公文文檔資料

公文是各級(jí)各類國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位在處理公務(wù)活動(dòng)中有著特定的效能和廣泛的用途的文書，它能夠超越時(shí)空的限制，為國家管理提供所需的信息。編輯摘要本詞條內(nèi)容尚未完善，歡迎各位編輯詞條，貢獻(xiàn)自己的專業(yè)知識(shí)！什么是公文？自古以來定義甚多，眾說紛壇，見仁見智。取其共識(shí)，公文乃公務(wù)活動(dòng)的產(chǎn)物和工具，是公府所作之文，是公事所用之文。換言之，公文是各級(jí)各類國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位在處理公務(wù)活動(dòng)中有著特定的效能和廣泛的用途的文書，它能夠超越時(shí)空的限制，為國家管理提供所需的信息。認(rèn)識(shí)公文的特點(diǎn)、內(nèi)涵是寫好公文的先決條件。公文處理是圍繞公文形成并產(chǎn)生效力的整體過程，它涉及了國家機(jī)關(guān)和社會(huì)組織的各級(jí)各類人員。公文-含義\o"公文"公文：是指\o"行政機(jī)關(guān)"行政機(jī)關(guān)在行政管理活動(dòng)中產(chǎn)生的，按照嚴(yán)格的、法定的\o"生效程序"生效程序和規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體。公文-公文種類2001年實(shí)行的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》對(duì)“公文”是這樣規(guī)定的：

（一）命令（令）

適用于依照有關(guān)法律公布行政\o"法規(guī)"法規(guī)和\o"規(guī)章"規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。

（二）\o"決定"決定

適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

（三）\o"公告"公告

適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。

(四）通告

適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

（五）通知

適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人即公文可對(duì)上下級(jí)組織之間進(jìn)行協(xié)調(diào)和溝通，可在平級(jí)和不相隸屬的組織之間交流信息、通報(bào)情況、商洽事務(wù)、取得配合，公文是溝通上下左右的紐帶。(3)具有憑證作用即公文反映了制發(fā)機(jī)關(guān)的意圖，具有現(xiàn)行效用，受文單位要以此為工作的依據(jù)。公文-公文的體式公文的規(guī)范體式，一是指撰寫公文所采用的語體，即現(xiàn)代漢語語體；二是指文件的格式，即公文結(jié)構(gòu)與公文各組成部分的文字符號(hào)在載體排列上的規(guī)定形式。公文的擬制必須遵循規(guī)范化的體式，其目的是為了維護(hù)公文的法定效力和機(jī)關(guān)的權(quán)威性，也是為了實(shí)現(xiàn)公文工作標(biāo)準(zhǔn)化，提高工作效率。1.公文的作者公文的法定作者指依法成立并能以自己的名義行使職權(quán)和擔(dān)負(fù)義務(wù)的機(jī)關(guān)或組織。撰寫和制發(fā)公文不是個(gè)人行為，所代表的是機(jī)關(guān)或組織。因此，它的內(nèi)容受法律、工作需要和領(lǐng)導(dǎo)人指示的制約，其法定作者的制發(fā)公文的權(quán)利和名義受法律的保護(hù)。需要注意的是，在機(jī)關(guān)中起草公文的工作人員和簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人都不能稱為公文的作者。2.文頭文頭是通俗的說法，指出公文頁面的眉首部分。公文的眉首部分包括公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等項(xiàng)。3.份號(hào)份號(hào)，稱為公文份數(shù)序號(hào)。它將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行。4.密級(jí)密級(jí)指公文的秘密等級(jí)。涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限，其中絕密、機(jī)密級(jí)公文還應(yīng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，它們之間用“★”號(hào)隔開。5.緊急程度緊急程度指對(duì)公文送達(dá)和辦理的時(shí)間要求，分特急和急件。緊急程度要頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。6.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)指在文件眉首部分中印制的“發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱并加文件”。例如：“××××機(jī)關(guān)文件”。7.發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)由機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)組成。機(jī)關(guān)代字，指用一到兩個(gè)漢字表示發(fā)文的機(jī)關(guān)。例如：“國辦發(fā)”表示國務(wù)院辦公廳制發(fā)。年份表示制發(fā)文件的紀(jì)年，應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入。例如：〔2000〕表示文件是2000年制發(fā)的。序號(hào)表示某年依次制發(fā)的文件的號(hào)碼，不能編虛位，不能加“第”字。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。8.受文機(jī)關(guān)受文機(jī)關(guān)指主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。9.主送機(jī)關(guān)主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，即答復(fù)或辦理公文事項(xiàng)的機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。其位于標(biāo)題之下、正文之上，要求左頂格書寫。10.抄送機(jī)關(guān)抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外應(yīng)知曉公文的內(nèi)容其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或是規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。抄送機(jī)關(guān)書寫在主題詞下一行，抄送機(jī)關(guān)如有多個(gè)，它們之間要用逗號(hào)隔開。公文-公文寫作1.公文標(biāo)題公文標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（作者）、文件的主題（事由）及文種（文件名稱）三部分組成。位于文件首頁發(fā)文字號(hào)之下，可分一行或多行居中書寫。在撰寫標(biāo)題時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱要寫全稱或規(guī)范化簡稱，如果文件首頁具有制發(fā)機(jī)關(guān)的標(biāo)識(shí)（文頭），其標(biāo)題中可省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。事由是標(biāo)題的主體部分，應(yīng)準(zhǔn)確、簡要地加以概括。文種是公文文體的名稱，用以概括揭示公文的性質(zhì)與制發(fā)的目的。正確使用文種，有利于及時(shí)、準(zhǔn)確地處理文件。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱之后用介詞“關(guān)于”引出文件主題，用助詞“的”與文種相連接，以文種為中心詞構(gòu)成偏正詞組。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。公文標(biāo)題的三個(gè)組成部分一般要寫完整，也有部分省略的情況：一是法規(guī)類、單位內(nèi)部使用的公文，標(biāo)題中可省略發(fā)文機(jī)關(guān)；二是省略事由，有些公文內(nèi)容單一，正文較簡單，就可以在標(biāo)題中省略事由，如《中華人民共和國主席令》。文件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、概括、簡要，以便于公文的檢索與處理，便于讀者理解公文的內(nèi)容與行文的目的。2.正文公文正文是公文的主體或中心，用來表達(dá)公文的具體內(nèi)容。正文結(jié)構(gòu)一般包括導(dǎo)語、正文主體和結(jié)尾三部分。導(dǎo)語部分用來表明制發(fā)公文的依據(jù)、目的或原因。主體是公文的核心部分，其結(jié)構(gòu)安排要有邏輯性、條理性。因各文種的發(fā)文目的等方面不同，其寫作要求也不同。結(jié)尾部分，各種公文一般有與文種相適應(yīng)的習(xí)慣結(jié)束語。3.公文導(dǎo)語公文導(dǎo)語是在正文開端處，以簡明的文字說明制發(fā)公文的依據(jù)、目的或原因。需要注意，寫回復(fù)性公文時(shí)，在導(dǎo)語的開頭要引述來文的標(biāo)題和發(fā)文字號(hào)。4.主體主體指公文正文的核心部分。它是公文導(dǎo)語的展開部分，要注意緊密圍繞制發(fā)公文目的，要寫得具體可行。如果是分條列項(xiàng)的結(jié)構(gòu)，還要注意事項(xiàng)內(nèi)容不能交叉，條理要清楚。5.結(jié)尾公文的結(jié)尾一般使用與該文種相適應(yīng)的習(xí)慣結(jié)束語。如：“特此報(bào)告”、“如無不妥，請(qǐng)批復(fù)”、“此令不得有違，著即執(zhí)行”等。6.落款落款指文件的署名或蓋印和成文日期。7.署名署名指以國家領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)布的文件，在落款處要領(lǐng)導(dǎo)人簽字。領(lǐng)導(dǎo)人署名，要在姓名之前冠以職務(wù)名稱。8.成文日期成文時(shí)間指文件落款處的時(shí)間。該時(shí)間不是指印刷時(shí)間或起草時(shí)間，一般文件，以負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)；經(jīng)會(huì)議討論通過的文件，以通過日期為準(zhǔn)；法規(guī)性文件以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)，聯(lián)合發(fā)文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)（部門）的負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)；電報(bào)以發(fā)出的日期為準(zhǔn)。行政公文的成文時(shí)間用漢字書寫，要將年、月、日標(biāo)全，“零”寫為“○”。10.附件附件指與公文內(nèi)容有關(guān)的隨文發(fā)送的文件、材料等。如有附件，在正文下空一行、空兩格標(biāo)識(shí)“附件”字樣，說明所附材料名稱及份數(shù)。11.主題詞主題詞指標(biāo)識(shí)公文主題、文件類別的并經(jīng)過規(guī)范化處理的名詞或名詞性詞組。標(biāo)引主題詞必須從有關(guān)主題詞表中選用，如《國務(wù)院主題詞表》、《教育類公文主題詞表》等。主題詞的位置在附注下方，文尾橫線上端。一份文件選用2～3個(gè)主題詞，最多不超過5個(gè)，詞與詞之間各有一個(gè)字的間距。12.印發(fā)說明印發(fā)說明，用來標(biāo)識(shí)印刷機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間。印發(fā)機(jī)關(guān)指負(fù)責(zé)把公文文稿印成正式公文的機(jī)關(guān)。印發(fā)時(shí)間是指把公文文稿送往印刷的日期。位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)位于主題詞之下）占1行位置，印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字。印發(fā)時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。13.此頁無正文指公文生效標(biāo)識(shí)未與正文同處一頁時(shí)所作的說明。在載有生效標(biāo)識(shí)的頁面左上角標(biāo)寫“此頁無正文”（外加圓括號(hào)），其作用在于維護(hù)公文的完整性和有效性，以防偽造或添加內(nèi)容。14.簽發(fā)人簽發(fā)人指上報(bào)公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第一行，其他簽發(fā)人姓名從第二行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排。16.公文生效標(biāo)識(shí)公文生效標(biāo)識(shí)指出印章和簽署。加蓋印章一般要求“下壓日期，上不壓正文”。單一機(jī)關(guān)制發(fā)公文時(shí)，也可不簽署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。成文時(shí)間右距離邊沿空4個(gè)字，加蓋印章；當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開，主辦機(jī)關(guān)印章在前，兩個(gè)印章均壓成文時(shí)間；當(dāng)聯(lián)合發(fā)文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱排在發(fā)文時(shí)間與正文之間。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版芯，最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布。印章之間互不相交相切。17.公文的法定效力公文的法定效力，指公文的權(quán)威性和約束性。公文是機(jī)關(guān)或組織在職能活動(dòng)中形成的，是職能活動(dòng)的直接產(chǎn)物。它代表制發(fā)機(jī)關(guān)頒布法律、命令、決定，下發(fā)通知或者報(bào)送請(qǐng)示、報(bào)告，傳達(dá)制發(fā)機(jī)關(guān)的決策與意圖，能對(duì)受文者的行為產(chǎn)生不同程度的強(qiáng)制性影響。公文在辦理過程中所發(fā)揮的法定效力也是現(xiàn)行效用。當(dāng)公文執(zhí)行辦理完畢，其現(xiàn)行效用消失后，將轉(zhuǎn)化為檔案文獻(xiàn)，成為歷史的憑證。公文-公文行文規(guī)則為了確保公文迅速而準(zhǔn)確地傳遞，避免行文紊亂，《辦法》第13條、第14條指出：“行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。”具體的行文規(guī)則有：

(1)下行文規(guī)則①政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以互相行文和向下一級(jí)政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級(jí)政府正式行文。②部門之間對(duì)有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。③上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級(jí)機(jī)關(guān)。④向下級(jí)機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。

(2)上行文規(guī)則①“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。②“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。③一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。④除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見”和“報(bào)告”。⑤受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)