采購標準作業(yè)書

采購標準作業(yè)書第一條、目的本標準作業(yè)書的目的是用于保證公司的采購低成本和采購標準的一致性。第二條、申請單的定義采購申請單,公司內部使用；采購訂單，公司對外使用。第三條、職責分配1、請購人根據部門需求，提出請購要求，提供采購物資的技術要求，規(guī)格型號，填寫采購申請單并交相關人員核準；物資送到時要參與接收和檢驗請購的物品。2、采購人根據請購人的采購申請單，訂購價格合理并與要求相符合的物品及服務。采購人員負責物料及與生產制造或與開發(fā)有關的各種物資的采購，或對承包商的采購工作進行監(jiān)督。公司辦負責公司后勤、服務類物資的采購。采購人員應對采購物品的價格及質量負責。3、財務部在收到所有需要的物料質檢入庫確認通知后進行核對，將供貨商的發(fā)票與采購申請單、采購訂單、收貨清單等相關單據相對照，進行數量和金額的確認。并按時向供貨商付款。第四條、采購范圍1、產品：指公司委外加工的產品，采購后即交付給客戶。2、生產物料：指與產品生產直接相關物料。3、固定資產：是指單位價值超過人民幣1000元以上，同時使用年限超過兩年以上的生產、經營設備。如機器、車輛、電子設備等。4、低值設備：是指單位價值未能達到固定資產的標準，但其使用年限超過一年的生產、經營設備。在會計處理上可不作為資本性支出而一次費用化，但對其管理應視同固定資產進行。如辦公桌椅，配用工具。5、低值易耗品：是指成批采購的低價值的耗材。如辦公文具、工務零件、電子設備等。6、長期服務的客戶：除上述以外，但有長期供貨或提供勞務的供貨商。如工廠廠房、環(huán)境設施維護，文化宣傳，電信服務，域名等。7、其它非費用報銷申請范圍內的采購申請。第五條、申請1、請購人負責提供采購物資的技術要求，規(guī)格型號。2、請購人應填寫采購申請單，并負責交于相關人員核準。第六條、物料采購審批流程生產性物料訂購審批流程1、請購人員根據制造管理部的實際生產需求與庫存情況制定《物料需求表》；送交倉庫填寫庫存狀況后結合最低訂購量、安全庫存量確定訂購數量；由計劃員依據《物料需求表》填寫《請購申請單》經制造管理部部長復核，主管經理審批，審批后由采購員安排采購。2、《物料需求表》應包括制造單號、產品型號、制造數量、物料名稱、型號/規(guī)格/顏色/材質、單位、需用量、庫存量、訂購量、需求時間、制造單位等數據。非生產性物料請購審批流程1、辦公用品、勞防用品由使用部門編制《月辦公用品、勞保用品使用計劃》，經部門主管復核，復核后交倉庫匯總并清查庫存，結合安全庫存量填寫《請購申請單》，經主管經理審批。審批后由采購員安排采購。2、機物料消耗品等由使用部門填寫《請購申請單》經部門主管復核，主管經理審批。審批后由采購員安排采購。3、設備、量/器具的審批流程：由直接指導或從事該項工作的人員填寫《請購申請單》，經部門主管復核，主管經理審批，審批后由采購員安排采購。4、樣品試制物料的審批流程：如技術部生產樣品需用某種物料，公司未有此物料或為新增物料時，由技術部人員填寫《請購申請單》及圖紙資料，經部門主管復核，主管經理審批后交市場部部長，由市場部依組件規(guī)格數據要求尋找供貨商采購。第七條、批準對所有《請購申請單》，必須嚴格進行逐級核準，《請購申請單》必須有公司主管經理的批準及簽字。第八條、采購訂單1、如果采購員需要采購訂單，采購員可憑已核準的請購單，打印采購訂單，并由部門經理簽字確認后發(fā)給供貨商。采購員還需負責采購訂單的供貨方確認，以保證該訂單的有效性。2、產品及生產物料的保存者,應注意該為公司保密級別較高之檔,未經授權者不可查閱。第九條、合同如果采購員需要合同，需要公司主管經理以上的人員在合同文本上簽字和蓋上公章后才可對外使用。重要合同內容應經公司法人代表核對。第十條、供應商的開發(fā)及選擇（僅適用于產品及生產物料采購）1、采購人員應積極調查原物料信息，收集原物料市場行情，積極開發(fā)新的供貨商。2、由采購人員在實施采購前根據各部門提供的物料清單，將那些認為有能力的供貨商初步確定為分供方，并經技術質量部審核、會簽后加入合格供貨商名單。3、開發(fā)原料新供貨商時，應取樣經品保部或使用部門檢驗分析，提出報告，必要時應到現場調查確認其生產技術及質量水平之后，進行詳細評估，決定是否列為供貨商。4、如果是初選的供貨商，只有在技術質量部進行首批樣品鑒定合格后，才可以接受分供方提供的批量生產品。5、采購人根據分供方的物品交付、質量表現、合作態(tài)度等按季度評價供方滿足要求的能力，并調查、分析、總結。第十一條、報價及磋商詢價作業(yè)1采購人員可通過電話或傳真，對物料進行詢價，并以廠商之報價單為詢價結果。原則上詢價需了解兩家以上有信譽，有能力經驗的合格供貨商作為詢價優(yōu)先對象。2在任何可能和適用的情況下，采購員應根據下列原則就相同層次的物品或服務取得不同的報價：1)采購金額最少報價數量2)小于RMB5002個3)小于RMB2000,大于RMB5003個4)大于RMB20003個以上比價作業(yè)采購大宗物料經過詢價作業(yè)后，進行價格比價分析。議價作業(yè)1、采購員應將比價合格之供貨商作為分別議價對象,在同供貨商進行磋商后，應作好比較記錄。2、議價過程必須明確交貨周期、日產能、是否有最低訂購量要求及最低訂購量、質量標準、價格條件、包裝要求、貨款支付周期等。并將最終議價結果作為各類物料之價格索引數據,以備財務及日常工作查閱及管理。3、在貨物及服務質量相同的情況下，原則上選擇報價最低的供貨商，只有在特殊情況下，如價低者質量有問題，方可選擇報價較高的供貨商，但必須詳細說明原因，以便日后參考。定價1、采購員依據議價結果選擇合適的供貨商，經資材部經理審核、總經理批準簽訂《采購合同》及《物料定價表》后實施。2、涉及技術性的圖紙或公司提供的樣品，資材部必須同外協(xié)廠簽訂技術保密協(xié)議，以保障公司利益。采購合約公司視實際需求，必要時采購應對大宗之主要生產物料及交期長、市場短缺原料簽訂采購合約，規(guī)定合約雙方權責，保障公司利益。訂購應根據價格，質量和服務等選擇供貨商。如果采購員所選擇的供貨商與生產部門推薦的不一致，應向生產部門發(fā)出確認，若生產部門仍堅持用推薦的供貨商，則需由總經理批準。第十二條、《請購申請單》的開立、分發(fā)與變更1、所有原（物）料的采購必須采用本公司的《請購申請單》。2、采購人員在確認供方能夠滿足本次采購要求前提下，明確供貨商名稱、制造單號、產品型號、制造數量、物料名稱、型號/規(guī)格/顏色/材質、單位、需用量、庫存量、訂購量、交貨時間、質量要求等，若采購要求需附圖紙、檢驗標準、包裝要求、樣本或其它文件，應在《請購申請單》上注明所附檔的識別方式。3、已下達的《請購申請單》如遇客戶訂單變更需修改或取消，必須在供貨商未正式生產前通知供貨商，否則供貨商有權不予接受修改內容。如供貨商已投產需測算數量及金額，報業(yè)務部與客戶協(xié)商處理。訂單修改后須編制新的《請購申請單》并注明“修改”字樣，或注明原單號作廢字樣。第十三條、采購物料的交期控制1、采購員在《請購申請單》批準后要與供貨商聯(lián)系確認交期與數量并回傳確認函，急單采購要將約定交期回復需求部門，在采購各個階段以電話、傳真形式聯(lián)絡供貨商，跟催交期，如有異常不能按既定交期交貨時，應以書面形式，注明"異常原因"及"預定交貨日期"，呈資材部經理核示后轉送需求部門，依需求部門意見擬訂對策處理。2、倉庫人員應根據《請購申請單》提供原（物）料到位的數量與質量信息，提醒采購人員未按交期到貨的信息，以及時處理物料采購時出現的一系列異常。第十四條、驗收及入庫1、采購物資到廠后，供貨商將《送貨單》交倉管員，由倉管員引導供方將物資存放在待檢區(qū)?！端拓泦巍繁仨氉⒚魑夜居嗁彅盗俊⑺拓洈盗康刃畔?。2、由倉庫管理人員通知技術質量部人員對原(物)料進行檢驗。檢驗合格后由倉庫管理人員依《請購申請單》對檢驗物資進行驗證。驗證內容包括：物料名稱、型號/規(guī)格/顏色/材質、產品包裝、標識、數量等，數量按抽樣比例進行量測，遵照孰少孰準嚴則按比例進行扣除。驗證合格后,倉庫管理人員依照定置管理進行歸位擺放，并依核簽《送貨單》和《入庫單》；檢驗不合格需退貨的填報《退貨單》辦理退貨手續(xù)并通知采購員，采購員應及時與供貨商聯(lián)系。3、入庫數量與訂購數量必須相吻合，嚴格執(zhí)行入庫數量上浮比率標準，超出部分填寫《請購申請單》部分，通知采購人員予以退回供貨商處理。交貨數量未達訂購數量時，以補足為原則，但不影響訂單生產，有利降低庫存積壓的由倉庫主管復核，經主管經理同意，可免補交，短交如需補足時，倉管員應通知采購部門聯(lián)絡供貨商處理。4、由于質量不符合規(guī)定標準，但不影響顧客要求，或經過返修和挑選能達到規(guī)定標準的特采或降級物資，采購人員應與供貨商聯(lián)系退換或返修，如由我公司特采或降級處理，采購和技術質量部人員應跟蹤該批物資對我公司的費用影響，并通知供貨商對該批物資進行折價或補償處理。5、《請購申請單》、《送貨單》必須載明供貨商名稱、訂購單號、物料名稱、型號/規(guī)格/顏色/材質、單位、訂購數量、送檢數量、入庫數量、單價、金額、備注。6、采購人員對照《請購申請單》、《進料單》、《發(fā)票》、《合同》等進行核對，核對無誤后交采購經理復核后轉交財務辦理入帳手續(xù)。第十五條、原料退貨作業(yè)1、對于經30%抽樣合格已進廠的不合格原料的退貨，應按以下程序進行：2、對于供貨商運到廠的貨物，在品保檢驗過程中，若有部分不合格（30%以下），由品管部在《質量異常處理單》中注明退貨原因、退貨數量，及時與采購部聯(lián)系，采購部負責通知供貨商作出處理，挑選出來的不合格原料隨車退貨。3、退貨原料應專區(qū)放置，并掛牌標示，以防誤用。到公司的不合格原料的退貨，具體操作如下：1根據主管部門意見，由采購通知客戶，具體退貨數量、退貨原因、在客戶確定無異的情況下，由采購部負責協(xié)調處理。2倉庫將填好上述項目的《退貨單》交主管部門，核實確定無異議后，并交供貨商代表確認簽字。3原材料按該《退貨單》通知供貨商辦理裝車退貨。第十六條、付款1、采購員應在原（物）料收貨后單月底或下月初要求供貨商提供對賬單與財務部核對帳務，防止出現差錯。2、采購人負責采購物品的付款申請（限貨到付款及短期付款），應在付出傳票后必須附上下列單據：1)發(fā)票2)經過核準并已收貨簽收的送貨單。3)如有采購訂單、合同副本和客戶送貨清單也請附上。4)如是預付款，可在付清余款時附上全額發(fā)票；如有特殊情況，送貨單可以后補。在可能的情況下，付款應始終要求月結不付現金。在可能的情況下，采購員應始終要求供貨商提供增值稅發(fā)票。第十七條、帶款提貨及預付貨款管理（本款提貨人不得是新進員工）1、在部分原物料緊張?zhí)幱谫u方市場時，供貨商堅持要求先款后貨，因而需要帶款提貨，其所需貨款須由市場部、財務部和主管經理嚴格審查批準方能辦理。2、帶款提貨必須確保采購資金的安全，須待貨物發(fā)出并拿到有效憑證后方可辦理付款。錢貨兩清，資金不能受損失。3、匯票特戶和信用卡轉帳，在具體付款之前，須經市場部部長審核，呈報主管經理批準，由財務部授權辦理。4、如發(fā)生付款后進貨量不足等情況造成公司多付款或供貨商欠款，市場部部要責成具體經辦人員盡快追回，必要時應采用法律手段追回。必要的原物料預付貨款應遵循以下幾點：1、必須是信用良好的固定供貨商，對貿易公司性質的供貨商不得采用預付貨款的結算形式。2、信用良好的第三方為供貨商提供擔保，是采購工作者必須努力的工作任務之一。3、必須事先派專人，如派采購、倉管人員一起去實地調查供貨商的實物供應，質量保證情況和目前的經濟狀態(tài)等情況，并將調查報告提交主管經理。4、必須有完整的正式合同，重要合同須經國家認可的公證機關予以公證。在合同中必須有明確的交貨地點，交貨期限，質量標準，和在需方所在地的法院管轄范圍內履約。5、預付款的額度控制，須由采購人員、主管經理會議決定，對每一項預付款都應在會議上專題研究，予以額度上的限制，以及作出既要保證生產的需要，又要保證貨款安全的相應對策。6、原物料預付貨款支付以后，市場部和財務部必須同時明確專人負責該項原物料和貨款的追蹤記錄，并根據實際情況按天或周，或旬將記錄提交給采購、主管經理，直至該合同履行完畢。第十八條、供貨商的管理和分類1、每一筆采購業(yè)務，都要進行采購成本分析，交部門主管審閱后存盤以充實供貨商的數據庫。2、供貨商的分類。根據供貨商的信譽狀況、貨源穩(wěn)定性(數量、質量)、資金狀況、發(fā)運能力等方面進行分類。例如把供貨商分為A、B、C、D四大類：A類指信譽良好、貨源穩(wěn)定、資金充足以及發(fā)運通暢的廠商；B類指信譽良好、資金充足及發(fā)運通暢但貨源較不穩(wěn)定的廠商；C類指信譽較好，資金充足或發(fā)運較通暢、貨源不穩(wěn)定的廠商。D類指資金較充足或發(fā)運較通暢、但信譽一般或差、貨源不穩(wěn)定的廠商。3、對于時常出現交貨質量不符合質量標準，交貨數量不足，延誤交期，售后服務不良等情況的供貨商，應立即通知其改善，并按規(guī)定扣款。如未能改善者，采購部應另行開發(fā)新的供貨商。第十九條、信息收集與分析1、市場部應掌握主要原料的產地分布，當年收成、加工期、交易管道、運輸方式、質量、庫存及國家產業(yè)政策、市場供求關系等信息。2、采購員須以電話、傳真等多種方式，隨時向供貨商詢價，以了解原料市場行情變化情況。3、采購員在實施原料采購中，須堅持貨比三家之原則，根據供貨商歷次供貨的信譽、交貨期、價格、應變能力等因素，選擇理想的供貨商及合理的采購價格。4、對包裝物、勞保用品、辦公用品、零配件、器材等，采購員應根據公司的要求、標準，采取供貨商報價，深入廠家了解產品質量等辦法，廣泛收集信息、然后選定三家以上供貨商進行議價。5、采購員將下月所需原物料的數