企業(yè)檔案鑒定工作難點及解決策略

企業(yè)檔案鑒定工作難點及解決策略

眾所周知，文件審查是文件工作的重要組成部分，但多年來，文件的研究相對薄弱，這是不可否認(rèn)的事實，與中國檔案工作的總體水平不符。檔案鑒定作為檔案工作一項重要內(nèi)容，發(fā)展緩慢，也不同程度地制約了檔案工作整體水平的提高。對于企業(yè)而言，企業(yè)檔案鑒定工作直接影響著企業(yè)檔案工作的開展。在企業(yè)檔案工作中，要充分認(rèn)識檔案鑒定工作的重要性和緊迫性，克服檔案鑒定中存在的難點，找出適合企業(yè)檔案鑒定工作的方式和方法。一、公司對文件的識別1.案數(shù)量及數(shù)量在社會迅猛發(fā)展的大前提下，企業(yè)產(chǎn)生的檔案數(shù)量也與日俱增。在庫房面積沒有增大和檔案鑒定工作進(jìn)展緩慢的情況下,檔案數(shù)量激增與庫房存儲空間有限的矛盾將進(jìn)一步加劇。2.大型國有檔案的保存與使用文件的矛盾相對于企業(yè)的海量檔案，檔案的利用率卻不能與之相匹配。很多檔案在進(jìn)館后的十年甚至幾十年內(nèi)從未被利用過。3.藏檔案數(shù)字化檔案信息化中一塊很重要的內(nèi)容就是對庫藏檔案進(jìn)行數(shù)字化。面對數(shù)量巨大的館藏檔案，不可能也沒有必要對全部的檔案進(jìn)行數(shù)字化，不同程度影響了檔案信息化的進(jìn)程。4.應(yīng)對緊急情況近年來，自然災(zāi)害頻發(fā)。通過檔案鑒定，區(qū)分不同保管價值的檔案，在遇到突發(fā)事件的有限時間內(nèi)，可以有選擇地?fù)尵雀袃r值的檔案。5.檔案使用的范圍一定數(shù)量的涉密檔案雖早已過了保密期限，但沒有通過鑒定解密和降密，按照保密規(guī)定和要求，這部分檔案所能提供利用的范圍很小且不能進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的利用平臺。由此可見，企業(yè)檔案的鑒定工作已經(jīng)勢在必行，刻不容緩。二、企業(yè)檔案鑒定工作難的原因雖然有關(guān)的法律、法規(guī)已經(jīng)對檔案鑒定工作進(jìn)行了規(guī)范，鑒定的內(nèi)容和鑒定程序也較為明確，但總的來說，在企業(yè)檔案鑒定工作實踐中，一直存在許多難點。1.文件歸檔入庫難由于企業(yè)檔案人員業(yè)務(wù)水平參差不齊，一些不具備保存價值的文件悄然歸檔入庫，被冠以檔案之名長期、永久留存，使檔案形成了“良莠不齊，玉石不分”的狀況，直接造成了檔案鑒定難。2.企業(yè)檔案鑒定難長期沒有開展檔案鑒定工作，導(dǎo)致大量失去保存價值或者過期的檔案留在庫房中，需要鑒定的檔案存量積小成大，達(dá)到幾萬甚至十幾萬卷，增加了檔案鑒定難度。3.檔案存毀的情況檔案的鑒定關(guān)系到檔案的命運，責(zé)任重大，尤其銷毀檔案的鑒定，涉及檔案的存毀，一旦出錯，則不可挽回。同時檔案鑒定工作既沒有明顯的利益回報，檔案鑒定人員也沒有相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范給予保護(hù)，增加了人們對于檔案鑒定工作的畏難心理，致使鑒定難。4.公司的文件篩選缺乏組織和員工的保障，也是文件篩選難以發(fā)現(xiàn)的重要因素很多企業(yè)沒有檔案鑒定的部門和崗位，就算設(shè)置了相關(guān)的部門和崗位，大多也都是形同虛設(shè)，沒有實際的開展檔案鑒定工作。三、公司文件審查和分階段實施的基礎(chǔ)1.企業(yè)檔案鑒定難案，檔案鑒定的工作量很大，需要花費大量的人力、物力和財力，企業(yè)的檔案部門很難承受，因此企業(yè)的檔案鑒定不可能畢其功于一役，只能采取分步實施。2.保管期限調(diào)整有些檔案沒有了保存價值，鑒定的目的是要銷毀它們；有些檔案可能保存價值下降，需要對保管期限進(jìn)行調(diào)整。因此，不同的檔案要分開鑒定，分步實施。3.企業(yè)檔案鑒定工作的風(fēng)險分析風(fēng)險越大，鑒定工作越難順利開展，反之鑒定工作的阻力就會變小。在當(dāng)前企業(yè)對檔案鑒定慎之又慎的情況下，檔案鑒定工作從風(fēng)險較小或者沒有風(fēng)險的檔案做起，將是比較可行的選擇。所以，檔案鑒定工作根據(jù)風(fēng)險的大小，應(yīng)該采取分步實施的辦法，逐步鑒定檔案。4.時間短，錯誤嚴(yán)重大多數(shù)企業(yè)的檔案鑒定主要是為了緩解庫房壓力，多為突擊鑒定。由于工作量大，時間短，容易造成錯誤。通過檔案鑒定的分步實施，首先鑒定沒有保管價值的檔案，為保管價值相對高的檔案換取庫房空間，一定程度上延緩這部分檔案的鑒定時間，利用這段時間進(jìn)一步檢驗檔案的保管價值，降低了檔案鑒定出錯的可能性。5.在確定保密文件時，必須首先確定這部分文件的密鑰級別，并在解密或刪除該文件后進(jìn)行其他評估四、公司文件篩選工作分階段進(jìn)行方法1.存儲期限結(jié)束時的文件已保存檔案的保管時間已經(jīng)超過了其自身的設(shè)定的保管期限，但沒有被鑒定過，依舊保存在檔案庫房中。2.重復(fù)檔案的造成很多企業(yè)在整理科技檔案，會要求同一項目檔案做幾套，造成了很多重復(fù)檔案。在原先的檔案管理實行二級管理模式中問題還不算明顯，但隨著檔案實行專業(yè)化管理，檔案一級管理勢在必行，這樣重套檔案的問題就會突突顯。3.圖書資料的管理在歷史較長企業(yè)的檔案管理過程中，由于前期檔案管理的不規(guī)范，會將很多不具備檔案屬性的資料也列為檔案加以管理，大多為印刷品。例如操作手冊、工藝手冊和年鑒等等。4.在低利率的文件中在企業(yè)檔案館中有這樣的一部分檔案，雖然沒有過保管期限，但從未被利用過，或者利用率極低。5.非什么檔案的鑒定以上這些檔案都是需要鑒定的，有些需要銷毀，有些需要修改保管期限，有些則需要解密和降密。在鑒定過程中，首先要對涉密檔案進(jìn)行鑒定。但由于急需被鑒定的企業(yè)檔案大多已經(jīng)過了密級保管期限或者已經(jīng)自動解密的檔案，不具備保密性質(zhì)，因此，對企業(yè)涉密檔案的鑒定，這里不作詳細(xì)介紹。事實上，企業(yè)的涉密檔案較少，需要鑒定的檔案主要為非涉密檔案。下面我將主要針對非涉密檔案進(jìn)行分析，我們不難看出，上面列舉的幾類需要鑒定的檔案劃分比較籠統(tǒng)，不夠直觀，有些檔案可能既是重套也是過期檔案，具備了上述情況中幾種屬性。因此我們根據(jù)上述檔案的狀況將需鑒定檔案的性質(zhì)分為保管期限、重復(fù)件、準(zhǔn)資料、利用率、印刷品五個方面。根據(jù)每一組檔案的鑒定難度和輕重緩急將它們分為24組，每一組對應(yīng)一種處理措施，鑒定順序由1至24,1代表最需要鑒定的檔案，鑒定難度低并且急需鑒定，以此類推，鑒定難度逐漸加大，迫切性逐級降低。利用率、保管期限和重復(fù)情況是決定檔案是否能夠銷毀的主要因素。是否為印刷品以及是否不具備檔案屬性則為輔助條件，只影響鑒定的先后順序。為了安全起見，上表中的措施均為參考措施，實際工作中可采取的措施力度可以低于表中的措施，但不可高于表中的措施。即可采取銷毀措施的檔案可以采取降為資料的措施，但采取降為資料措施的檔案不可銷毀。五、企業(yè)檔案鑒定工作東南角出采用企業(yè)檔案鑒定工作分步實施的辦法，不僅可以降低企業(yè)檔案鑒定工作的難度，也可以在企業(yè)檔案鑒定工作中積累檔案鑒定工作經(jīng)驗，為進(jìn)一步的企業(yè)檔案鑒定工作打下基礎(chǔ)。同時對于企業(yè)的檔案管理也具有重要的現(xiàn)實意義。首先，可以及時緩解檔案迅猛增長帶來的