文件控制程序范文

※※封面※※文獻(xiàn)標(biāo)題文獻(xiàn)控制程序發(fā)放號(hào)文獻(xiàn)編號(hào)SL-QP-QA-01制訂日期發(fā)行日期年月日版本B頁數(shù)共10頁制作部門品質(zhì)部受文部門會(huì)簽■總經(jīng)辦■生產(chǎn)部■工程部■品質(zhì)部■倉庫部■PMC部■人事部■采購部■市場(chǎng)部■財(cái)務(wù)部?jī)?nèi)部資料注意保存不準(zhǔn)復(fù)印不準(zhǔn)外傳批準(zhǔn)審核編制簽名日期※※目錄※※章節(jié)內(nèi)容頁次封面1目錄2修訂履歷31目的42范圍43參考文件44權(quán)責(zé)45定義46流程47內(nèi)容4-98附件/附表10---------------END----------------※※修訂履歷※※1．目的:對(duì)與一體化體系有關(guān)的文獻(xiàn)和資料進(jìn)行控制，確保在各有關(guān)場(chǎng)合能得到并使用文獻(xiàn)的有效版本，避免誤用失效文獻(xiàn)。2．范疇:合用于一體化管理體系文獻(xiàn)，涉及外來的技術(shù)文獻(xiàn)資料的控制（僅指書面形式的文獻(xiàn)資料，不涉及硬拷貝或電子媒體形式）。3．參考文獻(xiàn)：3.1GB/T19001-(idt:ISO9001:)；3.2《統(tǒng)計(jì)控制程序》SL-QP-QA-023.3《人力資源管理程序》SL-QP-HRD-014．權(quán)責(zé):4.1管理手冊(cè)由一體化管理者代表編制，總經(jīng)理同意；4.2各部門程序文獻(xiàn)由各歸屬部門組織人員編制,一體化管理者代表審核,總經(jīng)理同意；4.3工作文獻(xiàn)由各歸屬部門組織人員編制,一體化管理者代表審核,總經(jīng)理同意；4.4統(tǒng)計(jì)表格由各歸屬部門編制和審核；4.5外來文獻(xiàn)各部門負(fù)責(zé)收集,文控中心存檔,一體化管理者代表同意發(fā)放至有關(guān)部門;4.6文控中心負(fù)責(zé)文獻(xiàn)資料的日常管理（歸檔、保管、復(fù)制、發(fā)放、更改、回收和解決），并對(duì)使用之文獻(xiàn)的有效版本進(jìn)行監(jiān)督管控。5．定義：5.1文獻(xiàn)與資料：公司質(zhì)量文獻(xiàn)與環(huán)境文獻(xiàn)所包含的：手冊(cè)、程序、作業(yè)指導(dǎo)、表單、技術(shù)類文獻(xiàn)、測(cè)試檢查資料報(bào)告等。6．流程:見附件一“文獻(xiàn)控制流程圖”7．內(nèi)容:7.1文獻(xiàn)的編號(hào)：7.1.1一、二、三階文獻(xiàn)編號(hào):xx--xx—xx—xx 表單流水號(hào) 部門識(shí)別文獻(xiàn)類別公司名稱7.1.2四階文獻(xiàn)（表單）編號(hào)：xx--xx—xxx—xxx--xxx 表單版本號(hào)表單流水號(hào)部門識(shí)別附屬文獻(xiàn)的編號(hào)注：*流水號(hào)使用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字； 公司名稱*表單版本號(hào)使用英文大寫字母（A、B、C、……）；*部門代號(hào)縮寫：中文名英文名縮寫形式工程部EngineeringDepartmentENG品質(zhì)部QualityAssuranceDepartmentQA采購部PurchasingDepartmentPUR市場(chǎng)部MarketingDepartmentMKT制造部ManufacturingDepartmentMFG人事部HumanResourcesDepartmentHRD財(cái)務(wù)部FinancialDepartmentFD倉庫部WarehouseDepartmentWH計(jì)劃部ProductionmaterielcontrolDepartmentPMC7.2文獻(xiàn)類別7.2.1手冊(cè)（一階文獻(xiàn)）：7.2.1.1（QM）管理手冊(cè)：質(zhì)量管理系統(tǒng)和環(huán)境管理體系最高指導(dǎo)原則，規(guī)定其一體化管理體系總規(guī)定與體系的構(gòu)造及過程運(yùn)行的互相作用。7.2.2程序（二階文獻(xiàn)）7.2.2.1程序文獻(xiàn)：按管理手冊(cè)的規(guī)定將應(yīng)開展的活動(dòng)或?qū)嵤┠骋贿^程用文獻(xiàn)的形式規(guī)定活動(dòng)或過程的目的、范疇、做什么，誰來做、何時(shí)、何地、如何做，應(yīng)用什么材料，以及如何對(duì)活動(dòng)或過程進(jìn)行控制和統(tǒng)計(jì)等而形成的文獻(xiàn)，由文控中心備案存檔并控制。7.2.2.2（EP）環(huán)境管理程序：環(huán)境體系運(yùn)作過程的程序規(guī)定。7.2.2.3(QP)質(zhì)量管理程序：質(zhì)量體系運(yùn)作過程的程序規(guī)定。7.2.3作業(yè)規(guī)范（三階文獻(xiàn)）（WI）工作文獻(xiàn)（如管理制度、作業(yè)指導(dǎo)、作業(yè)原則、工藝規(guī)范、圖紙和技術(shù)原則等）：各部門運(yùn)行一體化管理體系的慣用實(shí)施細(xì)則，由各部門自行保存并報(bào)文控中心備案存檔并控制，是完畢具體作業(yè)和任務(wù)的作業(yè)辦法與規(guī)定的規(guī)定。7.2.4統(tǒng)計(jì)表單（四階文獻(xiàn)）使用固定格式之單據(jù)，有表單編號(hào)及版本管控。用于質(zhì)量及環(huán)境的資料統(tǒng)計(jì)。7.2.5技術(shù)類文獻(xiàn)產(chǎn)品規(guī)格書、設(shè)計(jì)圖紙（構(gòu)造圖、電路圖及PCB設(shè)計(jì)資料）、作業(yè)指導(dǎo)書（SOP）、物料清單（BOM）、檢查規(guī)范（SIP）、測(cè)試規(guī)范（TIP）、工程變更告知（ECN）、設(shè)計(jì)變更告知（DCN）、材料承認(rèn)書、制程管理計(jì)劃（PMP）、外發(fā)加工規(guī)定等技術(shù)性文獻(xiàn)。7.2.6（QE）外來文獻(xiàn)與資料由客戶提供至公司的檔案、圖面等產(chǎn)品有關(guān)資料，及合用于公司的各類國(guó)際規(guī)范(原則)，需受控轉(zhuǎn)發(fā)至公司內(nèi)部執(zhí)行的文獻(xiàn)，屬外來文獻(xiàn)范疇。7.2.7文獻(xiàn)原則用紙?jiān)瓌tA4紙張，受控文獻(xiàn)不可用二手紙。7.2.8正本經(jīng)核準(zhǔn)的原始文獻(xiàn)屬文獻(xiàn)正本，寄存于文控中心。7.2.9副本正本經(jīng)文控復(fù)印產(chǎn)生的復(fù)印件屬文獻(xiàn)副本，由文控中心蓋章發(fā)行給需要的有關(guān)單位。7.2.10試行文獻(xiàn)正式文獻(xiàn)因故未及時(shí)發(fā)行或需試行之文獻(xiàn)，以蓋【試行文獻(xiàn)】印章方式發(fā)行，試行文獻(xiàn)有時(shí)間性、有效性的限制，正式文獻(xiàn)發(fā)行后，試行文獻(xiàn)失效并及時(shí)收回。7.3文獻(xiàn)的編寫、審核文獻(xiàn)按本程序4.0條之規(guī)定的職責(zé)進(jìn)行編制、審核和同意，編寫時(shí)應(yīng)廣泛咨詢有關(guān)部門和人員的意見，必要時(shí)應(yīng)組織討論。7.4文獻(xiàn)登記經(jīng)同意的文獻(xiàn)交文控中心，并登入“文獻(xiàn)資料歸檔記錄表”。7.5文獻(xiàn)的發(fā)放7.5.1受控文獻(xiàn)的發(fā)放范疇由文獻(xiàn)歸屬部門根據(jù)實(shí)際需要制訂,并由文控中心填寫“文獻(xiàn)發(fā)放回收統(tǒng)計(jì)表”,經(jīng)一體化管理者代表審核后,按發(fā)放范疇發(fā)放.7.5.2文控中心根據(jù)發(fā)放需要將文獻(xiàn)正本復(fù)印出文獻(xiàn)副本若干份，給發(fā)放副本編寫分發(fā)號(hào)，同時(shí)填寫發(fā)行日期，并在文獻(xiàn)封面及文獻(xiàn)內(nèi)頁右上角加蓋“發(fā)行章”（用于公司內(nèi)部和/或合格供方）。7.5.3文獻(xiàn)使用人在“文獻(xiàn)發(fā)放回收統(tǒng)計(jì)表”上簽名后領(lǐng)取文獻(xiàn)，并負(fù)責(zé)將全部領(lǐng)用的文獻(xiàn)保存好。7.5.4受控及試行文獻(xiàn)發(fā)行用“紅色”印章，其它文獻(xiàn)發(fā)行用“藍(lán)色”印章。7.6文獻(xiàn)的控制7.6.1文獻(xiàn)分“受控”和“非受控”兩大類，凡與一體化體系運(yùn)行緊密有關(guān)的文獻(xiàn)應(yīng)為受控，對(duì)這些文獻(xiàn)的編制、審核、同意、發(fā)放、使用、更改、再次同意、標(biāo)記、回收及作廢等均應(yīng)受到控制，由各主管部門按規(guī)定執(zhí)行。全部受控文獻(xiàn)必須在該文獻(xiàn)的封面的指定位置和內(nèi)頁右上角加蓋“發(fā)行章”，并在封面上注明分發(fā)部門、分發(fā)號(hào)、版本號(hào)及發(fā)行日期。發(fā)放給供方以規(guī)定提供服務(wù)質(zhì)量規(guī)定的文獻(xiàn)也屬于受控文獻(xiàn)范疇?？蛻艋蚱渌饨缃M織，需要我司有關(guān)文獻(xiàn)時(shí)，經(jīng)一體化管理者代表同意，由文控中心編號(hào)發(fā)放，屬非受控文獻(xiàn)，蓋“非受控”印章，不負(fù)責(zé)修改和更新。7.7文獻(xiàn)的更改、作廢7.7.1文獻(xiàn)在實(shí)施過程中發(fā)現(xiàn)有不完善之處需要變更時(shí)，任何部門或員工均能夠提出修改意見，填寫“文獻(xiàn)修訂/補(bǔ)發(fā)/刪除/新增申請(qǐng)單”，經(jīng)部門主管審核后，經(jīng)有關(guān)部門會(huì)簽并統(tǒng)計(jì)于＂文獻(xiàn)會(huì)簽單＂，一體化管理者代表同意后，交文控中心執(zhí)行更改。如果指定其它部門/人員審核時(shí)，獲得審核所根據(jù)的有關(guān)背景資料。7.7.2文獻(xiàn)版本號(hào)（A、B、C……）是針對(duì)一份文獻(xiàn)而言的，文獻(xiàn)的修改號(hào)（0、1、2……9）是針對(duì)一頁文獻(xiàn)而言的，文獻(xiàn)更改時(shí)能夠僅對(duì)修改頁進(jìn)行修訂、換頁，而其它頁次則保存不變。7.7.3文獻(xiàn)多次更改或文獻(xiàn)需大幅度更改時(shí)，整份文獻(xiàn)則要進(jìn)行換版，（如由A版升為B版）以這類推，修改號(hào)對(duì)應(yīng)調(diào)節(jié)從0開始。7.7.4文控中心將更改正的文獻(xiàn)及時(shí)發(fā)放各部門，作好統(tǒng)計(jì)，填制“文獻(xiàn)發(fā)放/回收統(tǒng)計(jì)表”，同時(shí)將作廢文獻(xiàn)收回并在每頁上加蓋“作廢”印章予以銷毀。7.7.5作廢文獻(xiàn)如為法律和積累知識(shí)目的需要保存，則需蓋上“參考文獻(xiàn)”印章，以防誤用。7.8文獻(xiàn)的保管7.8.1文獻(xiàn)正本由文控中心歸檔保管，各部門負(fù)責(zé)保存有關(guān)的帶有受控標(biāo)記的文獻(xiàn)。文獻(xiàn)應(yīng)有序、分類的加以保存方便于識(shí)別、存取和查閱。7.8.2受控文獻(xiàn)須妥善保管，使之處在受控狀態(tài)，不得在受控文獻(xiàn)上隨意涂改、亦不得私自外借、復(fù)印，以確保文獻(xiàn)的清晰、整潔、完好和受控。7.7.8.4文獻(xiàn)持有人調(diào)離原職或離開我司時(shí)，需將文獻(xiàn)交還給文控中心或移交指定接受人，文控中心應(yīng)在“文獻(xiàn)發(fā)放回收7.9文獻(xiàn)借閱和復(fù)制7.9.1因工作需要，借閱、復(fù)制文獻(xiàn)者應(yīng)填寫“文獻(xiàn)借閱/復(fù)制申請(qǐng)表”，由本部門主管按規(guī)定權(quán)限審核，交一體化管理者代表同意后，向文控中心借閱、復(fù)制。復(fù)制的文獻(xiàn)必須由文控中心登記編號(hào)，并加蓋“發(fā)行章”或“非受控”印章。7.10外來文獻(xiàn)的控制7.10.1外來文獻(xiàn)和資料如國(guó)標(biāo)、法律、法規(guī)、顧客圖紙等，由各部門自行收集，經(jīng)一體化管理者代表同意后,由文控中心登入“外部文獻(xiàn)/資料歸檔記錄表”，統(tǒng)一編號(hào)，并加蓋“外來文獻(xiàn)”印章，必要時(shí),經(jīng)一體化管理者代表確認(rèn)后,按規(guī)定范疇分發(fā)，并做好簽收統(tǒng)計(jì).7.10.2一體化管理者代表應(yīng)經(jīng)常與技監(jiān)檢查檢疫局,認(rèn)證機(jī)構(gòu),咨詢機(jī)構(gòu)等保持聯(lián)系,跟蹤所使用國(guó)家/國(guó)際原則、及地辦法律法規(guī)的最新版本，及時(shí)更換過期文獻(xiàn)，避免使用無效版本。7.11文獻(xiàn)編制、審核、同意和控制規(guī)定：文獻(xiàn)的名稱文獻(xiàn)級(jí)別編制人審核人同意人控制部門管理手冊(cè)一級(jí)管理者代表/總經(jīng)理文控程序文獻(xiàn)二級(jí)有關(guān)部門主管管理代表總經(jīng)理文控工作文獻(xiàn)三級(jí)有關(guān)部門主管管理代表總經(jīng)理文控表單、表格四級(jí)相關(guān)部門有關(guān)部門主管管理代表文控7.12文獻(xiàn)的歸檔：7.12.1公司文獻(xiàn)的歸檔：經(jīng)同意的公司各級(jí)文獻(xiàn)原稿均須歸檔到文控中心統(tǒng)一管理并由文控員填寫“文獻(xiàn)/資料歸檔記錄表”。7.12.2外部文獻(xiàn)的歸檔：與質(zhì)量確保體系有關(guān)的全部外部文獻(xiàn)均須經(jīng)管理者代表負(fù)責(zé)人確認(rèn)，再歸檔到文控中心進(jìn)行統(tǒng)一管理，并填寫“外部文獻(xiàn)/資料歸檔記錄表”。7.12.3存入軟盤的文獻(xiàn)由文控中心進(jìn)行歸檔登記，為避免文獻(xiàn)的丟失，全部存入軟盤的文獻(xiàn)均應(yīng)有書面?zhèn)浞荨?.12.4原件不蓋“發(fā)行章”，以示區(qū)別。7.13文獻(xiàn)的發(fā)放：7.13.1由文控中心視各部門需要而填寫“文獻(xiàn)發(fā)放/回收統(tǒng)計(jì)表”，以確保文獻(xiàn)/資料的有效性發(fā)放及運(yùn)行。7.13.2文獻(xiàn)發(fā)放：所發(fā)放文獻(xiàn)必須加蓋“發(fā)行章”。7.13.3蓋發(fā)行章原則：作為指導(dǎo)性文獻(xiàn)而發(fā)放的需蓋發(fā)行章，不做指導(dǎo)性文獻(xiàn)發(fā)放的，則蓋非受控印章，如對(duì)外發(fā)放圖紙或指導(dǎo)性文獻(xiàn)時(shí)（向供應(yīng)商及認(rèn)證機(jī)構(gòu)發(fā)放的文獻(xiàn)屬于非受控文獻(xiàn)）。7.13.4副本文獻(xiàn)發(fā)放給使用部門，正本文獻(xiàn)由文控中心保管。7.4統(tǒng)計(jì)資料保存年限為三年。8．附件/附表:8.1《一體化管理休系文獻(xiàn)總覽表》SL-QP-QA-01-01A8.2《文獻(xiàn)回收統(tǒng)計(jì)表》SL-QP-QA-01-02A8.3《文獻(xiàn)修訂/補(bǔ)發(fā)/刪除/新增申請(qǐng)單》SL-QP-QA-01-03A8.4《文獻(xiàn)借閱/復(fù)制申請(qǐng)表》SL-QP-QA-01-04A8.5《文獻(xiàn)借閱