會議服務(wù)管理制度作用

會議服務(wù)管理制度作用第一章總則

為確保會議的順利進(jìn)行，提高會議效率，明確會議服務(wù)管理的職責(zé)與流程，制定本會議服務(wù)管理制度。本制度旨在加強(qiáng)會議的組織、協(xié)調(diào)、服務(wù)和管理，促進(jìn)公司決策的科學(xué)化、規(guī)范化，保障公司各項業(yè)務(wù)的有效開展。

一、適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部各類會議，包括但不限于董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題協(xié)調(diào)會等。

二、會議服務(wù)管理原則

1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分工負(fù)責(zé)：會議服務(wù)管理工作在會議召集人的領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行，各相關(guān)部門和人員按照職責(zé)分工，共同做好會議服務(wù)保障工作。

2.高效有序、注重實效：會議服務(wù)管理應(yīng)確保會議的順利進(jìn)行，提高會議效率，注重會議成果的轉(zhuǎn)化和落實。

3.嚴(yán)謹(jǐn)保密、確保安全：會議服務(wù)管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保會議內(nèi)容和資料的安全。

4.精細(xì)化管理、持續(xù)改進(jìn)：會議服務(wù)管理應(yīng)注重細(xì)節(jié)，不斷總結(jié)經(jīng)驗，持續(xù)改進(jìn)會議服務(wù)質(zhì)量和效果。

三、會議服務(wù)管理職責(zé)

1.會議召集人：負(fù)責(zé)確定會議主題、時間、地點、議程和參會人員，并對會議成果進(jìn)行總結(jié)。

2.會議主持人：負(fù)責(zé)組織召開會議，引導(dǎo)討論，確保會議的順利進(jìn)行。

3.會議服務(wù)部門：負(fù)責(zé)會議場地、設(shè)備、資料、餐飲等各項服務(wù)保障工作。

4.參會人員：按時參加會議，積極參與討論，嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律。

四、會議服務(wù)管理流程

會議服務(wù)管理流程包括會議籌備、會議召開、會議紀(jì)要整理、會議落實等環(huán)節(jié)。具體流程見后續(xù)章節(jié)。

五、制度修訂

本制度根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實際需要，定期進(jìn)行修訂和完善。修訂后的制度報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。

六、制度解釋

本制度的最終解釋權(quán)歸公司董事會所有。

七、制度施行

本制度自發(fā)布之日起施行。原有相關(guān)制度與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

第二章會議流程

為確保會議的效率和質(zhì)量，明確會議各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，現(xiàn)將會議流程具體規(guī)定如下：

一、會議籌備

1.會議通知：會議服務(wù)部門應(yīng)在會議召開前，根據(jù)會議召集人的要求，向參會人員發(fā)送會議通知。會議通知應(yīng)包括會議主題、時間、地點、議程、參會人員及準(zhǔn)備工作等內(nèi)容。

2.會議議程：會議召集人應(yīng)根據(jù)會議主題和目標(biāo)，制定會議議程，并在會議通知中予以明確。

3.會議資料：會議服務(wù)部門應(yīng)協(xié)助會議召集人準(zhǔn)備會議所需的資料，包括但不限于會議議程、背景資料、相關(guān)政策法規(guī)、報告PPT等。

4.會議場地和設(shè)備：會議服務(wù)部門負(fù)責(zé)預(yù)定會議室，并根據(jù)會議需求提前布置場地、調(diào)試設(shè)備，確保會議設(shè)施的正常運(yùn)行。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，會議服務(wù)部門負(fù)責(zé)組織參會人員進(jìn)行簽到，確保參會人員準(zhǔn)時到場。

2.會議主持人開場：會議主持人簡要介紹會議主題、議程和參會人員，明確會議目標(biāo)和紀(jì)律。

3.會議發(fā)言：會議按照議程進(jìn)行，各發(fā)言人依次進(jìn)行發(fā)言。發(fā)言時應(yīng)緊扣主題，簡明扼要，嚴(yán)格控制時間。

4.會議討論：會議主持人引導(dǎo)參會人員進(jìn)行討論，確保討論充分、深入，并針對議題達(dá)成共識。

5.會議總結(jié)：會議主持人對會議成果進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作計劃和責(zé)任分工。

三、會議紀(jì)要整理

1.會議紀(jì)要：會議服務(wù)部門負(fù)責(zé)整理會議紀(jì)要，內(nèi)容包括會議主題、時間、地點、參會人員、主要討論內(nèi)容、決策事項、責(zé)任分工等。

2.會議紀(jì)要審批：會議紀(jì)要經(jīng)會議召集人審核后，發(fā)送給參會人員確認(rèn)。參會人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)反饋意見，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。

3.會議紀(jì)要發(fā)布：會議紀(jì)要經(jīng)確認(rèn)無誤后，由會議服務(wù)部門發(fā)布，并通報相關(guān)部門和人員。

四、會議落實

1.事項跟進(jìn)：會議紀(jì)要中明確的決策事項，由責(zé)任部門和相關(guān)人員按照要求進(jìn)行跟進(jìn)和落實。

2.進(jìn)度匯報：責(zé)任部門應(yīng)定期向會議召集人匯報事項進(jìn)展情況，確保會議決策的落實。

3.效果評估：會議服務(wù)部門應(yīng)定期對會議決策的落實情況進(jìn)行評估，分析問題，提出改進(jìn)措施。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

為確保會議決策的有效執(zhí)行，強(qiáng)化會議成果的轉(zhuǎn)化，本章對會議紀(jì)要的跟蹤落實進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定如下：

一、會議紀(jì)要的確認(rèn)與發(fā)布

1.會議紀(jì)要的初稿由會議服務(wù)部門在會議結(jié)束后及時整理，并提交給會議召集人進(jìn)行審核。

2.會議召集人應(yīng)在收到會議紀(jì)要初稿后的兩個工作日內(nèi)完成審核，并提出修改意見。

3.會議服務(wù)部門根據(jù)會議召集人的審核意見進(jìn)行修改，形成最終版會議紀(jì)要。

4.最終版會議紀(jì)要需在會議結(jié)束后的一周內(nèi)通過公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)或書面形式發(fā)布給所有參會人員及相關(guān)部門。

二、決策事項的分解與責(zé)任落實

1.會議紀(jì)要中明確的決策事項應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)分解，明確每項決策的責(zé)任部門、責(zé)任人和完成時限。

2.責(zé)任部門應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要中的要求，制定具體實施方案，并將任務(wù)分解到個人。

3.會議服務(wù)部門應(yīng)建立決策事項跟蹤表，記錄每項決策的執(zhí)行狀態(tài)、完成情況和存在的問題。

三、跟蹤與監(jiān)督

1.會議服務(wù)部門應(yīng)定期對決策事項的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保各項工作按計劃推進(jìn)。

2.責(zé)任部門應(yīng)每兩周向會議召集人報告一次決策事項的進(jìn)展情況，對于重大或緊急事項應(yīng)及時報告。

3.會議召集人應(yīng)對決策事項的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，對存在的問題及時協(xié)調(diào)解決。

四、評估與反饋

1.會議服務(wù)部門應(yīng)至少每季度對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行一次全面評估，分析執(zhí)行效果，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)。

2.對于未能按時完成的決策事項，責(zé)任部門需說明原因，并提出整改措施。

3.會議服務(wù)部門根據(jù)評估結(jié)果，對會議管理制度進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，提高會議紀(jì)要的執(zhí)行力和效果。

五、激勵機(jī)制

1.對于按期完成且執(zhí)行效果良好的決策事項，公司應(yīng)對相關(guān)責(zé)任部門和人員進(jìn)行表彰和獎勵。

2.對于執(zhí)行不力、影響公司業(yè)務(wù)發(fā)展的，應(yīng)視情況給予責(zé)任部門和相關(guān)人員相應(yīng)的處罰。

第四章會議室管理規(guī)定

為確保會議室的高效使用，提供良好的會議環(huán)境，本章對會議室的管理規(guī)定如下：

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向會議服務(wù)部門提交會議室預(yù)訂申請，明確會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等需求。

2.會議服務(wù)部門根據(jù)預(yù)訂申請進(jìn)行統(tǒng)籌安排，確保會議室資源的合理分配。

3.預(yù)訂成功的部門應(yīng)按時使用會議室，如需取消或變更預(yù)訂，需提前通知會議服務(wù)部門。

二、會議室布置與設(shè)備管理

1.會議服務(wù)部門負(fù)責(zé)會議室的布置工作，包括桌椅擺放、設(shè)備連接、資料準(zhǔn)備等。

2.會議室內(nèi)的設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。

3.會議期間，參會人員應(yīng)愛護(hù)會議室設(shè)備，遵守設(shè)備使用規(guī)范，如有損壞，需及時報告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，保持環(huán)境整潔。

2.會議期間，參會人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或?qū)⑵湔{(diào)至靜音模式，避免影響會議進(jìn)程。

3.參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，按時到場，不隨意離席，不泄露會議內(nèi)容。

四、會議室安全與保密

1.會議服務(wù)部門應(yīng)確保會議室的安全，包括防火、防盜等措施。

2.會議室內(nèi)的資料和設(shè)備應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。

3.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)帶走個人物品，不得在會議室內(nèi)存放涉密文件或重要物品。

五、會議室清理與維護(hù)

1.會議結(jié)束后，會議服務(wù)部門負(fù)責(zé)及時清理會議室，確保會議室整潔。

2.定期對會議室進(jìn)行深度清潔，包括地毯、窗簾、空調(diào)等設(shè)施的清洗。

3.會議服務(wù)部門應(yīng)定期檢查會議室設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問題及時報修，確保會議室的正常使用。

六、違規(guī)處理

1.對于違反會議室管理規(guī)定的部門或個人，會議服務(wù)部門有權(quán)進(jìn)行提醒、警告或取消會議室預(yù)訂資格。

2.因違規(guī)行為導(dǎo)致會議室設(shè)施損壞或信息泄露的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

第五章附則

為確保本會議服務(wù)管理制度的實施效果，特制定以下附