領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作許多不能事先預(yù)料和事先安排，具有很大的被動(dòng)性。辦公室工作又具有服務(wù)性，服務(wù)對(duì)象的要求和內(nèi)容不同，也就決定了辦公室工作的被動(dòng)性。辦公室工作的特點(diǎn)5、事務(wù)性37二、辦公室工作的基本任務(wù)辦公室工作的具體內(nèi)容是由其職能所決定的辦公室工作總的來說就是參與政務(wù)，管理事務(wù)，搞好服務(wù)。二、辦公室工作的基本任務(wù)辦公室工作的具體內(nèi)容是由其職能所決定38辦公室工作的基本任務(wù)辦公室的主要工作：

1、綜合工作2、文書處理工作3、協(xié)調(diào)工作4、重要會(huì)議及活動(dòng)的組織工作5、公務(wù)接待工作6、信息管理工作7、檔案管理工作8、機(jī)要、保密工作9、印信管理工作10、值班、安全保衛(wèi)工作11、信訪工作12、后勤服務(wù)工作13、環(huán)境管理工作14、其他事務(wù)性工作辦公室工作的基本任務(wù)辦公室的主要工作：39第四節(jié)辦公室的機(jī)構(gòu)設(shè)置一、辦公室機(jī)構(gòu)設(shè)置的原則

1、目標(biāo)一致原則

目標(biāo)一致原則，要求從整個(gè)系統(tǒng)來權(quán)衡利弊得失，小局服從大局，具有目的性、全面性整合程度愈高，目標(biāo)成果就越大；否則，反之。為此，辦公室機(jī)構(gòu)設(shè)置要考慮如何有利于實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。第四節(jié)辦公室的機(jī)構(gòu)設(shè)置一、辦公室機(jī)構(gòu)設(shè)置的原則40辦公室機(jī)構(gòu)設(shè)置的原則2、職、