大型會議論壇管理制度

大型會議論壇管理制度第一章總則

第一條目的與依據

本管理制度旨在規(guī)范大型會議論壇的組織、召開及管理流程，確保會議高效、有序進行，提高會議質量與成果。本制度依據相關法律法規(guī)及公司規(guī)章制度制定。

第二條適用范圍

本制度適用于公司舉辦的大型會議論壇，包括但不限于以下類型：

1.公司級會議論壇；

2.行業(yè)交流會議論壇；

3.學術研討會議論壇；

4.政企合作會議論壇。

第三條基本原則

1.統一領導、分工負責；

2.高效務實、注重成果；

3.公開透明、廣泛參與；

4.嚴格遵守會議紀律，確保會議安全。

第四條會議分類

根據會議性質和規(guī)模，將大型會議論壇分為以下類別：

1.甲類會議：參會人數在1000人以上，具有較高影響力的會議；

2.乙類會議：參會人數在500-1000人，具有一定影響力的會議；

3.丙類會議：參會人數在100-500人，以公司內部或特定群體為主的會議。

第五條組織架構

大型會議論壇設立以下組織架構：

1.會議籌備組：負責會議的籌備、組織和實施；

2.會議秘書處：負責會議的協調、服務和保障；

3.專項工作組：根據會議主題和需求，負責相關工作的開展；

4.新聞宣傳組：負責會議的宣傳、報道和輿論引導。

第六條會議紀律

1.嚴格遵守國家法律法規(guī)，維護社會秩序；

2.遵守會議時間，準時參會，不遲到、早退；

3.尊重其他參會人員，文明參會，不喧嘩、不打斷他人發(fā)言；

4.保守會議秘密，不泄露會議內容和參會人員信息；

5.服從會議安排，配合會議工作人員開展工作。

第七條責任追究

對違反本管理制度的行為，將依據公司規(guī)章制度和相關法律法規(guī)，對責任人進行嚴肅處理。

第八條制度修訂

本管理制度根據公司發(fā)展需要和會議管理實際，適時進行修訂。修訂后的管理制度自發(fā)布之日起生效。

第九條附則

本管理制度的解釋權歸公司所有。如有未盡事宜，可根據實際情況予以補充。

第二章會議流程

第十條會議籌備

1.確定會議主題：根據公司戰(zhàn)略發(fā)展目標和業(yè)務需求，明確會議主題，突出會議亮點。

2.制定會議方案：包括會議目標、規(guī)模、時間、地點、預算等，報公司領導審批。

3.籌備組成員分工：明確各籌備組成員職責，確保籌備工作順利進行。

4.邀請參會嘉賓：根據會議主題和需求，邀請相關領域的專家、學者、企業(yè)家等參會。

5.場地布置與設施檢查：確保會議場地、設施符合會議需求，提前進行調試和檢查。

第十一條會議通知與報名

1.發(fā)布會議通知：通過公司內部平臺、官方網站、社交媒體等渠道發(fā)布會議通知。

2.報名方式：提供在線報名、電話報名等多種報名方式，方便參會人員報名。

3.報名審核：對參會人員資格進行審核，確保參會人員符合會議要求。

4.發(fā)放參會材料：在會前向參會人員發(fā)放會議日程、參會指南等材料。

第十二條會議報到與簽到

1.報到流程：參會人員到達會場后，按照指引完成報到手續(xù)。

2.簽到方式：采用電子簽到、紙質簽到等方式，確保簽到信息準確無誤。

3.參會證件：為參會人員制作并發(fā)放參會證件，作為進出會場的憑證。

第十三條會議議程安排

1.開幕式：會議主持人介紹參會嘉賓，公司領導致辭，宣布會議開幕。

2.主題演講：邀請專家、學者、企業(yè)家等進行主題演講，分享經驗與見解。

3.分會場討論：設置多個分會場，圍繞會議主題展開深入討論。

4.圓桌論壇：組織參會嘉賓就熱點問題進行圓桌討論，激發(fā)思想碰撞。

5.閉幕式：總結會議成果，對優(yōu)秀發(fā)言和貢獻者進行表彰。

第十四條會議服務與保障

1.會務服務：提供參會人員接待、引導、咨詢等服務。

2.餐飲安排：為參會人員提供茶歇、工作餐等，確保飲食安全。

3.交通保障：協調會場周邊交通，為參會人員提供便捷的交通服務。

4.安全保衛(wèi)：加強會場安全保衛(wèi)工作，確保會議順利進行。

第十五條會議總結與反饋

1.收集反饋意見：在會議結束后，向參會人員收集對會議的意見和建議。

2.會議總結報告：整理會議成果，形成會議總結報告，報公司領導。

3.改進措施：根據反饋意見和總結報告，對會議流程和內容進行改進。

第十六條會議資料歸檔

1.歸檔范圍：將會議通知、參會名單、會議議程、演講稿、會議總結等資料進行歸檔。

2.歸檔方式：采用電子檔案和紙質檔案相結合的方式，便于查閱和保存。

3.保密要求：對涉及敏感信息的會議資料，嚴格按照公司保密規(guī)定進行管理。

第三章會議紀要的跟蹤落實

第十七條會議紀要的編寫

1.紀要內容：會議紀要應包括會議時間、地點、主持人、參會人員、主要議題、討論結果、決策事項等。

2.紀要格式：采用規(guī)范格式，條理清晰，文字簡練，便于閱讀理解。

3.紀要審核：會議紀要完成后，需由會議主持人或指定負責人進行審核，確保內容準確無誤。

4.發(fā)放范圍：根據會議內容和需要，確定會議紀要的發(fā)放范圍，確保相關人員及時獲取信息。

第十八條會議決策的分解與落實

1.決策分解：將會議決策事項分解為具體的行動計劃，明確責任部門、責任人和完成時限。

2.跟蹤機制：建立會議決策跟蹤機制，對決策的執(zhí)行情況進行定期檢查和督促。

3.落實情況反饋：責任部門定期向會議秘書處報告決策事項的落實進度和結果。

4.問題協調：對于落實過程中出現的問題，及時協調相關部門和人員予以解決。

第十九條會議紀要的執(zhí)行監(jiān)督

1.執(zhí)行監(jiān)督：會議秘書處負責對會議紀要的執(zhí)行情況進行監(jiān)督，確保決策落地。

2.監(jiān)督報告：定期向公司領導層報告會議決策的執(zhí)行情況，便于領導層了解工作進展。

3.考核評價：將會議決策的執(zhí)行情況納入相關部門和人員的考核評價體系，作為獎懲依據。

第二十條會議紀要的歸檔與查閱

1.歸檔管理：會議紀要按照規(guī)定進行歸檔，便于后續(xù)查閱和歷史記錄保留。

2.查閱權限：設置會議紀要的查閱權限，確保信息安全，防止泄露。

3.在線查閱：提供在線查閱平臺，方便相關人員隨時查閱會議紀要。

4.紙質版保存：對于重要會議紀要，同時保存紙質版，以備不時之需。

第二十一條會議紀要的更新與修訂

1.更新機制：根據決策事項的執(zhí)行情況，及時更新會議紀要，反映最新進展。

2.修訂程序：對于需要修訂的會議紀要，按照規(guī)定程序進行審批和修訂。

3.修訂記錄：記錄會議紀要的修訂情況，包括修訂時間、修訂內容和修訂人。

第二十二條會議紀要的利用與分享

1.經驗總結：通過會議紀要總結會議中的成功經驗和教訓，為今后工作提供參考。

2.知識分享：將會議紀要中的有價值信息進行分享，促進團隊知識積累和共享。

3.培訓資料：將會議紀要作為培訓資料，幫助新員工快速了解公司戰(zhàn)略和業(yè)務動態(tài)。

第四章會議室管理規(guī)定

第二十三條會議室預訂

1.預訂原則：會議室預訂遵循“先到先得”的原則，特殊情況可由會議秘書處協調安排。

2.預訂流程：通過會議室預訂系統進行在線預訂，填寫會議主題、時間、參會人數等信息。

3.預訂確認：預訂成功后，系統自動發(fā)送預訂確認信息至預訂人，同時會議秘書處進行人工確認。

4.變更與取消：如需變更或取消預訂，應提前通知會議秘書處，以免造成資源浪費。

第二十四條會議室配置與維護

1.基礎設施：會議室應配備必要的設施，如投影儀、音響、話筒、白板等。

2.網絡保障：確保會議室網絡暢通，滿足視頻會議和在線直播等需求。

3.維護保養(yǎng)：定期對會議室設施進行檢查、維護和保養(yǎng)，確保設備正常運行。

4.環(huán)境衛(wèi)生：保持會議室整潔衛(wèi)生，提供舒適良好的會議環(huán)境。

第二十五條會議室使用規(guī)范

1.使用原則：會議室使用應遵循高效、節(jié)約、環(huán)保的原則。

2.使用時間：嚴格按照預訂時間使用會議室，不提前占用或延遲退場。

3.會議紀律：遵守會議紀律，不在會議室內吸煙、進食，保持安靜，不隨意走動。

4.設備使用：正確使用會議室設備，如有損壞，需及時報告并承擔相應責任。

第二十六條會議室安全管理

1.安全檢查：會議前對會議室進行安全檢查，排除安全隱患。

2.人員準入：憑證入場，嚴禁無關人員進入會議室。

3.保密要求：對于涉及保密內容的會議，應采取相應保密措施，防止信息泄露。

4.突發(fā)事件處理：制定會議室突發(fā)事件應急預案，確保遇到突發(fā)情況時能夠迅速應對。

第二十七條會議室費用管理

1.費用標準：根據會議室類型和參會人數，制定相應的費用標準。

2.費用報銷：按照公司規(guī)定，對會議室使用費用進行報銷審批。

3.預算控制：合理安排會議室預算，避免浪費，提高資源利用率。

第二十八條會議室服務評價

1.評價機制：建立會議室服務評價機制，收集使用者的意見和建議。

2.改進措施：根據評價結果，及時調整會議室管理策略，提升服務水平。

3.表揚與懲罰：對提供優(yōu)質服務的團隊和個人給予表揚，對服務不到位的進行懲罰。

第五章附則

第二十九條適用范圍補充