高校文檔工作一體化建設(shè)的思考

高校文檔工作一體化建設(shè)的思考

因?yàn)橛形募?，就有文件。文?shū)、檔案看起來(lái)似是兩個(gè)不同的概念,但無(wú)論從理論還是實(shí)踐看都始終是一個(gè)系統(tǒng)內(nèi)的兩個(gè)子系統(tǒng),彼此間有著密不可分的關(guān)系。高等學(xué)校文書(shū)、檔案工作是在國(guó)家文書(shū)、檔案宏觀的政策法規(guī)下自成體系的又一個(gè)領(lǐng)域,有著其他行業(yè)的該項(xiàng)工作不能替代的特殊性。今天的檔案是“昨天的學(xué)?！?而這個(gè)“昨天的學(xué)校正是由文書(shū)、檔案組合起來(lái)的。高校文檔工作者應(yīng)主動(dòng)把探索文檔工作一體化建設(shè)作為一項(xiàng)重要課題,找準(zhǔn)兩項(xiàng)工作的契合點(diǎn),強(qiáng)化整體性和基礎(chǔ)性工作建設(shè),促進(jìn)高校文檔工作上新水平。一、大學(xué)的現(xiàn)狀1、管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置高校的文書(shū)工作一般主要集中在校部的黨、政、群機(jī)關(guān),尤其以院(校)行政辦公室、黨委辦公室最集中,其管理機(jī)構(gòu)的建制一般為科級(jí)單位。根據(jù)學(xué)校規(guī)模的大小,編制一般為1—2人或者2—3人。工作的主要任務(wù)一是發(fā)文的辦理,即:擬制、發(fā)送、督辦本院(校)黨政文件、規(guī)章制度、匯編資料、編輯大事記、撰寫(xiě)年鑒等院校內(nèi)文書(shū)工作;二是收文的辦理,即:收發(fā)、傳閱、查辦上級(jí)及校外單位來(lái)文等。2、院校檔案管理系統(tǒng)高校的檔案管理一般分為兩種模式:一種是獨(dú)立建館,處級(jí)編制,直屬院(校);二是轄于院(校)辦公室,科級(jí)編制。檔案管理員主要負(fù)責(zé)入館檔案的編制、分類(lèi)、排列、編研、保存、開(kāi)發(fā)等。下設(shè)若干分室,直接從事檔案收集、整理、立卷、歸檔工作。3、兼職檔案員高校文檔工作人員目前的狀況普遍是一崗多任,即:各部門(mén)文書(shū)、秘書(shū)人員一般均是各部門(mén)兼職檔案員,這部分人直接從事檔案收集、整理、立卷、歸檔工作,他們是文檔工作的中堅(jiān)力量。二、大學(xué)開(kāi)展文件整合建設(shè)的條件1、部門(mén)關(guān)系方面高校目前文秘工作的統(tǒng)率部門(mén)是院(校)辦公室、黨委辦公室,而目前高校已有大部分行政辦公室與黨委辦公室合署辦公。院(校)辦公室成為高校文書(shū)、檔案工作的主管部門(mén),該部門(mén)對(duì)全院(校)的文秘工作人員、專(zhuān)兼職檔案人員在業(yè)務(wù)上具有統(tǒng)率、指導(dǎo)的職能?？赏ㄟ^(guò)制定相應(yīng)的措施和規(guī)章制度對(duì)文檔工作實(shí)行管理,使文檔一體化建設(shè)在組織領(lǐng)導(dǎo)方面得以保證。2、文檔資料的歸檔高校文秘工作人員是文檔資料形成的主要作者,對(duì)文檔資料的類(lèi)別、內(nèi)容、形式、密級(jí)、存放了如指掌。每一份文檔資料都是經(jīng)過(guò)他們的手開(kāi)始形成的。正是他們通過(guò)“歸檔”,文書(shū)資料才得以演變成檔案資料,完成從文件到檔案的整個(gè)生命周期。在一體化建設(shè)中他們完全可以亦文亦檔,既可節(jié)約編制,又可加強(qiáng)文檔一體化建設(shè)的基礎(chǔ)工作的整體性。3、電子文件的管理高校各職能部門(mén)和檔案館(室)均已配備計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備。隨著高校校園網(wǎng)的建立,文書(shū)管理部門(mén)廣泛利用電子技術(shù),電子文件應(yīng)運(yùn)而生,文件的管理直接進(jìn)入各終端。在文件形成的同時(shí)即被錄入檔案管理系統(tǒng),這為文檔一體化建設(shè)的現(xiàn)代化管理創(chuàng)造了有利條件。三、在文明處理植物設(shè)計(jì)的基本規(guī)范采用“步驟”的方法進(jìn)行文件的收集和整理,根據(jù)信息的分一是符合《高等學(xué)校各類(lèi)檔案工作規(guī)范》要求。按照《高等學(xué)校各類(lèi)檔案工作規(guī)范》的規(guī)定,黨、政、群機(jī)關(guān)文書(shū)處理部門(mén)是文書(shū)立卷歸檔的當(dāng)然機(jī)構(gòu)。黨政文件材料的歸檔工作應(yīng)實(shí)行“三納入”、“四同步”。“三納入”即:納入學(xué)校各部、處、室、系、所的計(jì)劃和規(guī)劃,納入管理制度,納入管理人員的職責(zé);“四同步”即:在對(duì)學(xué)校工作進(jìn)行布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收的同時(shí),要對(duì)檔案工作進(jìn)行布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收。《規(guī)范)還規(guī)定,每一個(gè)立卷歸檔單位的專(zhuān)職文書(shū)處理人員或兼職檔案人員,在平時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按文書(shū)處理制度做文件材料的收集工作,根據(jù)檔案卷類(lèi)目分別歸卷。二是符合系統(tǒng)原理。根據(jù)系統(tǒng)原理,文書(shū)、檔案是一個(gè)有機(jī)的整體,它們是文檔系統(tǒng)的兩個(gè)子系統(tǒng),是事物發(fā)生、發(fā)展的前后兩個(gè)階段,相互問(wèn)各有特定功能和目標(biāo),既相互聯(lián)系,相互作用,又分工合作,以達(dá)成整體的目標(biāo),因此,在實(shí)踐中應(yīng)將二者納入一個(gè)系統(tǒng)內(nèi)統(tǒng)籌加以研究、管理、利用。三是符合文件生命周期理論。根據(jù)生命周期理論,文件運(yùn)動(dòng)的軌跡實(shí)際上是一系列管理流程。它具有極強(qiáng)的整體性,即:文件從生成到永久保存或銷(xiāo)毀,是一個(gè)完整的生命周期;它又具有突出的階段性,即:文件的現(xiàn)行效用階段和暫時(shí)保存階段,是一個(gè)環(huán)環(huán)相扣的階段間傳遞。因此,只有既注重系統(tǒng)的整體性又強(qiáng)化階段間的平衡發(fā)展和銜接,才能推動(dòng)整體工作的良性發(fā)展。四、注重文書(shū)管理一是強(qiáng)化文檔主管部門(mén)院(校)辦公室的統(tǒng)率職能,加強(qiáng)對(duì)該項(xiàng)工作的組織領(lǐng)導(dǎo),制定相應(yīng)的措施和方案。把好文件從生成、保存乃至銷(xiāo)毀等一系列關(guān)口,形成文檔工作的良性互動(dòng)。要切實(shí)貫徹實(shí)施《規(guī)范》,要深入開(kāi)展“三納入”、“四同步”。二是院(校)辦公室可制定切合各院(校)實(shí)際的《文書(shū)處理工作規(guī)范》,要求各部、委、處、室把好文件的生成關(guān)。從文書(shū)擬制和辦理的質(zhì)量入手,如:標(biāo)題、主題詞的正確標(biāo)引,格式、印制的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,收發(fā)、查辦的及時(shí)準(zhǔn)確,搜集、立卷的完整科學(xué)等方面,為文書(shū)成為優(yōu)質(zhì)檔案奠定基礎(chǔ)。三是院(校)辦公室每年以“校發(fā)”即校行政發(fā)文和“委發(fā)”即黨委發(fā)文以及以各部門(mén)的名義代學(xué)校發(fā)文的文號(hào)登記冊(cè),上級(jí)來(lái)文和外來(lái)文(函)登記冊(cè),都應(yīng)送交檔案館歸檔(室),杜絕文書(shū)檔案資料在運(yùn)行和半運(yùn)行階段遺失。同時(shí)定期開(kāi)展機(jī)關(guān)文書(shū)處理工作達(dá)標(biāo)檢查,開(kāi)展文件清退等工作,嚴(yán)格實(shí)行目標(biāo)管理。四是檔案館(室)專(zhuān)職業(yè)務(wù)人員,應(yīng)主動(dòng)關(guān)心處于運(yùn)行和半運(yùn)行階段的文檔資料下落。除每年定期開(kāi)展文書(shū)立卷歸檔工作外,要制定重要文件及時(shí)歸檔、專(zhuān)門(mén)歸檔制度,尤其是文檔價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值高的文檔資料,如:專(zhuān)業(yè)批復(fù)、土地征用、重大設(shè)備、科研課題等資料。如部門(mén)工作需要,可按規(guī)定在檔案部門(mén)借出使用。但必須保證重要文件的完好和齊整,并按時(shí)歸還。在每項(xiàng)重大工作完成后,檔案部門(mén)應(yīng)主動(dòng)配合業(yè)