公文管理制度

公文管理制度編號(hào)：總則本制度重要對(duì)我司各職能部門的公文管理事務(wù)進(jìn)行規(guī)定。職責(zé)行政人事部是我司公文事務(wù)歸口管理的職能部門。公文概念本制度所定義的公文是指我司所屬各部門之間以及其與外部組織之間為解決我司事務(wù)而形成的多個(gè)統(tǒng)計(jì)文本。通用公文我司重要使用下列公文文種：決定、決策：對(duì)重要事項(xiàng)或重大運(yùn)作做出安排，用“決定”。經(jīng)會(huì)議討論通過并規(guī)定貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決策”。公示：向社會(huì)公眾公布公司重大事項(xiàng)用“公示”。告知：公布規(guī)章制度，轉(zhuǎn)發(fā)政府機(jī)構(gòu)、行業(yè)機(jī)構(gòu)以及批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)構(gòu)的公文，規(guī)定下級(jí)機(jī)構(gòu)辦理和需要周知的共同執(zhí)行事項(xiàng)，用“告知”。通報(bào)：表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要狀況，用“通報(bào)”。章程、制度、規(guī)定、條例：公司設(shè)立人或發(fā)起人制訂的、載明機(jī)構(gòu)的設(shè)立、職責(zé)以及運(yùn)作程序等內(nèi)容的文本用“章程”；對(duì)公司工作事務(wù)進(jìn)行原則性的規(guī)范和約束用“制度”或“規(guī)定”、“條例”。普通而言，原則性的規(guī)范用“制度”，實(shí)施細(xì)則和具體管理方法用“規(guī)定”或“條例”。報(bào)告、請(qǐng)示：向上級(jí)機(jī)構(gòu)報(bào)告工作，反映狀況，提出建議，不需要明確回復(fù)的，用“報(bào)告”。向上級(jí)機(jī)構(gòu)請(qǐng)求批示、同意，需要明確回復(fù)的，用“請(qǐng)示”。批復(fù)：回復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)，用“批復(fù)”。函：互相商洽工作，詢問或回復(fù)問題，以及向有關(guān)政府機(jī)構(gòu)和行業(yè)機(jī)構(gòu)請(qǐng)求同意等，用“函”。會(huì)議紀(jì)要：傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和重要精神，規(guī)定有關(guān)部門共同恪守、執(zhí)行的，用“會(huì)議紀(jì)要”。工作志、工作簡(jiǎn)報(bào)、大事記：統(tǒng)計(jì)日、周、月工作狀況者用“工作志”；統(tǒng)計(jì)并傳輸、公布階段性工作狀況者用“工作簡(jiǎn)報(bào)”；記載年度發(fā)生的重大事項(xiàng)用“大事記”。慣用名詞簡(jiǎn)稱和其它商定為規(guī)范行文，對(duì)某些慣用名詞的使用和其它事項(xiàng)商定以下：在公司制度和其它公文中可直接使用下列名詞簡(jiǎn)稱和其它商定，不必另作解釋。我司：是有限公司的簡(jiǎn)稱。各部門：指公司屬下各職能部門。公司領(lǐng)導(dǎo)：指我司董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理。中層干部：指經(jīng)我司正式任命的中層管理人員，涉及職能部門經(jīng)理、主管等?；鶎庸芾砣藛T：包含我司管理人員，各部門業(yè)務(wù)員、現(xiàn)場(chǎng)管理等。員工：包含公司訂立勞動(dòng)合同的合同制固定工和計(jì)時(shí)工（即臨時(shí)工）。其它簡(jiǎn)稱：行政人事部簡(jiǎn)稱行政部，物業(yè)管理部簡(jiǎn)稱物業(yè)部。數(shù)據(jù)和其它跨度：普通狀況下，在制度和其它公文中，涉及至數(shù)據(jù)跨度的，如無特別闡明，均包含下線，不含上線。如10（人、元、個(gè)等）以上，100（人、元、個(gè)等）下列，即包含10，而不含100。在公文中還經(jīng)常涉及學(xué)歷、職稱、職務(wù)等其它跨度，也是含下線，不含上線。如大專以上，碩士下列人員，即是含大專，不含碩士。其它事項(xiàng)：普通狀況下，公文標(biāo)題用宋體或黑體，正文用小4號(hào)宋體。公文格式我司公文格式分為六類，即公司文獻(xiàn)、公司公文、部門公文、公函、會(huì)議紀(jì)要和傳真件。（一）公司文獻(xiàn)合用范疇：重要用于印發(fā)公司重要規(guī)章、公示、通報(bào)、告知、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、決定、決策等。普通狀況下，制度、規(guī)定，重要工作計(jì)劃，機(jī)構(gòu)和人事變動(dòng)，對(duì)外信息公布，國家和行業(yè)主管機(jī)構(gòu)的有關(guān)政策、規(guī)定轉(zhuǎn)發(fā)，以及有關(guān)我司權(quán)益構(gòu)造、資產(chǎn)重組等事項(xiàng)的決定，均用公司文獻(xiàn)。（格式見附件一）。（二）公司公文合用范疇：重要用于以我司名義發(fā)出的普通告知、通報(bào)等文本。（格式見附件二）。（三）部門公文合用范疇：重要用于以我司各部門名義發(fā)出的公文。普通狀況下，在已得到我司同意的工作計(jì)劃、財(cái)務(wù)預(yù)算和審批權(quán)限范疇內(nèi)布署有關(guān)工作的，應(yīng)使用部門公文。（格式見附件三）。（四）公函合用范疇：以我司所轄部門名義向我司以外的單位發(fā)出的商洽有關(guān)事項(xiàng)，通報(bào)有關(guān)信息的文本用此格式。（格式見附件四）?！稌?huì)議紀(jì)要》合用范疇：用于涉及我司經(jīng)營或生產(chǎn)工作會(huì)議。（格式見附件五）?！秱髡婕泛嫌梅懂牐河糜谖宜旧虅?wù)往來傳真件的封面。（格式見附件六）。解決公文的表格（一）《發(fā)文稿紙》：用于制發(fā)我司文獻(xiàn)。（格式見附件七）。（二）《公文審批表》：用于解決各部門向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送的請(qǐng)示或請(qǐng)示性公文（如需報(bào)批的方案、計(jì)劃等）。（格式見附件八）。（三）《文獻(xiàn)審批（傳閱）箋》：用于各部門對(duì)收悉的公文（除例行公文、擬發(fā)文獻(xiàn)、和請(qǐng)示性公文外）的解決。（格式見附件九）。公文密級(jí)：我司起草和來往的部分公文在一定時(shí)限內(nèi)需要保密。秘密公文分為“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”三級(jí)，具體密級(jí)和保密期限由擬辦部門提出，經(jīng)行政人事部審核擬定。公文緊急程度：根據(jù)解決時(shí)限，我司公文分為普通公文和緊急公文。普通公文是指對(duì)解決時(shí)限無特殊規(guī)定，只需在普通工作周期內(nèi)解決完畢的公文。緊急公文分為：“急”、“特急”兩級(jí)。因工作需要，規(guī)定有關(guān)部門或人員自公文送達(dá)之時(shí)起半個(gè)工作日內(nèi)解決或知曉的公文標(biāo)“急”，在一種小時(shí)內(nèi)解決或知曉的標(biāo)“特急”。公文緊急程度由擬辦部門擬定，經(jīng)行政人事部審核擬定。我司公文解決程序普通分為公文簽發(fā)、公文分送、公文閱處、公文反饋與跟蹤、公文清理存檔銷毀等五個(gè)階段。有關(guān)人員在工作中，應(yīng)高效優(yōu)質(zhì)地解決公文事務(wù)，嚴(yán)守公文秘密。公文簽發(fā)（一）簽發(fā)權(quán)限：我司副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)在分管范疇內(nèi)能夠簽發(fā)以我司名義制發(fā)的公文；各部門正職或得到其授權(quán)的副職有權(quán)簽發(fā)以本部門名義制發(fā)的公文。（二）簽發(fā)方式：除公司文獻(xiàn)和對(duì)外行文外，全部內(nèi)部公文（涉及本制度未規(guī)定的內(nèi)部公文、表格等資料）均采用直接簽發(fā)方式，不再加蓋公章。公司文獻(xiàn)的簽發(fā)：擬辦部門按本制度規(guī)定流程傳遞簽發(fā)后，由行政人事部制作成正式文本并蓋章印發(fā)。公司公文的簽發(fā)：有兩種形式，一種是蓋章，全部對(duì)外公文均按前述紅頭文獻(xiàn)的簽發(fā)流程簽發(fā)后，蓋章發(fā)出。另一種是對(duì)內(nèi)部的公文，按前述流程傳遞后，由簽發(fā)人直接簽發(fā)，不需蓋章，正式文本中簽發(fā)人一欄用其簽名。各部門公文的簽發(fā)：各職能部門公文由其部門負(fù)責(zé)人直接簽發(fā)，不必蓋我司公章，正式文本中簽發(fā)人一欄用其簽名，但主送一份行政人事部備案。公函的簽發(fā)：如以各部門名義行文，則由部門負(fù)責(zé)人同意后蓋部門公章，如以公司名義行文的，則依管理職責(zé)，由對(duì)應(yīng)副總經(jīng)理或以上領(lǐng)導(dǎo)同意后，蓋對(duì)應(yīng)公章發(fā)出。會(huì)議紀(jì)要的簽發(fā)：經(jīng)營性會(huì)議紀(jì)要由總經(jīng)理（或會(huì)議主持人）審定后，蓋章發(fā)出。傳真件的簽發(fā)：有關(guān)當(dāng)事人直接簽發(fā)傳真件，但如雙方有商定或?qū)Ψ揭?guī)定，可在“發(fā)件單位”處同時(shí)加蓋公章（須經(jīng)我司正職或含有對(duì)應(yīng)權(quán)限的副職同意）。第十二條公文印發(fā)范疇公文印發(fā)范疇由擬辦部門擬定，行政人事部審核，公文簽發(fā)人或?qū)徟藬M定。各部門公文的印發(fā)范疇自行擬定。第十三條公文分送（一）我司公文分送重要采用簽收、傳真、電報(bào)、郵遞、電子郵件等分送方式。普通狀況下，分送公文應(yīng)采用簽收方式，對(duì)秘密及以上級(jí)公文、人事資料等重要公文還需用信封封口專人專送。采用其它方式分送公文，分送人應(yīng)做好跟蹤、統(tǒng)計(jì)工作。（二）收件工作人員應(yīng)對(duì)公文進(jìn)行信封、文獻(xiàn)、文號(hào)、秘字等的核定。如其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立刻告知發(fā)文機(jī)構(gòu)，并登記出錯(cuò)文獻(xiàn)。對(duì)封口被撕的公文應(yīng)回絕簽收。第十四條公司領(lǐng)導(dǎo)收到公文后，根據(jù)《發(fā)文稿紙》、《公文審批表》或《文獻(xiàn)審批（傳閱）》的提示作出解決意見（普通每人用時(shí)不適宜超出兩個(gè)工作日，如確需延遲解決，應(yīng)及時(shí)知會(huì)有關(guān)部門。對(duì)“急”和“特急”件，普通應(yīng)按規(guī)定時(shí)限解決）。第十五條公文反饋與跟蹤行政人事部文員接到公司領(lǐng)導(dǎo)批示后，應(yīng)及時(shí)將批示件和原件反饋給擬辦部門（普通不超出半個(gè)工作日，同時(shí)保存批示件及原件的復(fù)印件。）第十六條公文清理、存檔和銷毀各部門文員或有關(guān)工作人員應(yīng)對(duì)收發(fā)的公文每七天進(jìn)行一次整頓，對(duì)有存檔價(jià)值的公文應(yīng)按《檔案管理制度》規(guī)定時(shí)限向檔案管理部門整頓移交；對(duì)各部門公文存檔價(jià)值的擬定由本部門正職或含有對(duì)應(yīng)權(quán)限的副職按《檔案管理制度》規(guī)定確認(rèn)。各部門在每年第一季度內(nèi)，須對(duì)上年度形成的公文進(jìn)行清理，有存檔價(jià)值的須及時(shí)送檔案管理部門保存，對(duì)不具存檔價(jià)值的公文經(jīng)本部門正職或含有對(duì)應(yīng)權(quán)限的副職確認(rèn)后，用碎紙機(jī)或其它方式徹底銷毀。第十七條公文解決普通流程公文解決的四種方式對(duì)例行公文的解決：各部門月度工作報(bào)告（填寫表格用《部門月度工作報(bào)告》格式見附十）等例行公文，由各部門按規(guī)定時(shí)限交行政人事部分流。對(duì)擬發(fā)文獻(xiàn)的解決流程：擬發(fā)公司文獻(xiàn)（含公司文獻(xiàn)和公司公文）時(shí)，首先由擬辦部門擬好文稿、填寫《發(fā)文稿紙》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核后（如需部門會(huì)簽，則送各有關(guān)部門會(huì)簽），按職責(zé)權(quán)限送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或會(huì)簽后送總經(jīng)理簽發(fā)，或直接送總經(jīng)理簽發(fā)（如超越總經(jīng)理權(quán)限，則在總經(jīng)理簽發(fā)后送董事長簽發(fā)），最后由行政人事部制作下發(fā)。擬發(fā)部門文獻(xiàn)，由擬辦部門自行制作發(fā)出。對(duì)請(qǐng)示性公文的解決流程：各部門請(qǐng)示性公文由經(jīng)辦人填寫《公文審批表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核后，按職責(zé)權(quán)限送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核審批。審批后的請(qǐng)示性公文如需以公司文獻(xiàn)形式印發(fā)，且請(qǐng)示的重要內(nèi)容（人員、金額等）得到公司領(lǐng)導(dǎo)同意，可直接交行政人事部制成公司文獻(xiàn)后發(fā)出；如請(qǐng)示的重要內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)批示相差較大，應(yīng)由擬辦部門按批示意見修改后按擬發(fā)文獻(xiàn)的流程重新上報(bào)。審批后的請(qǐng)示性公文如需以部門文獻(xiàn)形式印發(fā)，則參考本項(xiàng)流程，由擬辦部門制作發(fā)出。對(duì)其它來文（除例行公文、擬發(fā)文獻(xiàn)和請(qǐng)示性公文外）的解決流程：行政人事部或各部門文員收到公文后，應(yīng)及時(shí)填寫《文獻(xiàn)審批（傳閱）箋》，送本部門負(fù)責(zé)人閱處，再由文員根據(jù)閱處意見分送。公文解決流程圖表例行公文的解決流程：例行公文報(bào)送流程表：填寫部門例行公文報(bào)送時(shí)間及接受部門備注各部門月度工作報(bào)告每月第1個(gè)工作日內(nèi)送行政人事部例行公文分流表：例行公文分流解決部門解決方式時(shí)間備注月度工作報(bào)告行政人事部行政人事部保存，復(fù)印件送有關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)除2、4、10月外每月第4個(gè)工作日內(nèi)季度工作報(bào)告4月和10月11日內(nèi)員工狀況月報(bào)表行政人事部原件行政人事部保存，復(fù)印件送有關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)每月第4個(gè)工作日內(nèi)財(cái)務(wù)報(bào)表隊(duì)建設(shè)財(cái)務(wù)部原件財(cái)務(wù)部保存，復(fù)印件送有關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)每季度首月17日內(nèi)注：六個(gè)月和年度工作報(bào)告的上交時(shí)間臨時(shí)告知。2、擬發(fā)公司文獻(xiàn)解決流程：3、請(qǐng)示性公文解決流程：擬稿部門負(fù)責(zé)人審核后的擬文稿，附《發(fā)文稿紙》經(jīng)擬辦部門負(fù)責(zé)人簽名的請(qǐng)示，附《公文審批表》如需部門會(huì)簽，則先會(huì)簽如需部門審核，則先會(huì)審行政人事部經(jīng)理核稿有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)副總會(huì)簽總經(jīng)理總經(jīng)理睬簽董事長董事長行政人事部文員保存正本行政人事部印發(fā)擬辦部門（三）其它來文（除例行公文、