公司采購(gòu)流程管理制度

公司采購(gòu)流程管理制度為了提高公司采購(gòu)效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購(gòu)成本，滿足工公司對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購(gòu)流程，加強(qiáng)與各部門間的配合，特制訂本制度。一、請(qǐng)購(gòu)及其規(guī)定1．請(qǐng)購(gòu)的定義請(qǐng)購(gòu)是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個(gè)過(guò)程。2．請(qǐng)購(gòu)單的要素完整的請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)包括一下要素：請(qǐng)購(gòu)的部門；請(qǐng)購(gòu)物品所屬項(xiàng)目；請(qǐng)購(gòu)的用途；請(qǐng)購(gòu)的物品名；請(qǐng)購(gòu)的物品數(shù)量；請(qǐng)購(gòu)的物品規(guī)格；請(qǐng)購(gòu)物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等；請(qǐng)購(gòu)的物品的需求時(shí)間；請(qǐng)購(gòu)如有特殊需要請(qǐng)備注；請(qǐng)購(gòu)單填寫人；請(qǐng)購(gòu)部門主管；請(qǐng)購(gòu)單審核人；采購(gòu)部經(jīng)理審核；財(cái)務(wù)審核人；公司總經(jīng)理。3．請(qǐng)購(gòu)單及其提報(bào)規(guī)定請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報(bào)采購(gòu)部門；請(qǐng)購(gòu)部門在提報(bào)請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)要求采購(gòu)部簽字，接收人、請(qǐng)購(gòu)部門備份；涉及的請(qǐng)購(gòu)數(shù)量過(guò)多時(shí)可以附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；請(qǐng)購(gòu)單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購(gòu)部。二、請(qǐng)購(gòu)單的接收及分發(fā)規(guī)定1、請(qǐng)購(gòu)的接收要點(diǎn)采購(gòu)部在接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)檢查請(qǐng)購(gòu)單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請(qǐng)購(gòu)單是否經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)審批；接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)遵循無(wú)計(jì)劃不采購(gòu)，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購(gòu)，圖紙及技術(shù)資料不全不采購(gòu)，庫(kù)存已超儲(chǔ)積壓的物資不采購(gòu)的原則；通知倉(cāng)庫(kù)管理人員核查請(qǐng)購(gòu)物資是否有庫(kù)存；對(duì)于不符合規(guī)定和撤銷的請(qǐng)購(gòu)物資應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門。2、請(qǐng)購(gòu)單的分發(fā)規(guī)定對(duì)于請(qǐng)購(gòu)單采購(gòu)部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理；對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；無(wú)法于請(qǐng)購(gòu)部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請(qǐng)購(gòu)部門；重要的項(xiàng)目采購(gòu)前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。3、采購(gòu)周期的規(guī)定單次采購(gòu)金額預(yù)算在1萬(wàn)元以下的零星采購(gòu)項(xiàng)目或預(yù)算在1下可市區(qū)采購(gòu)的物資及產(chǎn)品的采購(gòu)周期不應(yīng)超過(guò)5單次采購(gòu)金額預(yù)算在1萬(wàn)元以上的項(xiàng)目比價(jià)采購(gòu)，采購(gòu)周期不應(yīng)超過(guò)15天；單次采購(gòu)金額預(yù)算在20萬(wàn)元以上的項(xiàng)目采購(gòu)部自行招標(biāo)采購(gòu)，采購(gòu)周期不應(yīng)超過(guò)40單次采購(gòu)金額預(yù)算在100萬(wàn)元以上的項(xiàng)目可委托代理招標(biāo)公司代理招標(biāo)，采購(gòu)周期不應(yīng)超過(guò)60天；請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)按照以上（1）-（4）條中規(guī)定的時(shí)間提前提交請(qǐng)購(gòu)單，采購(gòu)部如未能按時(shí)完成采購(gòu)任務(wù)時(shí)應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明原因；遇到緊急采購(gòu)應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購(gòu)的策略；三、詢價(jià)及其規(guī)定詢價(jià)請(qǐng)應(yīng)認(rèn)真審閱請(qǐng)購(gòu)單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問(wèn)題應(yīng)及時(shí)的與請(qǐng)購(gòu)部門溝通；屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購(gòu)；對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；所有采購(gòu)項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià)，原則能不通過(guò)其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià)；對(duì)于請(qǐng)購(gòu)部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購(gòu)替代品；遇到重要的物資、項(xiàng)目或預(yù)估單次采購(gòu)金額大于10萬(wàn)的采購(gòu)情況，詢價(jià)前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)擬邀請(qǐng)報(bào)價(jià)或投標(biāo)單位的基本情況，按照附表（擬報(bào)價(jià)/招標(biāo)單位名單）的格式提報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價(jià)或發(fā)放標(biāo)書；詢價(jià)時(shí)對(duì)于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對(duì)不同品牌進(jìn)行詢價(jià)；除固定資產(chǎn)外單次采購(gòu)金額在1萬(wàn)元以下項(xiàng)目可以自行采購(gòu)；單次采購(gòu)金額預(yù)算金額在1萬(wàn)元以上的所有項(xiàng)目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價(jià)或招標(biāo)采購(gòu)，比價(jià)或招標(biāo)項(xiàng)目應(yīng)至少邀請(qǐng)四家以上單位參與；單次采購(gòu)金額預(yù)算價(jià)格在20萬(wàn)元以上的項(xiàng)目應(yīng)由采購(gòu)部組織招標(biāo)，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督；單次采購(gòu)金額預(yù)算價(jià)格在100萬(wàn)元以上的項(xiàng)目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機(jī)構(gòu)代理招標(biāo)；比價(jià)采購(gòu)或招標(biāo)采購(gòu)所邀請(qǐng)的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力，具有提供或完成我公司所需物資和項(xiàng)目的能力；比價(jià)采購(gòu)或招標(biāo)采購(gòu)應(yīng)按照附表（材料或設(shè)備詢價(jià)表）的格式或擬定完整的招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價(jià)；在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示。三、比價(jià)、議價(jià)對(duì)廠商的供應(yīng)能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；對(duì)于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析，是否其他廠商的價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出；收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)或進(jìn)行開(kāi)標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格；重要項(xiàng)目應(yīng)通過(guò)一定的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如通過(guò)進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等；參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。四、比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總；比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照附表（比價(jià)/招標(biāo)匯總表）的格式完整列出報(bào)價(jià)、工期、付款方式及其他價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。五、合同的簽訂及其規(guī)定。合同合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采購(gòu)工作主要涉及鞋、包、服裝產(chǎn)品買賣合同。合同正文應(yīng)包含的要素合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn)；采購(gòu)物品/項(xiàng)目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分；包裝要求；合同總額應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)公司的總價(jià)，特殊情況應(yīng)注明；付款方式；工期；質(zhì)量保證期；質(zhì)量要求及規(guī)范；違約責(zé)任和解決糾紛的辦法；雙方的公司信息；其他約定。合同簽訂及其規(guī)定如涉及到技術(shù)問(wèn)題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任；擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低；為防止合同工程量追加或追加無(wú)依據(jù)，打包采購(gòu)時(shí)要求供貨方提供分項(xiàng)為防止合同工程量追加或追加無(wú)依據(jù)，打包采購(gòu)時(shí)要求供貨方提供分項(xiàng)報(bào)價(jià)清單；遇貨物訂購(gòu)數(shù)量較多且價(jià)值較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請(qǐng)廠商派代表來(lái)場(chǎng)協(xié)助清點(diǎn)；質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開(kāi)始并應(yīng)盡量要求廠商延長(zhǎng)產(chǎn)品質(zhì)保期；詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求；針對(duì)不同的合同約定不同的付款方式，如按照預(yù)付款、驗(yàn)收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時(shí)間和付款條件等與初次合作的單位合作時(shí)，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體；比價(jià)/招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作；合同簽定應(yīng)按照附表（合同審查批準(zhǔn)單的格式對(duì)合同初稿進(jìn)行巡簽審查；合同巡簽審查通過(guò)后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效；簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門。六、付款及合同執(zhí)行付款規(guī)定所有已簽訂合同付款時(shí)應(yīng)參照公司的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；按照進(jìn)度付款的采購(gòu)項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；按照公司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時(shí)應(yīng)填寫附表（資金支出審批單）或附表（付款審批單），該審批單巡簽完畢后提交財(cái)務(wù)部付款；財(cái)務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時(shí)的通知采購(gòu)部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。合同執(zhí)行(1)已簽訂合同由采購(gòu)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，如出現(xiàn)問(wèn)題，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施，并及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門及公司領(lǐng)導(dǎo)；已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對(duì)于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時(shí)履約；合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同；七、報(bào)驗(yàn)與入庫(kù)1．報(bào)驗(yàn)供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)的通知質(zhì)檢部門進(jìn)行驗(yàn)收；對(duì)于不同類型的產(chǎn)品的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；達(dá)到質(zhì)檢和報(bào)驗(yàn)條件的產(chǎn)品應(yīng)在第一時(shí)間進(jìn)行驗(yàn)收；產(chǎn)品入庫(kù)前應(yīng)及時(shí)報(bào)驗(yàn)，并出具報(bào)驗(yàn)結(jié)果證明書，對(duì)于質(zhì)檢不及時(shí)延誤使用或不能入庫(kù)的情況應(yīng)負(fù)主要責(zé)任；入庫(kù)公司所有的產(chǎn)品入庫(kù)前均應(yīng)通過(guò)檢驗(yàn)或驗(yàn)收；產(chǎn)品在運(yùn)達(dá)公司后采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門，并及時(shí)安排卸貨與搬運(yùn)；未及時(shí)質(zhì)檢或檢查的產(chǎn)品，倉(cāng)庫(kù)在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受；已經(jīng)驗(yàn)收的產(chǎn)品倉(cāng)庫(kù)應(yīng)及時(shí)的入庫(kù)，并及時(shí)出具入庫(kù)清單； 附表 采購(gòu)申請(qǐng)表 年月采購(gòu)類別：□鞋子□包□服 /估價(jià)（總價(jià)/編制人 部門經(jīng)理采購(gòu)經(jīng)理 財(cái)務(wù) 總經(jīng)理附表物資采購(gòu)審批單附表物資采購(gòu)審批單部門名稱經(jīng)辦人 部門負(fù)責(zé)人 復(fù)核人：序號(hào)項(xiàng)目