檔案培訓(xùn)-課件

檔案管理

2023/8/91

檔案管理

2023/7/301基本情況

介紹課程對象:檔案管理員。講師簡介：課程時間：40分鐘。

2023/8/92基本情況介紹課程對象:檔案管理員。2023/7/302學(xué)習(xí)目的:

通過此次學(xué)習(xí)使每一位檔案管理員進(jìn)一步理解和掌握檔案資料的整理方法，提高對檔案的認(rèn)識，從而做好檔案工作。2023/8/93學(xué)習(xí)目的:通過此次學(xué)習(xí)使每一位檔案管理員進(jìn)一步職責(zé)：

公司檔案按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的辦法進(jìn)行組織管理，即公司綜合辦公室負(fù)責(zé)檔案的總體管理，各部門、服務(wù)中心資料員負(fù)責(zé)本部門的立卷歸檔工作，綜合辦公室定期對各部門進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。2023/8/94職責(zé)：公司檔案按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的辦主要內(nèi)容檔案立卷流程2檔案整理及要求3檔案裝訂4相關(guān)表單5檔案的概念12023/8/95主要內(nèi)容檔案立卷流程2檔案整理及要求3檔案裝訂4相檔案的概念文書檔案聲像檔案實(shí)物檔案設(shè)備檔案客戶服務(wù)檔案2023/8/96檔案的概念文書檔案2023/7/306

是本單位在其職能管理活動中直接形成的具有保存價值的各種文字材料的歷史記錄（如：請示、報告、通知、總結(jié)、計(jì)劃、合同等）。文書檔案2023/8/97是本單位在其職能管理活動中直接形成的具有保存

反映公司面貌和在從事公務(wù)活動中直接形成的，具有保存價值的以磁性或感光材料為載體并配有文字說明的歷史記錄（如：影片、錄音帶、錄像帶、光盤、照片等）聲像檔案2023/8/98反映公司面貌和在從事公務(wù)活動中直接形成的，具有保

是指在工作活動中形成的，具有保存價值的，反映工作成績的特殊載體的檔案（如：榮譽(yù)證書、獎狀、獎旗、獎杯、紀(jì)念品、工藝品等）。實(shí)物檔案2023/8/99是指在工作活動中形成的，具有保存價值的，反映設(shè)備檔案是鑒定設(shè)備技術(shù)狀態(tài)的資料，是為保障設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)并處于良好狀態(tài)的重要依據(jù)。隨機(jī)技術(shù)文件以及使用、維修和改進(jìn)工作中形成的各種文件材料都應(yīng)當(dāng)歸檔保存（如：合格證、使用操作維修說明書、結(jié)構(gòu)圖紙和線路圖、備件規(guī)格、驗(yàn)收清單、技術(shù)操作規(guī)程及安裝調(diào)試等材料）。2023/8/910設(shè)備檔案是鑒定設(shè)備技術(shù)狀態(tài)的資料，是為保障設(shè)

是指公司在服務(wù)過程中形成的具有保留和存查價值的歷史記錄（如：客戶投訴記錄、處理方案、落實(shí)反饋記錄、客戶滿意度調(diào)查分析記錄）?？蛻舴?wù)檔案2023/8/911是指公司在服務(wù)過程中形成的具有保留和存查價值檔案立卷流程流程要求2023/8/912檔案立卷流程2023/7/3012流程（1）資料員在每年年初，根據(jù)以往公司文件資料運(yùn)轉(zhuǎn)情況，預(yù)計(jì)當(dāng)年可能形成的文件資料，擬制立卷類目，如“公司外來文件”、“周例會記要”、“人事行政發(fā)文、“報告”等，并置于一份空白清單表格在該類目文件的最前面。隨時將已收或發(fā)放完畢的文件資料按已編好的類目及時歸入卷內(nèi)，并按文件收進(jìn)順序隨時填寫文件清單。2023/8/913流程（1）資料員在每年年初，根據(jù)以往公司文件流程（2）一個較長時間段后，對手頭上的所有文件進(jìn)行清理，對不需存檔的文件材料另備文件夾單獨(dú)存放。每一年為一次歸檔周期，各部室資料員在每年的3月底前，將前一年形成的各類文件資料清理完畢并按歸檔要求進(jìn)行歸檔。2023/8/914流程（2）一個較長時間段后，對手頭上的要求（1）需向（檔案）資料室移交的，要做到種類齊全、份數(shù)完整，未經(jīng)系統(tǒng)整理的零散文件不予進(jìn)行交接。移交時均需附上清單一式兩份，交接雙方據(jù)此進(jìn)行清點(diǎn)簽收，并各自保存一份。2023/8/915要求（1）需向（檔案）資料室移交的，要求（2）不需要移交的材料各部室可根據(jù)實(shí)際工作需要自行保存，要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整。復(fù)寫、圓珠筆書寫或傳真件等均應(yīng)重新復(fù)印保存。2023/8/916要求（2）不需要移交的材料各部室可根檔案整理流程卷內(nèi)文件排序案卷的編目：編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合的規(guī)定卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合的規(guī)定案卷封面的填寫應(yīng)符合的規(guī)定卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合的規(guī)定2023/8/917檔案整理流程2023/7/3017流程（1）鑒定：根據(jù)歸檔范圍檔案員要重新審查每一份文件材料其價值性，并剔除無保存價值的文件材料。組卷：通過鑒定的文件材料嚴(yán)格按要求排列、編號、裝訂并制作卷內(nèi)目錄，組成案卷。2023/8/918流程（1）鑒定：根據(jù)歸檔范圍檔案員要重新審查檔案培訓(xùn)-課件流程（2）造冊：制作案卷目錄，形成保管清冊。辦公室整理出一個“范本”，各部門則按“范本”進(jìn)行制作。上架：案卷按檔號順序豎放在檔案架上，一般小號在左，大號在右，自上而下。2023/8/920流程（2）造冊：制作案卷目錄，形成保管清冊。卷內(nèi)文件排序（1）

排序一：卷內(nèi)文件的排列應(yīng)條理化。文字材料按時間順序排列，同一事項(xiàng)的請示與批復(fù)，主件與附件立在一起，不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后；主件在前、附件在后的順序排列。排序一：不同年度的文件應(yīng)區(qū)分開，將同一年度的文件材料集中排在一起。

2023/8/921卷內(nèi)文件排序（1）排序一：卷內(nèi)文件的排列應(yīng)條理化。文字材料卷內(nèi)文件排序（2）

排序三：工程文件材料和圖紙，圖紙采用手風(fēng)琴式折疊法，規(guī)格為30cm×21cm(A4紙大?。?。排序四：

既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。

2023/8/922卷內(nèi)文件排序（2）排序三：工程文件材料和圖紙，圖紙采用手風(fēng)案卷的編目編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合的規(guī)定卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合的規(guī)定案卷封面的填寫應(yīng)符合的規(guī)定卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合的規(guī)定2023/8/923案卷的編目編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合的規(guī)定2023/7/3023編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合的規(guī)定規(guī)定一：卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號。每卷單獨(dú)編號，頁號從“1”開始。規(guī)定二：頁號編寫位置：單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。2023/8/924編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合的規(guī)定規(guī)定一：卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合的規(guī)定規(guī)定三：成套圖紙或印刷成冊的文件材料，自成一卷的，排列順序和內(nèi)容均沒有變化的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼和目錄。規(guī)定四：案卷的封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁碼。2023/8/925編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合的規(guī)定規(guī)定三：成套圖紙或印刷成冊的文件卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合的規(guī)定

卷內(nèi)目錄由立卷人填寫（包括：件號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁碼、備注。注意區(qū)分件號和頁碼號）。卷內(nèi)目錄實(shí)際上是案卷內(nèi)文件材料的一個名單或明細(xì)表。它的作用在于方便利用和統(tǒng)計(jì)。2023/8/926卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合的規(guī)定卷內(nèi)目錄由立卷人填卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合的規(guī)定規(guī)定一：件號欄以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。件號是指該份文件材料在本案卷中的具體排列位置。圖紙一張即一份，文字材料一份可多頁。規(guī)定二：責(zé)任者欄填寫文件的直接形成單位和個人，有多個責(zé)任者時，選擇兩個主要責(zé)任者，其余用“等”代替。2023/8/927卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合的規(guī)定規(guī)定一：件號欄以一份文件為單位，用卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合的規(guī)定規(guī)定三：文件編號欄填寫文件原有的文號或圖號。文號一般寫發(fā)文號，沒有的可不填。規(guī)定四：文件題名：填寫文件材料標(biāo)題的“全稱”。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可以自擬標(biāo)題，外加“［］”號。2023/8/928卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合的規(guī)定2023/7/3028卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合的規(guī)定規(guī)定五：日期：填寫文件形成的日期（落款日），以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如：20100610，不必加年月日，若圖紙類應(yīng)填寫圖章上的日期。規(guī)定六：頁碼欄填寫該文件共多少頁。規(guī)定七：卷內(nèi)目錄表排列在卷內(nèi)文件首頁之前。2023/8/929卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合的規(guī)定2023/7/3029案卷封面的填寫應(yīng)符合的規(guī)定規(guī)定一：案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括：全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)、起止件號、盒號。規(guī)定二：全宗號是檔案館給各個進(jìn)館單位編制的代號，暫空不填。規(guī)定三：年度：填寫文件歸檔年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，如“2010”，不必加“年”。2023/8/930案卷封面的填寫應(yīng)符合的規(guī)定2023/7/3030案卷封面的填寫應(yīng)符合的規(guī)定規(guī)定四：保管期限填寫歸檔文件保管期限的名稱，即：永久、30、10，不可用“1、2、3”等代碼表示。規(guī)定五：件號：填寫歸檔文件的排列順序號，如1—20，包括室編件號和館編件號。在檔案室只要求編制“室編件號”，若統(tǒng)一采用

“年度-保管期限”分類方法，則一個單位每年永久、30年和10年三個流水號，每年都是從“1”開始編?！梆^編件號”不填寫。2023/8/931案卷封面的填寫應(yīng)符合的規(guī)定規(guī)定四：保管期限填寫歸檔文件保管期案卷封面的填寫應(yīng)符合的規(guī)定規(guī)定六：機(jī)構(gòu)（問題）欄：若統(tǒng)一采用“年度-保管期限”分類方法，此欄不必填寫。規(guī)定七：案卷題名，又稱案卷的標(biāo)題，它概括地反映了案卷的內(nèi)容特征，是直接指引和幫助利用者查找使用的向?qū)А?023/8/932案卷封面的填寫應(yīng)符合的規(guī)定2023/7/3032卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合的規(guī)定規(guī)定一：卷內(nèi)備考表要填寫需說明的問題，主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)、照片張數(shù)，頁數(shù)須是阿拉伯?dāng)?shù)字。規(guī)定二：卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。2023/8/933卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合的規(guī)定2023/7/3033檔案裝訂以件為單位，用不銹鋼訂書針裝訂（一般每份文件是一件，正文與附件為一件；原件與復(fù)印件為一件；來文與復(fù)文為一件，名冊、圖冊等一冊為一