SMS-B-26電子郵件管理程序

深圳市恒雙展業(yè)科技有限公司電子郵件管理程序編號(hào)：ISMS-B-26版本號(hào)：V1.0編制：曹飛澎日期：2019-11-01審核：汪倩日期：2019-11-01批準(zhǔn)：汪倩日期：2019-11-01受控狀態(tài)1目的為了對(duì)組織內(nèi)員工使用電子郵件（Email）情況進(jìn)行有效的控制，特制定本程序。2范圍本程序適用于組織內(nèi)電子郵箱的管理和員工使用電子郵件管理。3職責(zé)3.1各部門負(fù)責(zé)批準(zhǔn)組織內(nèi)電子郵箱的使用申請(qǐng)。3.2綜合管理部負(fù)責(zé)組織的電子郵箱的開通、注銷及日常維護(hù)管理；負(fù)責(zé)員工使用電子郵件情況的監(jiān)控。4相關(guān)文件《信息安全管理手冊(cè)》《信息系統(tǒng)訪問與使用監(jiān)控管理程序》《電子郵件使用準(zhǔn)則》5程序5.1電子郵件使用策略因工作需要的組織內(nèi)的員工均可申請(qǐng)公司電子郵箱，組織的電子郵箱的賬號(hào)密碼必須符合《信息系統(tǒng)訪問與使用監(jiān)控管理程序》；不得使用組織的電子郵箱發(fā)送、轉(zhuǎn)發(fā)、收取機(jī)密信息，不得使用個(gè)人電子郵箱發(fā)送、轉(zhuǎn)發(fā)、收取機(jī)密和秘密信息；組織有權(quán)對(duì)員工使用組織的電子郵箱情況、在組織內(nèi)網(wǎng)絡(luò)使用個(gè)人電子郵箱情況以及傳送的內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)視和記錄，并對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行存儲(chǔ)備份以用于法律目的。使用電子郵箱應(yīng)遵循《電子郵件策略》規(guī)定。5.2電子郵箱分類原則上，組織只為個(gè)人設(shè)置一個(gè)電子郵箱。個(gè)人郵箱是組織為員工個(gè)人提供的具體郵件地址，由員工個(gè)人申請(qǐng)使用。電子郵件系統(tǒng)郵箱的增刪處理由網(wǎng)絡(luò)管理員操作執(zhí)行。5.3電子郵箱的申請(qǐng)、使用新員工入職時(shí)，在分配完個(gè)人PC機(jī)之后，由IT人員安裝操作系統(tǒng)及工具軟件后，為其設(shè)置電子郵箱。電子郵箱的用戶名原則為用戶職位英語縮寫+編號(hào)，以方便此郵箱可回收再利用，并設(shè)置郵箱別名以方便用戶對(duì)外發(fā)布，密碼應(yīng)該在員工第一次使用時(shí)立即更改。郵箱中文名說明上使用員工中文名+(公司部門信息)。原則上，電子郵箱一旦開啟，不允許修改郵箱地址。5.4電子郵箱的注銷當(dāng)員工離職（包括辭職、解聘、離退休）時(shí)，由綜合管理部通知網(wǎng)絡(luò)管理員，網(wǎng)絡(luò)管理員負(fù)責(zé)注銷此郵箱，并在《電子郵箱一覽表》注明。綜合管理部網(wǎng)絡(luò)管理員負(fù)責(zé)每半年檢查一次電子郵件系統(tǒng)的授權(quán)使用情況，填寫《電子郵箱使用情況檢查表》。5.5電子郵箱的安全綜合管理部負(fù)責(zé)與電子郵箱服務(wù)提供商簽署含有信息安全內(nèi)容的服務(wù)協(xié)議。該協(xié)議應(yīng)經(jīng)技術(shù)部經(jīng)理審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。IT人員負(fù)責(zé)監(jiān)督電子郵箱服務(wù)協(xié)議的實(shí)施。綜合管理部網(wǎng)絡(luò)管理員負(fù)責(zé)電子郵箱系統(tǒng)的日常維護(hù)，并監(jiān)控員工使用組織電子郵箱的情況。綜合管理部網(wǎng)絡(luò)管理員負(fù)責(zé)監(jiān)控員工在組織網(wǎng)絡(luò)使用個(gè)人電子郵箱的情況。當(dāng)發(fā)生或疑似發(fā)生信息安全事件時(shí)，應(yīng)對(duì)員工使用組織的電子郵箱的情況、在組織網(wǎng)絡(luò)使