對各分包單位資料管理制度

對各分包單位資料管理制度各分包單位資料管理制度第一章總則為規(guī)范各分包單位的資料管理，確保資料的完整性、安全性及有效利用，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及公司內部管理規(guī)定，特制定本制度。資料管理是確保項目順利進行的重要環(huán)節(jié)，涉及到項目的各個方面，包括合同、技術文件、財務資料等，關系到公司利益及法律責任。第二章適用范圍本制度適用于所有與公司合作的分包單位，包括但不限于建筑工程分包、設備安裝分包、材料供應分包等。所有分包單位須遵循本制度的規(guī)定，確保資料管理的規(guī)范性和有效性。第三章管理規(guī)范3.1資料分類資料分為以下幾類：1.合同資料：包括合同文本、補充協(xié)議、變更通知等。2.技術資料：包括施工圖紙、技術規(guī)范、施工方案、質檢報告等。3.財務資料：包括發(fā)票、付款記錄、財務報表等。4.其他資料：包括會議記錄、項目進展報告、人員考勤等。3.2資料收集與整理各分包單位應在項目啟動階段，建立資料收集與整理機制，確保資料的及時、完整收集。資料應按類別進行整理，建立電子檔案與紙質檔案雙重管理。1.所有資料應由項目負責人進行審核后歸檔。2.紙質檔案需使用統(tǒng)一格式的檔案袋進行存放，確保資料不被損壞。3.電子檔案需定期備份，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.3資料保管各分包單位應指定專人負責資料的保管工作，確保資料的安全與完整。1.紙質資料應保存在專用檔案室，檔案室需具備防火、防潮、防盜等安全設施。2.電子資料應存儲在公司內部網(wǎng)絡或云存儲系統(tǒng)中，訪問權限應嚴格控制，確保資料不被非法訪問。第四章操作流程4.1資料的收集流程1.項目負責人向分包單位提出資料收集要求。2.各分包單位按要求收集相關資料，并進行初步整理。3.收集完成后，項目負責人審核資料的完整性與合規(guī)性。4.資料通過審核后，進行歸檔。4.2資料的借用與查閱流程1.如需借用或查閱資料，需填寫《資料借用申請表》，并提交給資料管理負責人。2.資料管理負責人審核申請并進行登記。3.借用資料的員工需在使用后及時歸還，并確保資料的完整性。4.3資料的轉遞流程1.資料轉遞需由資料管理負責人進行，確保資料的安全。2.轉遞資料應填寫《資料轉遞單》，并由接收方簽字確認。3.所有轉遞的資料需使用密封袋進行保護，嚴禁個人隨意攜帶。第五章監(jiān)督機制5.1監(jiān)督職責公司設立資料監(jiān)督小組，負責對各分包單位資料管理的監(jiān)督與檢查。監(jiān)督小組定期對資料管理情況進行評估，確保各項規(guī)定的落實。5.2資料檢查1.監(jiān)督小組每季度進行一次資料檢查，重點關注資料的完整性、安全性及合規(guī)性。2.檢查結果需形成書面報告，并反饋給相關分包單位。5.3違規(guī)處理如發(fā)現(xiàn)各分包單位未按照本制度執(zhí)行資料管理，監(jiān)督小組有權采取如下措施：1.提出整改意見，限期整改。2.對于情節(jié)嚴重的違規(guī)行為，報告公司領導，依法追究責任。第六章附則本制度由公司資料管理辦公室解釋，自頒布之日起實施。所有分包單位需認真學習并嚴格執(zhí)行本制度，確保資料管理工作落到實處。為適應組織發(fā)展及相關法律法規(guī)的變化，制度可根據(jù)實際情況進行修訂，修訂流程由資料管理辦公室負責。---結束語通過本制度的實施，我們希望各分包單位能夠加強資料管理，確保資料的安全與有效利用