會(huì)議室外借管理制度

會(huì)議室外借管理制度第一章總則

為確保會(huì)議室外借管理的規(guī)范性、高效性與安全性，提高會(huì)議質(zhì)量，特制定本管理制度。

一、目的

1.規(guī)范會(huì)議室使用，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

2.提高會(huì)議室利用率，避免資源浪費(fèi)。

3.保障會(huì)議室外借過(guò)程中的安全與保密。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部各部門及外部單位借用會(huì)議室的相關(guān)事宜。

2.本制度所稱會(huì)議室，包括公司內(nèi)部各類會(huì)議室、接待室等。

三、借用原則

1.會(huì)議室借用遵循“先申請(qǐng)、后使用”的原則。

2.會(huì)議室借用應(yīng)遵循“高效、節(jié)約、環(huán)?！钡脑瓌t，提倡無(wú)紙化會(huì)議。

3.會(huì)議室借用需考慮會(huì)議性質(zhì)、參會(huì)人數(shù)、設(shè)備需求等因素，合理選擇會(huì)議室。

四、管理部門

1.行政部門為公司會(huì)議室外借管理的職能部門，負(fù)責(zé)會(huì)議室的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、監(jiān)督與管理工作。

2.行政部門應(yīng)定期檢查會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，確保其正常運(yùn)行。

五、借用流程

1.會(huì)議室借用需提前向行政部門提交申請(qǐng)，填寫(xiě)《會(huì)議室借用申請(qǐng)表》。

2.行政部門根據(jù)申請(qǐng)情況進(jìn)行審批，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋審批結(jié)果。

3.借用部門在收到審批通過(guò)通知后，應(yīng)及時(shí)與行政部門溝通，確認(rèn)會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)等相關(guān)事宜。

六、其他規(guī)定

1.借用部門應(yīng)遵守會(huì)議室管理規(guī)定，愛(ài)護(hù)設(shè)施設(shè)備，保持環(huán)境整潔。

2.借用部門在會(huì)議結(jié)束后，需將會(huì)議室恢復(fù)原狀，并及時(shí)歸還借用物品。

3.借用部門應(yīng)按時(shí)歸還會(huì)議室，如需延期，需提前向行政部門申請(qǐng)。

4.借用部門有以下情形之一，將被取消借用資格：

（1）未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用會(huì)議室；

（2）違反會(huì)議室管理規(guī)定，造成設(shè)施設(shè)備損壞或丟失；

（3）未按時(shí)歸還會(huì)議室或歸還后未恢復(fù)原狀；

（4）其他影響會(huì)議室正常使用的行為。

本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，由行政部門負(fù)責(zé)解釋。各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守本管理制度，共同維護(hù)良好的會(huì)議環(huán)境。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議流程的順暢，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議各環(huán)節(jié)職責(zé)，特制定以下會(huì)議流程管理制度。

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：會(huì)議發(fā)起人需明確會(huì)議主題，并在會(huì)議申請(qǐng)表中詳細(xì)填寫(xiě)。

2.提交會(huì)議申請(qǐng)：會(huì)議發(fā)起人根據(jù)會(huì)議主題、參會(huì)人員、時(shí)間、地點(diǎn)等需求，向行政部門提交《會(huì)議室借用申請(qǐng)表》。

3.會(huì)議審批：行政部門收到申請(qǐng)表后，進(jìn)行審批，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋審批結(jié)果。

4.會(huì)議通知：會(huì)議發(fā)起人收到審批通過(guò)通知后，應(yīng)及時(shí)通知參會(huì)人員，確保相關(guān)人員準(zhǔn)時(shí)參會(huì)。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開(kāi)始前，由會(huì)議組織者負(fù)責(zé)參會(huì)人員的簽到工作，確保參會(huì)人員到齊。

2.會(huì)議議程：會(huì)議主持人根據(jù)會(huì)議主題和議程，引導(dǎo)參會(huì)人員進(jìn)行討論，確保會(huì)議內(nèi)容全面、深入。

3.會(huì)議記錄：指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議內(nèi)容、結(jié)論和行動(dòng)計(jì)劃。

4.會(huì)議期間紀(jì)律：參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)場(chǎng)秩序，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音，禁止隨意離場(chǎng)。

三、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議結(jié)論：會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議討論內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)，明確會(huì)議結(jié)論和下一步行動(dòng)計(jì)劃。

2.會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議主持人確認(rèn)后，發(fā)送給參會(huì)人員。

3.任務(wù)分配：會(huì)議主持人根據(jù)會(huì)議紀(jì)要，明確各部門和人員的任務(wù)分工，確保會(huì)議成果得以落實(shí)。

四、會(huì)議后續(xù)工作

1.跟蹤落實(shí)：行政部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議紀(jì)要中確定的行動(dòng)計(jì)劃進(jìn)行跟蹤，確保各項(xiàng)工作按期完成。

2.反饋與評(píng)估：會(huì)議發(fā)起人應(yīng)對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，收集參會(huì)人員的意見(jiàn)和建議，不斷優(yōu)化會(huì)議流程。

3.持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)會(huì)議反饋，行政部門和會(huì)議發(fā)起人共同探討改進(jìn)措施，提升會(huì)議管理水平。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為保障會(huì)議成果的有效轉(zhuǎn)化，確保各項(xiàng)決策和任務(wù)的順利實(shí)施，特制定會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)管理制度。

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要的編制：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)依據(jù)會(huì)議內(nèi)容、結(jié)論和行動(dòng)計(jì)劃，及時(shí)編制會(huì)議紀(jì)要。

2.會(huì)議紀(jì)要的審核：會(huì)議紀(jì)要完成后，需經(jīng)會(huì)議主持人或指定負(fù)責(zé)人審核，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。

3.會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布：審核通過(guò)后，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)發(fā)送給所有參會(huì)人員，以便各方了解會(huì)議成果和各自職責(zé)。

二、任務(wù)分工與責(zé)任落實(shí)

1.明確任務(wù)分工：會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確各部門和人員的具體任務(wù)、完成時(shí)限和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

2.責(zé)任落實(shí)：各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，將任務(wù)分解到具體責(zé)任人，確保任務(wù)落實(shí)到位。

三、跟蹤監(jiān)督與進(jìn)度反饋

1.跟蹤監(jiān)督：行政部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議紀(jì)要中確定的行動(dòng)計(jì)劃進(jìn)行定期跟蹤，了解任務(wù)進(jìn)度，確保各項(xiàng)工作按期完成。

2.進(jìn)度反饋：各部門責(zé)任人需定期向行政部門反饋任務(wù)進(jìn)度，對(duì)遇到的問(wèn)題和困難及時(shí)溝通，尋求解決方案。

四、評(píng)估與改進(jìn)

1.定期評(píng)估：行政部門應(yīng)定期組織評(píng)估會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況，分析存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施。

2.持續(xù)優(yōu)化：根據(jù)評(píng)估結(jié)果，調(diào)整和優(yōu)化會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)流程，提升會(huì)議管理效果。

五、激勵(lì)機(jī)制

1.考核評(píng)價(jià)：將會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況納入部門和個(gè)人績(jī)效考核，激發(fā)各部門和人員積極參與會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行。

2.表?yè)P(yáng)與獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)，提升團(tuán)隊(duì)協(xié)作和執(zhí)行力。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為確保會(huì)議室的高效利用，維護(hù)良好的會(huì)議環(huán)境，特制定以下會(huì)議室管理規(guī)定。

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.預(yù)訂流程：借用部門需提前向行政部門提交《會(huì)議室借用申請(qǐng)表》，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、設(shè)施設(shè)備需求等信息。

2.預(yù)訂原則：會(huì)議室預(yù)訂遵循“先到先得”的原則，行政部門有權(quán)根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整會(huì)議室分配。

3.預(yù)訂確認(rèn)：行政部門在收到申請(qǐng)表后，應(yīng)及時(shí)反饋審批結(jié)果，確認(rèn)會(huì)議室預(yù)訂是否成功。

二、會(huì)議室使用

1.使用規(guī)范：借用部門應(yīng)遵守會(huì)議室使用規(guī)范，愛(ài)護(hù)設(shè)施設(shè)備，保持環(huán)境整潔。

2.會(huì)前準(zhǔn)備：借用部門應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前15分鐘進(jìn)入會(huì)議室，檢查設(shè)施設(shè)備是否正常運(yùn)行，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

3.會(huì)議進(jìn)行：會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)場(chǎng)秩序，遵守會(huì)議紀(jì)律，按時(shí)參加會(huì)議。

三、會(huì)議室設(shè)施設(shè)備管理

1.設(shè)施設(shè)備檢查：行政部門定期檢查會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，確保其正常運(yùn)行。

2.報(bào)修與維護(hù)：借用部門在使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，行政部門負(fù)責(zé)聯(lián)系維修。

3.節(jié)能環(huán)保：提倡綠色會(huì)議，減少紙質(zhì)材料的使用，合理調(diào)節(jié)會(huì)議室空調(diào)溫度，節(jié)約能源。

四、會(huì)議室歸還

1.歸還時(shí)間：借用部門應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)將會(huì)議室恢復(fù)原狀，并將借用物品歸還至指定位置。

2.歸還要求：會(huì)議室歸還時(shí)，借用部門應(yīng)確保會(huì)議室整潔，設(shè)施設(shè)備完好，如有損壞，需照價(jià)賠償。

3.延期申請(qǐng)：如需延期歸還會(huì)議室，借用部門應(yīng)提前向行政部門申請(qǐng)，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。

五、會(huì)議室安全與保密

1.安全責(zé)任：借用部門應(yīng)確保會(huì)議期間的安全，遵守公司安全規(guī)定，預(yù)防火災(zāi)、盜竊等安全事故。

2.保密要求：會(huì)議涉及商業(yè)秘密或敏感信息時(shí)，借用部門應(yīng)采取必要措施，確保會(huì)議內(nèi)容保密。

六、違規(guī)處理

1.違規(guī)行為：借用部門如有違反會(huì)議室管理規(guī)定的行為，將被記錄在案，并根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度給予相應(yīng)處罰。

2.處罰措施：處罰措施包括但不限于取消借用資格、追究責(zé)任人責(zé)任、賠償損失等。

第五章附則

為確保會(huì)議管理制度的有效實(shí)施，特制定以下附則：

一、本管理制度自發(fā)布之日起