工程項(xiàng)目會(huì)議管理制度

工程項(xiàng)目會(huì)議管理制度（一）基本原則1、堅(jiān)持以多種會(huì)議形式貫徹和落實(shí)公司各種規(guī)章制度及有關(guān)決定，及時(shí)研究和解決工程建設(shè)管理中存在的問(wèn)題，多方交流信息，加快信息反饋的速度，不斷完善和改進(jìn)管理工作。2、所召開(kāi)的會(huì)議本著既要解決問(wèn)題，又要縮短時(shí)間的原則。盡量精簡(jiǎn)會(huì)議頻率，可開(kāi)可不開(kāi)的會(huì)，堅(jiān)決不開(kāi)；可在基層現(xiàn)場(chǎng)解決的問(wèn)題，不在會(huì)上研究；屬于部門職責(zé)范圍內(nèi)的事情，不開(kāi)全體會(huì)議。必須召開(kāi)的會(huì)議，應(yīng)于會(huì)前通報(bào)議題，事先準(zhǔn)備好供會(huì)議討論的重要事項(xiàng)或文件材料。凡涉及對(duì)外或需向上級(jí)請(qǐng)示的，一定要在會(huì)前做好協(xié)調(diào)和請(qǐng)示等準(zhǔn)備工作。要使各種會(huì)議開(kāi)得有內(nèi)容、有決議、有效果。3、各次會(huì)議要明確主辦部門，同時(shí)明確召集人和會(huì)議籌備人員，準(zhǔn)備好與會(huì)人員簽到表。凡屬部門專業(yè)性質(zhì)的業(yè)務(wù)會(huì)議，原則上各個(gè)業(yè)務(wù)部門自行組織召集會(huì)議，辦公室協(xié)辦。4、凡涉及到公司會(huì)議，或者兩個(gè)部門以上參加的會(huì)議，以及要求上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議，均需事前報(bào)辦公室備案并取得協(xié)調(diào)安排后，始得召開(kāi)。5、凡會(huì)議需要費(fèi)用開(kāi)支的，主辦部門必須提前做好會(huì)務(wù)方案，專門編制預(yù)算，經(jīng)辦公室、財(cái)務(wù)部門審核并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由辦公室統(tǒng)籌安排。6、會(huì)議決定的事項(xiàng)由辦公室或會(huì)議主辦部門根據(jù)會(huì)議紀(jì)要逐項(xiàng)負(fù)責(zé)落實(shí)、督辦，應(yīng)將執(zhí)行情況及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。7、對(duì)會(huì)議決定的事項(xiàng)，各部門要堅(jiān)決執(zhí)行、抓緊辦理。在執(zhí)行過(guò)程中如存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)反饋。對(duì)各自職責(zé)范圍內(nèi)的問(wèn)題，要積極協(xié)調(diào)解決；對(duì)涉及其他部門經(jīng)協(xié)商仍解決不了的，要如實(shí)向公司分管領(lǐng)導(dǎo)反映并提取建議，由公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決。（二）會(huì)議形式工程建設(shè)管理會(huì)議按召開(kāi)類別主要可分為公司員工大會(huì)、公司周辦公例會(huì)、部門內(nèi)部工作會(huì)、工地現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、技術(shù)專題研討會(huì)、工程重大問(wèn)題專題會(huì)（質(zhì)量、安全、進(jìn)度）、監(jiān)理協(xié)調(diào)會(huì)、工地會(huì)議等形式。工程建設(shè)管理會(huì)議召開(kāi)時(shí)間可分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議兩種。定期會(huì)議要有固定的議題、時(shí)間、參加人員和會(huì)議地點(diǎn)。臨時(shí)會(huì)議一般是指由針對(duì)性解決專項(xiàng)問(wèn)題的專題會(huì)議。（三）、會(huì)議的組織與落實(shí)1、員工大會(huì)公司員工大會(huì)是臨時(shí)會(huì)議，主要任務(wù)是傳達(dá)公司董事會(huì)和公司領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)建設(shè)項(xiàng)目管理的要求，本項(xiàng)目總體工作計(jì)劃安排和發(fā)展目標(biāo)，公司最新決策、決議，以及公司下一步重要工作事項(xiàng)布置等。員工大會(huì)一般每季度或半年召開(kāi)一次，由總經(jīng)理主持，公司全體員工參加。會(huì)議由辦公室負(fù)責(zé)籌辦和召集，并擬定會(huì)議議程報(bào)公司經(jīng)理審定。辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議記錄并在會(huì)后3天內(nèi)整理出會(huì)議紀(jì)要，由總經(jīng)理簽發(fā)并送公司各部門。2、公司周辦公例會(huì)周辦公例會(huì)，一般在每周初或末召開(kāi)，會(huì)議由總經(jīng)理或委托副總經(jīng)理主持，公司各部門副職以上人員參加，辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議召集并做好會(huì)議記錄，會(huì)后，需督促各部門積極完成公司布置的各項(xiàng)工作。（2）總監(jiān)總結(jié)本月監(jiān)理代表處工作，對(duì)公司管理工作提出建議和改進(jìn)意見(jiàn)；（3）項(xiàng)目工作站和公司各工程管理有關(guān)部門負(fù)責(zé)人對(duì)監(jiān)理代表處轄區(qū)內(nèi)的監(jiān)理工作提出建議和改進(jìn)意見(jiàn)，并交流工作體會(huì)；（4）項(xiàng)目工作站及公司各工程管理有關(guān)部門負(fù)責(zé)人對(duì)監(jiān)理代表處提出的問(wèn)題和意見(jiàn)進(jìn)行答復(fù)。8、工地會(huì)議工地會(huì)議分第一次工地會(huì)議和常規(guī)工地會(huì)議（一下簡(jiǎn)稱工地例會(huì)），由監(jiān)理代表處組織召開(kāi)。第一次工地會(huì)議是在各合同段正式開(kāi)工前必須召開(kāi)的會(huì)議，會(huì)議由監(jiān)理代表處總監(jiān)主持，參加人員包括公司領(lǐng)導(dǎo)、公司各工程相關(guān)管理部門負(fù)責(zé)人、質(zhì)量監(jiān)督站代表、設(shè)計(jì)代表、監(jiān)理代表處專業(yè)工程師、相關(guān)駐地監(jiān)理辦駐地高監(jiān)和駐地監(jiān)理工程師及合同段承包人授權(quán)代表、合同段項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)負(fù)責(zé)人及當(dāng)?shù)卣淼?。?huì)議主要議程如下：（1）介紹各方人員及組織機(jī)構(gòu)（包括地址及通訊）①公司應(yīng)向監(jiān)理工程師授權(quán)，并聲明自己仍保留哪些權(quán)利；宣布公司職能機(jī)構(gòu)、主要人員及職責(zé)范圍。監(jiān)理工程師將授權(quán)書、監(jiān)理組織機(jī)構(gòu)框圖、職責(zé)范圍及全體監(jiān)理工程師名單提交承包人。②承包人應(yīng)書面提交工地代表（項(xiàng)目經(jīng)理）授權(quán)書、主要人員名單、項(xiàng)目經(jīng)理部職能機(jī)構(gòu)框圖、職責(zé)范圍及有關(guān)人員的資料材料，以取得監(jiān)理工程師的批準(zhǔn)；監(jiān)理工程師應(yīng)在本次會(huì)議中進(jìn)行審查并口頭予以批準(zhǔn)（或有保留的批準(zhǔn)），會(huì)后正式予以書面確認(rèn)。（2）宣布承包人的施工進(jìn)度計(jì)劃在第一次工地會(huì)議上，監(jiān)理工程師應(yīng)就施工進(jìn)度計(jì)劃作出如下說(shuō)明：①施工進(jìn)度計(jì)劃可于何日批準(zhǔn)或哪些分項(xiàng)已獲得批準(zhǔn)；②根據(jù)批準(zhǔn)或?qū)⒁鷾?zhǔn)的施工進(jìn)度計(jì)劃，承包人何時(shí)可以開(kāi)始哪些工程施工準(zhǔn)備，有無(wú)其他條件限制；③有哪些重要或復(fù)雜的分項(xiàng)工程還應(yīng)單獨(dú)編制進(jìn)度計(jì)劃提交批準(zhǔn)。（3）檢查承包人的施工準(zhǔn)備承包人應(yīng)就施工準(zhǔn)備情況按如下主要內(nèi)容提出陳述報(bào)告，監(jiān)理工程師應(yīng)逐項(xiàng)予以澄清、檢查和評(píng)述。①主要施工管理人員和施工人員（含項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人、主要技術(shù)人員及主要機(jī)械操作人員）是否進(jìn)場(chǎng)或?qū)⒑稳者M(jìn)場(chǎng)，并應(yīng)提交進(jìn)場(chǎng)人員計(jì)劃及名單；②用于工程的進(jìn)場(chǎng)材料、機(jī)械、儀器和設(shè)備是否進(jìn)場(chǎng)或?qū)⒂诤稳者M(jìn)場(chǎng)，是否將會(huì)影響施工，并應(yīng)提交進(jìn)場(chǎng)計(jì)劃及進(jìn)場(chǎng)清單；③用于工程的本地材料來(lái)源是否落實(shí)，并應(yīng)提交料源分布圖、供料計(jì)劃清單及向甲方提供的供材計(jì)劃；④施工進(jìn)度及臨時(shí)工程的進(jìn)展，并應(yīng)提交駐地及臨時(shí)工程建設(shè)計(jì)劃和布置圖；⑤工地試驗(yàn)室、流動(dòng)試驗(yàn)室及其設(shè)備是否安裝就緒或?qū)⒂诤稳瞻惭b就緒，并應(yīng)提交試驗(yàn)室布置圖、流動(dòng)試驗(yàn)室分布圖及儀器設(shè)備清單；⑥施工測(cè)量的基礎(chǔ)資料是否已經(jīng)落實(shí)并經(jīng)過(guò)復(fù)核，施工測(cè)量是否進(jìn)行或?qū)⒂诤稳胀瓿?，并提?yīng)交施工測(cè)量計(jì)劃及有關(guān)資料；⑦其他與開(kāi)工條件有關(guān)的內(nèi)容及事項(xiàng)。（4）檢查業(yè)主負(fù)責(zé)的開(kāi)工條件公司應(yīng)就工程占地、拆遷以及其他與開(kāi)工條件有關(guān)的問(wèn)題進(jìn)行說(shuō)明；監(jiān)理工程師應(yīng)根據(jù)批準(zhǔn)或?qū)⑴鷾?zhǔn)的施工進(jìn)度計(jì)劃安排，對(duì)上述事項(xiàng)提出建議及要求。（5）明確施工監(jiān)理例會(huì)程序在第一次工地會(huì)議上，監(jiān)理工程師應(yīng)溝通與承包人的聯(lián)系渠道，明確工作例行程序，提出有關(guān)表格及說(shuō)明：①計(jì)量控制的主要程序、表格及說(shuō)明；②計(jì)劃進(jìn)度控制的主要程序、圖表及說(shuō)明；③計(jì)量支付的主要程序、證書、報(bào)表及說(shuō)明；④延期與索賠的主要程序、報(bào)表及說(shuō)明；⑤工程變更的主要程序、圖表及說(shuō)明；⑥工程質(zhì)量事故及安全事故的報(bào)告程序、表格及說(shuō)明；⑦函件的往來(lái)傳遞交接程序、格式及說(shuō)明；⑧確定工地例會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)及程序。（6）檢查討論與開(kāi)工條件有關(guān)的其它事項(xiàng)。第一次工地會(huì)議由監(jiān)理代表處負(fù)責(zé)會(huì)議記錄和整理會(huì)議紀(jì)要，由總監(jiān)簽發(fā)，在會(huì)后3天分別送各有關(guān)單位。工地例會(huì)時(shí)根據(jù)“FIDIC”條款和合同管理要求，在建設(shè)施工中各參建方進(jìn)行協(xié)調(diào)的定期會(huì)議。它應(yīng)在工程開(kāi)工后的整個(gè)施工活動(dòng)期內(nèi)定期舉行，每一個(gè)月召開(kāi)一次，每次半天或一天，其具體時(shí)間間隔可根據(jù)施工中存在問(wèn)題的緩急程度由監(jiān)理工程師決定，工地例會(huì)由監(jiān)理代表處或駐地監(jiān)理辦組織召開(kāi)，參加人員為項(xiàng)目工作站、公司工程管理相關(guān)部門、監(jiān)理工程師及承包人的相關(guān)人員，每月月底召開(kāi)。承辦人項(xiàng)目經(jīng)理部各工程管理有關(guān)部門負(fù)責(zé)人也必須參加會(huì)議。各承包人應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前48小時(shí)提交書面匯報(bào)材料（統(tǒng)一格式）。在工地例會(huì)中如出現(xiàn)延期、索賠及工程事故等重大問(wèn)題，可另行召開(kāi)專門會(huì)議協(xié)調(diào)處理。工地例會(huì)應(yīng)按既定的例行議程進(jìn)行，一般應(yīng)由承包人逐項(xiàng)進(jìn)行陳述并提出問(wèn)題和建議措施；監(jiān)理工程師應(yīng)逐項(xiàng)組織討論并作出決定或決議的意向。工地例會(huì)一般包括主要議程如下：（1）落實(shí)和確定上次工地例會(huì)所決定事項(xiàng)的完成情況，征詢意見(jiàn)并在本次會(huì)議進(jìn)一步落實(shí)未完成事項(xiàng)；（2）承包人匯報(bào)上月工程計(jì)劃完成情況和質(zhì)量、安全狀況，以及施工中存在的問(wèn)題和原因分析。根據(jù)合同規(guī)定向監(jiān)理和公司提出工程實(shí)施中急需解決的問(wèn)題和要求，并對(duì)下月的工程計(jì)劃作出安排；（3）審查工程進(jìn)度：主要是關(guān)鍵線路上的施工進(jìn)展情況及影響施工進(jìn)度的因素和對(duì)策；（4）審查現(xiàn)場(chǎng)情況：主要是現(xiàn)場(chǎng)機(jī)械、材料、勞力的數(shù)額以及對(duì)進(jìn)度和質(zhì)量的適應(yīng)情況并提出解決措施；（5）審查工程質(zhì)量：主要應(yīng)針對(duì)工程缺陷和質(zhì)量事故，就執(zhí)行控制標(biāo)準(zhǔn)、施工工藝、檢查驗(yàn)收等方面提出問(wèn)題及解決措施；（6）審查財(cái)務(wù)事項(xiàng)：主要是期中支付、價(jià)格調(diào)整、額外的臨時(shí)金額等發(fā)生或?qū)l(fā)生的問(wèn)題及初步處理意見(jiàn)或意向；（7）審查安全事項(xiàng)：主要是對(duì)發(fā)生的安全事故或隱藏的不安全因素以及對(duì)交通和民眾的干擾提出問(wèn)題及解決措施；（8）討論施工環(huán)境：主要是承包人無(wú)力防范的外部施工干擾或不可預(yù)見(jiàn)的