展覽會策劃方案

展覽展會管理方案第一部分

展覽會前的準備工作

展覽會的策劃過程是一個綜合而又復雜的過程,并不是簡單的等價交換。它是為賣家和買家提供一定的環(huán)境和場所，促使交易達成的過程。評價一場展覽會的策劃，而是要涉及到眾多行業(yè)和部門的，因此我們在策劃展覽會的時候要充分考慮到各方面的因素。

一、首先要了解展覽要涉及到哪些部門，并怎樣更好而又合理的協(xié)調組織好這些部門，為展覽會的成功舉辦而鋪路

從上述圖中我們可以看到展覽業(yè)促進了相關行業(yè)的發(fā)展，同時主動權又完全掌握在展覽的組織策

劃者手中。作為一名有著豐富展覽經(jīng)驗的組織者來說，必須要充分的考慮到這些因素，才能使展覽會達到圓滿的目的。否則其中一環(huán)沒有考慮到，都要付出很大的代價。因此要求策劃者本著以上實際出發(fā)，真正意義上策劃一場全面而又深度的展會。

二、項目經(jīng)理制

目前大多數(shù)展覽公司實行的是項目經(jīng)理制，即項目經(jīng)理從展覽會的組織確定到招展，及最后展出期間所遇到的問題的負責制。它要求（如圖1）所示一樣必須要全面的掌握工作才能作為一個合格的舵手。

項目經(jīng)理策劃會議的前期工作

市場調研:市場調研對于策劃者來說，尤其第一屆展覽會的策劃特別重要。對于首屆展覽會的開展具有以下缺陷：

1、沒有成功召開的經(jīng)驗和現(xiàn)有模式。2、沒有創(chuàng)造出品牌

3、沒有與顧客建立穩(wěn)定的關系及沒有穩(wěn)定的顧客群4、不了解行業(yè)市場的發(fā)展動態(tài)

要求項目經(jīng)理

1、具有敏銳的市場調查能力和超前的市場知識，曾經(jīng)有一個會展界同行說：“當別人已經(jīng)占領了山頭，我們沒有必要去搶這個山頭，我們可以另開辟路。占領別人沒有發(fā)現(xiàn)的山頭”。這是一個最直接的形象比喻。策劃者在策劃展覽本身要有這種創(chuàng)新意識，即對周圍和未來的事業(yè)的關心與思考。京某展覽中心，在策劃中國第一屆零售業(yè)的展會成為我們的展會的成功典型，我們可以作為思考。項目經(jīng)理在準備策劃這個展會時，不僅提前到實地考察,而且收集了大量的相關信息,確定未幾年中國發(fā)展趨勢,而成功的策劃了這屆展覽,并取得了展會的延續(xù)性。

2、可行性分析報告。展覽會的實地考察、企業(yè)的反應，相關資料的整理，通過這些信息的觀察和自身的經(jīng)驗，確立展覽會的“可行性”或“不可行性”做出最終的判斷展會的召開與否。再匯報給上級主管，最終根據(jù)報告制定整體展覽會方案，因此書寫報告也是項目經(jīng)理非常主要的環(huán)。因為決策者在支持展覽會的召開是根據(jù)會議可行性報告和項目經(jīng)理對整個行業(yè)的了解程度來決定的。

項目場地的確定、規(guī)模及時間

項目經(jīng)理根據(jù)市場調查，最終確定展會召開，必須充分考慮到展會的場地、規(guī)模及時間的確定根據(jù)國際慣例，一個成品版和規(guī)模的展會，并不是首次舉辦就規(guī)模很大的，是經(jīng)歷一個過程而發(fā)展壯大的。當然展會規(guī)模和起點高其影響力度也就更高，但這對于展會策劃者來說風險和投資太大，造成很大的壓力，日前我國根據(jù)場館規(guī)模及相應配套設施以及展覽知識還遠不及歐美等展覽業(yè)發(fā)達的國家（以國家際展覽會策劃為例）必須要充分考慮到國際展的要求：

⑴國外參展商必須要達到整體參展對象的20%

⑵展會召開期間，\o""邀請的國外參觀者要達到整個參觀人數(shù)的20%

在國內(nèi)很多研展會，號稱國際但大多數(shù)達不到這個要求，因此并不算是一個真正的國際展會，而只能是區(qū)域性的。因此必須考慮拓展力度和能力等因素，要考慮多方面的因素。

場館整體的因素：

1、硬環(huán)境的考慮：Α、場館的交通是否便利；Β、場館周圍的酒店、娛樂設施是否齊全

C、場館的交通運輸方式是怎樣安排的

①是否有貨運電梯

②場館倉庫的庫容量有多大

D、場館的面積及場地的合理化分配（制定展位圖做考察）與相關租用配套設備。

E、研討會的場地安排

2、軟環(huán)境的考慮

①場館內(nèi)部保衛(wèi)設施是否到位

②場館的停車場及休息場所是否合理

③場館的水電供應情況

④場館的衛(wèi)生清理工作

⑤會議期間場館提供的相應服務

租賃方式一般分兩種情況：

1、以場館實際建筑面積計算，按平方米/元/天來整體計算場地租金，國際上專業(yè)會展的召開期為六天。布展為兩天，開展期為四天，也有安排五天或七天的。

2、按場地實際搭建展位（標準3*3）即每個展位/天/元計算總體租金，根據(jù)具體的租賃方式，在確定場地后，場館一般要求租用方支付定金，該定金支付根據(jù)場館租賃的規(guī)模來算大約為整個租金的30%，也就是說整個場館的費用為一百萬，確定場地租賃合同后要求支付30萬的租金，因此這是策劃展覽的一項很大的費用投入。

建議：①首次展覽會場地不要太大。根據(jù)自己的實力做出預算?？刂圃谝蝗f平方米以內(nèi)為宜，南方某展覽公開發(fā)中心在策劃展會時估計失誤，過于樂觀，預定了兩萬平方米，但最終只招了4000平米的場地，結果損失了將近1.6平方米定金。

②建議要充分考慮舉辦展覽會的時間，如果同期在同一個地方一個日期內(nèi)有2到3個展覽與其于幾閏的展覽會效果，參展商滿意，參觀者滿意，才能說明展會的成功。

要求：

⒈做好大會的參觀人數(shù)的統(tǒng)計、分類。

⒉發(fā)放大會的展覽會刊（每天定時發(fā)放，要根據(jù)參觀對象的身份發(fā)放）

⒊協(xié)調展會期限研討會會議組織安排工作，做好研討會與展覽會有機結合

⒋做好最后的中間人形象，積極為企業(yè)牽線搭橋，為企業(yè)服務

⑴為企業(yè)提供洽談間（休息室）

⑵為企業(yè)提供簽訂合同場所

⑶及時將參觀者的信息反饋給企業(yè)

⑷積極與企業(yè)溝通，了解企業(yè)的想法及要求

⒌統(tǒng)計大會的成交額做好記錄

⒍積極聽取參會代表對大會的意見和建議

⒎根據(jù)參會信息，再次邀請參會企業(yè)參加第二年的展會

四、撤展

展會的撤展工作一般為大會的最后一天下午提前一個小時，進行會場登記情況工作和出訪工作。

派送撤館通知要求：

1、保持館內(nèi)秩序

2、要求每個參展商清理自己的展品，并保管好

3、按照先后有序的組織出館工作

4、進行最后的清理工作

五、會后總結

展覽會的會后總結，是以后展覽會的延續(xù)，也是成功案例的表現(xiàn)，因此項目經(jīng)理在結束整個展會后，要求對整個展覽會工作及整體情況進行一個整體分析，以便今后工作的合理開展。

第三部分

展覽會的策劃

會議，無論是國際性會議還是國內(nèi)會議，包括兩種情況：

1、以技術交流為主的學術會議（內(nèi)容主要是從技術的角度探討，交流某一領域的最新技術）

2、以產(chǎn)業(yè)發(fā)展動態(tài)為主題的會議（政府的導向性比較濃厚，以政府對產(chǎn)業(yè)政策的發(fā)展動向進行交流探討，以什么樣的宏觀形式促進某領域的發(fā)展）

會議的策劃者，首先要給自己的會議進行定位，這里就會議策劃流程作如下圖表：

一、策劃會議前應考慮的因素

㈠組織者自身的實力

1、與政府間的交流及所處的位置

目前在我國，很多會議的召開是得到政府機構、行業(yè)協(xié)會的審指和支持的（企業(yè)自身組織的本企業(yè)技術研討會除外），行政主導占有很大比重，在未來幾年即使中國展覽市場有所改觀，也不會出現(xiàn)較大的變化的。而會議的召開（特別是產(chǎn)業(yè)動態(tài)的會議），如果得不到這一領域的機構的認可和支持，其收效就很難估計了。因此在策劃會議無論是技術會議還是策劃政府民向會議必須權衡自己的對外實力，如上?！柏敻徽搲钡玫缴虾Ｊ姓闹С?，因此，會議的召開在很大程度上支配地位還處在政府行為之中。

2、是否有承辦組織會議的資格

主辦出國展需要貿(mào)促會，國家經(jīng)貿(mào)委等的審批。會議召開也同樣經(jīng)過審批，核定才能最終確定能否召開。舉辦會議的組織者本身是否合法。有權組織會議必須要有展覽經(jīng)營許可證?，F(xiàn)在有很多民營公司也在參與國際會議的策劃，因此在策劃會議的時候，要審視自己的公司或組織是否有辦會的業(yè)務。

㈡組織者內(nèi)部的組織機構

1、審視自己的機構是否有優(yōu)秀的組織策劃者。會議成功的召開在很大程度上取決于策劃者的策劃及組織工作，一名優(yōu)秀的策劃者一般應具備幾下幾個基本素質：

a.經(jīng)驗豐富

b.思維開闊

c.興趣廣泛

d.會展工作的積極性

e.較強的文字組織水平

d.較強的組織能力

策劃者不僅僅要做好策劃工作還要了解整個會議的流程，才能更好地把握會議，開創(chuàng)新思咱，創(chuàng)造更大的利潤。

⒉資金是否到位

會議召開的前期準備工作是需要一定的費用的，如果在整個策劃過程中費用得不到保證，在很大程度上會影響會議的成功召開，那么策劃一場會議的費用需要多少？必需要做一個大會整體預算。

⒊主題思路是否鮮明

對會議主題，思路的要求，緊跟時代肪博，并預測某一領域的發(fā)展趨勢和走向。如我們前幾年探討的第三代移動通信技術的研討會，生命工程的研討會，環(huán)保技術的研討會等等。它們都具有共同的特點：主題鮮明，對未來的發(fā)展趨勢具有一定的導向作用。

三、在會議策劃中應考慮的問題

1、會議籌備期的評估

預計籌備會議（定期召開國際會議），首屆會議籌備期估計要用6-8個月；第二屆會議估計為4-6個月。

會期一般為1天、2天、2.5天或3天，筆