賬務(wù)處置子系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處置

第四節(jié)賬務(wù)處理子系統(tǒng)日常處理1第1頁主要內(nèi)容憑證管理賬簿管理期末處理2第2頁總賬系統(tǒng)日常處理是經(jīng)過憑證處理、記賬、期末處理等過程完成會計核實，并經(jīng)過輸出各種賬表輸出系統(tǒng)處理結(jié)果。此系統(tǒng)是一切財務(wù)數(shù)據(jù)搜集點。3第3頁總賬業(yè)務(wù)流程圖4第4頁5第5頁一、憑證管理會計憑證是整個會計核實系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)起源，會計憑證正確性將直接影響到整個會計信息系統(tǒng)真實性、可靠性，所以系統(tǒng)必須能確保會計憑證錄入數(shù)據(jù)正確性。包含憑證輸入、憑證審核、憑證輸出、憑證匯總和記賬等過程。6第6頁（一）憑證輸入

記賬憑證內(nèi)容普通包含兩部分：一是憑證頭部分，包含憑證類別、憑證編號、憑證日期和附件張數(shù)等；二是憑證正文部分，包含摘要、會計分錄和金額等。假如輸入會計科目有輔助核實要求，則應(yīng)輸入輔助核實內(nèi)容。7第7頁輔助核實往來業(yè)務(wù)編號第8頁（1）憑證頭部分

1）憑證字。輸入設(shè)置時已定義憑證類別編號或名稱。2）憑證號。普通地，憑證號由系統(tǒng)自動產(chǎn)生,并對連續(xù)性進行控制。編號由憑證類別編號和憑證次序編號組成，如：收款1、收款2等。

1、憑證輸入內(nèi)容9第9頁

3）業(yè)務(wù)日期：憑證錄入日期，可修改4）附件張數(shù)，即本張憑證所附原始憑證張數(shù)。10第10頁三、網(wǎng)絡(luò)課程制作特色（2）憑證正文部分

1)摘要。即對本憑證所反應(yīng)經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容說明。憑證每行必須有摘要內(nèi)容，不一樣行摘要內(nèi)容能夠不一樣，每行摘要將隨其內(nèi)容在明細賬、日志賬中出現(xiàn)。2)科目。輸入科目時,普通輸入科目編碼，計算機將依據(jù)科目編碼自動切換為對應(yīng)會計科目名稱。輸入科目編碼必須在建立科目時已經(jīng)定義，必須是最底層科目編碼。錄入科目代碼，能夠按F7查詢

11第11頁

3）金額。金額不能為“零”；紅字以“－”號表示（沖銷業(yè)務(wù)時）；會計科目借貸雙方金額必須平衡。4）核實項目標內(nèi)容。假如在科目設(shè)置時定義了對應(yīng)“核實項目”，則在輸入每筆分錄時，同時輸入核實項目標內(nèi)容。

12第12頁13第13頁5）累計。自動計算借方科目和貸方科目標金額累計數(shù)。6）制單人簽字。系統(tǒng)依據(jù)當前進入本功效時操作員姓名自動輸入。14第14頁2、輔助核實數(shù)據(jù)輸入當會計科目有輔助核實要求時，會出現(xiàn)輔助核實內(nèi)容，如部門，客戶，職員等。（1）外幣核實科目 如收到外商投資款20,000美元，匯率8.05電匯，編號45615第15頁16第16頁（2）數(shù)量核實科目 如新購空白光盤一批2元×100片，轉(zhuǎn)賬支票號90117第17頁18第18頁（3）往來科目：如收回客戶欠應(yīng)收帳款在輸入科目回車后，光標移至此處19第19頁（4）部門核實如報銷本月管理人員通訊費借：管理費用–通訊費—市場部–李丹貸：庫存現(xiàn)金20第20頁（5）銀行類科目如提取現(xiàn)金10000元備用，現(xiàn)金支票號12321第21頁3、憑證輸入輔助功效慣用摘要輸入功效（按F7）：22第22頁23第23頁慣用憑證輸入功效：調(diào)入模式憑證24第24頁4、憑證輸入正確性控制辦法憑證類型和編號：系統(tǒng)自動按分類編號，防止重號、漏號，不可修改制單日期：制單日期控制不能為已結(jié)賬月份，缺省用系統(tǒng)日期，用戶可依據(jù)情況改，但日期要隨憑證編號增加而遞增。會計科目有效控制。系統(tǒng)對輸入會計科目進行存在性檢驗、是否最末級科目檢驗和符合相關(guān)要求檢驗。如非法對應(yīng)科目檢驗:如收款憑證中借方必要有“現(xiàn)金”、“銀行存款”，付款憑證中貸方必要“現(xiàn)金”、“銀行存款”，但轉(zhuǎn)賬憑證中不能出現(xiàn)“現(xiàn)金”、“銀行存款”金額控制：科目金額不能為零。保留憑證時，系統(tǒng)安裝“有借必有貸，借貸必相等”標準檢驗數(shù)據(jù)是否可接收。25第25頁26第26頁（二）憑證查詢27第27頁審核是指由含有審核權(quán)限操作員按照會計制度要求，對制單人填制記賬憑證進行正當性檢驗。主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符，會計分錄是否正確等假如審查認為錯誤或有異議憑證，應(yīng)交與填制人員修改后，再審核。經(jīng)過審核后記賬憑證才能作為正式憑證進行記賬處理。（三）審核憑證28第28頁注：審核人和制單人不能是同一個人,取消審核只能由審核人進行。 憑證一旦進行了審核，就不允許對其進行修改和刪除，必須經(jīng)過取消審核操作后才能對憑證進行修改和刪除。29第29頁

審核方法有目測法、二次錄入效驗（雙敲審核）,最慣用方法是目測法。 目測法時,可直接依據(jù)原始憑證,對屏幕上顯示記賬憑證進行審核,對正確記賬憑證,執(zhí)行審核命令，計算機在憑證上填入審核人名字；對錯誤記賬憑證，不予審核或執(zhí)行標錯命令。

30第30頁31第31頁32第32頁33第33頁（四）憑證匯總記賬憑證全部輸入完成后，可依據(jù)輸入?yún)R總條件，有條件地對記賬憑證進行匯總并生成一張科目匯總表。進行匯總憑證能夠是已記賬憑證，也能夠是未記賬憑證，所以，財務(wù)人員能夠在憑證未記賬前，隨時查看企業(yè)當前經(jīng)營情況和其它財務(wù)信息，同時還能夠依據(jù)數(shù)據(jù)異常情況檢驗工作中失誤，從而確保憑證準確性。34第34頁35第35頁36第36頁（五）過賬憑證過賬就是系統(tǒng)將已錄入記賬憑證依據(jù)其會計科目登記到相關(guān)明細賬薄中過程。37第37頁38第38頁記賬處理過程記賬憑證檢驗：檢驗憑證是否平衡，假如有不平衡憑證時不能記賬。保護記賬前狀態(tài)：記賬前，系統(tǒng)將自動進行硬盤備份,保留記賬前數(shù)據(jù)。開始記賬:由計算機按照預(yù)先設(shè)計記賬程序自動進行正當性檢驗、科目匯總、登記賬簿等操作打開科目發(fā)生額/余額表及銀行對賬、輔助核實信息，從憑證文件取統(tǒng)計，按照科目發(fā)生額/余額表數(shù)據(jù)要求分類匯總相關(guān)科目標發(fā)生額/余額，-逐層匯總、更新上級科目標發(fā)生額/余額，同時更新輔助核銷信息。記賬標志：39第39頁40第40頁41第41頁檢驗上月是否過賬或結(jié)賬:上月未過或結(jié)賬時，本月不能過賬。檢驗是否經(jīng)過審核:若有未經(jīng)過審核憑證時，不能過賬。檢驗憑證是否平衡:假如有不平衡憑證時不能過賬。過賬中止發(fā)生在正式記賬過程中，先經(jīng)過“反過賬”恢復(fù)上次未完整過賬處理前狀態(tài)。過賬處理需注意問題42第42頁43第43頁（六）憑證修改（1）過賬前憑證修改未審核憑證：直接修改已審核：反審核后修改，再審核44第44頁(2）過賬后修改 憑證過賬后憑證發(fā)覺有誤，可經(jīng)過沖銷和補充憑證法修改憑證金額少記，科目和方向正確----補充憑證比如：報銷差旅費1000元，但在編制憑證時誤記為100元，并已登記入賬。更正方法是編制調(diào)整憑證，會計分錄以下：借：財務(wù)費用900貸：銀行存款900摘要欄注明：調(diào)整××號某類憑證45第45頁憑證金額多記，借、應(yīng)貸科目和方向正確，采取負數(shù)沖銷法（紅字沖銷法）比如：計提短期借款利息1000元，但在編制憑證時誤記為1100元，并已登記入賬。更正方法是：將多記金額100（1100-1000）元，填寫一張會計科目、記賬方向、與原憑證相同，金額為100元負數(shù)憑證用以沖銷多記金額，會計分錄以下： 借：財務(wù)費用-100 貸：應(yīng)付利息-100摘要欄注明：沖銷（或調(diào)整）××號某類憑證。46第46頁47第47頁二、賬簿管理企業(yè)發(fā)生業(yè)務(wù)，經(jīng)過制單、審核、記賬等程序后，就形成了正式會計賬簿，對發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行查詢、統(tǒng)計分析操作要經(jīng)過賬簿輸出與管理模塊完成。操作者指定輸出條件后，系統(tǒng)對數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)進行暫時處理，形成所需要數(shù)據(jù)?？傎~子系統(tǒng)提供賬簿包含：分類賬、明細賬、日志賬、科目發(fā)生額/余額表、輔助核實賬簿等。48第48頁總分類賬反映各科目各月借方或貸方發(fā)生額、本年累計、期初和期末余額總分類賬簿可引出為Excel等數(shù)據(jù)文件。49第49頁50第50頁科目余額表反映各科目本月借方或貸方發(fā)生額、本年累計發(fā)生額、期初和期末余額51第51頁52第52頁明細分類賬反應(yīng)各科目標本期發(fā)生明細賬數(shù)據(jù)，有憑證號，摘要等信息。53第53頁查看該科目總賬數(shù)據(jù)查看下一個科目明細賬54第54頁多欄式明細賬反應(yīng)全部明細科目和核實科目標發(fā)生額，如管理費用下折舊、工資福利、通訊費55第55頁核實項目分類總賬反應(yīng)某類核實項目，比如與客戶、部門、供給商相關(guān)全部科目標業(yè)務(wù)。56第56頁57第57頁三、期末處理

期末處理是指會計人員在每個會計期末要完成一些特定會計處理工作，如一些費用計提、攤銷、調(diào)匯、結(jié)轉(zhuǎn)損益類科目等等。期末處理每個月只能做一次。58第58頁自動轉(zhuǎn)賬在會計業(yè)務(wù)中有一類憑證，每個月有規(guī)律重復(fù)出現(xiàn)。比如:每個月都需要將制造費用轉(zhuǎn)生產(chǎn)成本憑證等。這些憑證摘要、借貸方科目每個月基本不變，金額起源或計算方法也相當固定。所以，能夠把這類憑證摘要、借貸方科目、金額起源或計算方法預(yù)先制成模板，稱為自動轉(zhuǎn)賬憑證定義。使用時，選擇需要自動轉(zhuǎn)賬憑證模板生成憑證，系統(tǒng)就會按照定義生成對應(yīng)憑證，無須會計人員每個月重復(fù)編制，這就是賬務(wù)處理中自動轉(zhuǎn)賬。59第59頁攤銷應(yīng)由本月負擔報刊雜志費。自動轉(zhuǎn)賬60第60頁61第61頁自動轉(zhuǎn)賬憑證格式設(shè)置完成之后，在需要生成對應(yīng)轉(zhuǎn)賬憑證時，就能夠生成記賬憑證了。注意：不能忘記要將“自動結(jié)轉(zhuǎn)”生成轉(zhuǎn)賬憑證審核過賬。62第62頁匯率調(diào)整主要用于對外幣核實賬戶在期末自動計算匯兌損益，生成匯兌損益轉(zhuǎn)賬憑證。注意：不能忘記要將“期末調(diào)匯”生成轉(zhuǎn)賬憑證審核過賬。63第63頁結(jié)轉(zhuǎn)損益能夠?qū)⑷繐p益類科目標本期余額全部自動轉(zhuǎn)入本年利潤科目，自動生成結(jié)轉(zhuǎn)損益記賬憑證注意：在結(jié)轉(zhuǎn)損益前用戶一定要將全部憑證全部錄入并審核過賬(包含自動轉(zhuǎn)賬生成憑證），不然結(jié)轉(zhuǎn)損益數(shù)據(jù)不正確！64第64頁期末結(jié)賬在本期全部會計業(yè)務(wù)全部處理完成之后，就能夠進行期末結(jié)賬了。系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理都是針對于本期，要進行下一期間處理，必須將本期賬務(wù)全