論學(xué)校檔案損毀的因素與檔案保管方法

［摘要］檔案管理是學(xué)校管理工作的主要內(nèi)容之一，對學(xué)校各項工作的開展具有重要作用，在學(xué)校建設(shè)發(fā)展過程中，存在各種類型的檔案信息，受檔案本身問題和外部環(huán)境的影響，部分檔案內(nèi)容可能出現(xiàn)損毀，為有效解決該問題，需要采取有效的保管方式。基于此，本文重點分析導(dǎo)致學(xué)校檔案損毀的主要因素以及保管方法，希望可以為學(xué)校檔案的保管工作提供一些參考建議。［關(guān)鍵詞］學(xué)校檔案；損毀；檔案管理；保管方法［中圖分類號］G27文獻標(biāo)志碼：A檔案損毀問題一直是學(xué)校檔案管理工作的重點，學(xué)校在長期建設(shè)過程中，檔案種類和載體形式多種多樣，包括大量的紙質(zhì)檔案內(nèi)容、膠片磁帶檔案。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案成為檔案保管的主要形式。不同類型的檔案在保管方式上存在較大的差異，部分檔案在存儲過程中可能出現(xiàn)破損、丟失等問題，嚴(yán)重影響檔案信息的完整性和可靠性。為此，需要明確檔案出現(xiàn)損毀的原因，積極探索保管方法，充分發(fā)揮檔案信息的應(yīng)用價值。1學(xué)校檔案損毀的因素學(xué)校檔案損毀的因素包括人為因素和自然因素，其中人為損毀的現(xiàn)象相對較少，而由于自然因素出現(xiàn)損毀就需要選擇合適的保管方式，減少損毀因素的影響。1.1內(nèi)在因素導(dǎo)致檔案出現(xiàn)損毀的內(nèi)在因素主要是指檔案本身存在的質(zhì)量問題，包括制作的原材料、字跡材料等。例如，對于紙質(zhì)檔案來說，耐久性是紙質(zhì)材料的基本性能，如果紙張中非纖維素的成分較高，存在較多的有害化學(xué)雜質(zhì)，紙質(zhì)在長期存儲的過程中就會發(fā)黃變脆，出現(xiàn)損毀問題。1.2外在因素外在因素是指檔案保管的外在條件以及在環(huán)境中導(dǎo)致檔案出現(xiàn)損毀的影響因素。第一，儲存環(huán)境的溫度和濕度。對于非電子檔案而言，尤其是紙質(zhì)檔案，溫度和濕度過高過低會導(dǎo)致紙張出現(xiàn)膨脹或收縮的問題，使紙張的機械強度降低，同時紙張本身含有酸性或堿性物質(zhì)，在不適宜的環(huán)境中會產(chǎn)生反應(yīng)，導(dǎo)致紙張受到破壞，也會為微生物的生存提供空間，這也是紙質(zhì)檔案出現(xiàn)蟲害和霉變的主要原因。第二，光線。主要是指太陽光線，會破壞紙張和字跡。例如，光可以使得紙張中的纖維素與氧氣發(fā)生氧化反應(yīng)，導(dǎo)致纖維素變質(zhì)。第三，灰塵。在一些靠近污染源的區(qū)域，灰塵中往往會攜帶具有腐蝕性和毒性的物質(zhì)，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)損毀。第四，空氣中的有害氣體。例如，二氧化碳等，可能會導(dǎo)致紙張出現(xiàn)腐蝕問題。第五，使用過程中的損毀問題，檔案信息在使用過程中，可能出現(xiàn)揉折、撕裂等問題，尤其是在檔案的移動過程中，嚴(yán)重影響檔案信息的完整性。2學(xué)校檔案保管工作要點在開展學(xué)校檔案保管工作的過程中，需要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)文件的要求，針對管理人員的工作內(nèi)容和工作流程進行規(guī)范，明確保管工作的要點。2.1科學(xué)進行組織管理在檔案保管過程中，要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)法律制度和管理規(guī)定，建立合理的檔案保管體系，通過建立責(zé)任制的方式，確保保管工作的有效落實，以此保證學(xué)?？梢皂樌_展檔案的保管工作。2.2完善設(shè)備設(shè)施雖然電子檔案已經(jīng)成為學(xué)校檔案建設(shè)的主要趨勢，但是紙質(zhì)檔案以及其他形式的檔案信息仍然占有較大比重。在設(shè)備設(shè)施的建設(shè)方面，需要具備滿足未來三十年的檔案用房，同時存儲環(huán)境也需要符合檔案存儲的要求，盡可能保證檔案信息的永久保管［1］。2.3規(guī)范工作流程部分學(xué)校針對檔案的保管還存在粗放的問題，在保管細(xì)節(jié)方面工作不到位，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)損毀。為此，需要根據(jù)不同類型的檔案形式制定針對性的保管措施和工作流程，開展規(guī)范化的管理模式。2.4加強信息化建設(shè)學(xué)校檔案需要借助信息技術(shù)手段，加強學(xué)校檔案的信息化建設(shè)，應(yīng)大力應(yīng)用電子檔案信息，通過信息化的管理模式，實現(xiàn)部分檔案的數(shù)字化管理。3學(xué)校檔案保管的方法結(jié)合目前學(xué)校檔案管理中存在的問題以及導(dǎo)致檔案出現(xiàn)損毀的主要因素，本文認(rèn)為可以從樹立保管意識、建立保管機制、完善設(shè)施建設(shè)以及加強信息化管理等多個方面入手，提升檔案保管工作水平。3.1形成學(xué)校檔案保管意識學(xué)校檔案在科研、教學(xué)以及管理等多方面都具有重要意義，因此需要提高對檔案保管的重視程度。學(xué)校負(fù)責(zé)行政管理的部門需要定期對檔案的保管情況進行檢查，組織管理人員開展培訓(xùn)活動，在學(xué)校內(nèi)部形成檔案保管工作意識。此外，學(xué)校需要對檔案保管工作提供有力的支持，適當(dāng)加大資金投入。例如，加快信息化建設(shè)、完善基礎(chǔ)保管設(shè)施等，形成良好的保管工作氛圍，從而保證保管工作的有效開展［2］。3.2建立學(xué)校檔案保管機制3.2.1完善管理制度學(xué)校需要結(jié)合檔案信息管理的實際情況，明確保管過程中各個環(huán)節(jié)的規(guī)章制度，包括檔案修訂、收集歸檔、借閱管理、安全、庫房管理等制度內(nèi)容，并對保管人員的工作職責(zé)進行細(xì)化，制定明確的工作標(biāo)準(zhǔn)和工作內(nèi)容，使保管工作的開展有章可循，保證檔案保管工作的科學(xué)性、規(guī)范性，充分發(fā)揮檔案信息的價值。3.2.2制定考核機制為提升檔案保管的工作質(zhì)量，需要組建專業(yè)化的保管工作隊伍，不僅需要強化保管工作水平，還需要采取考核的方式，提高工作人員對保管工作的重視程度。通常情況下，負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員隸屬于檔案管理部門，為提升工作人員的積極性，需要相應(yīng)部門制定獎懲制度，定期對工作人員的管理行為和檔案保管工作的成效進行分析，可以每半年進行一次大考核，重點考查保管人員的日常工作完成情況、檔案保管的效果、是否存在工作失誤等；每個月需要組織檔案保管人員進行一次工作總結(jié)匯報，重點分析目前保管工作開展存在的問題，并對接下來的工作內(nèi)容進行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。在考核過程中，必須堅持公平公正的基本原則，對于認(rèn)真履行職責(zé)，業(yè)績突出的工作人員給予績效獎勵，同時將考核結(jié)果作為職稱評定、職位晉升的參考依據(jù)，對于無法按時完成工作任務(wù)，在檔案保管過程中存在失職、工作失誤等問題的保管人員，需要追究其責(zé)任，嚴(yán)重時可調(diào)離原崗位。考核機制以及獎懲制度，可以有效激發(fā)保管人員的工作熱情，保證檔案保管工作的順利開展［3］。3.2.3做好分類管理學(xué)校檔案的種類較多，包括黨政管理檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、財務(wù)檔案等，內(nèi)容豐富，檔案載體的形式也有所不同，因此可以按照載體材料的類型將檔案內(nèi)容進行分類，并采取針對性的保管方法。第一，關(guān)于底圖檔案的管理。底圖是指人工繪制或打印到硫酸紙上形成的圖紙，屬于紙質(zhì)檔案的一種，學(xué)校的底圖檔案包括教學(xué)建筑設(shè)計圖等，在應(yīng)用過程中可隨時進行復(fù)制，以滿足工作需求。底圖檔案的制作材料比較特殊，其紙張是經(jīng)過油、蠟浸透的，耐久性和機械強度較差，目前長時間的保管方式包括平放和卷放。其中，平放主要是按照學(xué)校的分類方案，將檔案依次平放在底圖柜中，并使用標(biāo)簽標(biāo)注底圖的名稱和編號，該種保管方式便于后續(xù)的查找使用，但是占地面積較大。卷放保管是按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)將底圖檔案卷起來，該種保管方式會導(dǎo)致圖紙受到磨損，通常適用于特大底圖的保管。第二，關(guān)于膠片、磁帶的檔案內(nèi)容的保管，該類型檔案的保管要求相對較高，需要將環(huán)境溫度控制在13～15℃，相對濕度為35%～45%，需要將同類檔案保管在有空調(diào)的專用庫房，并保證庫房內(nèi)部處于恒溫恒濕的狀態(tài)中，其中膠片和膠卷需要使用專用的金屬保管盒，磁帶的保管需要做好防磁工作，避免對磁帶造成損傷。第三，關(guān)于藍圖檔案以及其他檔案信息的保管工作，其中藍圖的紙張材料質(zhì)量較好、機械強度高，可以通過折疊的方式進行裝訂并統(tǒng)一保管，針對一些具有特殊保管要求和經(jīng)常使用的藍圖檔案，需要做好備份［4］。3.2.4做好日常維護在檔案進行保管的過程中，需要做好日常的維護管理工作，根據(jù)學(xué)校檔案管理的工作要求，制訂常規(guī)的維護管理方案。第一，保管人員需要加強對檔案庫房的溫濕度監(jiān)控，將溫度和濕度控制在合理的范圍內(nèi)，還需要保證庫房內(nèi)部的衛(wèi)生，檔案柜和檔案架應(yīng)避免靠墻，禁止在庫房中堆放雜物。第二，需要做好蟲害、霉菌的預(yù)防，可以在庫房中放置殺蟲劑，在條件允許的情況下，可以使用氮氣進行熏蒸，使用微波技術(shù)實現(xiàn)殺蟲，同時庫房需要定期通風(fēng)，但要避免長期開窗，庫房要經(jīng)常用吸塵器除塵，以此減少灰塵對檔案的破壞。第三，在日常維護過程中，需要做好防水防火工作，定期檢查相關(guān)設(shè)備設(shè)施，并通過安裝預(yù)警設(shè)備，及時發(fā)現(xiàn)庫房中存在的安全隱患［5］。3.2.5制定安全制度第一，需要建立檔案信息保密制度，檔案保管人員需要樹立信息保密意識，嚴(yán)格落實保密制度，避免出現(xiàn)信息泄露問題。第二，需要針對檔案資料的接收和統(tǒng)計進行嚴(yán)格管理。在檔案交接的過程中，雙方必須針對檔案的數(shù)量和內(nèi)容進行核對，詳細(xì)填寫交接清單并簽字，入庫的同時做好除塵工作。在統(tǒng)計檔案信息內(nèi)容時，需要采取統(tǒng)一的格式，針對檔案的收進、移出、整體以及保管利用等環(huán)節(jié)進行記錄。第三，需要進一步完善檔案的借閱制度。借閱人需要完整填寫借閱登記表，在規(guī)定時間內(nèi)歸還，如果時間臨近，保管人員需要及時督促，避免出現(xiàn)檔案丟失的問題。對于涉密檔案，在借閱、移出和銷毀的過程中，需要按照流程辦理相關(guān)手續(xù)，提交上級部門進行審批，針對出現(xiàn)的泄密和失密情況，需要按照保密規(guī)定對相關(guān)人員進行嚴(yán)肅處理［6］。3.3完善檔案庫房設(shè)施建設(shè)為提升檔案保管的質(zhì)量水平，需要針對檔案庫房的基礎(chǔ)設(shè)施進行完善。第一，檔案庫房的位置應(yīng)避開校園中人員流動密集的區(qū)域，可以設(shè)置在學(xué)校辦公區(qū)域中，庫房應(yīng)處于半封閉狀態(tài)，同時庫房的門窗需要做好防盜措施，檔案庫房的鑰匙等物品需要由專人負(fù)責(zé)管理。第二，需要充分考慮檔案庫房的防光問題，可以通過內(nèi)部結(jié)構(gòu)的調(diào)整減少紫外線的進入，避免對紙質(zhì)檔案和圖片等造成負(fù)面影響，可以選擇南北方向的房間作為庫房，將保存檔案箱柜設(shè)計成與門窗垂直的形式，從而有效減少紫外線的照射。第三，關(guān)于庫房內(nèi)部照明設(shè)備，可以使用白熾燈。第四，需要做好庫房內(nèi)部的溫度和濕度控制，尤其是存放特殊載體檔案的庫房，可以配置恒溫、恒濕等設(shè)備。第五，做好消防設(shè)施建設(shè)，增設(shè)檔案庫房消防安全出入口，并按照消防自動報警系統(tǒng)，完善庫房內(nèi)部的消防設(shè)施，全面降低庫房的消防安全隱患，為檔案管理工作提供有利條件。3.4應(yīng)用信息化的管理模式3.4.1搭建信息化保管平臺利用大數(shù)據(jù)等信息化技術(shù)手段，搭建檔案管理服務(wù)平臺，有效提升檔案管理的工作質(zhì)量，提升檔案保管的工作水平。第一，對學(xué)校檔案信息進行全面整理，由專業(yè)的技術(shù)人員根據(jù)學(xué)校的要求在現(xiàn)有管理系統(tǒng)技術(shù)的基礎(chǔ)上進行優(yōu)化和完善，構(gòu)建信息化數(shù)據(jù)平臺，為檔案管理工作提供支持，同時該平臺需要具備服務(wù)功能，可以利用服務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)檔案借閱等內(nèi)容的記錄和管理，從而保證檔案管理的規(guī)范性。第二，需要利用信息化保管平臺實現(xiàn)檔案信息的分類，按照檔案類型進行歸納，可以設(shè)置目錄索引，便于檔案的使用和管理［7］。3.4.2做好檔案信息收集學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極推動檔案保管工作的信息化建設(shè)，一方面，需要將檔案信息內(nèi)容進行電子化的備份，形成電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)。相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保管形式，電子檔案在存儲、保管、信息保護等方面更具優(yōu)勢，保管人員可以利用電子檔案數(shù)據(jù)庫搜索需要的檔案信息內(nèi)容，紙質(zhì)檔案在保管過程中可能受環(huán)境因素的影響出現(xiàn)損壞，無法有效保證檔案信息的完整性，而電子檔案是利用信息系統(tǒng)進行存儲的，儲存空間更大，不受環(huán)境的影響，在檔案信息內(nèi)容的質(zhì)量和使用便利性方面更具優(yōu)勢，也可以借助信息共享系統(tǒng)，及時獲取所需要的檔案信息。另一方面，信息化技術(shù)可以實現(xiàn)檔案內(nèi)容的快速收集，學(xué)校需要根據(jù)檔案文件的內(nèi)容逐漸豐富電子檔案系統(tǒng)，不僅需要實現(xiàn)紙質(zhì)文件的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，