內(nèi)部檔案與資料管理制度

內(nèi)部檔案與資料管理制度1.前言本規(guī)章制度旨在建立科學、規(guī)范的內(nèi)部檔案與資料管理體系，確保企業(yè)各類檔案與資料的安全、完整、便捷地管理和利用。良好的檔案與資料管理不但是企業(yè)知識積累和價值創(chuàng)造的緊要保障，還是法律、法規(guī)合規(guī)的要求。本制度適用于我公司內(nèi)部全部部門、員工及與我公司有合作關(guān)系的單位和個人。2.內(nèi)部檔案管理2.1檔案分類與歸檔檔案應(yīng)依照內(nèi)容和形式進行分類，包含但不限于合同文件、財務(wù)報表、人事檔案、技術(shù)檔案等。檔案應(yīng)依照文件編號、日期或其他合理的方式進行歸檔，確保檔案的有序存放和檢索。2.2檔案保管檔案室應(yīng)設(shè)立特地的保管區(qū)域，保證檔案的安全和機密性。檔案應(yīng)采取適當?shù)姆阑稹⒎莱?、防蟲、防腐等措施，保證檔案的完好性和可讀性。檔案保管區(qū)域禁止存放與檔案無關(guān)的物品，如易燃品、有毒物品等。2.3檔案查閱與借閱檔案查閱和借閱均需填寫查閱或借閱申請表，并由相關(guān)負責人審批。查閱和借閱的檔案應(yīng)及時登記，并確認歸還時限。借閱的檔案應(yīng)盡量在保管室內(nèi)閱讀，不得外借或影印，檔案外借需履行相關(guān)手續(xù)，而且有明確的歸還期限。2.4檔案保管期限與銷毀各類檔案的保管期限應(yīng)依照相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)管理要求進行規(guī)定，并妥當保管。檔案保管期滿，應(yīng)進行審查和鑒定，決議是否保存或銷毀。檔案的銷毀應(yīng)嚴格依照銷毀程序進行，銷毀記錄應(yīng)認真記錄銷毀的檔案名稱、數(shù)量、銷毀日期等信息。3.資料管理3.1資料收集與整理各部門應(yīng)依照規(guī)定的格式和要求進行資料的收集和整理，確保資料的準確性和完整性。收集的資料應(yīng)及時歸檔或轉(zhuǎn)交給相關(guān)部門進行處理，不得私自處理或扔棄。3.2資料存儲與備份資料存儲應(yīng)分為電子存儲和實物存儲，電子存儲應(yīng)采取合適的硬件設(shè)備和軟件工具，實物存儲應(yīng)采取適當?shù)姆绞竭M行保管。緊要的電子資料應(yīng)進行定期的備份，并建立相應(yīng)的備份存儲區(qū)域，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復性。實物資料應(yīng)避開暴露在陽光、潮濕和易燃等環(huán)境中，定期檢查并采取措施防止老化和損壞。3.3資料查找與利用資料的查找應(yīng)依據(jù)分類、關(guān)鍵詞等方式進行，可以利用特地的系統(tǒng)或工具進行輔佑襄助。資料的利用應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，不得超出合法授權(quán)范圍，未經(jīng)許可不得外傳或用于其他商業(yè)目的。3.4資料保密與安全緊要的資料應(yīng)設(shè)定權(quán)限和密碼進行訪問限制，避開不相關(guān)人員查閱和竄改。資料傳輸和共享應(yīng)采取加密和安全通道，防止信息泄露和非法訪問。資料存儲和處理設(shè)備應(yīng)定期進行殺毒和防護軟件的升級，確保安全性。4.外部合作方檔案管理4.1合作方檔案建立與外部合作方建立合作關(guān)系時，應(yīng)建立合作方檔案，包含但不限于合作協(xié)議、商務(wù)活動記錄等。合作方檔案應(yīng)及時歸檔并進行備份存儲，確保相關(guān)合作事項的記錄和資料的準確性。4.2合作方檔案保管合作方檔案應(yīng)存放在設(shè)有合作方檔案保管區(qū)域的場合，確保其安全和機密性。合作方檔案保管區(qū)域應(yīng)定期檢查并采取防火、防水、防盜措施，確保檔案的完好性和可讀性。合作方檔案保管期限滿后，應(yīng)依照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀。4.3合作方檔案查閱與利用合作方檔案的查閱和利用應(yīng)由相關(guān)負責人審批，并記錄查閱和利用的目的。合作方檔案不得外傳或用于未經(jīng)授權(quán)的商業(yè)目的。5.管理責任與監(jiān)督5.1內(nèi)部檔案與資料管理責任各部門負責人應(yīng)對本部門的檔案與資料管理工作負有責任，并訂立相應(yīng)的管理細則。檔案與資料管理員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和管理本領(lǐng)，幫助部門負責人進行管理。5.2監(jiān)督與檢查公司內(nèi)設(shè)檔案與資料管理監(jiān)督委員會，負責檔案與資料管理的日常監(jiān)督和檢查工作。監(jiān)督委員會定期對各部門的檔案與資料管理進行檢查和評估，并提出整改看法和建議。監(jiān)督委員會對違反檔案與資料管理規(guī)章制度的行為進行處理，并向有關(guān)部門報告處理結(jié)果。5.3教育培訓與宣傳公司應(yīng)定期開展檔案與資料管理的教育培訓，提高員工的管理意識和操作本領(lǐng)。公司應(yīng)通過內(nèi)部刊物、會議等形式進行檔案與資料管理規(guī)章制度的宣傳，加強員工的法律法規(guī)意識和合規(guī)意識。6.附則對本制度的修訂和增補，應(yīng)經(jīng)