淺析計算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用

淺析計算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用

一、電子文件類型目前，電子文件分類包括硬盤、cd和磁帶。要完成這項工作，必須根據(jù)文件類型將其分類為一組文件。(一)文書電子文件組盤和外執(zhí)一是內(nèi)部文件。以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤。第一按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤;第二將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤保管,便于按不同年代、不同期限定期拷貝,以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范,應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成,組盤后,檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題,并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄,便于計算機(jī)對盤內(nèi)文件查找。二是外來文件。通過文書室處理,掃描成影像文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò),各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握,處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性,確定密級和保管期限,按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門,檔案人員審查后,加上檔案管理信息,如:分類號、檔號等,然后進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢,則可通過各個網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。(二)科技電子文件處理科技電子文件檔案種類較多,可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理,然后再按項目歸檔。1.紙質(zhì)文件的檢索基建檔案的形成一般是利用計算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的,所以,數(shù)據(jù)信息整理時就按檔案管理要求進(jìn)行輸入,對紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描,并按案卷號、圖號、序號連接起來,使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。2.電子文件的外觀設(shè)計。在合同企業(yè)引進(jìn)技術(shù)和購置各種設(shè)備時,外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展,國內(nèi)設(shè)計院設(shè)計的產(chǎn)品也逐步實(shí)行了CAD設(shè)計,而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以,在引進(jìn)設(shè)備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件,如:系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時,應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項。3.財務(wù)和檔案部門雙方銜接(1)工資單。工資以光盤形式歸檔時,應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表,并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等,同時還應(yīng)附移交清單,作為財務(wù)和檔案部門雙方交接時的憑證。(2)賬簿。企業(yè)會計賬簿內(nèi)容已進(jìn)入計算機(jī)管理系統(tǒng),現(xiàn)在看到的實(shí)物實(shí)際上是計算機(jī)的打印件,計算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)-,其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表,填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期,負(fù)責(zé)人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名,以增強(qiáng)賬簿的真實(shí)性和憑證作用。二、機(jī)讀形式的檔案。據(jù)經(jīng)驗(yàn)辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn),使檔案的生成方式發(fā)生很大變化,諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行,這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài),那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在,這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容,這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中,把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時機(jī)地提供有價值的檔案信息,必須有一個“去粗取精,去偽存真”的過程,使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價值性,用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來,檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。三、存貯載體的選擇由于歸檔電子文件以脫機(jī)方式保存,在實(shí)際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體,比磁盤有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性,有利于歸檔電子文件的長期保存,因此,提倡檔案部門配備光盤刻錄儀,將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲到光盤上。但是,刻錄儀一時還難以普及,所以,軟磁盤和光盤的保護(hù)仍是當(dāng)前歸檔電子文件載體保護(hù)的重點(diǎn),必須制定保護(hù)措施。(一)保護(hù)軟磁盤1.統(tǒng)一的硬盤規(guī)格使用3.5英寸的厚盤保存2.保存時間不同軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命,高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年,而低質(zhì)量軟磁盤往往不到-年,就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品,所以在選購軟磁盤時要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。3.環(huán)境空氣溫濕度要求軟磁盤存放在無強(qiáng)磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里,環(huán)境空氣相對濕度控制在40%-50%,溫度控制在14-24℃。4.加強(qiáng)病毒預(yù)防要求各業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)計算機(jī)的病毒檢測,確保保存電子文件的磁盤不帶病毒,并將磁盤經(jīng)常置于保護(hù)狀態(tài)。5.電子文件含簽名有的電子文件在存盤時進(jìn)行過加密或隱含文件名,如果密碼或文件名被遺忘,電子文件就難以打開。所以對這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。6.如果條件允許，將存儲在電子文件的軟磁盤載體替換為cd，便于長期保存(二)cd保護(hù)1.排放和使用標(biāo)準(zhǔn)光盤的存放應(yīng)置于盒中直立放置,避免大量堆疊,以防光盤翹曲,在使用過程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。2.良好的溫度和濕度環(huán)境高溫會使光盤氧化、變形或老化,潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14-24℃,相對濕度40%-65%。3.注意榮譽(yù)四、檔案文獻(xiàn)加工檔案信息電子化,就是以館、室、藏檔案資料,紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對象,用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工,使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其益處有:(一)檔案存儲技術(shù)開發(fā)目前,大多數(shù)基層檔案館室對計算機(jī)的應(yīng)用單一,開發(fā)功能簡單,有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存,利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費(fèi),使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。(二)工作方式導(dǎo)致檔案信息失效手工信息加工工作模式是:選題—選材—編輯—出版,這條“慢工出細(xì)活”的工作方式,即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時間長,造成信息失效,嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化,編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案,利用電腦的功能完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文獻(xiàn)。(三)檔案工作者的辛勤勞動成果應(yīng)“待字姐中”手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費(fèi),但目前乃至今后一個相當(dāng)長的時期內(nèi),企望國家給檔案部門撥較多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的,依靠自身解決也不是件容易的事,解決不好,檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。(四)文件信息的現(xiàn)代化，信息的結(jié)果可以是多個存儲，并被保存果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門,就擴(kuò)大了社會影響,拓寬了服務(wù)范圍,檔案部門的地位自然也就得到了提高。(五)檔案信息數(shù)據(jù)庫雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段,但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動向,超前拿出對策,使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求,