會(huì)議室使用防疫管理制度

會(huì)議室使用防疫管理制度第一章總則

為確保會(huì)議室使用過程中的防疫安全，規(guī)范會(huì)議管理，保障員工的健康，特制定本防疫管理制度。本制度依據(jù)國家及地方疫情防控相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，明確會(huì)議組織、預(yù)約、召開、后續(xù)管理等各環(huán)節(jié)的防疫要求和操作規(guī)范。

一、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議的召開及會(huì)議室的使用。

2.本制度適用于公司全體員工、來訪人員及第三方服務(wù)人員。

二、基本原則

1.預(yù)防為主，防控結(jié)合。做好會(huì)議前、會(huì)議中、會(huì)議后的防疫工作，確保會(huì)議安全。

2.責(zé)任明確，分工協(xié)作。各部門、各崗位應(yīng)履行防疫職責(zé)，共同落實(shí)防疫措施。

3.嚴(yán)格執(zhí)行，動(dòng)態(tài)調(diào)整。根據(jù)疫情防控政策及公司實(shí)際情況，及時(shí)調(diào)整會(huì)議防疫措施。

三、會(huì)議分類

1.線下會(huì)議：在公司會(huì)議室召開的面對(duì)面會(huì)議。

2.線上會(huì)議：通過互聯(lián)網(wǎng)視頻、電話等遠(yuǎn)程通訊方式召開的會(huì)議。

四、防疫物資保障

1.公司應(yīng)提前采購并儲(chǔ)備必要的防疫物資，如口罩、消毒液、測(cè)溫儀等。

2.防疫物資的領(lǐng)取、使用及報(bào)廢應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)定，確保物資合理使用。

五、培訓(xùn)與宣傳

1.公司應(yīng)定期組織疫情防控培訓(xùn)，提高員工的防疫意識(shí)和能力。

2.通過內(nèi)部公告、培訓(xùn)等形式，加強(qiáng)防疫知識(shí)的宣傳，形成良好的防疫氛圍。

六、監(jiān)督與考核

1.公司設(shè)立防疫監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議防疫工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

2.對(duì)防疫工作中存在的問題，應(yīng)及時(shí)整改，確保防疫措施落到實(shí)處。

3.對(duì)防疫工作表現(xiàn)突出的個(gè)人或團(tuán)隊(duì)，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

本制度的制定、修改和解釋權(quán)歸公司防疫工作領(lǐng)導(dǎo)小組。自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。各部門應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行，共同做好會(huì)議防疫工作。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，同時(shí)兼顧防疫安全，本章將詳細(xì)闡述會(huì)議從籌備到結(jié)束的整個(gè)流程。

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議申請(qǐng)：申請(qǐng)人需提前填寫會(huì)議申請(qǐng)表，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議形式（線上或線下）等內(nèi)容，并提交至相關(guān)部門審批。

2.審批流程：會(huì)議申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批通過后，提交至防疫工作領(lǐng)導(dǎo)小組備案。備案通過后，申請(qǐng)人方可安排會(huì)議。

3.會(huì)議室預(yù)約：申請(qǐng)人應(yīng)根據(jù)會(huì)議需求，通過預(yù)約系統(tǒng)預(yù)約合適的會(huì)議室。預(yù)約成功后，系統(tǒng)自動(dòng)生成會(huì)議通知，并發(fā)送至參會(huì)人員。

4.防疫物資準(zhǔn)備：會(huì)議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備防疫物資，如口罩、消毒液、測(cè)溫儀等，并確保會(huì)議室內(nèi)的防疫物資充足。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)前防疫檢查：會(huì)議開始前，工作人員應(yīng)對(duì)參會(huì)人員進(jìn)行體溫檢測(cè)，并要求佩戴口罩。體溫正常、佩戴口罩方可進(jìn)入會(huì)議室。

2.會(huì)議室消毒：會(huì)議開始前，工作人員應(yīng)對(duì)會(huì)議室進(jìn)行全面消毒，特別是桌面、座椅、話筒等高頻接觸部位。

3.會(huì)議簽到：參會(huì)人員進(jìn)入會(huì)議室后，需進(jìn)行簽到。簽到方式可采用電子簽到、紙質(zhì)簽到等形式。

4.會(huì)議議程：會(huì)議主持人應(yīng)嚴(yán)格按照議程進(jìn)行，確保會(huì)議內(nèi)容充實(shí)、高效。

5.防疫提醒：會(huì)議過程中，主持人應(yīng)提醒參會(huì)人員保持安全距離，減少不必要的肢體接觸，并注意個(gè)人衛(wèi)生。

三、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議記錄：會(huì)議結(jié)束后，記錄人應(yīng)整理會(huì)議紀(jì)要，包括會(huì)議主題、議程、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議室整理：會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將個(gè)人物品帶走，工作人員負(fù)責(zé)檢查并關(guān)閉會(huì)議室門窗，確保會(huì)議室整潔。

3.防疫措施：會(huì)議結(jié)束后，工作人員應(yīng)對(duì)會(huì)議室進(jìn)行再次消毒，確保下一個(gè)會(huì)議的防疫安全。

四、會(huì)議后續(xù)工作

1.會(huì)議紀(jì)要發(fā)布：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后的一定時(shí)間內(nèi)發(fā)布，以便參會(huì)人員了解會(huì)議內(nèi)容。

2.決策落實(shí)：會(huì)議決策事項(xiàng)應(yīng)明確責(zé)任人，并制定落實(shí)計(jì)劃，確保決策事項(xiàng)的推進(jìn)。

3.防疫工作總結(jié)：防疫工作領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)定期對(duì)會(huì)議防疫工作進(jìn)行總結(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，不斷提升會(huì)議防疫水平。

本章所述會(huì)議流程，旨在確保會(huì)議的順利進(jìn)行，同時(shí)保障參會(huì)人員的防疫安全。各部門應(yīng)嚴(yán)格按照本章規(guī)定執(zhí)行，共同做好會(huì)議防疫工作。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議內(nèi)容的總結(jié)和記錄，對(duì)會(huì)議決策的落實(shí)至關(guān)重要。本章將詳細(xì)闡述會(huì)議紀(jì)要的編寫、發(fā)布、跟蹤及落實(shí)流程，確保會(huì)議成果轉(zhuǎn)化為實(shí)際行動(dòng)。

一、會(huì)議紀(jì)要編寫

1.紀(jì)要內(nèi)容：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等關(guān)鍵信息。

2.紀(jì)要格式：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，清晰、簡潔、條理分明，便于閱讀和理解。

3.紀(jì)要編寫：會(huì)議記錄人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后盡快整理紀(jì)要，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

二、會(huì)議紀(jì)要發(fā)布

1.發(fā)布時(shí)間：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后的一定時(shí)間內(nèi)完成，并盡快發(fā)布。

2.發(fā)布范圍：會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布范圍應(yīng)涵蓋所有參會(huì)人員及相關(guān)責(zé)任人，確保相關(guān)人員了解會(huì)議內(nèi)容。

3.發(fā)布方式：可采用電子郵件、企業(yè)內(nèi)部通訊平臺(tái)、公告等形式發(fā)布會(huì)議紀(jì)要。

三、會(huì)議決策跟蹤

1.責(zé)任分配：會(huì)議決策事項(xiàng)應(yīng)明確責(zé)任人，并將責(zé)任分解到具體人員。

2.跟蹤機(jī)制：建立會(huì)議決策跟蹤機(jī)制，對(duì)決策事項(xiàng)的落實(shí)情況進(jìn)行定期檢查和評(píng)估。

3.進(jìn)度反饋：責(zé)任人需定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)決策事項(xiàng)的落實(shí)進(jìn)度，確保決策事項(xiàng)的推進(jìn)。

四、會(huì)議紀(jì)要落實(shí)

1.落實(shí)計(jì)劃：責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要，制定詳細(xì)的落實(shí)計(jì)劃，明確時(shí)間節(jié)點(diǎn)、目標(biāo)成果等。

2.協(xié)同合作：各部門應(yīng)加強(qiáng)溝通與協(xié)作，共同推進(jìn)會(huì)議決策的落實(shí)。

3.效果評(píng)估：會(huì)議決策落實(shí)完成后，應(yīng)對(duì)實(shí)際效果進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后類似工作提供借鑒。

五、會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔

1.歸檔要求：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔，便于查詢和追溯。

2.歸檔時(shí)間：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在發(fā)布后的一定期限內(nèi)完成歸檔。

3.歸檔形式：可采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式，確保會(huì)議紀(jì)要的安全保存。

本章所述會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，旨在確保會(huì)議成果的轉(zhuǎn)化和執(zhí)行。各部門應(yīng)高度重視會(huì)議紀(jì)要的編寫、發(fā)布、跟蹤和落實(shí)，共同推動(dòng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

會(huì)議室是公司重要的溝通交流場(chǎng)所，為保障會(huì)議室的高效使用和防疫安全，特制定以下管理規(guī)定。

一、會(huì)議室預(yù)約管理

1.預(yù)約流程：員工需通過公司指定的預(yù)約系統(tǒng)提前預(yù)約會(huì)議室，填寫會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息。

2.預(yù)約原則：會(huì)議室預(yù)約遵循“先到先得”的原則，特殊重要會(huì)議可由管理部門進(jìn)行協(xié)調(diào)安排。

3.預(yù)約確認(rèn)：預(yù)約成功后，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送確認(rèn)信息至預(yù)約人，同時(shí)會(huì)議室狀態(tài)更新為已預(yù)約。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.使用要求：會(huì)議室使用過程中，應(yīng)保持室內(nèi)整潔，不得損壞設(shè)施設(shè)備。

2.防疫措施：會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備必要的防疫物資，如口罩、消毒液等，并定期進(jìn)行消毒。

3.人數(shù)控制：根據(jù)會(huì)議室面積和防疫要求，嚴(yán)格控制參會(huì)人數(shù)，保持安全社交距離。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.設(shè)備檢查：會(huì)議開始前，工作人員應(yīng)對(duì)會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備進(jìn)行檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.設(shè)備操作：參會(huì)人員應(yīng)按照規(guī)定操作會(huì)議室設(shè)備，如遇問題，及時(shí)聯(lián)系技術(shù)人員處理。

3.設(shè)備維護(hù)：定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備性能良好。

四、會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生

1.清潔衛(wèi)生：會(huì)議結(jié)束后，工作人員應(yīng)及時(shí)清理會(huì)議室，保持室內(nèi)環(huán)境整潔。

2.消毒工作：根據(jù)疫情防控要求，定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行消毒，特別是高頻接觸部位。

3.通風(fēng)換氣：確保會(huì)議室定時(shí)通風(fēng)換氣，提高室內(nèi)空氣質(zhì)量。

五、會(huì)議室安全管理

1.安全檢查：會(huì)議前，工作人員應(yīng)檢查會(huì)議室的安全設(shè)施，如消防設(shè)備、緊急疏散通道等。

2.安全培訓(xùn)：定期組織會(huì)議室安全培訓(xùn)，提高員工的安全意識(shí)。

3.應(yīng)急處置：遇突發(fā)事件，按照公司應(yīng)急預(yù)案及時(shí)處置，確保人員安全。

本章所述會(huì)議室管理規(guī)定，旨在提高會(huì)議室使用效率，確保會(huì)議的順利進(jìn)行，同時(shí)保障參會(huì)人員的防疫安全。各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，共同維護(hù)會(huì)議室的正常秩序。

第五章附則

為確保會(huì)議室使用防疫管理制度的貫徹執(zhí)行，特制定以下附則：

一、本制度的解釋權(quán)歸公司防疫工作領(lǐng)導(dǎo)小組所有。

二、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。

三、各部門應(yīng)認(rèn)真組織學(xué)習(xí)本制度，確保