文件與信息管理程序

修訂記錄版次生效日期變更履歷擬案審核核準A/12018/12/3初版發(fā)行制定部門制定審核批準日期日期日期.目的：使本公司各種文件信息作業(yè)的標準化，規(guī)定本公司各種文件信息的制作格式，使各單位質(zhì)量管理體系的文件信息制訂有所依循。使每個單位均依持有最新發(fā)行的文件執(zhí)行作業(yè)，無效或過期作廢的文件均能有效的管制。.范本公司質(zhì)量管理體系中，不論公司內(nèi)外提供之相關(guān)文件與信息均適用。.定義：一階文件：“《質(zhì)量手冊》（QM）”說明質(zhì)量系統(tǒng)原則與管理重點之系統(tǒng)指導(dǎo)文件以及部門工作手冊，安全手冊。二階文件：“程序文件（QP）”供管理者管控部門之間或跨部門之間作業(yè)流程之文件。三階文件：“作業(yè)規(guī)范（QA）”規(guī)范作業(yè)者行為工作標準或指導(dǎo)書。四階文件：“質(zhì)量記錄（GW）”用來記錄執(zhí)行結(jié)果之各類表格或報告。3.5外來文件：為國家、國際標族客戶提供的相關(guān)文件及與質(zhì)量有關(guān)的技術(shù)性文件數(shù)據(jù)（含工程圖紙）。.權(quán)責(zé)：ISO質(zhì)量負責(zé)人：負責(zé)監(jiān)督及裁決一切有關(guān)文件標準化的事務(wù)。確實掌握公司文件統(tǒng)一發(fā)行、回收、分類與存檔的事務(wù)。2受理文件提案申請及登記。制訂文件制作書寫的標準規(guī)定及文件編號原則。文件分類保存并維持整齊清潔的環(huán)境。定期制訂【文件一覽表】，以確保公司文件時效上的統(tǒng)一。負責(zé)外來文件的接收、保存、登記、編號、管理。各部門負責(zé)人：負責(zé)相關(guān)文件的編制、使用、保管以及提出修改、作廢意見。質(zhì)量體系文件的制/修訂、審查、批準權(quán)責(zé)表：文件類別批準審核制/修訂4.4.1第一階文件總經(jīng)理部門經(jīng)理主辦人員4.4.2第二階文件總經(jīng)理/總監(jiān)部門經(jīng)理主辦人員4.4.3第三階文件總經(jīng)理/總監(jiān)部門經(jīng)理主辦人員4.4.4第四階文件/部門經(jīng)理主辦人員4.4外部文件資料：由各部門收集后，經(jīng)文控保存與收發(fā)管制。.作業(yè)內(nèi)容:文件制作規(guī)范：本規(guī)定限定于一、二階文件適用（三階文件的架構(gòu)依據(jù)實際使用確定，要根據(jù)實際內(nèi)容調(diào)整，字體統(tǒng)一黑色,達到美觀、實際）。封面制作規(guī)范，封面必須包括：5.1.1.1公司名稱。5.1.1.2批準、審核、制訂人必須簽名作實。5.1.1.3文件名稱：一、二階文件名稱。5.1.1.4文件編號:詳見文件編號規(guī)則（5.5）o5.1.1.5版次：詳見5.5.5相關(guān)內(nèi)容。頁次：所制定之文件頁次及總頁數(shù)。5.1.1.7生效日期：文件開始生效之時間。5.1.1.8"文件變更修改記錄”：文件修定變更明細。5.1.1.9制訂單位：文件制定人所屬單位。5.1.2內(nèi)頁制作規(guī)范，內(nèi)頁制作必須包括：5.1.2.1公司名稱：插入公司圖標。文件名：位于外框左端第二行，使18號宋體字加粗黑色字體。文件編號、版次、頁次及生效日期：公司名和文件名右端，使用12號宋體黑色字。5.1.2.4正文：5.1.2.4.1各書寫項目段落的段前間距需設(shè)置為1.5倍，如設(shè)置“范圍”與上一段的段前間距為0.5行，各段落的標題須使用12號宋體黑色字加粗。5.1.2.4.2文件內(nèi)容力求清晰易懂，以12號宋體黑色字由左向右依序書寫。段落以固定值，設(shè)置20磅為標準。5.1.2.4.3章節(jié)條文敘述，依據(jù)下列的數(shù)字排列方式：2.12.1.12.1.1.1?1?1?1?1????????1）5.1.2.4.4在正文中須引用其它程序文件案名或書名，用“《》”將其注明。5.1.2.4.5文件書寫內(nèi)容視需要可包含下列各項：1）目的：重點說明編擬該作業(yè)程序之目的與用意。2）范圍：簡要說明該作業(yè)程序的適用之單位與人員之業(yè)務(wù)。3）定義：特殊名詞解釋。4）權(quán)責(zé)：相關(guān)單位應(yīng)執(zhí)行事項之重點說明。5）作業(yè)內(nèi)容：說明作業(yè)現(xiàn)任之劃分、參與作業(yè)的人員及工作范圍，其內(nèi)容應(yīng)描述為達成目的之每一詳細步驟，包含人、事、時、地、物等項目。6）參考文件：詳細說明與該作業(yè)程序內(nèi)容有關(guān)之文件名稱。7）使用表單：該作業(yè)程序中所引出的“質(zhì)量記錄”表單。8）附件：該作業(yè)程序中所提及之流程或相關(guān)資料。1.3邊框格式：橫打格式：上、下邊距為1cm,左、右邊距均為1.5cm。豎打格式：上邊距為1.5cm,下、左、右邊距均為1cm。5.2表單制作規(guī)范（可視具體情況而定）：.1表頭第一行為公司名稱的字體采用宋體，22號字黑色加粗。表單名稱，如：【質(zhì)量記錄一覽表】，字體采用宋體，20號字黑色不加粗。.2“表單編號”采用12號宋體黑色字，置于表單右上端。5.3文件制訂、修訂、廢止作業(yè)：5.3.1文件制訂作業(yè)：各部門需要制訂文件時，由各部門負責(zé)人或指定人員起草后，經(jīng)相關(guān)部門會審、權(quán)責(zé)人員批準后，交文控登錄、發(fā)行，更新文件清單，原稿存留文控，保留電子檔，掃描簽字PDF檔，按照發(fā)行部門要求，郵件通知發(fā)行，紙質(zhì)文件發(fā)行必須蓋章受控。5.3.2文件修訂作業(yè)：若文件不符合現(xiàn)狀手荻貢部/7需修訂盹由申請部門填寫【文件修訂/廢止申請單】說明修訂的理由，經(jīng)相關(guān)部門會審、權(quán)責(zé)人員批準后重新發(fā)行，修訂內(nèi)容填寫于文件封面修訂記錄內(nèi)，將修訂文件內(nèi)容采用傾斜字體標示。5.3.2.2修訂后文件由文控重新發(fā)行。3.3文件廢止作業(yè)：文件廢止作業(yè)時，由申請部門填寫【文件修訂/廢止申請單】經(jīng)相關(guān)部門會審、權(quán)責(zé)部門相關(guān)人員批準后廢止，文控保存。文控回收廢止文件并銷毀更新文件廢止清臬5.4文件審核與批準作業(yè)：文件制訂、修訂及廢止審核及批準作業(yè)依4.4作業(yè)。5.5文件編號規(guī)則：5.5.1格式一：適用于一階和二階文件。DG-口口一口口口/口 版次修改狀態(tài) 順序號為01、02、03…… 文件類別代號 公司代號5.5.2格式二：適用于三階文件。DG-QA-□□ 版次修改狀態(tài) 順序號為01、02、03…… 文件類別代號 公司代號或年份+SIP/S0P+順序號5.5.3格式三：適用于四階文件。D,一□口-Form-□□□/□

I一 版次修改狀態(tài) 順序號為01、02、03…… 部門代號 公司代號5.4文件類別代號：QM：質(zhì)量手冊QP：程序文件 QA：作業(yè)指導(dǎo)書/其它三階文件 Form：各類表單5.5部門代號規(guī)定：總經(jīng)理：GM行政部：AD人事部：HR 倉儲物流：WH生產(chǎn)一部：PD品質(zhì)部：QC計劃采購部：PUR生產(chǎn)二部：DC生產(chǎn)三部：SMT生產(chǎn)四部：PD4財務(wù)部：FD5.5.6文件版本：5.5.6.1所有新制訂的文件均由A版開始，用B至Z代表不同的修訂版。5.5.6.2用1至5代表不同修訂版的修訂次數(shù)。5.5.6.3每修訂一次即換一次修訂號。5.5.6.4修訂號超過5次時需將A版升級到B版，同時版次再次從1開始。文件的分發(fā)與回收:5.7.1文控收到批準合格的文件及電子將確認文件編號及版本無誤后，按各部門需求份額填寫【文件簽收表】進行發(fā)行，并在發(fā)行文件的封面上及內(nèi)頁的右下角加蓋“受控文件”章。文件原版經(jīng)過相關(guān)部門人員簽名后，簽核原版保存在文控中心，保留電子檔，對應(yīng)PDF檔放共享區(qū)，供部門查閱。按照首頁依文件制定部門要求分發(fā)電子檔或書面檔。5.7.2為確保文件有效到達使用單位，文件接收單位或接收人必須在【文件簽收表】上簽名確認。若為修訂或換版之文件，使用部門需將原副本文件退回文控進行銷毀，舊版原稿由文控保存；電子檔接收部門將以最新郵件發(fā)出的版本為準。簽收后的副本文件不得任意涂改，或有任何簽名記號等，必須保持與文控的正本文件一樣完整干凈。各部門如需借閱文件，經(jīng)權(quán)責(zé)部門審核、批準后送文控辦理。文件補（增）發(fā)作業(yè)程序：各部門提出文件增發(fā)或補發(fā)的申請時，需填寫【文件補/增發(fā)申請單】，呈部門經(jīng)理/主管審查其理由是否屬實，再將申請單送文控處理。8.2文件補發(fā)：2.1若原副本文件遺失，其作業(yè)程序如下：1.1遺失單位填寫【文件補/增發(fā)申請單】，呈經(jīng)理/主管審查后送文控處理。文控接到申請后按原正本文件影印，加蓋“受控文件”章正式發(fā)行。1.3申請單位于【文件簽收表】上簽收。5.8.2.2若原副本文件破損或污損，其作業(yè)程序如下：5.8.2.2.1申請部門將污損文件退回文控。5.8.2.2.2文控接到申請后按原正本文件影印，加蓋“受控文件”章正式發(fā)行。5.8.2.2.3申請單位于【文件簽收表】簽收，文控將污損文件銷毀。8.3文件增發(fā)：3.1某部門因?qū)嶋H需要或原副本文件不夠使用時，可申請文件增發(fā)。3.2文控影印所需文件加蓋“受控文件”章正式發(fā)行，申請部門于【文件簽收表】簽收。文件作業(yè)序：9.1外來文件的控制及發(fā)放：1.1外來文件包括：與產(chǎn)品相關(guān)的法律和法規(guī)、技術(shù)規(guī)范、國家標準、顧客數(shù)據(jù)等。9.1.2顧客提供的外來文件由文控統(tǒng)一接收部門歸檔保存，依實際需要進行發(fā)放。1.3文控收集與產(chǎn)品相關(guān)的法律法規(guī)、技術(shù)規(guī)范等外來文件列出【外來文件一覽表】并歸檔保存。9.1.4對有版本規(guī)定的外來文件的保存應(yīng)是最新版本。6參考文件：1《質(zhì)量記錄管制程序》7使用表單：【文件一覽表】【文件簽收表】【文件補/增申請單】【文件修改/廢止申請表】【外來文件一覽表】8附件：附件一:文件制訂、修訂、廢止作業(yè)流程圖附件二：文件管制印章樣本：“受控文件”章“外來文件”章“文件作廢”章附件一:文件起草、修訂、廢止作業(yè)流程圖相關(guān)文件/記錄責(zé)任單位 作業(yè)流程相關(guān)文件/記錄各部門負責(zé)文件制訂或修