采購流程現(xiàn)實(shí)描述與優(yōu)化思路

采購方案1、公司安排分析2、各部提出辦公用品使用申請(qǐng)3、生產(chǎn)狀況分析4、采購狀況分析5、財(cái)務(wù)狀況分析6、平安庫存分析7、匯總編制采購方案〔包含全面預(yù)算〕8、提交采購方案書供決策層審批9、制訂非正常采購方案調(diào)整主要活動(dòng)：主要產(chǎn)出：辦公用品〔總務(wù)科〕采購流程分析采購任務(wù)安排1、采購任務(wù)分工2、月度方案細(xì)化3、下達(dá)采購任務(wù)方案8、非正常采購任務(wù)方案調(diào)整主要活動(dòng)：采購任務(wù)方案書采購任務(wù)方案調(diào)整書主要產(chǎn)出：采購作業(yè)各部使用申請(qǐng)單采購方案申請(qǐng)書采購方案調(diào)整書采購前期工作1、供給商信息收集調(diào)研2、供給商初步選擇3、產(chǎn)品試用評(píng)價(jià)4、意向洽談5、供給商確定6、合同談判7、合同簽定主要活動(dòng)：供給商評(píng)價(jià)分析報(bào)告采購合同主要產(chǎn)出：到貨驗(yàn)收主要活動(dòng)：1、按照采購方案采購2、保存好采購單據(jù)主要產(chǎn)出：物資請(qǐng)購單1、通知質(zhì)量檢驗(yàn)檢驗(yàn)質(zhì)量2、與供給方共同驗(yàn)貨主要產(chǎn)出：貨物到貨驗(yàn)收單主要活動(dòng)：付款主要產(chǎn)出：付款憑證主要活動(dòng)：1、牽頭貨物驗(yàn)收單送達(dá)提交財(cái)務(wù)部采購方案1、公司員工藥品使用情況分析2、采購狀況分析3、平安庫存分析4、匯總編制采購方案〔包含全面預(yù)算〕4、提交采購方案書供決策層審批6、制訂非正常采購方案調(diào)整主要活動(dòng)：主要產(chǎn)出：藥品〔總務(wù)科〕采購流程分析采購任務(wù)安排1、采購任務(wù)分工2、月度方案細(xì)化3、下達(dá)采購任務(wù)方案4、非正常采購任務(wù)方案調(diào)整主要活動(dòng)：采購任務(wù)方案書采購任務(wù)方案調(diào)整書主要產(chǎn)出：采購作業(yè)采購方案申請(qǐng)書采購方案調(diào)整書采購前期工作1、供給商信息收集調(diào)研2、供給商初步選擇3、意向洽談4、供給商確定5、合同談判6、合同簽定主要活動(dòng)：供給商評(píng)價(jià)分析報(bào)告采購合同主要產(chǎn)出：到貨驗(yàn)收主要活動(dòng)：1、按照采購方案采購2、保存好采購單據(jù)主要產(chǎn)出：1、與供給方共同驗(yàn)貨主要產(chǎn)出：主要活動(dòng)：付款主要產(chǎn)出：主要活動(dòng)：1、牽頭貨物驗(yàn)收單送達(dá)提交財(cái)務(wù)部藥品請(qǐng)購單藥品到貨驗(yàn)收單付款憑證采購方案1、公司安排分析2、采購狀況分析3、財(cái)務(wù)狀況分析4、平安庫存分析5、匯總編制采購方案〔包含全面預(yù)算〕6、提交采購方案書供決策層審批7、制訂非正常采購方案調(diào)整主要活動(dòng)：主要產(chǎn)出：福利品〔總務(wù)科〕采購流程分析采購任務(wù)安排1、采購任務(wù)分工2、月度方案細(xì)化3、下達(dá)采購任務(wù)方案8、非正常采購任務(wù)方案調(diào)整主要活動(dòng)：采購任務(wù)方案書采購任務(wù)方案調(diào)整書主要產(chǎn)出：采購作業(yè)采購方案申請(qǐng)書采購方案調(diào)整書采購前期工作1、供給商信息收集調(diào)研2、供給商初步選擇3、福利品試用評(píng)價(jià)4、意向洽談5、供給商確定6、合同談判7、合同簽定主要活動(dòng)：供給商評(píng)價(jià)分析報(bào)告采購合同主要產(chǎn)出：到貨驗(yàn)收主要活動(dòng)：1、按照采購方案采購2、保存好采購單據(jù)物資請(qǐng)購單1、通知質(zhì)量檢驗(yàn)檢驗(yàn)質(zhì)量2、與供給方共同驗(yàn)貨貨物到貨驗(yàn)收單主要活動(dòng)：付款付款憑證主要活動(dòng)：1、牽頭貨物驗(yàn)收單送達(dá)提交財(cái)務(wù)部主要產(chǎn)出：主要產(chǎn)出：主要產(chǎn)出：采購業(yè)務(wù)流程界定〔辦公用品〕貨物到貨驗(yàn)收單付款總經(jīng)理黨委工作部營(yíng)銷部財(cái)務(wù)部技術(shù)開展部生產(chǎn)部采購任務(wù)書或調(diào)整書供給商評(píng)估報(bào)告采購合同經(jīng)理辦公室采購方案申請(qǐng)單采購方案調(diào)整書物資請(qǐng)購單提出申請(qǐng)?zhí)岢錾暾?qǐng)?zhí)岢錾暾?qǐng)?zhí)岢錾暾?qǐng)?zhí)岢錾暾?qǐng)總務(wù)科匯總申請(qǐng)?zhí)岢龇桨笇徟岢錾暾?qǐng)審核編制編制編制簽定驗(yàn)收付款采購業(yè)務(wù)流程界定〔福利用品〕貨物到貨驗(yàn)收單付款總經(jīng)理黨委工作部營(yíng)銷部財(cái)務(wù)部技術(shù)開展部生產(chǎn)部采購任務(wù)書或調(diào)整書供給商評(píng)估報(bào)告采購合同經(jīng)理辦公室采購方案申請(qǐng)單采購方案調(diào)整書物資請(qǐng)購單提出年度方案總務(wù)科提出方案編制編制編制簽定驗(yàn)收采購業(yè)務(wù)流程界定〔藥品〕貨物到貨驗(yàn)收單付款總經(jīng)理黨委工作部營(yíng)銷部財(cái)務(wù)部技術(shù)開展部醫(yī)務(wù)室采購任務(wù)書或調(diào)整書供給商評(píng)估報(bào)告采購合同經(jīng)理辦公室采購方案申請(qǐng)單采購方案調(diào)整書物資請(qǐng)購單提出申請(qǐng)總務(wù)科提出方案編制編制編制簽定驗(yàn)收采購方案1、銷售方案及其狀況分析2、生產(chǎn)方案及其狀況分析3、采購狀況分析4、財(cái)務(wù)狀況分析5、平安庫存分析6、匯總編制采購方案〔包含全面預(yù)算〕7、提交采購方案書供決策層審批8、下達(dá)采購方案9、非正常采購方案調(diào)整主要活動(dòng)：主要產(chǎn)出：供給商評(píng)價(jià)分析報(bào)告采購合同采購業(yè)務(wù)〔供給科〕流程分析供給方案書供給方案調(diào)整書供給商篩選1、供給商信用、價(jià)格、質(zhì)量等信息的收集調(diào)研2、供給商初步選擇和評(píng)價(jià)3、意向洽談4、供給商確定5、年度合同談判〔意向性〕6、年度合同簽定〔意向性〕主要活動(dòng)：主要產(chǎn)出：付款采購作業(yè)到貨驗(yàn)收貨款結(jié)算主要活動(dòng)：1、按照采購方案下達(dá)訂單2、按照采購方案采購3、保存好采購單據(jù)主要產(chǎn)出：物資請(qǐng)購單1、通知質(zhì)檢科檢驗(yàn)質(zhì)量2、牽頭貨物驗(yàn)收主要產(chǎn)出：貨物到貨驗(yàn)收單貨物質(zhì)量檢驗(yàn)單主要活動(dòng)：主要產(chǎn)出：付款憑證主要活動(dòng)：1、將貨物驗(yàn)收單、質(zhì)量檢驗(yàn)單、供給方發(fā)票等單據(jù)提交財(cái)務(wù)部主要產(chǎn)出：主要活動(dòng)：采購業(yè)務(wù)〔供給科〕流程界定驗(yàn)收入庫供給科營(yíng)銷部質(zhì)檢科生產(chǎn)科副總經(jīng)理辦公會(huì)財(cái)務(wù)采購方案組織和編制供給商評(píng)價(jià)及合同簽定付款憑證營(yíng)銷部采購作業(yè)運(yùn)輸組織執(zhí)行提供數(shù)據(jù)提供現(xiàn)有本錢價(jià)格及目標(biāo)本錢結(jié)構(gòu)審核審批批準(zhǔn)批準(zhǔn)

組織執(zhí)行

組織提供平安庫存數(shù)據(jù)提供數(shù)據(jù)參與評(píng)估供給商財(cái)務(wù)狀況：參與合同的簽定或?qū)徍藚⑴c評(píng)估供給商質(zhì)量狀況提供平安庫存數(shù)據(jù)組織驗(yàn)收采購方案1、銷售方案及其狀況分析2、生產(chǎn)方案及其狀況分析3、采購狀況分析4、財(cái)務(wù)狀況分析5、平安庫存分析6、匯總編制采購方案〔包含全面預(yù)算〕7、提交采購方案書供決策層審批8、下達(dá)采購方案9、非正常采購方案調(diào)整主要活動(dòng)：主要產(chǎn)出：非標(biāo)設(shè)備〔設(shè)備科〕采購流程分析采購任務(wù)安排1、采購任務(wù)分工2、月度方案細(xì)化3、下達(dá)采購任務(wù)方案4、非正常采購任務(wù)方案調(diào)整主要活動(dòng)：供給任務(wù)方案書供給任務(wù)方案調(diào)整書主要產(chǎn)出：采購作業(yè)供給方案書供給方案調(diào)整書采購前期工作1、供給商信息收集調(diào)研2、供給商初步選擇和評(píng)價(jià)3、意向洽談4、供給商確定5、年度合同談判〔意向性〕6、年度合同簽定〔意向性〕主要活動(dòng)：供給商評(píng)價(jià)分析報(bào)告采購合同主要產(chǎn)出：到貨驗(yàn)收主要活動(dòng)：1、按照采購方案下達(dá)訂單2、按照采購方案采購3、保存好采購單據(jù)主要產(chǎn)出：物資請(qǐng)購單1、通知質(zhì)量檢驗(yàn)檢驗(yàn)質(zhì)量2、牽頭貨物驗(yàn)收主要產(chǎn)出：貨物到貨驗(yàn)收單貨物質(zhì)量檢驗(yàn)單主要活動(dòng)：付款主要產(chǎn)出：付款憑證主要活動(dòng)：1、將貨物驗(yàn)收單、質(zhì)量檢驗(yàn)單、供給方發(fā)票等單據(jù)提交財(cái)務(wù)部主要產(chǎn)出：主要活動(dòng)：非標(biāo)設(shè)備〔設(shè)備科〕采購流程界定貨物到貨驗(yàn)收單董事會(huì)生產(chǎn)部生產(chǎn)科營(yíng)銷部營(yíng)銷綜合辦設(shè)備科技術(shù)開展部質(zhì)量檢驗(yàn)科總經(jīng)理財(cái)務(wù)部供給科任務(wù)方案書方案調(diào)整書供給商評(píng)價(jià)分析報(bào)告采購合同付款憑證生產(chǎn)車間采購方案書方案調(diào)整書物資請(qǐng)購單全年方案審批全年方案審核審核主持制訂參與提供數(shù)據(jù)審批審批參與非方案審批審核審核參與審核審批審批審批參與主持制訂組織和編制主持簽訂主持?jǐn)M訂審閱參與參與審閱審閱審閱照單付款參與檢驗(yàn)

提供數(shù)據(jù)

提供數(shù)據(jù)

提供數(shù)據(jù)

提供數(shù)據(jù)

提供數(shù)據(jù)

提供數(shù)據(jù)

提供數(shù)據(jù)

提供數(shù)據(jù)審批

提供數(shù)據(jù)

提供數(shù)據(jù)組織參與

提供數(shù)據(jù)

提供數(shù)據(jù)采購管理流程-最佳實(shí)務(wù)

付款給供應(yīng)商

應(yīng)付帳款管理接收商品/服務(wù)

采購商品/服務(wù)提出采購申請(qǐng)目的

技術(shù)手段標(biāo)桿做法保證申請(qǐng)的真實(shí)性和適當(dāng)性，申請(qǐng)應(yīng)有適當(dāng)?shù)膶徟掷m(xù)保證采購物品與請(qǐng)購物品一致保證應(yīng)付帳款的真實(shí)性和合理性在確保企業(yè)財(cái)務(wù)狀況平安的前提下，及時(shí)支付防止采購過程中的舞弊行為采購申請(qǐng)相應(yīng)生成采購定單設(shè)定審批的權(quán)限和途徑將“采購卡〞應(yīng)用于用料單位低值易耗品的采購與供給商建立戰(zhàn)略聯(lián)盟大宗物資采購宜集中，一般性采購宜分散產(chǎn)地分散的通用物資采購適用統(tǒng)一的購銷合同建立企業(yè)統(tǒng)一的驗(yàn)收制度將推動(dòng)供給商的品質(zhì)保證流程的建設(shè)作為企業(yè)與供給商合作關(guān)系的一局部?jī)?nèi)容使用條碼技術(shù)，縮短驗(yàn)收時(shí)間并自動(dòng)更新庫存對(duì)一定金額以下的采購定單，自動(dòng)批準(zhǔn)/付款應(yīng)付帳款管理與采購過程緊密銜接按供給商、經(jīng)辦人、申請(qǐng)人追蹤/報(bào)告采購定單的進(jìn)展對(duì)一般性的重復(fù)采購物品，自動(dòng)支付依據(jù)重要性原那么合理授權(quán)，簡(jiǎn)化費(fèi)用報(bào)銷程序?qū)ν鶃眍l繁的供給商的付款采用電子支付手段電子數(shù)據(jù)交換集成化的業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)(如SAP，Lawson等)接收貨物的條碼管理統(tǒng)一銀行帳戶電匯劃轉(zhuǎn)采購管理流程-問題與建議(一)

組織方面采購執(zhí)行主體分散，造成采購信息在各主體間的傳遞時(shí)間長(zhǎng)，易產(chǎn)生失真調(diào)整建議優(yōu)化后的影響將各分散主體執(zhí)行的采購功能集成，可以提高效率，縮短時(shí)間，降低采購成本，實(shí)現(xiàn)資源共享。采購管理流程-問題與建議(二)

環(huán)節(jié)方面采購流程的各環(huán)節(jié)的銜接不夠順暢，時(shí)常脫節(jié)對(duì)供應(yīng)商的管理比較薄弱，沒有一個(gè)完整的供應(yīng)商管理系統(tǒng)采購的資金計(jì)劃和應(yīng)付帳款管理缺乏前瞻性和計(jì)劃性完善各環(huán)節(jié)的功能，搞好銜接開發(fā)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的功能，完善采購付款的動(dòng)態(tài)管理，實(shí)現(xiàn)應(yīng)付帳款的逐筆核銷減少流程的參與主體，集成功能，“合并同類項(xiàng)”明確供應(yīng)商管理政策，建立供應(yīng)商管理系統(tǒng)優(yōu)化后的影響明確責(zé)任，有效控制質(zhì)量和時(shí)間，提高資金周轉(zhuǎn)率；及時(shí)掌握/追蹤采購業(yè)務(wù)的狀態(tài)，降低采購成本；加強(qiáng)了資金的計(jì)劃性，降低了資金風(fēng)險(xiǎn)及資金管理成本。

建立有效的監(jiān)控系統(tǒng)對(duì)采購定單分類管理，抓大放小。嚴(yán)格合同審批程序。以監(jiān)控過程為主，財(cái)務(wù)部參與計(jì)劃制定、資金審核、應(yīng)付帳款管理及支付的全過程；對(duì)重大合同的法律條款進(jìn)行審核；構(gòu)筑安全的監(jiān)控體系。采購管理流程-問題與建議(三)

監(jiān)控方面不能分別管理不同類型的采購，所有采購均采用大致相同的的審批程序和權(quán)限設(shè)置，結(jié)果是“大的沒管住，小的管不好”。是否有采購合同評(píng)審制度？？是否起到應(yīng)有的控制作用？？是否存在合同先生效后評(píng)審的現(xiàn)象？？?jī)?yōu)化后的影響強(qiáng)調(diào)對(duì)過程的監(jiān)控，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)和營(yíng)運(yùn)成本明確職責(zé)，提高管理效率，降低管理費(fèi)用采購管理流程-問題與建議(四)

建立完整的采購信息系統(tǒng)建立統(tǒng)一完整的采購信息處理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購信息的即時(shí)處理和傳遞，逐步替代手工處理通過對(duì)公司的采購活動(dòng)進(jìn)行分類分析，合理授權(quán)，明確職責(zé)，減少不必要的審批手續(xù)效率方面物資管理尚需手工處理，占用時(shí)間長(zhǎng)，信息共享差。審批手續(xù)繁雜重復(fù)，浪費(fèi)大量的人力物力公司財(cái)務(wù)部?jī)?yōu)化后的影響通過信息共享，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控，降低數(shù)據(jù)處理成本和人力、資金、物資的占用減少不必要的審批環(huán)節(jié)，提高流程運(yùn)行效率通過對(duì)公司各類數(shù)據(jù)的分析研究，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有用的信息，提高決策效率采購付款的數(shù)量化分析在采購流程的診斷過程中，從財(cái)務(wù)的角度，對(duì)公司月度付款的情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，以了解公司支付的特點(diǎn)及其對(duì)采