公文自動生成管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

公文自動生成管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)摘要：隨著電子政務(wù)的快速發(fā)展，對公文進(jìn)行電子化管理成為必須解決的問題。本文首先對系統(tǒng)進(jìn)行了分析，給出了系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和開發(fā)手段，然后對關(guān)鍵技術(shù)進(jìn)行了闡述，包括公文的自動生成、數(shù)據(jù)庫的存取操作和基于內(nèi)容的查詢；最后給出了系統(tǒng)運(yùn)行實例，證明了系統(tǒng)的可行性。關(guān)鍵詞：電子政務(wù)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)公文管理1.引言公文是政府、行政機(jī)關(guān)等各類部門請示匯報、命令下達(dá)等工作中的重要部分。目前，傳統(tǒng)的公文管理以紙質(zhì)原件為主，一般存放在檔案室。但當(dāng)公文數(shù)目逐漸增多時，公文的查找等管理就存在效率較低等缺點[1]。本文利用Delphi技術(shù)和數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，設(shè)計了一個公文自動管理系統(tǒng)，在不改變用戶公文撰寫流程的前提下，完成了電子公文的自動生成、歸檔和查詢等主要功能，大大提高了管理和辦公的效率。2.系統(tǒng)設(shè)計系統(tǒng)采用C/S（Client/Server）兩層結(jié)構(gòu)。C/S模式能夠充分發(fā)揮客戶端PC的處理能力，客戶端響應(yīng)速度快。采用C/S模式開發(fā)的系統(tǒng)擴(kuò)展性和適應(yīng)性好，可以方便地實現(xiàn)系統(tǒng)功能的拓展和工作內(nèi)容的變更[2]。系統(tǒng)開發(fā)工具采用Delphi7.0，數(shù)據(jù)庫服務(wù)器操作系統(tǒng)為Windows2003Server，數(shù)據(jù)庫管理軟件為SQL2005，實現(xiàn)對公文的數(shù)據(jù)管理。數(shù)據(jù)庫服務(wù)器主要完成公文信息的存儲和訪問，同時數(shù)據(jù)庫的維護(hù)也在服務(wù)器端直接完成?？蛻舳酥饕菍Ψ?wù)器的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行顯示，形成友好的用戶交互界面,通過圖形界面提供給用戶對服務(wù)器數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯、查詢等操作[3]。根據(jù)水利工作管理的需要，系統(tǒng)功能包括公文的自動生成、公文存檔、公文查詢、系統(tǒng)設(shè)置四個主要模塊（圖1）。3.關(guān)鍵技術(shù)系統(tǒng)中關(guān)鍵部分的實現(xiàn)主要包括以下內(nèi)容：（1）公文的自動生成；（2）公文在數(shù)據(jù)庫中的存取操作；（3）基于內(nèi)容的公文檢索功能。3.1公文自動生成功能公文的自動生成主要是利用各種現(xiàn)有的模板模板自動生成符合要求的各種文檔。目前現(xiàn)有的各種模板主要是水政執(zhí)法管理的各種文件，比如征收水土保持補(bǔ)償費(fèi)的通知、水行政處罰告知書等。該功能的實現(xiàn)主要是利用Delphi中OLE技術(shù)來控制WORD軟件[4]，包括WORD軟件的啟動、模板的調(diào)用、格式的控制和內(nèi)容的插入，實現(xiàn)的步驟為：（1）在WORD軟件中生成相關(guān)公文的模板文件并存儲。比如河道采砂管理費(fèi)通知書可命名保存為hedaocs.dot。（2）在WORD中對模版文件中需要插入內(nèi)容的地方設(shè)置書簽。比如hedaocs.dot中有個地方需要插入發(fā)文的字號，可在插入的位置設(shè)置書簽名稱為heddaocswh。（3）打開模板文件，在書簽處插入填寫的內(nèi)容。主要代碼如下：//--------------初始化--------------------varwordapp:Variant;trywordapp:=GetActiveOleObject('word.Application');exceptwordapp:=CreateOleObject('word.Application');end;//-------------------對模板中書簽處插入內(nèi)容-----------------forI:=1towordApp.ActiveDocument.Bookmarks.CountdobeginItemIndex:=I;vBookMark:=wordApp.ActiveDocument.Bookmarks.Item(ItemIndex);ifLowerCase(vBookMark.Name)='hedaocsnd'thenbeginvBookMark.Select();wordApp.Selection.InsertAfter(trim(edit1.text));//edit1中的內(nèi)容為發(fā)文的字號end;------------------//依次使用以上方法對其它書簽位置進(jìn)行插入操作end;3.2公文在數(shù)據(jù)庫中的存取系統(tǒng)將公文的主要關(guān)鍵字部分以記錄形式保存在數(shù)據(jù)庫中同時，對公文正文部分以二進(jìn)制數(shù)據(jù)流的方式存入數(shù)據(jù)庫。這樣即有利于公文的瀏覽和恢復(fù)，又有利于公文的查詢。公文的正文內(nèi)容在SQL數(shù)據(jù)庫中對應(yīng)的字段為BLOB類型。在delphi中對數(shù)據(jù)流的操作基類是TStream類，TStream還有其他的派生類,其中最常用的是TFileStream(文件流)、TMemoryStream(內(nèi)存流)、TblobStream(字段流)。這里使用TMemoryStream和TBlobStream。將公文正文內(nèi)容存入數(shù)據(jù)庫的主要實現(xiàn)部分如下：varMS:TMemoryStream;str:string;beginMS:=TMemoryStream.Create;//生成TMemoryStream對象edit1.text.savetostream(MS);//把edit1.text的內(nèi)容（正文內(nèi)容）保存到數(shù)據(jù)流中str.savetostream(MS)ADOQuery2.SQL.Add('insertinto公文values(:str)');ADOQuery2.parameters.parambyname('str').value.loadfromstream(MS);------------------end;3.3基于內(nèi)容的公文查詢通過公文的關(guān)鍵字對公文進(jìn)行檢索，相對來說實現(xiàn)較為簡單。有時，當(dāng)用戶只記得公文的大致內(nèi)容，比如正文中的一些關(guān)鍵詞。對于其它一些基本關(guān)鍵字信息已經(jīng)忘記了，比如標(biāo)題，發(fā)文時間等，這是就需要進(jìn)行基于內(nèi)容的查詢操作[5]。首先讀取數(shù)據(jù)庫中公文的記錄信息，然后使用Delphi中的TWordDocument類打開恢復(fù)的公文，調(diào)用TWordDocument類中Content的find.execute()方法，就可以在文檔范圍內(nèi)進(jìn)行內(nèi)容查找。在查找的時候還可以通過參數(shù)控制實現(xiàn)在查找過程中是否區(qū)別大小寫、是否使用通配符等。匹配成功以后，結(jié)果返回True，系統(tǒng)為該條記錄做好標(biāo)記，將查詢結(jié)果進(jìn)行顯示。當(dāng)數(shù)據(jù)庫中所有的記錄都處理完后，所有被標(biāo)記的記錄均為滿足條件的結(jié)果，即內(nèi)容中包含指定關(guān)鍵詞的公文。4.結(jié)束語本文使用Delphi和SQL數(shù)據(jù)庫技術(shù)設(shè)計，結(jié)合MSword的相關(guān)功能，設(shè)計和實現(xiàn)了一個公文自動管理系統(tǒng)，給出了系統(tǒng)的具體結(jié)構(gòu)和實現(xiàn)過程，對關(guān)鍵技術(shù)進(jìn)行了描述。系統(tǒng)的正常運(yùn)行，證明了該方案是切實可行的。參考文獻(xiàn)：[1]單玉剛,張榮茂.面向電子政務(wù)的公文管理系統(tǒng)開發(fā)與應(yīng)用[J].小型微型計算機(jī)系統(tǒng)2003(3).[2]高嶺,林凱,李增智.面向C/S和對象Web的管理信息系統(tǒng)開發(fā)研究[J].小型微型計算機(jī)系統(tǒng),2001,21(2):222-