第三章-會后收尾工作

第三章會后收尾工作單擊此處添加標題文字學習目標：

◆了解會后工作的主要內(nèi)容◆掌握送別參會人員的方法與要求◆掌握會議費用的結算方法，能夠開具規(guī)范的發(fā)票◆掌握會議文件的收集、整理與歸檔的方法與要求◆掌握會議決定事項傳達的方式◆理解編發(fā)會議紀要的工作流程，掌握會議紀要的撰寫要求◆掌握會議催辦的方法和要求，能夠選擇適當?shù)姆绞竭M行催辦◆掌握會議評估的方法，能夠進行會議評估第一節(jié)參會人員的送別服務單擊此處添加標題文字案例導入某公司召開了為期兩天的全國經(jīng)銷商會議。在開會之前，會務組逐一和計劃到會的客商進行了聯(lián)系，登記了他們對返程票的需求，詳細記錄的需要乘坐的車次、時間以及數(shù)量。由于參加會議的經(jīng)銷商人數(shù)比較多，所以會務組專門安排了3個人來負責返程票預定服務。會議報到時，有客商就要求會務組發(fā)放返程票。但是由于報到的人數(shù)比較多，而且時間很集中，會務組工作人員忙不過來，于是就告訴大家等到會議結束后統(tǒng)一發(fā)放返程票，并且一再向客商保證票都訂好了，不用擔心。案例導入會議結束后，外省客商找到會務組要取回返程票。大多數(shù)客商都順利拿到票啟程了，但是距離很遙遠的某省3名客商卻被告知沒有訂到他們所需要乘坐的那趟火車。會議工作人員解釋說：“去訂的時候，那趟車已經(jīng)沒有票了，只能買第二天的。當時想和你們商量一下看能否晚一天回去，但是后來忙起來就忘了?！笨腿诵睦锖懿桓吲d：“沒什么可商量的，那就晚一天吧?！庇谑枪ぷ魅藛T連忙去訂票，誰知第二天的票也已經(jīng)售完了，只好給客人打電話告知這一情況?？腿朔浅Ｉ鷼猓骸澳蔷陀喌谌斓钠卑桑沁@兩天的住宿你們得負責，房費由你們承擔。”工作人員請示領導之后，同意了客人的要求，重新為客人安排了兩個房間。這樣一來，不僅會務支出比原計劃增加了1000多元的經(jīng)費，而且還讓客人非常不滿意。想一想1.在這個案例中，什么原因?qū)е驴腿朔党虝r間一拖再拖？2.為參會人員預訂的返程票，在什么時間轉交給對方比較合適？3.當參會人員不能按時離開時，會務組應當提供哪些服務？參會人員的送別服務

做好送別準備工作結算會議費用安排人員送站安頓暫留人員一、做好送別準備工作

1.返程票務準備會議組織者應提前做好參會者車票、機票或船票的登記預售工作；組織者應事先了解參會人員對時間安排、交通工具的要求，尊重他們的意愿；返程票購買回來以后，組織者應當選擇適當?shù)臅r間將票發(fā)給參會人員，并收回票款。2.送站安排準備3.協(xié)助參會者做好返程準備會議組織者應提醒參會者及時歸還向主辦方或會議駐地單位借用的各種物品。提醒參會者及時和會務組結算各種賬目，開好發(fā)票或收據(jù)。二、結算會議費用

1.收款結算收款結算，即向參會者收取費用并為其出具發(fā)票。在某些類型的會議中，參會者需要支出一些費用，一般包括會務費、資料費、住宿費、參觀費、路費等。開具會議住宿發(fā)票時，需要向賓館酒店索取蓋有印章的正式發(fā)票。發(fā)票開具還應注意，必須按照規(guī)定的時限和順序，逐欄、全部聯(lián)次一次性如實開具，并加蓋單位財務印章和發(fā)票專用章。2.付款結算付款結算，即向某些特定的參會者（例如演講嘉賓）和會議服務提供商、設備租賃商支付費用。三、安排人員送站

和報到時不同，會議結束后人員離會往往比較集中，在短時間內(nèi)需要大量車輛送站，因此會議組織者應提前安排足夠的車輛和人員為與會人員服務。如果會場距離機場、車站較遠，為了滿足需要可以安排大型客車集中運送。送站之前，會議工作人員可根據(jù)所預定車票的情況合理分配車輛和運力，保證參會人員能及時到達車站或機場以免延誤行程。四、安頓暫留人員

由于各種原因，有部分人員在會議結束后暫時不能離開，需要主辦方繼續(xù)做好服務工作，妥善安排他們的住宿、飲食和出行。暫留人員中有一部分是外地人員，可能會存在旅游或購物需求，會議主辦方應適當給予必要的協(xié)助。暫留人員中還有一部分是會議工作人員，由于進行善后工作而需要繼續(xù)駐留，應合理安排費用，盡快完成全部工作。實訓練習一、在為參會人員預定返程票時，應注意哪些事項？二、小李有一次去某市參加電子產(chǎn)品交流會。按照會議通知要求，他交了1000元的會務費，組織方開具了發(fā)票?？墒钱斔氐絾挝粓箐N費用時，財務處工作人員告知他發(fā)票無效，原因是發(fā)票上沒有加蓋公章。小李幾經(jīng)周折聯(lián)系到了會議組織者，對方十分肯定地說他們出具的是正規(guī)發(fā)票，不可能沒有公章。小李只好將這份沒有公章的發(fā)票快遞給了對方，在證據(jù)面前組織者只好重新開具了一份規(guī)范的發(fā)票。思考回答下面兩個問題：在這個案例中，會議發(fā)票沒有加蓋公章的原因可能有哪些？會務費如果開具成發(fā)票的話，應該使用哪種類型的發(fā)票？第二節(jié)會議文件的收集與歸檔單擊此處添加標題文字案例導入某物業(yè)公司準備在年底舉行一場新年聯(lián)歡會，公司綜合部已經(jīng)擬訂了聯(lián)歡會的相關方案，并列出了經(jīng)費預算表。在公司的例會上，經(jīng)理讓參會的各部門以及各社區(qū)物業(yè)管理中心的負責人討論一下聯(lián)歡會的方案和費用預算。由于參加會議的人員比較多，所以秘書劉軍就將文件復印了多份供大家閱讀。會上，大家就方案提出了許多修改建議，并且相應地將費用預算也進行了修改。散會后，這些文件沒有及時收回，而是被開會的人員帶回了各自的部門。公司的許多員工看到這份方案草稿后，還以為聯(lián)歡會就要按照文件中寫明的方式舉行，引起了不小的誤會。原來在方案草稿中，沒有考慮到聯(lián)歡會當天值班的員工，他們因為工作關系不能到場，既享受不到美食，也無法參與抽獎活動。有員工將這一問題直接反映給了公司領導。面對大家的不滿，公司領導不得不反復向大家解釋說明最新的方案。想一想1.在這個案例中，聯(lián)歡會方案草稿是否為涉密文件？為什么？如果不是涉密文件，為什么還需要在會后收回？2.如果在會后要收回討論過的方案草稿，應注意哪些方面？會議文件的收集與歸檔

會議文件收集的要求和范圍會議文件的立卷歸檔一、會議文件收集的要求和范圍

1.會議文件收集的要求（1）收集范圍要明確。（2）收集要及時。（3）嚴格登記。（4）注意保密。2.會議文件收集的范圍（1）會前籌備期間產(chǎn)生的文件。（2）會議召開期間產(chǎn)生的文件。（3）會議結束后產(chǎn)生的文件。二、會議文件的立卷歸檔

1.會議文件立卷歸檔的意義2.會議文件立卷歸檔的范圍（1）會議文件立卷歸檔范圍包括以下方面：各種例行會議、工作會議和其他各種會議所形成的全部正式文件資料；出席、列席、分組名單；會議的議程、日程和程序；書面通知、來往重要電報、電話記錄等；會議記錄、發(fā)言稿、簡報、快報、紀要及其復印稿；領導在上述會議上的報告、講話、談話及其復印稿；會議的選舉材料、證件等。（2）以下幾種會議文件不應立卷歸檔，可以進行簡單的整理、登記、按照文件銷毀手續(xù)銷毀。二、會議文件的立卷歸檔

3.會議文件立卷的方法（1）編制案卷目錄。（2）立卷。4.會議文件的歸檔會議文件完成收集、整理和立卷等工作后，即可按歸檔要求移交檔案部門。在正常情況下，應在次年上半年將上一年的案卷向檔案部門移交歸檔。移交前，檔案部門應檢查案卷質(zhì)量。歸檔時交接雙方應按照案卷目錄清點核對無誤后，履行簽字手續(xù)。實訓練習一、請根據(jù)本節(jié)的“案例引入”中所介紹的情況，列出此次例會需要收集的文件的列表，并注明數(shù)量。二、波揚公司于2011年7月2日在公司二樓會議室，針對上半年公司的情況召開了各部分負責人會議。生產(chǎn)部、銷售部、財會部、后勤部等主要部門負責人在會上發(fā)言，最后總經(jīng)理肯定了成績，指出了存在問題。請根據(jù)以上介紹，列出一份會后需要整理的文件清單。三、會議文件立卷歸檔都有哪些關鍵環(huán)節(jié)？進行這些操作需要注意哪些方面？第三節(jié)會議紀要的編制單擊此處添加標題文字案例導入某建工集團為了貫徹當?shù)卣募螅龠M安全施工，準備在全集團范圍內(nèi)進行一次安全施工大檢查活動，并專門召開了一次動員會，各分公司和直屬部門的主要領導參加了會議。集團總部的秘書李愛華負責此次會議的記錄，并在會后編發(fā)會議紀要。會上，集團公司主管安全施工工作的一位負責人劉副總在講話中提到了四個方面：一是思想上高度重視安全施工工作，二是要嚴格貫徹落實市政府有關文件要求和公司的相關制度，三是安全施工大檢查活動具體部署，四是對后進單位的處罰措施。在劉副總講話過程中，李愛華臨時有事離開了會場幾分鐘。等她再回來的時候，另一位領導開始發(fā)言。案例導入會后，李愛華編寫會議紀要時發(fā)現(xiàn)，會議記錄中劉副總講話開頭提到了“四點”，但是記錄中卻只有三點。她查閱了一下關于這次檢查活動的通知，也沒有發(fā)現(xiàn)還有“第四點”，于是她推測可能是劉副總一開始口誤，將“三點”意見說成了“四點”。因此，李愛華就根據(jù)自己所做的記錄，在紀要中僅寫明了劉副總的三點意見。完成紀要初稿后，李愛華請辦公室主任審核了一下，沒有發(fā)現(xiàn)問題，于是就打印成文下發(fā)了。第二天，劉副總把李愛華叫到辦公室，問她：“我明明講了四點意見，而且我還特意強調(diào)了第四個方面，你為什么不在紀要中寫出來這一點呢？”李愛華頓時明白了自己的失誤，連忙道歉：“對不起，劉總。我當時有事出去了一下，您講的這一點我沒有記錄下來。我再把紀要文件修改一下?！眲⒏笨傉f：“算了，不用修改了，反正我在會上已經(jīng)說清楚了。你以后再發(fā)紀要的時候，一定要提前先讓開會發(fā)言的人看一下，稿子沒問題再去印刷發(fā)文?！毕胍幌?.在本案例中，劉副總為什么特別在意會議紀要中漏掉他講話的一部分？2.李愛華在會議紀要中沒有將領導的講話意思完整表達出來，主要原因是什么？會議紀要如果沒有完整準確地傳遞會議精神，可能會造成怎樣的影響？3.為了避免出現(xiàn)案例中的失誤，在編發(fā)會議紀要時應當注意什么？

會議紀要的編制

會議紀要的文體內(nèi)涵會議紀要的種類會議紀要的結構會議紀要的寫作注意事項會議紀要的印發(fā)一、會議紀要的文體內(nèi)涵

會議紀要是一種記載、傳達會議情況及議定事項的紀實性公文。它用于黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位召開的工作會議、座談會、研討會等重要會議。會議紀要通過記載會議基本情況、會議成果、會議議定事項，綜合概括地反映會議精神，以便參會者統(tǒng)一認識，會后全面如實地進行傳達組織落實開展工作的依據(jù)。印發(fā)會議紀要只限于日常工作會議。大型的會議和專業(yè)會議，因為有正式文件，如會議決定、決議，一般不再印發(fā)會議紀要。二、會議紀要的種類

1.辦公會議紀要辦公會議紀要主要記載和傳達領導的辦公會議決定和決議事項。2.工作會議紀要工作會議紀要主要是傳達重要的工作會議的主要精神和議定事項，有較強的政策性和指示性。3.協(xié)調(diào)會議紀要協(xié)調(diào)會議紀要用于記載協(xié)調(diào)性會議所取得的共識以及議定事項，對與會各方有一定的約束力。4.研討會議紀要研討會議紀要主要記載研究和總結性會議的情況。三、會議紀要的結構

1.標題2.前言3.主體這是會議紀要的核心內(nèi)容，主要記載會議情況和會議結果。4.結尾5.發(fā)文機關和成文時間辦公會議紀要需寫明召開會議的機關單位名稱。四、會議紀要的寫作注意事項

1.忠于會議精神2.突出會議要點與重點3.使用第三人稱4.寫作要及時五、會議紀要的印發(fā)

1.會議紀要的印發(fā)流程2.會議紀要的分發(fā)（1）確定印發(fā)范圍。（2）確認接收者。（3）簽發(fā)后印刷發(fā)放。

實訓練習一、請為本系或本班最近召開的一次會議撰寫會議紀要，并按照流程要求模擬印發(fā)過程。二、揚波公司于2011年7月2日在公司二樓會議室，針對上半年公司的情況召開了各部分負責人會議。生產(chǎn)部、銷售部、財會部、后勤部等主要部門負責人在會上發(fā)言，最后總經(jīng)理肯定了成績，指出了存在問題。請根據(jù)以上介紹，確定會議紀要印發(fā)的范圍，列出接收人員和部門的清單。第四節(jié)會議總結與評估單擊此處添加標題文字案例導入某汽車銷售服務公司經(jīng)常為旗下的各個銷售門店舉行促銷宣傳推介會。推介會的內(nèi)容往往是介紹汽車的性能、價格、特點，并且還有抽獎、歌舞、競猜、魔術等多種活動。以前在舉行這類推介會的時候，現(xiàn)場的觀眾和準車主數(shù)量比較多，而且大家對活動都能自始至終持續(xù)觀看。但是最近，再舉行這類活動時，內(nèi)容還是原來那些項目，可是觀眾人數(shù)顯著變少了，而且現(xiàn)場成交的訂單更是極具下滑，甚至連續(xù)幾場出現(xiàn)“零成交”。面對這種局面，公司領導要求承辦推介會的市場部找到原因并拿出解決方法。市場部的工作人員開會討論了其中的原因。有人認為：天氣逐漸變冷，在室外舉行這類活動自然不能吸引觀眾；有人認為：競爭對手在搞同類活動時力度更大，帶走了一部分客戶；有人認為：節(jié)目太陳舊，不能引起觀眾的興趣，應創(chuàng)新節(jié)目形式；有人認為：所銷售推介的汽車產(chǎn)品市場形象不好，對準車主的吸引力越來越低。這種會議開了幾次，大家的分析似乎都有道理，但是推介會的效果依然不盡如人意。想一想1.本案例中，你是否贊同市場部人員所分析的那些原因？為什么？2.市場部人員開會討論導致活動效果不佳的原因，這種方式能否找到真正的原因？為什么？會議總結與評估

會議評估與總結的目的會議評估與總結的基本要求進行評估的會議因素會議評估與總結的常用方法一、會議評估與總結的目的