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文檔簡介

【摘要】物聯(lián)網(wǎng)、云計算等新一代信息技術(shù)正在掀起第三次信息革命的浪潮,海量信息的獲取、傳輸和處理都將獲得革命性的突破和發(fā)展。簡單模仿和照搬傳統(tǒng)手工會計流程的財務(wù)信息化,已經(jīng)無法滿足全球競爭時代瞬息萬變的個性化決策信息需求。結(jié)合所在單位實施財務(wù)信息化的經(jīng)驗,筆者認(rèn)為再造會計流程是信息新時代提升財務(wù)信息化水平的必由之路。本文對傳統(tǒng)會計流程的特點(diǎn)及其對財務(wù)信息化的制約、會計流程再造的內(nèi)容及如何順利實施會計流程再造等進(jìn)行簡要分析和探究。

【關(guān)鍵詞】財務(wù)信息化;再造會計流程

計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)信息時代催生了會計電算化和網(wǎng)絡(luò)財務(wù)報告,并將千百萬會計人員從繁重的手工操作中解脫了出來,但由于其從本質(zhì)上仍然是簡單模仿和照搬手工會計流程,財務(wù)信息化水平包括信息的及時性和相關(guān)性等依然無法得到質(zhì)的突破和提高。結(jié)合所在集團(tuán)公司實施財務(wù)信息化的經(jīng)驗,筆者認(rèn)為信息新時代下再造會計流程是財務(wù)信息化水平得到跨越性提升的必由之路。

一、傳統(tǒng)會計流程特點(diǎn)及其對財務(wù)信息化的制約

傳統(tǒng)會計流程(圖1)體現(xiàn)勞動分工論下的順序業(yè)務(wù)流程思想,必須嚴(yán)格按照“填制憑證-登記賬簿-編制報表”的順序,在一定會計期間(一般為月度、季度或年度)結(jié)束后才能按照固定格式提供一份反映公司在對應(yīng)期間或期末有關(guān)資產(chǎn)、負(fù)債、銷售、成本及費(fèi)用等財務(wù)狀況、經(jīng)營情況及現(xiàn)金流量信息。其對企業(yè)財務(wù)信息化制約主要體現(xiàn)在以下幾個方面:

(一)只獲取單一價值信息,無法充分滿足決策所需全面信息需要。傳統(tǒng)會計流程下,財務(wù)部門收到業(yè)務(wù)單據(jù)或信息時,首先必須按照會計原則和復(fù)式記賬原理將其轉(zhuǎn)換成價值信息登記入賬。由于其只是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的資金流等價值信息,并不采集業(yè)務(wù)活動的全部數(shù)據(jù),大量非價值計量的信息被舍棄或遺漏。同一經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的資金流數(shù)據(jù)和物流數(shù)據(jù)被分別保存在財會人員和非財會人員手中,財會人員手中只有描述業(yè)務(wù)活動的子集數(shù)據(jù),忽略了大量非貨幣性的管理信息,加上與其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)沒有交換,無法對財務(wù)信息做深度挖掘,提供的決策支持作用有限。同時,由于資金流數(shù)據(jù)和物流數(shù)據(jù)平臺分離,相互之間形成信息孤島,數(shù)據(jù)也無法相互核對和引用。

(二)信息獲取、處理、報告時間滯后,無法滿足信息時代實時性要求。傳統(tǒng)會計流程下,會計數(shù)據(jù)通常在業(yè)務(wù)發(fā)生后采集,需要逐一經(jīng)過整理、記賬、匯總、對賬、報表等若干環(huán)節(jié),并在一定期間(一般為每月)結(jié)束后才能提交到使用者手中。財務(wù)信息不能實時采集,財務(wù)報告更是無法體現(xiàn)當(dāng)前時點(diǎn)的余額,導(dǎo)致其所反映的資金流信息往往滯后于物流信息,信息的及時性大打折扣。在瞬息萬變的競爭環(huán)境中,信息的實時性決定了它的有效性和控制力度,傳統(tǒng)會計流程下財務(wù)信息的滯后性使管理者無法從會計信息系統(tǒng)中獲得及時信息,失去了管理者利用財務(wù)信息對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動進(jìn)行實時控制和及時決策的應(yīng)有價值。

(三)只能生成通用固定格式財務(wù)報告,無法滿足個性化信息需求。經(jīng)濟(jì)一體化下的全球競爭時代,企業(yè)利益攸關(guān)方包括企業(yè)管理者、外部投資者、債權(quán)人、甚至工商、稅務(wù)主管部門等由于利益訴求不同而產(chǎn)生差異化的信息需求。傳統(tǒng)會計流程下,財務(wù)部門只是提供通用格式的會計報告和信息,一方面可能會造成信息的過剩,使用者面對這么多信息會無所適從或浪費(fèi)大量時間從中摘取自己所需的信息,同時使用者又有可能在浩繁報告中卻找不到自己所需的信息。

二、會計流程再造的內(nèi)容

會計流程再造就是借助信息時代先進(jìn)的信息技術(shù),以用戶需求為導(dǎo)向,對原有的會計信息處理流程進(jìn)行清理、簡化、整理和自動化,進(jìn)而改變信息的獲取、處理和輸出方式,建立起一種財務(wù)與業(yè)務(wù)協(xié)同、信息生成和使用交互式的新型會計業(yè)務(wù)流程。

(一)財務(wù)信息的獲取——自動采集

傳統(tǒng)會計流程中,由會計人員人工對原始憑證進(jìn)行“識別”后將相關(guān)貨幣信息“錄入”到信息系統(tǒng)中,以人工輸入記賬憑證為端點(diǎn)進(jìn)行事后會計核算。會計流程再造后,由計算機(jī)通過rfid、物聯(lián)網(wǎng)等新一代信息技術(shù)直接從企業(yè)實物資產(chǎn)或原始憑證中“感知”數(shù)據(jù),并加以初步歸類而不需人工干預(yù)。通過將數(shù)據(jù)采集方式自動化和前移的方式,不僅提高了信息傳遞的效率,而且可以實時采集,與業(yè)務(wù)同步,大大提高了會計信息的相關(guān)性。同時,計算機(jī)自動收集的信息除了貨幣信息外,還包含大量的非貨幣信息,這些原始信息都以標(biāo)準(zhǔn)編碼的源數(shù)據(jù)被存儲于共享數(shù)據(jù)庫中,共享數(shù)據(jù)庫通過信息指令可以將相關(guān)信息同步到財務(wù)信息系統(tǒng)的會計數(shù)據(jù)庫中,從而保證了業(yè)務(wù)信息和財務(wù)信息數(shù)出同源,不會出現(xiàn)人為的隔離,極大地增強(qiáng)了財務(wù)信息的決策支持作用

(二)財務(wù)信息的處理——事件驅(qū)動

傳統(tǒng)會計流程下的數(shù)據(jù)處理方式是功能驅(qū)動的,對各項會計核算業(yè)務(wù)按照賬務(wù)處理的功能模塊順序完成。在業(yè)務(wù)活動發(fā)生后,各個模塊在人工干預(yù)下遵循一般會計處理準(zhǔn)則分別采用相應(yīng)的會計方法進(jìn)行事后處理,并輸出最終結(jié)果。這種信息處理模式單一,信息反映狀態(tài)滯后,從中看不到每項經(jīng)濟(jì)活動發(fā)生、執(zhí)行與完成的全過程,而且提供的只能是以歷史數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的價值方面的信息。事件驅(qū)動的會計信息系統(tǒng)則按照多種可供選擇使用的會計處理程序存放了各種數(shù)據(jù)加工模型和報告生成器。企業(yè)執(zhí)行業(yè)務(wù)事件的同時,實時觸發(fā)多個事件驅(qū)動程序,業(yè)務(wù)事件信息將自動傳遞到財務(wù)模塊中,會計部門從共享數(shù)據(jù)庫中實時采集到相關(guān)數(shù)據(jù)形成原始憑證,通過實時生成的數(shù)據(jù)信息,在賬務(wù)處理模塊自動生成會計憑證,會計賬簿等,使物流、資金流、信息流同步生成。財務(wù)部門的職能延伸到相關(guān)業(yè)務(wù)的發(fā)生、執(zhí)行與解決問題上,可以利用實時信息核算并監(jiān)督經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。

(三)財務(wù)信息的輸出——隨需而變

傳統(tǒng)會計流程所提供的會計信息形式基本固定為財務(wù)報告,其只能為信息使用者提供模式相對固定的一般性信息,對于使用者隨時變換的個性化數(shù)據(jù)信息不能夠及時提供。由于使用者對財務(wù)信息的需求是千差萬別的,系統(tǒng)不可能預(yù)先生成滿足所有信息使用者需要的數(shù)據(jù)信息。基于事件驅(qū)動的財務(wù)信息處理方式,使再造后的會計流程在信息輸出方式上既可做到一般通用性,又具有兼容互動性。會計流程再造后,當(dāng)信息使用者想從系統(tǒng)中獲取信息時,由信息使用者提出要求,報告生成器根據(jù)用戶的選擇,調(diào)用模型庫中適合的會計處理程序,對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理,生成用戶需要的信息,并將處理結(jié)果實時反饋給信息使用者。如果輸出的信息能夠滿足使用者的需要,則會計業(yè)務(wù)流程結(jié)束。如果不能滿足需要,使用者可以重新發(fā)出其他指令,而會計信息系統(tǒng)也會重新進(jìn)行“處理數(shù)據(jù)——輸出信息”的流程。而且信息系統(tǒng)可以通過一定的智能程序,對信息使用者的意圖進(jìn)行交互方式學(xué)習(xí)和記憶,并根據(jù)用戶的需求對加工模型和輸出數(shù)據(jù)進(jìn)行自動修正,滿足個性化的決策信息需求。

三、會計流程再造的實施

會計流程再造的實施是一項系統(tǒng)工程,需要改變企業(yè)特別是財務(wù)部門的傳統(tǒng)觀念和習(xí)慣行為,甚至要涉及利益和分工的重新分配,其成功實施時要特別關(guān)注以下幾個方面:

(一)轉(zhuǎn)變觀念

會計流程再造首先必須轉(zhuǎn)變觀念,打破職能壁壘、部門壁壘;信息時代的會計流程再造,必須以用戶需求為導(dǎo)向,遵循讓財務(wù)信息的獲取、處理、輸出過程更加高效流暢的流程設(shè)計理念。會計流程再造后,財務(wù)人員的工作重點(diǎn)將由以往對會計信息采集、處理、報告更多地轉(zhuǎn)移到如獲取信息用戶的需求、參與業(yè)務(wù)流程的分析和優(yōu)化、、建立有關(guān)的信息處理模型等非事務(wù)性工作上來。財務(wù)部門和其他部門將打破傳統(tǒng)分工模式,部分原來由財務(wù)部門承擔(dān)的工作可能要前移到一線

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