哈佛經(jīng)理手冊

哈佛經(jīng)理手冊第十一單元哈佛經(jīng)理手冊我們的大廈寬敞而開放，它向一切人開放，不管他們是持相同意見依舊持反對意見?！诸D·B·約翰遜忙碌和緊張，能帶來高昂的工作情緒；只有全神貫注時，工作才能產(chǎn)生高效率?！上滦抑诠鸾?jīng)理交流信息、制定戰(zhàn)略、下達命令的過程中，會議是一個有效的但不是必需的手段。一個成功的哈佛經(jīng)理的每個會議既是最必要的也應(yīng)是最有效的?！幷吖鹫Z錄在一個治理系統(tǒng)中，效率的降低有時是由于單個領(lǐng)導(dǎo)執(zhí)行者或團體領(lǐng)導(dǎo)執(zhí)行者的情緒堅決的結(jié)果。吉諾夫有兩種效率：一種只是表面上的效率，而且只是通過紀律約束才在組織中產(chǎn)生的。它只是另一種真正的效率的模擬。迪克·卡爾森生產(chǎn)率和制造性一樣是取得進步的要緊工具。伊橋俊彥第一章哈佛經(jīng)理會議通則一、會議準則會議的特點會議是指三個或三個以上的人(其中一個為主持人)，為發(fā)揮特定功能而進行的一種面對面的多向溝通。其特定功能，即指下列五項功能中的某一項或某幾項：①提供信息；②聚攏信息；③解決咨詢題；④宣傳政策；⑤培養(yǎng)訓(xùn)練。會議只是一種治理工具，一樣人對它有著熱衷與厭惡兩種極端的態(tài)度!熱衷會議的人認為會議不可缺少，他們能夠舉出許多冠冕堂皇的理由，來愛護自己的觀點；厭惡會議的人則將會議看作白費時刻與白費精力的一種活動。他們也能夠舉出許多聳人聽聞的理由，來支持自己的見解。在這兩類人士之中，厭惡會議者看起來比熱衷會議者更多，極具諷刺意味的是：詛咒會議的人往往是些最不懂得開會，甚至是最喜愛濫開會議的人!客觀地講，會議本身并不具備被熱衷或被厭惡的理由。因此，我們有必要復(fù)原會議的真面目。熱衷會議的人總是強調(diào)會議的必要性，甚至認為它是不可缺少的。這未免言重了，因為就算不召開會議，一個機構(gòu)照樣能夠存在下去，更況且我們總能找到一些能夠取代會議的途徑。讓我們探究一下不用開會，卻照樣能夠發(fā)揮會議功能——提供信息、收集信息、解決咨詢題、宣傳政策、培養(yǎng)訓(xùn)練——等諸種途徑。1提供信息我們可憑便條、備忘錄、甚至正式的書面報告從事信息的交流。如此做，明顯要比開會更加經(jīng)濟劃算。但值得注意的是，人們對書面的東西有時不一定看，就算看了也不一定能完全懂得。從這種意義來講，則開會不失為提供信息的一種明智的舉措。在會議中，主席不但能當面澄清與會者的疑咨詢，而且可借助視聽器材，以增進與會者對信息的了解與愛好。2收集信息召集能夠提供信息的人開會，是收集信息的一種有效的方法。你能夠要求信息提供者，用書面的方式將信息傳遞給你。如果有必要讓其他的人了解這種信息，你也可將它復(fù)印然后分發(fā)出去。另外，可通過個別約見有關(guān)人士，當面向他們收集信息，如此做成效極佳。3解決咨詢題當一位主管面臨咨詢題時，他可當機立斷地親自加以解決，也可將它授權(quán)給別人代為解決，而不需付諸于會議。但若咨詢題緊迫度不高，同時主管期望獲得集思廣益的成效，則最好是能邀請部屬開會解決。邀請部屬共商咨詢題、解決方案，不但可讓部屬感受到尊重，而且也能表現(xiàn)出對協(xié)商解決的熱情。4宣傳政策當一位主管預(yù)備將既定的政策傳達給部屬的時候，他能夠采取三種途徑：第一、書面宣傳；第二、面對面?zhèn)€別宣傳；第三、憑開會宣傳。書面宣傳盡管最符合經(jīng)濟原則，但卻不如面對面?zhèn)€別宣傳那樣有講服力，因為若采納面對面方式，則主管可按照每位職員特點以調(diào)整其宣傳方式。至于同意會議形式與否，最要緊考慮在：與會者之間的交流是否足以產(chǎn)生良好的講服成效。如果主管認為交流有利于講服成效提升，則采納開會宣傳方式；但若主管認為可能導(dǎo)致與會者矛盾，則寧可采納面對面?zhèn)€別宣傳或書面宣傳方式。5培養(yǎng)訓(xùn)練由于人力開發(fā)重要性已被企業(yè)界所確認，因此職員的培養(yǎng)訓(xùn)練也越來越普遍。大多數(shù)企業(yè)除采納專門會議的方式，為其職員實施培養(yǎng)訓(xùn)練——除卻一樣所謂的會議培訓(xùn)之外，尚可采取以下五種措施：(1)指定職員閱讀書刊；(2)要求參加函授課程；(3)主管或其他有訓(xùn)練專長的人，為職員進行個別指導(dǎo)；(4)派遣職員學習外界訓(xùn)練課程；(5)以“企校聯(lián)合”方式，派遣職員到教育機構(gòu)進修。盡管培訓(xùn)會議已逐步受企業(yè)界所重視，但該種會議興辦，至少應(yīng)能滿足下列六個條件：(1)需要培訓(xùn)人數(shù)甚多(至少在10人以上)；(2)培訓(xùn)會議能夠滿足培訓(xùn)人員真正需要；(3)企業(yè)能夠提供或租到良好的培訓(xùn)場地及設(shè)備；(4)企業(yè)能夠騰出上班時刻供職員培訓(xùn)；或職員情愿利用私人時刻同意培訓(xùn)；或企業(yè)愿為職員提供私人時刻同意培訓(xùn)，而給與津貼；(5)企業(yè)內(nèi)部能夠物色到合適人選，來從事培訓(xùn)工作策劃及實行；(6)培訓(xùn)會議效益大于培訓(xùn)會議成本。如果這六個條件未能同時滿足，則不應(yīng)輕易采取培訓(xùn)會議作為培訓(xùn)手段，而應(yīng)選擇其它的替代途徑。就厭惡會議的人來講，會議不但沒有什么益處，而且有害。然而當我們面對濫于開會的現(xiàn)狀后，將不得不承認這種態(tài)度的產(chǎn)生并非毫無按照。只要認真觀看，不難發(fā)覺有許多會議是基于不正當?shù)睦碛啥匍_的。它們至少包括下列六種：(1)為滿足無聊的愿望而開會——有些會議是因“不妨找個時刻大伙兒聚一聚，不拘形式地談一談與大伙兒有關(guān)的咨詢題”而召開。這一類的會議事實上與交際或談天，并沒有多大差別。(2)為符合慣例或傳統(tǒng)作風而開會——有些會議是因“歷來都利用星期三下午那段時刻開會”而召開。這確實是一樣所謂的“例會”。例會召開與議案有時無關(guān)，因為它差不多上是一種為開會而召開的會議!(3)為攀比而開會——有些會議是因“人家部財務(wù)部每星期都舉行一次會議，咱們?nèi)肆Y源又豈能落后”而召開。這一類會議在目的不是為處理實際咨詢題。(4)為表功而開會——有些會議是因“若不多開會，則上級領(lǐng)導(dǎo)會以為咱們偷懶”而召開。這一類會議被當作取得上司信任與好感的手段。(5)為推辭責任而開會——有些會議是因“沒有理由讓我單獨承擔全部的責任”而召開。這一類會議是欠缺勇氣面對決策風險的治理者所慣用的伎倆。(6)為躲避個別接觸所可能產(chǎn)生的難堪局面而開會——有些會議是因“我不想讓少數(shù)人太難堪”而召開。例如某位治理者在他所治理的15位部屬之中，有兩位經(jīng)常遲到早退。他因此召集會議，在全體部屬面前重申準時上下班的要求，期望借此警告那兩位不守時的部屬。然而那兩位部屬因見其他同事在場而產(chǎn)生一種錯覺，以為其他同事不守時的惡習與自己不相上下，因此對自己的過失不太介意。至于其他守時的13位同事，則可能因無辜受批判而士氣低沉。因此，這一類會議除了平白白費了16個人的時刻與引起13個人士氣低沉之外，將無實際成效可言。為了排除基于不正當?shù)睦碛啥匍_的會議，目前一樣機構(gòu)所采取的計策是：(1)偶而取消一兩次會議，以檢驗這類會議需要程度；(2)將預(yù)定會議延期舉行，或?qū)⑵渥h程并入下次會議的議程之中，以減少會議次數(shù)；(3)局部或全部取消例會，將需要開會討論的議案集中在一起，等議案積存到相當程度再開會。至于重要且緊迫的議案，則可隨時召開會議討論；(4)在機構(gòu)內(nèi)部制定如此的政策：所有的會議都要獲得上級的批準才能召開。只要上級主管對屬下所要求召開的會議不是有求必應(yīng)，這種政策才能發(fā)揮實效，屬下若無充分的正當理由，將不敢隨便開會。最后，讓我們總結(jié)一下：會議是一種能夠關(guān)心我們發(fā)揮“提供信息、解決咨詢題、宣傳政策與培養(yǎng)訓(xùn)練”等功能的手段，但它并非是發(fā)揮該功能的唯獨手段，也未必是最好的手段，應(yīng)當設(shè)法減少那些基于不正當?shù)睦碛啥匍_的會議。同時在考慮召開會議之前，應(yīng)當設(shè)法探尋取代會議的更有效途徑以提升工作效率。會議實效性1什么樣的會議才算富有實效如何使會議富于實效?在查找那個咨詢題的答案之前，須先了解什么樣的會議才算富于實效。嚴格講來，符合以下三種要求的會議才算富于實效：(1)目標能被實現(xiàn)——會議既然是一種用以發(fā)揮特定功能，或更確切地講，用以實現(xiàn)特定目標的手段，因此評測會議是否具實效，其首要的標準便是凝視開會之前為會議所設(shè)定的目標有實現(xiàn)的價值。(2)目標能在最短時刻內(nèi)被實現(xiàn)——那個要求本身頗具爭辯性。有些人認為開會過程中的討論甚至爭議，是一種必定的情況，因此對這些人來講，盡管是冗長的討論或爭辯，也不可能被視為違抗“在最短時刻內(nèi)實現(xiàn)目標”的要求。然而另一些人則認為，會議中的討論或爭辯并無實質(zhì)的意義可言，因此對這些人來講，就算短暫的討論或爭辯，也可能被認為白費時刻。但不管如何樣，絕大多數(shù)人都同意：越能在短時刻內(nèi)實現(xiàn)會議目標越好。(3)與會者對會議感到中意——所謂中意，并不意味與會者對會議的主題或決議感到快樂。例如當會議的主題在于探討裁減，與會者對如此的會議一定可不能感到快樂。但若能設(shè)法令與會者了解裁員的理由，并令他們有機會發(fā)表意見或提出實施方法，這種作法多少會使他們感到中意。因此想使與會者對會議感到中意，則應(yīng)提供機會讓他們盡量吐露心聲，并參與討論。以上三個要求中，(2)與(3)在相當大的范疇內(nèi)是相互沖突的。這是因為若想使與會者感到中意，就不能不花時刻討論，然而若想在短時刻內(nèi)實現(xiàn)目標，就必須剝奪與會者自由討論的機會?？傊?，真正富于實效的會議所應(yīng)具備的條件是：在與會者均感中意的情形下，以最短時刻實現(xiàn)會議目標。所以，要使會議全部符合這些要求實在不容易，但這些要求至少應(yīng)成為會議主持人及與會者共同努力的方向。2不切實效的會議有何危害富于實效的會議，能夠關(guān)心我們發(fā)揮“提供信息、收集信息、解決咨詢題、宣傳政策、培養(yǎng)訓(xùn)練”等功能。這明顯是有益的，盡管其效益大小專門難衡量。而不富實效的會議，將有三大危害：(1)會議目標無法實現(xiàn)。會議是以目標的實現(xiàn)為導(dǎo)向，一旦目標無法實現(xiàn)，那么為會議投入的一切時刻、精力及金鈔票將全部“泡湯”。(2)會議所承擔的機會成本相當可觀。所謂機會成本，即指投入于會議的時刻、精力及金鈔票改變使用途徑所能產(chǎn)生的效益。時刻、精力及金鈔票本來能夠充作多種用途。如果不將它們投入于白費無功的會議，而將它們導(dǎo)入其它途徑，則可能因而獲得某些效益。這些可能獲得的效益，確實是召開會議所必須承擔的代價。盡管會議的機會成本難以衡量，但可從一場會議花銷，對它作初步的估量。假定：A、某場會議的與會者共有10位；B、每一位與會者月薪為30000元；C、每一位與會者每個月工作時刻為10000分鐘；D、每一位與會者在平常所享有的福利等于月薪的25%。在以上的假設(shè)下，每一位與會者在上班時刻內(nèi)每開一分鐘的會議所須支付的代價是3.75元，而對十位與會者每開一個鐘頭的會議所須支付的代價則為2250元!如果將會議主持人規(guī)劃會議的時刻，以及會議的直截了當成本(資料印制、紙張、茶點等費用)包括在內(nèi)，則十個人開一個鐘頭的會議，所須支付的代價可能接近3000元!這即是講，這十個人所開的一個鐘頭的會議如果無法實現(xiàn)目標，那么3000元就會“泡湯”，而且原先若不召開這一個鐘頭的會議，而將那個“泡湯”的3000元使用于其它途徑，則可能產(chǎn)生相當可觀的效益!(3)與會者對會議感到不滿。與會者若對某一次會議感到不滿，則其反應(yīng)將可能是如此的：“會議的主持人原先是如此無能!”“以后再由同一個主持人所召開的會議，將拒絕參加!”“會議、會議、會而不議、議而不決、決而不行、行而無效!”這些消極的反應(yīng)可能降低士氣，甚至導(dǎo)致職員缺勤率或流淌率提升。3什么原因會議沒有實效導(dǎo)致會議失效的因素極多，有的存在于開會之前，有的發(fā)生于會議進行中，有的則顯現(xiàn)于開完會之后。現(xiàn)將諸因素排列如下：(1)會議前①欠缺目標。②目標不明確。③欠缺議程。④與會人選不當(與會者太多或與會者太少)。⑤會議時刻不當。⑥開會通知時刻不當(太早通知開會或太晚通知開會)。⑦開會通知內(nèi)容欠周詳。⑧會議地點不當。⑨會議場地設(shè)備欠佳。10與會者無預(yù)備而來。11未訂明會議終止時刻或每一議案時刻分配不當。12會議不能準時開始。13會議太多，致使與會者一聽講要開會，無不感受厭煩。14一直專門少開會，致使每次會議議案堆積過多。(2)會議中①從事交誼活動。②外界干擾。③與會者發(fā)言離題。④主席出難題。⑤讓沒有必要留在會場的人員留在會場。⑥猶疑不決。⑦資料不充足，卻貿(mào)然決策。⑧少數(shù)人壟斷會議。⑨與會者之間交頭接耳。10與會者不表明真正感受或意見。11與會者之間爭辯。12與會者與主席爭辯。13視聽器材發(fā)生故障。14與會者欠缺熱心。15會議超出預(yù)定時刻。16主席未能總結(jié)會議成果。(3)會議后①欠缺會議記錄。②不能對決議事項進行追蹤。③不能對會議成敗得失進行檢討。④不能及時解散已實現(xiàn)任務(wù)的臨時性委員會或工作小組。⑤與會者對會議感到不滿。以上諸種因素大都可由主席加以操縱。以后將在有關(guān)章節(jié)中分別闡釋主席所扮演的角色，以及主席角色所應(yīng)具備的條件，之后再循序探討主席應(yīng)如何克服導(dǎo)致會議沒有實效的諸種因素。主席角色有人講：“會議的主席有如樂隊的指揮?！边@句話只講對一半。會議的主席當然有如樂隊的指揮那樣具有舉足輕重的作用，然而擔當會議的主席卻比擔當樂隊的指揮更加困難，因為前者在主持會議過程中需要扮演多種角色，而后者在主持演奏過程中則始終扮演同一角色?，F(xiàn)將主席在各種會議中所扮演的角色闡釋如下：1提供信息在這一類會議中，主席所扮演的角色是信息的提供者。主席不但要令與會者了解信息的內(nèi)容，而且要幸免使他們對信息產(chǎn)生誤解或曲解。為了達到那個目的，主席應(yīng)盡量幸免以單向講教的方式壟斷整個會議，而最好是能留出一些時刻(比方講10%的時刻)解答與會者的疑咨詢。在這種情形下，主席又扮演了解講者的角色。2培養(yǎng)訓(xùn)練在這一類會議里，主席所扮演的角色是傳道、授業(yè)、解惑的教師。主席的參與程度要視課程的性質(zhì)，以及與會者對課程的熟悉程度而定。例如課程本身頗為深奧，而且與會者對該課程相當生疏，則主席的參與程度可能非高達總會議時刻的75%—90%不可。但若課程本身專門適合采取專案討論或角色扮演等方式進行，那么即使與會者對該課程不甚了解，主席的參與程度大致能夠降低到總會議時刻的50%左右。再如與會者對課程相當熟悉，而且課程本身又適合廣泛的討論，則主席的參與程度甚至能夠減至總會議時刻的20%。3宣傳政策在這一類會議中，主席為使與會者按受新政策，他第一必須扮演提供者的角色，將他所要宣傳的政策作一番敘述。其次，他必須扮演媒介的角色，鼓舞與會者對他所提供的政策發(fā)生愛好。再次，他必須扮演解講者的角色，對與會者的任何疑咨詢提供解答。最后，他必須扮演講服者的角色，設(shè)法使與會者心悅誠服地同意方針政策。在這一類會議中，主席的參與程度，大致以占總會議時刻的50%至70%較為恰當。4解決咨詢題在這一類會議中，主席最重要的任務(wù)在于領(lǐng)導(dǎo)與會者探究咨詢題最佳解決途徑。他通常需要做到下列五件事：闡釋咨詢題的內(nèi)涵、咨詢題發(fā)生的背景、以及解決咨詢題的重要性。(2)借解講者角色，扇動所有與會者參與咨詢題解決。(3)借操縱者角色，將會議導(dǎo)入實現(xiàn)目標途徑，以幸免時刻白費以及無謂的意見沖突。(4)借與會者角色(即脫離主席身份而成為與會者之一)，提出自己的見解。(5)回復(fù)主席身份，歸結(jié)會議的成果及指明以后方向。在這一類會議里，主席的參與程度，大致介于總會議時刻的40%至60%較為理想。5收集信息在這一類會議中，主席除了扮演陳述者與媒介兩種角色，以闡明會議目標及扇動與會者提供信息外，最重要的便是扮演傾聽者角色，以搜集與會者所提供的信息。因此，主席的參與程度，應(yīng)以不超過總會議時刻的20%較為理想。由以上闡釋可知，主席在不同的會議中，需要扮演不同的角色，甚至在同一個會議中，也要扮演多種不同的角色。因此，除非主席能夠恰如其分地扮演各種角色，以及適當?shù)貜氖陆巧D(zhuǎn)換，否則他將難以實現(xiàn)會議目標。任何一種會議極少為單一目標而召開，它通常是為實現(xiàn)多種目標而召開的。在這種情形下，主席所需扮演的角色將要更多，角色轉(zhuǎn)換自然更加頻繁。主席素養(yǎng)〖HT〗在任何一場會議中，主席均要扮演多種角色，以及從事多次的角色轉(zhuǎn)換。由此可知，要成為優(yōu)秀的會議主席并不是一件容易的事?，F(xiàn)在，看看一位杰出的主席所應(yīng)具備的素養(yǎng)：1摸索清晰敏捷盡管主席沒有必要成為參加會議的人群中摸索最清晰敏捷者，但他若想獲得與會者的尊敬，他的摸索至少應(yīng)比大多數(shù)的與會者更加清晰敏捷。只要主席能在會議之前多作預(yù)備，則他的摸索能力一定能夠大大提升。2善于言詞表達主席對語言應(yīng)具有高度的把握能力，以便將自己的思想觀念準確、無誤地表達出來。他必須能夠以語言推動討論、疏導(dǎo)與會者的思維方向，以及在會議的各個時期總結(jié)所取得的成果。3良好的分析能力主席必須懂得如何澄清咨詢題，透視咨詢題的每一個層面，指出每一種見解的利弊得失，以及辨論情況的輕重緩急。4抱著對事不對人的態(tài)度主席必須使每一位與會者的意見，都能得到其他與會者所關(guān)注。即使主席本人對某些與會者的某些觀點有所偏愛或厭惡感，他都不應(yīng)以他的個人好惡阻礙他對情況的判定。當他想提出個人觀點時，他必須告訴與會者他是站在個人立場發(fā)言，而并非以主席的身份講話。5公平主席在會議中絕對不應(yīng)有袒護的行為，因為他有這種行為，不但阻礙進一步的討論，而且將使與會者——甚至包括被袒護者在內(nèi)——對他失去信心。6耐性有些與會者在發(fā)表意見時往往辭不達意，另一些與會者則可能在群眾面前因感到可怕而回避發(fā)言。面對這一類的與會者，主席應(yīng)主動提供協(xié)助與鼓舞，要做到這一點，主席非具有高度的耐性不可。7能靈活地應(yīng)對“挑刺”人物與會者之中，難免會有少數(shù)“挑刺”人物存在，諸如有高度偏見者、喜愛壟斷發(fā)言者、火氣專門大者等。主席必須能夠在不冒犯他們的前提下，有效地應(yīng)付他們。8沉著并自我約束為了鼓舞與會者信心，主席除了應(yīng)表現(xiàn)熱誠與果敢的態(tài)度之外，須保持沉著堅決，并自我約束。他應(yīng)幸免在幕前過度地暴露自己。例如不應(yīng)放蕩不羈地發(fā)表自己的意見、壟斷發(fā)言或理論講教等等。9具有幽默感幽默感對排除緊張氣氛，以及令會議順利進行具有專門大的作用。主席在運用時應(yīng)專門注意幸免輕浮或淺薄的話語。二、會議過程全體小組討論如果講，成功的會議有什么要領(lǐng)的話，那確實是自由而公布的討論。斥責或指令對現(xiàn)代的職員差不多上沒用的。幾乎每個下屬人員都期望有機會自由提咨詢和討論組織內(nèi)部的重大事件的決策內(nèi)容，相互交流切磋彼此的思想。有成效的小組討論和“漫談”的區(qū)別，能夠歸結(jié)為會議主持人的統(tǒng)馭能力的大小。圓桌會議的成功或失敗完全取決于會議主持人本身。1對領(lǐng)導(dǎo)人的提示一樣都認為領(lǐng)導(dǎo)人的工作確實是在會議中組織、激發(fā)和引導(dǎo)會議的摸索和進程。在某些方面，非正式的圓桌討論把最大的責任放在會議主持人肩上。由于討論的質(zhì)量取決于與會者態(tài)度的相互阻礙，因此會議領(lǐng)導(dǎo)人必須既敏銳又靈活。他必須能習慣討論咨詢題多變的要求以及各人的性格。盡管沒有能夠做為模式的實際做法，領(lǐng)導(dǎo)討論的能力一樣能夠應(yīng)用以下原則和技巧得到改進：(1)做好預(yù)備，會議主持人應(yīng)對討論主題的背景有完善充分的了解。(2)事先摸索，以便發(fā)覺常見的可能顯現(xiàn)的咨詢題和反對者可能采取的論點。(3)通過事先打算來防止干擾。如果打進來的電話必須接，就要考慮在另外的地點開會；要檢查材料和視聽設(shè)備，以保證一切順利。(4)評估你的聽眾，不可低估他們的才智，也不可高估他們知識的豐富程度。(5)了解與會者中的每一個人，充分考慮與每個具有專門個性的與會者的交流方式。(6)為了讓與會者感受輕松，你應(yīng)表現(xiàn)為小組的一員，而不是做有威逼性的局外人。幽默和插話能起作用，但當這種情形達到一定程度時，會議領(lǐng)導(dǎo)人要向小組及時提醒會議的目的。(7)和聽眾一起平等合作，幸免操縱人們。(8)用一樣的語言講話，不要總想表現(xiàn)得高人一等。(9)明確會議的目的，如果宗旨是解決咨詢題，則用簡潔而精確的話陳述咨詢題，以使與會者確切了解會議內(nèi)容。要正視和處理爭辯的焦點，幸免爭辯白熱化，個個面紅耳赤。(10)引導(dǎo)會議按規(guī)定的議程進行，始終要圍繞中心議題展開。(11)要遏制操縱會議的任何傾向，實際體會表明，任何人談話超過時刻的20%，就意味著失效。(12)幸免材料不足，如果缺少的資料對討論本身確實是必不可少的，在緊急情形下，能夠考慮臨時休會。(13)持續(xù)核對回饋的信息，要咨詢一下：“這些有道理嗎?”要確知與會者正以和你相同的目的行動。(14)既講述，又表演，選用直觀器材。用黑板記錄小組成員的論點。如此能夠幸免離題，也能夠關(guān)心你歸納和做出結(jié)論。(15)鼓舞小組的全體成員參加討論。(16)鼓舞在友好協(xié)作的基礎(chǔ)上進行動氣勃勃的討論。(17)扮演公平的調(diào)解人來緩和猛烈的爭辯，或引導(dǎo)其他與會者介入討論，以使爭辯主角平復(fù)下來，或者宣布極短暫的休息，要制造性地利用不同意見。(18)在還有其他觀點需要傾聽時，要限制某一個觀點的發(fā)表時刻。(19)隨時提防注意力的分散，保持會議活躍。如果與會者開始煩躁不安，要設(shè)法讓他們參加行動。(20)要有克制地使用直截了當咨詢句，這種咨詢句會產(chǎn)生一種學校教室的氣氛，而阻礙自由表達的氣氛。但直截了當咨詢句可用以介紹一個專門觀點，中止離開正題的討論，使漫不經(jīng)心或害羞的人介入討論，縮短冗長獨白，領(lǐng)導(dǎo)人意識到有某些意見與差不多發(fā)表的觀點相反的時候，應(yīng)當設(shè)法激發(fā)辯論。(21)要有耐心，要記住交流意見是需要時刻的，當方法新奇或是有許多言外之意有待探究時，尤為如此。(22)要預(yù)先考慮到對與會者可能提出的意見的抵制。(23)在任何會議閉幕往常，要做出總結(jié)，歸納會議成果或著手行動。2應(yīng)該幸免的一些咨詢題當會議不能實現(xiàn)與會者的期望時，指責通常指向會議的領(lǐng)導(dǎo)。常見的情形是領(lǐng)導(dǎo)方式有毛病——領(lǐng)導(dǎo)人壟斷會議或其它緣故。領(lǐng)導(dǎo)人如果能學會如下的幸免事項，能夠更有效地領(lǐng)導(dǎo)：(1)幸免使與會者為難。你也許想批判某一個人，然而這種行動會使得所有的與會者產(chǎn)生自衛(wèi)態(tài)度。(2)幸免代替小組摸索。有些領(lǐng)導(dǎo)人往往想走在小組的前頭，做總結(jié)或回答咨詢題，而不是鼓舞討論。(3)幸免以錯誤的方式敘述情況。小組的對立專門容易由于領(lǐng)導(dǎo)人粗心大意或添加色彩的陳述而造成。平淡地陳述意見容易抑制討論。(4)幸免透露領(lǐng)導(dǎo)人認為能同意的答案或解決方法。表面上，職員傾向于按照他們想象的治理部門的期望來做出反應(yīng)。如果目的是客觀地摸索和真誠的雙向交流，那就要幸免偏頗錯誤的方法。(5)幸免把討論從中心目的引發(fā)離題議論。要委婉地要求小組成員井井有條地走向會議的目的。當人們從事于細節(jié)性討論時，最好用提咨詢把他們引回到正題。(6)幸免傲慢地對待關(guān)鍵咨詢題或與會者。不同的人以不同的形式吸取信息。要核查回饋的信息，以確定會議的成效。(7)幸免尚未得出結(jié)論或者尚未開始主動行動就休會。要使結(jié)論為大伙兒共同懂得，同時馬上付諸于行動。3難應(yīng)對的與會者有些難應(yīng)付的人可能使主持人左右為難，下面是應(yīng)對他們的一些建議：(1)應(yīng)付萬事通的人，鼓舞其他與會者附和他們自己的見解，使小組成員降低他議論的重要性。(2)鎮(zhèn)定地應(yīng)對好辯的與會者，并保持平復(fù)。利用提咨詢讓他把話講出來，然后把他交給小組去應(yīng)付。同時強調(diào)大多數(shù)的意見，同時不使與會者發(fā)言涉及個人。(3)容易怨恨的人可能覺得威嚴受到了損害，因為他認為有人正教訓(xùn)他如何樣做工作。要向他保證，他的體會能夠?qū)ζ渌c會者有價值，而且交流思想對會議目的是重要的。(4)要得到多嘴與會者的支持，需要老練的領(lǐng)導(dǎo)能力。抓住他的某個觀點，征求其他人的意見，并在小組內(nèi)傳遞那個咨詢題。(5)猶疑不定的與會者可能主動性不高。要讓他行動起來，提一個他專門可能回答好的或?qū)ｉT容易回答的咨詢題，點他的名，讓他回答；多方設(shè)法使他參加，例如，協(xié)助示范表演或者鼓舞他作報告。(6)為使沒有愛好的人參與，設(shè)法提出涉及他工作內(nèi)容的直截了當咨詢句。找一些他活動中的情況來頌揚，并評判他的作用，以便把一些他有愛好的事引入討論。(7)如果一個搗亂的人，只是想“出風頭”得到大伙兒注意，就設(shè)法繞過他，讓那些有更重要的話要講的人發(fā)言，或者就象對待喜愛多嘴的人那樣對待他。如果那個搗亂者有意出難題，要幸免對他直截了當批判、嘲笑或嘲笑，而要重申他的反對或批判意見，并把咨詢題交給小組處理(如果他連續(xù)搗亂，小組應(yīng)一致把他看做一種威逼，并挫其銳氣)。必要時能夠和他單獨談話。(8)由于“應(yīng)聲蟲”的公布或隱含的奉承阿諛和始終同意，他向領(lǐng)導(dǎo)者反饋的信息反應(yīng)是虛假的。在小組集中討論專門議題時，最好回避那個人，而集中注意力于那些具有客觀見解的人。工作人員會議工作人員會議使下級治理人員及監(jiān)督人員有機會對治理職能進行參與獻策。更重要的是，它向最高治理部門提供了最基層一線的信息。集體參與是差不多目標之一，因為大多數(shù)工作人員會議是了解實情解決咨詢題的會議。主持人的職責在專門大程度上是調(diào)動所有一線治理人員的發(fā)言熱情。因為成員們作為一個集體定期會面，天天接觸，因此就形成一種親熱的非正式的形式。但那個地點面也有危機，即小組中任何一個人的言行可造成一定的政治阻礙。除非會議主持人認識到那個情形，并作為一種日常習慣去抵制它，否則，某些議程可能阻礙他作為會議主持人的威信。1工作人員應(yīng)該多長時刻開一次會工作人員開會的頻率取決于兩個因素：(1)利用工作人員會議來交流信息、作出決策和解決實際咨詢題的程度。(2)業(yè)務(wù)活動的性質(zhì)，有克制地經(jīng)營比對條件和環(huán)境高度敏銳的動態(tài)項目，所需的開會頻率為低。工作人員會議的頻率最終取決于會議的作用和期望它達到的成果。具有其它有效聯(lián)絡(luò)手段的機構(gòu)可能每月開一次工作人員會議就夠了。有些機構(gòu)覺得每周開一次工作人員會議對他們專門合適，另一些機構(gòu)覺得每天開一次會也不算多。喜愛多開定期會議的機構(gòu)宣稱，增加開會的頻率有助于：①提供與上級治理部門的最近信息交流。②取得更緊密的接觸，日常的進展可予以記錄，然而專門的成就可予以突出，以便趕忙得到專門處理。③鼓舞通過連續(xù)的檢查回憶，持續(xù)摸索現(xiàn)實的和潛在的咨詢題。④提供機會和每一位經(jīng)理的內(nèi)在聯(lián)系，他的工作可能與顯現(xiàn)的咨詢題有關(guān)系。⑤發(fā)表許多觀點和范疇廣泛的背景體會，以供解決咨詢題或作出決策。⑥使每位經(jīng)理洞悉其它部門的咨詢題。⑦認識總體經(jīng)營及其現(xiàn)狀。⑧作為訓(xùn)練基地，為機構(gòu)培養(yǎng)今后的上層治理人員。有些領(lǐng)導(dǎo)人報告稱，他們通過半小時工作人員會議所學到的東西，比他們整日的個人談話、專門會議和電話磋商為多。只要適當?shù)夭⑷胝麄€機構(gòu)的治理體系，這種經(jīng)常而定期的工作人員會議就能夠成為公司最有生產(chǎn)性的財寶之一。然而，對主張多開工作人員會議的每個論點都有其對立面。反面的論點是警告不要“由委員會治理”。許多信息資料可用書面形式更好地分發(fā)。有些專門部門的咨詢題以一對一的方式處理，往往能用較少的時刻予以解決。專門多治理人員覺得他們沒有時刻聽取其他治理人員的咨詢題，當一兩個部門想要獨占會議時，尤為如此。同時，如果過于詳盡地提過多的咨詢題，每個人就會花費過多的時刻。訓(xùn)練今后的治理人員，用正規(guī)的、有指導(dǎo)的治理層進展打算可能更為有效。主張較少會議的人認為，考慮到多數(shù)治理人員每天排得滿滿的日程表，會議失之過少，也許比失之過多要好些。2危險的信號高效的工作人員會議并非一下子就顯現(xiàn)的——它是廣泛的打算和預(yù)備加上熟練的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)的綜合結(jié)果。大多數(shù)的工作人員會議是定期召開的，然而有效的會議提防死板的常規(guī)。象任何其它工具一樣，工作人員會議要求連續(xù)予以注意，以保證生產(chǎn)能力。以下是某些危險信號，表明“這件工具需要磨快了”：(1)當會議不是全面治理職能的組成要素，而成為經(jīng)營的附屬品的時候。(2)議程中既沒有必要的信息需要傳遞，也沒有與會者真感愛好的項目。(3)會議召開的次數(shù)比業(yè)務(wù)活動性質(zhì)的需要看起來更為頻繁的時候。(4)會議連續(xù)時刻看起來超過了會議目的值得花費的時刻。(5)領(lǐng)導(dǎo)紀律放松，達到會后行動和成果的可能性減少。排除工作人員會議庸俗成規(guī)的關(guān)鍵，在于那個機構(gòu)把會議打算結(jié)合到總體經(jīng)營范疇的程度。許多公司如同對其它經(jīng)營職能那樣，規(guī)定會議的生產(chǎn)性目標。3打破例會的“常規(guī)”公司在進展，職責在擴大，組織機構(gòu)的經(jīng)管責任在改變，然而工作人員會議還保留著固定狀態(tài)。會議模式一旦形成，就傾向于固定不變——由于習慣，總是同一時刻，同一地點和相同的召集次數(shù)，同樣的圈內(nèi)人而不顧當前是否需要他們出席。會議主持人必須持續(xù)對工作人員會議的有效性重新評估。他必須象其他人的看法那樣看待會議，同時以領(lǐng)導(dǎo)人的身份，象其他人的看法那樣看待他自己。負責人可能不時地試圖通過詢咨詢要緊與會者評判會議的有效性。或許同樣明智的是，批閱一系列會議的記錄，以檢查某些方面的進展情形：(1)如果工作人員在往常的一次或一系列會議差不多決定明確的行動路線，那么，行動的現(xiàn)狀如何?(2)對工作人員的建議有何反應(yīng)?導(dǎo)致了什么行動?(3)工作人員在會后和會外是否和諧合作地行使職責?會上得到的表面和解在會后的現(xiàn)實中起作用了嗎?(4)擱置的咨詢題和延遲的行動現(xiàn)在如何樣了?是否有充分理由把這些重新列入議程項目?(5)治理部門行動與工作人員會議建議相反之處，與會者是否在行動往常已被告知?向他們做過任何講明嗎?(6)一樣而言，每位與會者的參加差不多上合適的嗎?在會議參加者和那些負責執(zhí)行會議決議者之間，有沒有信息交流延遲的跡象?(7)與工作人員會議比較，是否有更有效的方法可用來處理所遇到的情形?4失誤和障礙工作人員會議在治理職能方面有明確的經(jīng)營治理作用，然而應(yīng)當僅在情況的復(fù)雜性、不穩(wěn)固性或重要性，需要工作人員集體參與的時候才召開這種會議。據(jù)估量，約有三分之一的會議包括了不需要參加的人，開會的時刻比需要為長，或者本來就不需要召開。工作人員會議對一個機構(gòu)得不償失，有如下的典型情形：(1)有些部門負責人覺得召集一個會議，并依靠集體意見制定大多數(shù)打算和決策更為省力。如此就分散了責任，使主管人從集體參加得到安慰，日后如有某人受到聲討則尤為如此。(2)參加會議能夠成為一種聲望和地位，以至于一旦被邀請，人數(shù)多得可觀的成員會連續(xù)參加，而不管當時是否需要他們出席。如果這種參加被視為職員在機構(gòu)的政治框架里的權(quán)威和地位，那么，圈內(nèi)人的成員資格可能比會議成果更為重要。(3)無打算的會議產(chǎn)生無打算的結(jié)果。例如，有些部門負責人在他們自己的辦公室召集會議，但是沒有足夠的椅子，每次隔幾分鐘打進來的電話使會議中斷，應(yīng)該顯示六個月生產(chǎn)報告圖表的放映機有一個燒壞的燈泡。(4)提防認為開會遲到是高職位的特權(quán)之一的主管人員。如果會議主持人怕得罪高階人士，而不敢不等人到齊就開會，會議必定比原安排超出半小時，從而消耗其他人員的工作時刻。(5)防備會議主持人認為確保人人明白的最好方式是由他包攬全部講話。盡管他的自尊心在奴役聽眾中得到實現(xiàn)和滿足，但專門可能一事無成。(6)有時候，一個告示或備忘錄能夠起相同作用，然而召集會議看起來比組織那些材料，容易得多。此外，工作人員需要樹立集體精神的會議。如果你能發(fā)覺并排除上述這些咨詢題中的一個，你的工作人員會議必定會得到益處。常設(shè)委員會委員會的要緊優(yōu)點是能作用于一切治理權(quán)力范疇，以找到完成已委派的工作所需的專門人才。許多公司得益于委員會制度的組織系統(tǒng)，但有人認為委員會在行動方面緩慢而優(yōu)柔寡斷。委員會的成功取決于其組織方式和會議原則的應(yīng)用方式。委員會組織的要點如下：(1)任務(wù)——委員會的形成通常是作為超越正常業(yè)務(wù)渠道的手段，或者是因為沒有一個恰當?shù)牟块T在正常的職責分工下對某一專門職能負責。不論哪種情形，重要的是明確規(guī)定委員會的目的和職責。委員會既不可重疊也不可侵占其它單位或個人的職責。委員會的首要任務(wù)是補充。要事先決定你想要它起多大作用。(2)調(diào)查依舊收集信息。(3)提供評估。(4)解決咨詢題。(5)提出意見或建議。(6)做出決策。(7)采取主動行動。(8)持久性——委員會的“憲章”應(yīng)當規(guī)定任務(wù)期限。委員會是否負有一項專門任務(wù)的責任，并在完成后解散?它將為諸如舉薦獎勵或調(diào)查財產(chǎn)缺失等經(jīng)營顯現(xiàn)的咨詢題而開會嗎?委員會是否象機構(gòu)的其它單位那樣，有連續(xù)的責任，從而具有永久性的地位?常設(shè)委員會唯獨的變動確實是成員的更換(例如由工作人員經(jīng)營的委員會)，但在多數(shù)情形下，有確定期限并在完成任務(wù)后，即行撤銷的委員會，能更好地發(fā)揮作用。(9)領(lǐng)導(dǎo)能力——盡管會議主持人可能對委員會的任務(wù)成員沒有直截了當?shù)墓矩熑危欢麘?yīng)當能博得成員的尊敬和信任。要指定一位領(lǐng)導(dǎo)人，其能力和工作量應(yīng)該使他或她切實可行地能籌劃、預(yù)備和指導(dǎo)委員會完成任務(wù)。(10)成員資格——委員會的大小取決于它的目的，以及為實現(xiàn)這一目的的才能、權(quán)力或責任。按照實際體會，委員會的大小是以限制為宜。承諾擔任委員會成員，意味著每一位參加者有責任作出某些主動努力。那個集體的成功要求每一位成員：①為會議預(yù)作預(yù)備，包括搜集必需的資料，或和諧參加者將在會上代表的任何人。②加入(而不是獨占)委員會的任務(wù)和功能。③幸免利用集會作為滿足個人動機的手段(例如為贏得賞識或者為牢騷辯護)。④做一位主動學習的出席者，而不是消極的觀看者。⑤完成商定的任務(wù)，并為設(shè)想的后繼討論做好預(yù)備。(11)貫徹到底——委員會制度的最薄弱部分是連續(xù)干下去。經(jīng)常見到的情形是委員會組成了，然后就被忘掉了。負責組成委員會的人，也應(yīng)當負責決定連續(xù)干下去的步驟。且體的任務(wù)要有具體的期限。對常設(shè)的或是連續(xù)的委員會來講，明智的做法通常是：①定期檢查委員會的成果、任務(wù)和成員資格。公司經(jīng)營上的改變可能需要改變委員會的目的和組成。②轉(zhuǎn)換委員會成員，如此能夠鼓舞新的觀點，使自滿的常規(guī)復(fù)原活力，分攤工作量，和增加治理層進展的機會。③分發(fā)委員會會議紀錄，以便既向有愛好的各方提供信息，又確定委員會經(jīng)營動向和完成任務(wù)程度。咨詢委員會解決咨詢題的成功決于完善的打算、熟練的領(lǐng)導(dǎo)和對咨詢題的正確限定。解決咨詢題小組獲得明顯成功，通常是因為主持人做了預(yù)備工作。下面是應(yīng)考慮的差不多因素和應(yīng)遵循的步驟：(1)聚攏事實。(2)明確咨詢題。(3)建立和商定判定標準。(4)研究預(yù)算和確定支出限度。(5)收集更多的事實，把它們和咨詢題聯(lián)系起來。(6)分析資料并合理歸類。(7)識別可供選擇的解決方法。(8)檢驗解決方法是否符合成功的標準，考慮能夠介紹哪些擬議中的新咨詢題的解決方法。(9)把委員會的最后結(jié)論變?yōu)榻ㄗh。如果咨詢題解決委員會已授權(quán)行動，這些準則能夠還應(yīng)包括：(1)講服那些必須解決咨詢題的人同意那個解決方法。(2)必要時妥協(xié)。(3)檢驗修訂的解決方法是否符合成功的全部標準。(4)在一個示范(檢驗)場合試驗解決方法。(5)使最后用戶同意通過檢驗的解決方法并加以訓(xùn)練。(6)安置和執(zhí)行。(7)完成新方法。(8)評估成效。(9)建立操縱程序，以保證采納的解決方法的永久性。委員會成效由于委員會通?？紤]專門咨詢題的領(lǐng)域，同時常常超越部門界限和治理層次，因此委員會的成功就要求機智的領(lǐng)導(dǎo)能力。參加者的背景、個人聲望、才智、氣質(zhì)、動機、個人保證和表達能力都會有極大差異。融合這些品性需要技巧。主持人必須有能力在關(guān)鍵時刻介入，以引導(dǎo)討論躲開如下的失誤：(1)如果小組改變了原始的目標，老練的領(lǐng)導(dǎo)人可能設(shè)法重申話題或目標，并通過投票決定連續(xù)討論是否適宜。(2)當討論漫無邊際時，主持人應(yīng)當設(shè)法注入引起爭辯的咨詢題，或者要求那些沉默的人提出具體意見。另一個方法確實是重申目標或咨詢題，歸納那些可能已達成一致的意見，并澄清有待進行的事項。(3)動機和意見的差異往往變得明顯和猛烈。主持人必須找到自由討論變成爭辯之處，并把討論從中心人物轉(zhuǎn)向另外一個人，方法或許是提出一個有關(guān)的事項。重新分析咨詢題或歸納部分一致的意見可能是有效的策略。幽默感甚或臨時休會可能有關(guān)心。(4)當小組內(nèi)方法或意見不一致時，最有效的領(lǐng)導(dǎo)策略是防止分歧固定下來。提出其它方面新的事實和展望可能防止相持，把迄今達成的一致意見寫在黑板上可能打破僵局。幽默、臨時休會或其它緩和情緒的方法可能有用。(5)倉促作結(jié)論往往不能充分發(fā)揮委員會的功能。要提供機會去考慮不同的選擇，探究隱含的意思，詢咨詢佐證的事實。作會議結(jié)論往常，要確定全體參加者都有機會表達自己的意見，然后把一致的意見納入結(jié)論。(6)隱藏的動機可能把聰慧的人導(dǎo)入錯誤的結(jié)論。當委員會的看法將導(dǎo)致錯誤決定時，要找一個推辭的借口。要注入假設(shè)的咨詢題，收集和提出更多的外部資料，或是邀請一位博學的局外人來咨詢，以改變思路。全公司大會全公司大會為你提供引起別人注意的會議，也為增進工作成員之間團結(jié)一致的感情提供機會。大型會議不適于雙向交流或公布討論，然而它們對傳遞信息和建立更加良好的關(guān)系有好處。許多主管人員認為個人接觸是全公司大會最重要的一環(huán)。有些人認為在這種會上的講話，其重要性不如使職工有機會會見最高治理部門和從上層直截了當?shù)玫叫畔ⅰ?初步打算由于費用、涉及的人數(shù)、生產(chǎn)的可能中斷以及治理部門處于職員的嚴密檢查和評判之下，全公司大會需要專門慎重和詳盡的打算。下面是使這種集會處在治理操縱之下的一些建議：(1)征求意見、進行商討和爭取支持，要有上層治理部門參加。(2)征求第一線治理人員的意見和建議，找出誰能對打算奉獻專門才能和能力。(3)制定暫編預(yù)算和費用估量。(4)起草暫定議程同時指派一個代表委員會進行審查。(5)檢驗打算的可行性。要留意在以下幾方面有沒有抵觸，即在職員個人利益方面，在工會打算方面，在生產(chǎn)進度方面，在可用場地點面，在假日安排方面。(6)在最高層治理部門重新評估暫定的打算和規(guī)劃。要正確地觀看會議的全面阻礙。2自由參加的招待會和參觀工廠“自由參加的招待會”結(jié)合對公司各項設(shè)施的巡視，是最簡單、最廉價和最有效的贏得職工好感的方法。它有助于辦公室人員和裝配線上的工人與公司的最終產(chǎn)品聯(lián)系起來。它還能形成對公司的新的自豪感和新的愛好。如果有人負責以下細節(jié)，這些舉動就會更成功，每個有關(guān)的人負擔也就更?。?1)規(guī)定日期。要有幾個月的打算和預(yù)備時刻。要幸免和其它社團活動或是假日沖突，要考慮可能的氣候、業(yè)務(wù)日程和一年中各項設(shè)施使訪咨詢者最感愛好的時刻。(2)規(guī)劃預(yù)算。費用取決于公司招待的程度。通常供應(yīng)點心和飲料，并分發(fā)小冊子、小商品或者產(chǎn)品樣品。(3)發(fā)請柬。請柬或通知必須明確時刻、職工家屬是否在邀請之列、以及對兒童有無人數(shù)或年齡限制。要求職工提出他們期望邀請的補充名單。(4)預(yù)備展覽品和陳設(shè)品。參觀工廠如加上直觀器材會更有意義。這些器材會加深參觀者的印象，使他們覺得公司是一個良好而安全的工作地點，而且公司的打算表明前途大有期望。除產(chǎn)品展覽外，許多公司設(shè)計五光十色的標記，以表明對每一個要緊設(shè)備項目的投資額、提供一個職業(yè)崗位的平均成本、以及公司銷貨現(xiàn)金的情形。(5)訓(xùn)練工作人員并使他們處于待命狀態(tài)。召集所有部門的負責人和第一線治理人，向他們講明最后打算并爭取他們的協(xié)助。如果第一線治理人自己不能擔任向?qū)?，就請他們舉薦向?qū)?。把情形簡介寫成摘要提供給向?qū)АｎA(yù)備和分發(fā)對可能提出的咨詢題的答案。(6)預(yù)備各項設(shè)備。包括指示到公司所在地的標記，安排適當?shù)耐＼噲龊蜑樵L咨詢者引路的服務(wù)員。標明休息室，檢查急救用品，油漆通道線或方向標記，在等候的地點提供增設(shè)的座位。如果沒有自助食堂或恰當?shù)恼写c休息的地點，就搭一個帳逢，供訪咨詢者集合和進行社交活動。(7)擬定禮儀。行政部門的禮儀對自由參加的招待會的成功起著重要作用。主人和迎候者是重要的，然而職員有機會和公司高級代表面對面的接觸是最重要的考慮因素。在某些場合，由公司的高級職員正式向整個集會發(fā)表講話；在另一些場合，由公司的高級職員正式向整個集會發(fā)表講話；在另一些場合，開始參觀的每個小組，都受到高級職員的歡迎。有一位總裁把在參觀終止時向每一位訪咨詢者致意作為他自己的任務(wù)，他認為最后的印象是最有意義的。3公司宴會和圣誕節(jié)聚會大多數(shù)公司都在圣誕節(jié)聚會。公司圣誕節(jié)聚會比公司其它集會更可能供應(yīng)含酒精飲料。如果聚會打算包括烈性酒，治理部門應(yīng)考慮以下細節(jié)：(1)包括職員的妻子或夫君，最好發(fā)一封邀請信。(2)安排在聚會開始不久就供應(yīng)足夠數(shù)量的食物。早開始，早散會不但減少飲酒量，而且大量減少交通事故。(3)安排一些娛樂節(jié)目，喧鬧的集會往往能夠通過關(guān)閉酒吧、改為演出而使之安靜。(4)關(guān)閉酒吧后以最后一項活動使慶?；顒舆_到高潮，抽獎和發(fā)獎品可使參加慶?；顒拥娜擞谐渥銜r刻在他們離開往常安靜下來。4全公司大會的核對細則對人員配備的要求：(1)會議總主持人。主持會議，對會議負有治理責任，然而把預(yù)備工作托付給別人負責。(2)項目指導(dǎo)人。受會議總主持人委派，負責項目的打算、組織、全面指導(dǎo)和和諧，負責項目的全部人員活動、材料和設(shè)施，批準全部財務(wù)開支和契約協(xié)議。(3)規(guī)劃經(jīng)理。輔助并對項目指導(dǎo)人負責，安排規(guī)劃內(nèi)容、會議議程、發(fā)言人的獲得和照管、大會?？?。(4)項目公共關(guān)系經(jīng)理。受項目指導(dǎo)人委派，負責公司的宣傳和宣傳的內(nèi)外交流，以及和報刊與公眾的關(guān)系。(5)設(shè)施經(jīng)理。受項目指導(dǎo)人委派，負責用于會議的全部專門設(shè)備、材料和供應(yīng)品的訂貨、安裝、保養(yǎng)和處置；負責布置和愛護會議場所。(6)食品和娛樂經(jīng)理。受設(shè)施經(jīng)理委派，負責訂購和監(jiān)督全部食品和飲料的供應(yīng)，并監(jiān)督會后的食品供應(yīng)的清理；安排和和諧表演娛樂節(jié)目的人。第一時期(開會日期的數(shù)月前)：①確定宗旨和目標。②任命項目指導(dǎo)人。③考慮暫定方案。④使公司所有工作部門介入，并征詢其意見。⑤估量費用。⑥規(guī)劃暫編預(yù)算。⑦規(guī)定沒有互相抵觸的日期。⑧預(yù)定會議場地。⑨聘請外界發(fā)言人或安排娛樂節(jié)目。第二時期(開會日期前二三個月)①完成人員配備。②確定組織機構(gòu)打算及權(quán)力分工。③確定工作預(yù)算和開支程序。④完成最后方案。⑤通知職員開會。⑥著手宣傳方案。⑦邀請專門來賓。⑧為場地、食品、娛樂節(jié)目、額外桌椅，以及專門設(shè)備訂立合同。⑨預(yù)備展覽品和陳設(shè)品。１０訂購指示牌、裝飾品、旗子或花。１１落實裝飾品和裝置符合消防和安全規(guī)章。12預(yù)備專門設(shè)施。13預(yù)定專用電話和其它臨時裝置。14預(yù)定視聽設(shè)備、黑板、法蘭絨板和其它提供真實性成效的用具。15和諧和確定發(fā)言人，以及對發(fā)言人的介紹。16指派和訓(xùn)練各主持人，各向?qū)?，各示范表演人，以及停車場、失物招領(lǐng)處、衣帽存放間和登記處的服務(wù)人員。17預(yù)定免費樣品或是紀念品。18預(yù)定證章、邀請信、小冊子、入場券和其它印刷品。19聘請攝影師。20建立與本地報紙、雜志、電視臺和無線電臺的聯(lián)絡(luò)。21使公司主管人員和監(jiān)察人熟悉行動的最后打算。22為萬一發(fā)生“臨時空場”而安排應(yīng)急發(fā)言人(或娛樂節(jié)目)。第三時期(在預(yù)備期的最后幾天)：①檢查最后方案和完成行動打算。②檢查登記處或招待處是否備有證章、登記單、打字機、恰當?shù)怯浄椒ā㈦娫?、布告欄、一樣和緊急通知。③檢查每次會議指定的場所，核對座位打算設(shè)施和設(shè)備。④檢查以下各地點是否都恰當?shù)匕仓昧藰擞洠航哟?、參觀、登記處、方向、陳設(shè)室、搶救、失物招領(lǐng)處和停車場。⑤為擴音系統(tǒng)和視聽設(shè)備確定專門設(shè)備操作員。⑥再一次確定發(fā)言人的打算，需要的協(xié)助，黑板、粉筆、黑板架、指示器和視聽設(shè)備均已備齊。⑦核實每一個方面均已就位待命(包括人手和設(shè)備)：食品和飲料服務(wù)，衣帽存放間，發(fā)言人和娛樂節(jié)目演員的休息室和化裝室，來賓停車場。⑧核查專用電話裝置和其他交通工具。⑨檢查保安人員和應(yīng)急安排。第四時期(會后趕忙進行)：①親自向發(fā)言來賓和其他專門奉獻者致謝。②運算出席人數(shù)。③拆卸和退還租來或借來的設(shè)備。④查找被遺忘的器材物品。⑤監(jiān)督和完全檢查清理工作。⑥檢查是否有可能引起火災(zāi)或安全事故的危險。⑦把所有場地移交安全巡邏隊。第五時期(在會議期后一周之內(nèi))：①在項目工作人員中發(fā)動討論會，以征求建議評估并了解未了事項的狀況。②向發(fā)言人和其它有專門奉獻者致函正式表示感謝。③檢查存貨和清單，以確知全部財產(chǎn)、設(shè)備和材料都已有了著落，并已適當處置或退還。④要求工作人員核實全部發(fā)票、發(fā)言人的酬勞和其它債務(wù)。⑤把會議報告匯編和提交授權(quán)機構(gòu)。招待和宴會宴會的含義被定為“有目的的進餐”。會議打算者的職責是提供能夠達到那個目的的氣氛。如果公司打算得到宴會或雞尾酒會費用的全部回報，則打算必須是現(xiàn)實主義的。你充其量能夠希望在這種氣氛下吸引全部聽眾的注意力，最多達45分鐘到1小時——那個時刻對公司的目的是否足夠?如果不夠，其它形式的會議可能更適合一些。在決定這種舉動往常，公司必須認識到所將取得的大部分價值是無形的和遙遠的。1宴會成功的十項標志為一個大型團體安排宴會不是一件容易的情況。成功的場合打算得如此好，組織得如此好，治理得如此好，以致來賓并不意識到詳盡的打算。有體會的打算者認為以下10點意味著一次順利進行的招待宴會：(1)選擇一個有吸引力的、通風良好的房間或宴會廳，要有足夠的空間，擁擠會破壞最精心設(shè)計的場合。(2)如果宴會前舉行雞尾酒會，要確信對酒會的把握和截止時刻均有明確的規(guī)定。(如果招待會后是正餐，則以45分鐘到一個小時最為適宜；業(yè)務(wù)性的雞尾酒會通常最多兩小時。)(3)富于想象地、有吸引力地安放餐桌，能夠大大增加全面成效而不增加費用。選派一位知識淵博的人來檢查這些細節(jié)。(4)盡可能使用最舒服的座位，安排的方式要把背對講臺的人減少到最低限度。(5)準時開宴。如果75%的客人已入席，就不要等晚來的人和散漫的人。(6)要確信菜肴吃起來和看上去一樣好。(熱茶一定要熱上，而不是半涼不熱的。)(7)親切地介紹主賓和宣布事項，但耗用時刻要有限度。(8)介紹來賓發(fā)言人或文娛節(jié)目應(yīng)在來賓過于疲勞而無力觀賞往常。要確知節(jié)目單上的那些人明白應(yīng)在什么時候停止(發(fā)言人應(yīng)懂得20～30分鐘的時刻限制)。(9)安排節(jié)目應(yīng)使來賓最多坐兩個半小時。(10)按照宣告的時刻終止宴會。2訂立承辦宴會和服務(wù)的合同自由參加的招待會或周年慶祝會，往往能夠通過把車庫或倉庫改裝成宴會或?qū)ｉT招待會的場所，進行戲劇性的安排。想象力能關(guān)心你把預(yù)算保持在合理范疇內(nèi)。但有時候在公司自有建筑物之外舉行會議而支出額外開銷是正當?shù)?。不論是哪種情形，你的宴會承辦人對活動的成功是一個關(guān)鍵因素。最好的服務(wù)和安排，一樣可得自與公司有經(jīng)常而大量業(yè)務(wù)的人。不管安排是多么小心和周到，最后一分鐘出點咨詢題是不可幸免的。有體會的總管或宴會廳領(lǐng)班有許多方法來保證公司宴會的成功。有體會的宴會承辦人只需要明白宴會時刻和日期、估量出席人數(shù)和預(yù)算。大多數(shù)專業(yè)的宴會承辦人能按照這些要緊條件開展整個活動。他們能夠用打算和訂單提供資料，使宴會主辦者最后確定預(yù)算。然而你必定仍舊情愿和宴會承辦人訂立盡可能詳細的書面協(xié)議。協(xié)議應(yīng)包括：(1)預(yù)定專門指定的一個或若干房間為舉行宴會之用。如果你需要時刻去安裝專門的視聽設(shè)備、裝飾品、餐桌紀念品和座位卡，商定提早使用就專門重要。(2)預(yù)先選定的菜單，逐道列舉菜名。如果涉及自助餐或餐前小吃，要逐項具體講明名稱和數(shù)量。(3)安排烈酒的供應(yīng)和操縱，包括開始與終止供應(yīng)時刻，烈酒是按份抑或按瓶計費，依舊由你自己供應(yīng)，以及酒保和服務(wù)員的提供。(4)安排小費或服務(wù)費以支付食品和酒吧服務(wù)員、衣帽間的服務(wù)員和其他人員。(5)一樣物質(zhì)條件，包括樓面布置、座位安排、講臺的位置和大小、擴音器和擴音系統(tǒng)、放映設(shè)備、聚光燈和其它設(shè)備。(6)可能需要補充的工作人員，諸如幻燈片或錄像放映員、擴音系統(tǒng)操作員、保安警察、額外的衣帽間服務(wù)員和其他人員，包括每人應(yīng)在崗位的具體時刻。(7)估量宴會承辦人可能訂購和供應(yīng)的專門物品，例如花木布置、宴會帽，餐桌紀念品。(8)安排由宴會承辦人、飯店、俱樂部或餐館提供錄音帶或現(xiàn)場的伴奏音樂和任何其它娛樂節(jié)目。(9)有關(guān)可能取消的規(guī)定和有關(guān)主辦者保證出席人數(shù)的最后日期規(guī)定。以上所有各項應(yīng)列入宴會經(jīng)理的核對細則。3價格適當?shù)拿啦皖A(yù)算越有限，有制造力的打算就越重要。要記住，想象并不是代價專門高的因素。要在預(yù)算和宴會承辦人能力的限度之內(nèi)，富于想象地尋求不同于上周宴會或來賓在一般餐館可能看到的菜單。菜單不必精巧或昂貴，以使來賓為出席而快樂。那個地點有一些建議：(1)在質(zhì)地、顏色和味道方面運用對比。不要在加奶油的主菜之后，跟上含奶油的甜點心。(2)增加戲劇氣氛。甜點放在“華麗的大燈臺”上端上來的“動人景象”，是最容易的辦法之一。(3)要與眾不同。要考慮老一套菜單所沒有的菜，它們通常差不多上能夠弄到的，而且并可不能更貴。用牛肉疏菜麥片濃湯，或濃肉汁菜湯而不用標準的湯或者考慮和蘋果餡餅同樣美國式的帶甜奶油汁或冰淇淋的印第安布丁。(4)熟菜必須熱上，冷菜必須冷上。假使第一道菜是冷的，就帶著冰上。正上熟菜的時候，不要打亂。如果節(jié)目時刻專門緊，就在上冷菜時宣布，上熟菜時最好幸免干擾。4有關(guān)烈酒的一些令人清醒的事實從治理部門的觀點看，打算中有關(guān)供應(yīng)烈酒部分比其它任何部分都要更加小心預(yù)備和操縱。用簡單的運算和列在下面的數(shù)字，即可看到嚴格操縱的重要性。事實上，不可能準確地數(shù)清招待會上的飲料消耗數(shù)字。宴會承辦人、飯店、俱樂部或餐館的經(jīng)營可能是誠實的，然而除非你有自己的操縱方法，否則開帳單時，你難免感到不愉快的意外。有體會的招待會治理人員一樣認為最好按瓶訂購烈酒。如此，核對宴會前發(fā)出的瓶數(shù)和宴會后的余數(shù)都比較簡單。(空瓶應(yīng)在最后點清時才挪走。)開著的瓶通常按每瓶的十分之一估量，以確定不應(yīng)開帳的費用。一樣可取的方法是要求所有的飲料通過計量。酒保為承諾“自斟自飲”而自豪的做法會增加烈酒消耗量。專門多公司認為購買按照標準配方大量調(diào)配的雞尾酒是可取的，如此承辦單位就能夠在開會前調(diào)配。要備有一兩種酒精成分不多的酒。決不要依靠宴會承辦人或餐館主動終止酒吧服務(wù)。這是主人的工作。終止酒吧的信號應(yīng)該是隱秘的，如此能夠使無禮的來賓不去設(shè)法延長宴會。幸免可能發(fā)生不愉快情形，能夠通過指定一位有足夠威望的主管人命令酒吧中止而無異議。如果雞尾酒會在宴會之前，一樣認為45分鐘到一小時是最大的極限。如果只有雞尾酒會，一樣認為兩小時是最合適的和最實際可行的。為使來賓觀賞招待會，服務(wù)和時刻的把握是重要的考慮因素。不能提供合適的服務(wù)最容易把招待會變成難題。有體會的雞尾酒會治理人員為25～100人的招待會安排一名酒吧服務(wù)員和1～2名服務(wù)員；如果人數(shù)在300人以上，就打算雇用3名酒吧服務(wù)員和4名或更多的服務(wù)員。5治理人員需要關(guān)心治理宴會類似組織演出——主管人是負責全部成效、表演、費用和觀眾舒服的演出人。除非那個人真正有負責設(shè)計和指揮復(fù)雜集會的體會，否則他將永久不了解工作量和對眾多細節(jié)的關(guān)懷程度，而這些差不多上進行真正成功活動的要求。聽其自然不可幸免地帶來極大的損害。治理這類性質(zhì)的活動，涉及許許多多細節(jié)，沒有一個人能單獨完成。編列核對清單和分派工作任務(wù)是絕對必要的?；顒忧暗膸仔r，項目經(jīng)理必須到現(xiàn)場檢查。集會經(jīng)理能夠假定宴會承辦人、各委員會和各助理均已完成他們的協(xié)議任務(wù)，然而講效率和有體會的治理人情愿和他自己的工作人員認真檢查，以確保每項打算均已完全令人中意地執(zhí)行。需要專門考慮的一些項目包括：(1)通風和溫度。要記住體溫能夠使室溫升高。室溫在開始時能夠稍為涼一些，要指定不在臺上就座的某人與治理部門聯(lián)系調(diào)劑空調(diào)。(2)一樣物品裝備。檢查家具確已按照打算放好，而且適合活動的實際需要。務(wù)必做到餐桌之間有充足的地點，以便來賓自由走動，柜面足以放下首席餐桌或供文娛活動之用，接待的地點有適當數(shù)量的椅子，出口處不堵塞，以及所有地點都整齊清潔和漂亮悅目。(3)特定的座位安排。認真檢查首席餐桌的安排(雙向座位卡是個好方法，以免使聽眾中那些走近嘉賓的人為難)。如果用客人座位卡，要事先把這些卡片按餐桌號碼分開放在不同的信封里，不要依靠服務(wù)員分發(fā)座位卡。(4)烈酒的操縱。確定酒吧服務(wù)的安排能使主人操縱烈酒的意圖得到實現(xiàn)。再次證實酒吧間領(lǐng)班對終止供酒時刻完全懂得。(5)總管。再次確定服務(wù)的時刻和細節(jié)。安排服務(wù)員收集就餐券(如果適用的話)，并安排服務(wù)員在上甜點和咖啡以后即刻離去(由在場助手督促服務(wù)員離去是個好方法)。(6)節(jié)目。征求各發(fā)言人的意見并和諧各表演節(jié)目的人，使他們都有機會熟悉環(huán)境和安排，因為小的調(diào)整可能是必要的。如果你打算安排跳舞或伴奏音樂，就指定一名工作人員監(jiān)督樂隊。(7)安排宴會后的終止工作。招待會后的烈酒盤存；貯存或歸還視聽設(shè)備、專用陳設(shè)品或裝飾品；向服務(wù)工作人員致酬；證實招待會和宴會出席人數(shù)，以供開帳單之用；以及其它細節(jié)。下列核對細則能夠協(xié)助你制定你自己的打算表。6宴會和招待會的核對細則對人員配備的要求：(1)項目經(jīng)理。負責打算、組織、推動和全面指導(dǎo)及和諧工作；負責監(jiān)督項目全部人員的活動，器材和設(shè)施，批準全部開銷和簽訂的協(xié)議。(2)設(shè)施主持人。受項目經(jīng)理委派，負責物品和服務(wù)的安排，包括與宴會承辦人或場地治理部門磋商、聯(lián)絡(luò)和和諧，監(jiān)督集會場所的預(yù)備和食物與飲料的供應(yīng)，以及訂購、運輸、安置、保管和處置所有與活動有關(guān)的專門器材和供應(yīng)品。(3)公共關(guān)系指導(dǎo)人。受項目經(jīng)理委派，負責打算、組織和指導(dǎo)宣傳活動；與新聞媒介保持聯(lián)系；能夠協(xié)助項目的開發(fā)和登記。第一時期(盡量提早)：①決定集會的差不多目的和主題。②確定時刻和日期。③完成項目工作人員的指派。④編列暫定的邀請名單，估量出席人數(shù)。⑤制定初步預(yù)算(包括如需付給出席者酬勞的經(jīng)費在內(nèi))。⑥招標承辦場地和宴會。⑦選定場地和宴會承辦人并簽訂合同。⑧向簽訂合同者提供詳盡講明、會場平面圖和座位打算、菜單和服務(wù)要求等。⑨設(shè)計詳細的議程或規(guī)劃。10約請發(fā)言人、表演娛樂節(jié)目的人、致詞的人，以及其他執(zhí)事人員。11設(shè)計節(jié)目預(yù)告材料和公布消息日程。12安排預(yù)定方法，包括確定、截限和取消日期。13向大人物和特邀來賓發(fā)送邀請信。第二時期(宴會前幾個月)：①訂購一些專門物品如晚會紀念品、餐桌裝飾品、能起講明作用的陳設(shè)品、紀念品或獎品。②預(yù)定額外的視聽設(shè)備。③與場地治理部門考察新的事態(tài)進展、變動或添置。④增加工作人員，指定專人辦理登記、監(jiān)督烈酒操縱、陪伴發(fā)言人或特邀來賓。⑤聚攏資料和訂購復(fù)制品(印刷的節(jié)目單、菜單、座位表和委員會名單。)⑥再次確定與項目有關(guān)的人的協(xié)議(會議的時刻和地點，登臺露面的確切時刻、酬勞，以及其它細節(jié))。⑦安排顯現(xiàn)意外情形時的代替節(jié)目。第三時期(在活動開始前的時刻，如有可能，在前一天)：①確定所有同意專門任務(wù)的人和那些在項目中出面的人的地位和懂得力。②通知宴會承辦人和場地經(jīng)理最后的登記表并檢查各項要求講明。③檢查房間布置，使之符合打算的要求(確保適合實際需要，餐桌之間有足夠的地點使來賓自由走動，柜面足以放下首席餐桌或供娛樂節(jié)目之用)。④檢查出口，不使堵塞，并做到整個場地整潔。⑤落實專門裝飾已按打算裝置。⑥視聽設(shè)備就位后，要試驗其工作情形(回響可不能太大，擴音系統(tǒng)適當，放映機焦距準確)。⑦認真檢查首席餐桌的安排及座位卡的位置。⑧落實酒吧的服務(wù)安排使主人的烈酒操縱措施得以實現(xiàn)，再次與酒吧領(lǐng)班確定酒吧終止時刻。⑨與總管再次確定供應(yīng)時刻及細節(jié)(安排收集就餐券以及上完甜點和咖啡之后服務(wù)員趕忙離去。)10使發(fā)言人及表演娛樂節(jié)目的人員熟悉環(huán)境，因為為了最大限度的舒服，可能有必要做小的調(diào)整。第四時期(緊跟著來賓離開之后)：①活動后趕忙盤存烈酒。②與治理部門確定出席人數(shù)以供開帳單之用。③貯存或歸還專門的陳設(shè)品、裝飾品和設(shè)備。④向有關(guān)服務(wù)人員致酬。⑤視察場地有無需要招領(lǐng)的失物。⑥把場所移交場地經(jīng)理的代表。第五時期(一周之內(nèi))：①與項目工作人員和諧處理全部未了事項。②確定所有材料和設(shè)備均已歸還其原先部門。③核實活動的全部費用。④支付帳單，結(jié)清帳目。⑤向有關(guān)各方寄送正式的感謝信。⑥向授權(quán)機構(gòu)報告出席人數(shù)和活動通過。7對發(fā)言人的照管和接待。知名人士和權(quán)威人士會增加對會議的事前愛好和吸引更多的出席者。然而，不幸的是聞名人士并非總是擅長演講的。一旦你選定發(fā)言人，如果遵循下列預(yù)防措施，就能夠收到與發(fā)言人關(guān)系較好和使會議開得更好的成效。(1)邀請函要具體。向發(fā)言人提供出席人員的詳細情形及會議的目的。發(fā)言人需要明白以下項目：①會議的日期、時刻和地點。②主辦單位的名稱、背景和目的。③他發(fā)表講話的那次會議的目的和性質(zhì)。④指定的具體講題和規(guī)定的時刻。⑤聽眾人數(shù)和特點。⑥全部日程的概要，包括其他講題和發(fā)言人。(2)明確講明單位對酬金及開支的政策。(3)考慮發(fā)言人的個人需要——務(wù)必做到預(yù)定旅社房間和當?shù)亟煌ò才攀沁m當?shù)模l(fā)言人可不能在宴會和招待會上受怠慢或無人接待，同時在講話前有休息時刻和預(yù)備時刻。(4)打算應(yīng)對意外情形，如提供在發(fā)生緊急情形時聯(lián)絡(luò)人的姓名、地址和電話號碼。(5)在會議前幾天就用電話與發(fā)言來賓再次確定和澄清最后的細節(jié)。(6)恪守各項安排；未經(jīng)發(fā)言人同意，決不要安排額外的講話，也不要在他發(fā)言之前安排另外的冗長講話。(7)會后趕忙發(fā)出感謝信，并支付開支和酬金。切勿使發(fā)言人處于不得不向你單位索取商定的酬金的境地。哈佛治理技能培訓(xùn)教程：第十一單元哈佛經(jīng)理手冊第二章哈佛經(jīng)理會議要點第二章哈佛經(jīng)理會議要點會議發(fā)言要點即然會議是一種面對面的溝通，因此主席必須把握面對面溝通的技巧——陳述技巧、發(fā)咨詢技巧、傾聽技巧與答復(fù)技巧。主席是會議成敗所系的靈魂人物，因此他必須善作陳述。主席的陳述必須發(fā)揮三種成效：第一、喚起聽眾的注意，并為聽眾制造聽取信息的欲望；第二、令聽眾確切地了解所傳達的信息；第三、講服聽眾，并促使聽眾趕忙采取某些行動。想獵取這三種成效確實不是一件容易的事，但并非不可能。如果主席在陳述之前能夠做好充分的預(yù)備，在陳述過程中能夠刻意地講求陳述技巧、視聽器材的使用技巧、以及物品的展現(xiàn)技巧，則這三種成效大致不難獲得。陳述前的預(yù)備工作主席在陳述前必須做妥預(yù)備工作。至于預(yù)備時刻長短，則視主席陳述體會的多寡，以及主席對陳述的主題的了解程度而定。一樣講來，主席在陳述之前至少必須做好下列各項預(yù)備工作：(1)了解聽眾。主席應(yīng)當設(shè)法了解聽眾對陳述的主題到底有多大的愛好、對陳述的主題擁有多少知識以及對陳述的主題抱什么態(tài)度。(2)熟悉陳述的主題。主席對陳述的主題應(yīng)具一定的深度與廣度的認識。唯有如此，他才能答復(fù)聽眾的疑咨詢，也唯有如此，聽眾才會感到他言之有理。(3)設(shè)定期望實現(xiàn)的具體目標。主席應(yīng)先確定，他到底期望聽眾從他的陳述中得到什么樣的觀念、關(guān)于所得到的觀念產(chǎn)生什么樣的看法以及把所得到的觀念充作什么樣的作用。(4)將有助于實現(xiàn)上述具體目標的各種信息排列出來。這些信息包括一樣性的消息、研究的成果、理論、案例、個人體會、別人的觀念等。(5)按照所能運用的陳述時刻，從差不多排列出來的各種信息中選擇最重要者與最切題者。(6)考慮使用適當?shù)囊暵犉鞑?。切記：當人們聽到某些情況的時候，也能同時看到這些情況，則他們對這些情況的懂得程度將大為提升。(8)備妥各種視聽器材，包括掛圖、投影片、錄音帶、幻燈片、影片、講議等。(9)用錄音機及錄像機作陳述演練，或是在一、兩位假想聽眾面前進行陳述演練。陳述技巧陳述成敗，要緊取決于陳述者本人是否擁有自信心與熱忱。周全的預(yù)備與豐富的陳述體會，可為陳述者帶來高度的自信心?；诖?，陳述者應(yīng)盡量把握陳述的機會，以便培植這一方面的自信心。至于熱忱有無，則除了受陳述者本人天生資質(zhì)所決定外，仍舊要看陳述者對陳述的信息是否具有高度評判而定。如果陳述者認為他所陳述的信息不然而正確的，而且值得聽眾聽取，則他的熱忱將油然而生?；诖?，為令自己對陳述產(chǎn)生熱忱，陳述者應(yīng)慎選自認有益于聽眾的信息，作為陳述的內(nèi)容。除了自信心與熱耽，陳述者仍須講求下列九種技巧：(1)要與聽眾保持視線接觸。這即是講，陳述者應(yīng)盡量減少念讀文稿。(2)靈活運用“停頓”技巧，以便令聽眾得以深思及判定所聽到的信息，并作出反應(yīng)。(3)盡量使用聽眾有切軀體會的與聽眾所易于體會的實例或軼事。(4)適當?shù)馗淖円袅?、音調(diào)、或語氣。如此做不但有助于排除聽眾的沉悶感受，而且仍可令陳述本身顯得更加生動。(5)善用幽默性話語。有些人善于運用既詼諧又不失莊重的話語；這些人在陳述時可盡量發(fā)揮這方面的所長。欠缺這方面才華的人，則不必將就自己。值得注意的是，幽默性話語并不等于輕佻的話語或是淺薄的話語。輕佻的與淺薄的話語應(yīng)絕對幸免。(6)要克制足以令聽眾分心的各種舉止。這是一項專門難界定的個人行為特點。有些人一邊在陳述，一邊在聽眾面前隨意走動并揮舞雙手，他們不但可不能令聽眾分心，反而足以喚起聽眾注意并堅持其愛好；但另一些人在陳述時只要略微走動，聽眾即無法集中精神聽講。有些人在陳述時手中不停地玩弄物品，聽眾并不以為然；但另一些人的類似動作，卻足以引起聽眾的不快?；乇茏阋粤盥牨姺中牡呐e止的最佳方法，便是向聽眾探尋實情，并設(shè)法改正。其次，便是設(shè)法令自己的陳述變得極度杰出有味，以便令聽眾因全神貫注傾聽，而意識不到自己的舉止。(7)注意措辭，并述講符合聽眾的程度與聽眾要求的層次的語言。(8)以投影片、幻燈片、掛圖，或派發(fā)講義充當講稿。切忌一邊陳述，一邊翻閱講稿，因為如此做不但白費時刻，而且專門容易令聽眾喪失愛好與耐性。(9)設(shè)法憑發(fā)咨詢令聽眾介入，幸免從頭到尾都唱獨腳戲。視聽器材的配合作用當人們聽到某些情況的時候，也能同時看到這些情況，則他們對這些情況的懂得程度將大為提升?；诖?，陳述者——專門是口才不佳的陳述者，在陳述的時候，應(yīng)盡量多利用視聽器材。在蕓蕓眾多的視聽器材當中，最被普遍使用以及成效最好的可能是投影機?，F(xiàn)將使用投影機的要領(lǐng)簡介如下：(1)使用投影機時應(yīng)該站立。站立不僅便于操作，而且可令陳述者把握全局而不致淪為投影機的配角。(2)使用投影機時不應(yīng)熄滅全部燈光，因為一旦熄滅全部燈光，則身為主角的陳述者將從聽眾的視野內(nèi)消逝，并使投影機成為聽眾凝視的焦點。(3)可當場在空白的投影片上書寫或繪制簡單的文字或圖形，復(fù)雜的則應(yīng)事先備妥。當場書寫或繪制，不僅能夠令聽眾產(chǎn)生真實感及親切感，而且仍可進一步吸引聽眾的注意力；事先備妥投影片雖無上述好處，但卻可節(jié)約時刻。(4)投影片不必講求完美，但至少應(yīng)整齊清晰。(5)每張投影片原則上應(yīng)引入一種觀念，以令聽眾對該觀念產(chǎn)生完整的印象。物品的展現(xiàn)技巧、在陳述過程中，主席常有機會展現(xiàn)物品，因此他需要講求展現(xiàn)物品的技巧?，F(xiàn)將有關(guān)技巧簡介如下：(1)公布地將物品帶進會場，不要遮遮擋掩，也不要將它藏在身上或是其它隱藏處，而應(yīng)置之于會議桌上，以便引發(fā)與會者注意與好奇心，同時方便主席在適當?shù)臅r候從事展現(xiàn)與講解。(2)在展現(xiàn)與講解物品之前，切莫玩弄它，以免引起與會者焦慮感。(3)展現(xiàn)物品之際，應(yīng)令與會者都看清晰。主席最好是將它置于與會者視線接觸到的范疇內(nèi)。如果有少數(shù)與會者因座位角度關(guān)系以致視野不佳，主席應(yīng)主動調(diào)整自己的位置，以便令這些與會者也能看清晰該物品。(4)展現(xiàn)物品之際，主席應(yīng)小心翼翼地將它當作貴重的物品看待。這不但可強調(diào)主席對展現(xiàn)中的物品的重視，也可令與會者重視該物品。(5)在講解物品時，主席切莫將它交給與會者輪番觀看或觸摸，因為主席一旦把物品交出，則正在觀看或觸摸的與會者，將無法留意到主席的講解，尚未輪到觀看或觸摸的與會者，也因著急地等待物品的傳遞，而無心傾聽主席的講解。(6)如展現(xiàn)物品時需要對它進行操作，則主席應(yīng)事先將操作方法演練熟練。如果主席顯示不知如何操作，則與會者不但會降低對展現(xiàn)品的評判，而且也會降低對主席的評判。會議傾聽要點曾經(jīng)有人講：“造物者之因此賜給我們兩只耳朵與一張嘴巴，可能是期望我們多聽少講。”但遺憾的是，絕大多數(shù)人卻反其道而行!在會議中，傾聽是主席與與會者雙方都必須培養(yǎng)的技巧。專門就主席來講，傾聽更是一種絕對不可或缺的修養(yǎng)。只是，有專門多會議主持人卻未能了解傾聽的真義，他們之中甚至還有許多人以為不講話便是傾聽。這是一種嚴峻的錯誤!傾聽是一種極富警覺性與極費心思的歷程。在面對面溝通的場合里，傾聽不僅是指一樣所熟悉的“耳到”，即運用聽覺器官去接收信息，它仍包括“眼到”、“心到”與“腦到”?，F(xiàn)扼要闡述如下：(1)眼到。即觀看溝通對手的臉部表情、眼情、手勢、體態(tài)與穿著等，以判定他的口頭語言的真正涵意。(2)心到。即以換位摸索的態(tài)度站在溝通對手的立場與角度，去體會他的處境與感受。(3)腦到。即運用大腦去分析溝通對手的動機，以便了解他的口頭語言是否話中有話、弦外有音。除非會議主持人能夠同時做到耳到、眼到、心到與腦到，否則在會議中，他將無法獲致良好的傾聽成效，換言之，他將處于某一個程度的“聽而不聞”的狀態(tài)。下面列舉了在會議過程中，一樣人最容易犯上的十五種傾聽的毛病。前八種毛病足以令自己無法有效地聽取他人的信息，后七種毛病則足以令他人無法有效地聽取自己的信息。期望會議主持人能將這些毛病當作誡律。1毛病之一：作白日夢(1)耳雖到，卻聽而不聞；眼雖到，卻視而不見；心雖到，卻蕩漾于九霄云外；腦雖到，卻神不守舍!(2)若想作白日夢，什么原因不選擇會議室以外的場合!?2毛病之二：只聽取話語中所傳達的事實(1)事實有可能被誤解；事實有可能被曲解；事實有可能被隱瞞；事實有可能被夸張!(2)真正重要的并不是話語中所傳達的事實，而是話語所涵蘊的觀念或用意!3毛病之三：萎靡不振(1)精神渙散等于心智的局部癱瘓。處于這種狀態(tài)的人，自然注意力不集中。(2)振作精神是傾聽的第一步!4毛病之四：拒絕聽