第六章-商洽類公文-函..ppt

1、第六章商談、檔案公文、商談、檔案公文主要是機(jī)關(guān)、事業(yè)公司、社會(huì)團(tuán)體記載會(huì)議的主要情況和協(xié)議事項(xiàng)，或者不屬于機(jī)關(guān)間的商談工作、商談和回答問(wèn)題、要求批準(zhǔn)和回答的事項(xiàng)時(shí)使用的文種。 主要包括信件、會(huì)議紀(jì)要等文種。第一節(jié)信、本節(jié)的主要內(nèi)容、一、信的類型、二、三、信的寫法和注意事項(xiàng)、信與文種的差異、情況的導(dǎo)入、李先生是從彰泰地產(chǎn)公司辦公室新招聘來(lái)的文人，有一天辦公室主任李先生給她安排了寫作任務(wù)， 李先生的來(lái)稿如下：桂林醫(yī)學(xué)院臨桂校區(qū)東地皮采購(gòu)請(qǐng)示臨桂區(qū)國(guó)土局：由于本公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，特別要求貴局批準(zhǔn)桂林醫(yī)學(xué)院臨桂校區(qū)東3萬(wàn)平方米的土地所有權(quán)。 是否妥當(dāng)，請(qǐng)指示。 彰泰地產(chǎn)公司(公章)于2015年10月

2、10日，李先生過(guò)目怒視，認(rèn)為這篇稿子的文種選擇是錯(cuò)誤的，于是打電話給李先生，讓他認(rèn)真地重新修訂。 幫助！ 操作系統(tǒng)！ 申請(qǐng)事項(xiàng)不是“請(qǐng)示”嗎？ #*，為什么不能在這里請(qǐng)示？ 到底應(yīng)該使用什么樣的文種呢？ 信是平行機(jī)關(guān)、非所屬機(jī)關(guān)之間相互商談工作、要求提問(wèn)和回答、要求批準(zhǔn)(要求有關(guān)主管部門批準(zhǔn))和回答批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)使用的公文。 大多數(shù)信件都是典型的平行公文。 1、信是什么，以下事項(xiàng)中可以用信處理的是() a .我校與廣西醫(yī)科高等院校商談互相觀察學(xué)習(xí)b .臨桂區(qū)委員會(huì)擬報(bào)告桂林市委重大案件的調(diào)查情況.桂林市教育局要求所屬學(xué)校統(tǒng)一考試時(shí)間和要求d .臨桂區(qū)人事局向臨桂區(qū)財(cái)政局提出考試辦公費(fèi)e .向臨桂區(qū)

3、財(cái)政局提出考試辦公費(fèi)e .行政許可引入會(huì)訂學(xué)專業(yè)畢業(yè)生答復(fù)： ADE，下級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)催促下級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)事項(xiàng)，答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)法，請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)也可以用信。 在特殊情況下，上級(jí)接到下級(jí)的指示后，有時(shí)委托辦公廳(室)，或者向業(yè)務(wù)部門遞交答復(fù)，寫文章時(shí)必須以答復(fù)回答，不能批準(zhǔn)。 (如范文五)、注：信件在所屬的上下級(jí)機(jī)關(guān)之間也可以使用。 二、根據(jù)信的種類(一)內(nèi)容和用途，可分為一商談信。 在不屬于的機(jī)構(gòu)間商談工作或聯(lián)系有關(guān)事項(xiàng)的信。 桂林醫(yī)學(xué)院借用中共桂林市委黨校會(huì)議室的信、洽談委托代理涉外秘書員的信、涉及商調(diào)祖大明同志的信宏鑫服裝廠：我廠是干事祖大名和貴廠女工孫小花是夫妻，兩人多年分居，工作生活多

4、不方便。 為了本主兒多次申請(qǐng)解決兩人的實(shí)際問(wèn)題，我廠同意祖大明調(diào)到貴公司工作。 現(xiàn)在特別請(qǐng)?jiān)儐?wèn)法貴公司的意見。 如果同意，請(qǐng)協(xié)助辦理異動(dòng)手續(xù)。 如蒙慷慨答應(yīng)，我們將等待您的回復(fù)。 星海服裝廠(印鑒) 2015年10月10日、2詢問(wèn)法(對(duì)應(yīng)答復(fù)函)。 向不屬于自己的機(jī)構(gòu)詢問(wèn)法政策、工作情況或問(wèn)題。 就像詢問(wèn)法到x公司預(yù)定的報(bào)價(jià)函的信一樣，關(guān)于x產(chǎn)品的價(jià)格問(wèn)題和x工廠聯(lián)系。 同時(shí)，詢問(wèn)法x中標(biāo)企業(yè)寫的中標(biāo)通知書的發(fā)送時(shí)期的信，知道中標(biāo)通知書的發(fā)送時(shí)期，聯(lián)絡(luò)x政府采購(gòu)中心。 桂林醫(yī)學(xué)院還寫信詢問(wèn)法出港前培訓(xùn)人員的情況，了解本校出港前培訓(xùn)人員的培訓(xùn)情況。 關(guān)于信茶廠的報(bào)價(jià)：本公司對(duì)貴公司生產(chǎn)的綠茶感興

5、趣，擬訂君山毛尖茶。 我公司要求這種茶葉的質(zhì)量水平，規(guī)格為每包100克，希望貴公司能回答單價(jià)和折扣問(wèn)題。 如果貴公司報(bào)價(jià)合理，并且能給予最優(yōu)惠的折扣，我公司將考慮大量進(jìn)貨。 希望您回復(fù)。 副食品公司(印鑒) 2015年7月2日、3答復(fù)函。 被動(dòng)的文章是用來(lái)回答有關(guān)機(jī)構(gòu)的詢問(wèn)法。關(guān)于詢問(wèn)法到報(bào)價(jià)函的信副食品公司：你們公司收到了詢問(wèn)法報(bào)價(jià)函的信(x信20156號(hào))。 貴公司擬訂的君山毛尖茶(質(zhì)量一級(jí)，100克/包)單價(jià)為128元，該單價(jià)已享有八折優(yōu)惠價(jià)。 例如，購(gòu)買量超過(guò)x件時(shí)，請(qǐng)?jiān)僭儐?wèn)法到本工廠的營(yíng)業(yè)部經(jīng)管人。 聯(lián)絡(luò)人和聯(lián)絡(luò)人電話：陳龍個(gè)復(fù)茶廠(印鑒)請(qǐng)于2012年7月

6、2日、4批信(對(duì)應(yīng)批復(fù)函)。 向無(wú)所屬關(guān)系的有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)。 市衛(wèi)生局就征聘應(yīng)屆畢業(yè)生的行政許可信，本著市人事局： 2015年市級(jí)機(jī)關(guān)錄用的市人事局通知(XX20101號(hào))精神，對(duì)本署機(jī)關(guān)擬錄用的高校應(yīng)屆畢業(yè)生按規(guī)定程序進(jìn)行了試驗(yàn)、政治審查。 經(jīng)過(guò)研究，擬錄用5名高等院校碩士畢業(yè)生。 請(qǐng)批準(zhǔn)。 附件：采用批準(zhǔn)材料市衛(wèi)生局于2015年7月1日、5次答復(fù)。 被動(dòng)句用于回答同行機(jī)構(gòu)的請(qǐng)求事項(xiàng)。 市人事局收到一封關(guān)于應(yīng)屆畢業(yè)生錄用同意的信。 市衛(wèi)生局：你局市衛(wèi)生局收到一封信(x衛(wèi)信20156號(hào))，要求批準(zhǔn)應(yīng)屆畢業(yè)生錄取。 據(jù)市委組織部、市人事局2015年市級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)屆畢業(yè)生招聘的通知(XX

7、20101號(hào))介紹，經(jīng)過(guò)研究，行政許可采用XX等5名應(yīng)屆畢業(yè)生到你的機(jī)關(guān)工作。 本再附件：采用應(yīng)屆畢業(yè)生名冊(cè)的市人事局，于2015年7月10日，根據(jù)(2)性質(zhì)可以分成一封信。 用于機(jī)關(guān)單位的正式公務(wù)活動(dòng)往來(lái)，是正式的公文，必須遵循公文的形式。 兩張信紙。 用于日常事務(wù)性工作的處理。 沒(méi)有正式的公文，沒(méi)有公文格式要求，沒(méi)有標(biāo)題也可以，不出文字，最后配置機(jī)關(guān)的公司名，成文時(shí)間只需推一推印章即可。問(wèn)題展開：圖示公文的發(fā)行理由是：能否按關(guān)于頭奇怪吸引子產(chǎn)品分類的書面請(qǐng)示答復(fù)北京牌市藥品監(jiān)督管理局的詢問(wèn)法？問(wèn)題展開：如果北京牌市首都道路發(fā)展集團(tuán)有限公司沒(méi)有及時(shí)領(lǐng)取首都國(guó)慶日60周年聯(lián)歡晚會(huì)指揮部授予的“

8、先進(jìn)集體稱號(hào)”的牌匾， 這時(shí)，可以用什么樣的文章來(lái)詢問(wèn)法，1、孫悟空攻擊白骨精，為了完善訂正畫，給豬八戒寫信商談作戰(zhàn)方案() 2、1日，豬八戒環(huán)山，孫悟空想知道山的情況，特別給豬八戒寫信。 () 3、八戒沒(méi)有巡山，但為了不被發(fā)現(xiàn)偷懶，在孫悟空“這里有石山，石洞，洞里有石精”() a、回復(fù)信b、洽談信c、詢問(wèn)法信d、請(qǐng)求信b、c，不同點(diǎn)：主送機(jī)關(guān)和受文機(jī)關(guān)的關(guān)系不同。 征求批準(zhǔn)的信件，是指向不屬于的機(jī)關(guān)或者有關(guān)主管部門提出請(qǐng)求批準(zhǔn)的公文；請(qǐng)示限于指示或者請(qǐng)求具有所屬關(guān)系的上級(jí)批準(zhǔn)。 2、答復(fù)函與批準(zhǔn)和答復(fù)報(bào)告的區(qū)別是相同的：三者都有回答有關(guān)事項(xiàng)的功能，都是被動(dòng)的文章，都是被動(dòng)的。 不同點(diǎn)：主發(fā)機(jī)

9、關(guān)和受文機(jī)關(guān)的關(guān)系不同。 信主要用于回復(fù)來(lái)自平級(jí)或者不屬于平級(jí)的機(jī)關(guān)的信，平行文批準(zhǔn)用于下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)，只能用于下級(jí)的行文的回答報(bào)告主要用于下級(jí)機(jī)關(guān)回答來(lái)自上級(jí)的詢問(wèn)法，為上文。 四、信的格式和寫法、標(biāo)題信的標(biāo)題可由發(fā)文機(jī)關(guān)事由文種構(gòu)成。 例如，公司要求對(duì)商品進(jìn)行估價(jià)的信。 也可由事由文種構(gòu)成。 例如，關(guān)于商品委托估價(jià)的信等。 值得注意的是，副本的標(biāo)題通常在“信”前加上“副本”。 比如，關(guān)于商品要求報(bào)價(jià)的復(fù)印件。 發(fā)文號(hào)公函一般有發(fā)文號(hào)，由“機(jī)關(guān)代字函發(fā)文年號(hào)”組成的信紙通常省略發(fā)文號(hào)。 的雙曲馀弦值。寫文章的理由、背景、根據(jù)、目的等。 發(fā)貨單的開頭寫著發(fā)貨單的理由，即商談、詢問(wèn)法、要求批

10、準(zhǔn)的理由、根據(jù)等。 這里不像私書那樣寫社交辭令，而是開山直奔主題。 副本開頭引用了對(duì)方來(lái)文的標(biāo)題和發(fā)信號(hào)，有些副本簡(jiǎn)單地闡述了信件的主題。 接著，一部分信件用“在此將有關(guān)問(wèn)題的信件復(fù)印如下”等承啟語(yǔ)提出了回答意見。 例如，“收到來(lái)自你局的信(信20151號(hào))，相關(guān)問(wèn)題的信回復(fù)如下”，主體寫了需要商談、聯(lián)絡(luò)、詢問(wèn)法、回答、承認(rèn)或回答的承認(rèn)和告知的事項(xiàng)。 這部分的要求具體而明確。 禁止長(zhǎng)篇大論。 結(jié)束語(yǔ)在對(duì)方不需要回復(fù)的情況下，結(jié)束語(yǔ)經(jīng)常“這封信”、“這封信送到”(例如范文四)。 在要求對(duì)方回復(fù)的時(shí)候，要使用“請(qǐng)回復(fù)”、“請(qǐng)回復(fù)”、“請(qǐng)回復(fù)”等語(yǔ)言(范文一等)。 希望您能批準(zhǔn)、批準(zhǔn)、合作、行政許可

11、等。請(qǐng)多多關(guān)照。 信的結(jié)尾經(jīng)常使用“特別是用信回復(fù)”“這個(gè)回復(fù)”等。 五、注意事項(xiàng)1 .正確使用原種。 特別注意指示書和指示書的區(qū)別。 2 .關(guān)于案件的信。 3 .開門見山。 不要打招呼、打鬧哄哄、坐觀眾席。 4 .措詞嚴(yán)謹(jǐn)。 用謙和、有禮貌、誠(chéng)實(shí)的語(yǔ)言。 奉承人使人恃強(qiáng)凌弱要不得。 關(guān)于學(xué)校解決進(jìn)修人民教師住宿問(wèn)題的信高等院校校長(zhǎng)室：首先，以校方的名義向貴校進(jìn)行熱誠(chéng)的問(wèn)候。 在此，我們請(qǐng)求貴校幫助我們解決學(xué)校面臨的課題。 有這樣的事情。 最近，我校為了培養(yǎng)人民教師，派了5名人民教師到高等院校進(jìn)修。 由于我院的建設(shè)工程還沒(méi)有完成，學(xué)校住宿很緊張，我校幾個(gè)進(jìn)修人民教師的住宿問(wèn)題，即使協(xié)商幾個(gè)也解

12、決不了。 在進(jìn)退維谷的情況下，我們產(chǎn)生了忙不迭智慧，深入了解貴校府的高庭廣，物實(shí)人濟(jì)，而且有著樂(lè)于助人的美德。 因此，我們懷著一線希望，擅自向貴校尋求幫助，向貴校尋求救人的危險(xiǎn)，伸出援助之手，為我校進(jìn)修人民教師的住宿提供便利。 因此，我們表示感謝。 住宿費(fèi)等，按貴校有關(guān)規(guī)定辦理。 以上瑣事不值得貴校大驚小怪，實(shí)在是無(wú)奈何，敬請(qǐng)見諒。 最后，請(qǐng)?jiān)俅味喽嚓P(guān)照學(xué)校(印章)的年月日，錯(cuò)誤的情況，【分析】關(guān)于內(nèi)容，這封信對(duì)事情的說(shuō)明很清楚。 但是，文章失格，用語(yǔ)錯(cuò)誤，冗長(zhǎng)，違反了寫信的要求(商談)。 關(guān)于函高等院校校長(zhǎng)室尋求幫助解決進(jìn)修人民教師住宿問(wèn)題：為了培養(yǎng)人民教師，我校曾派出5名人民教師到學(xué)院進(jìn)修

13、，但我校的建設(shè)工程尚未完成，我校進(jìn)修人民教師的住宿問(wèn)題至今仍未解決。 請(qǐng)貴校幫助我校五位人民教師解決住宿問(wèn)題。 住宿費(fèi)等按貴校有關(guān)規(guī)定辦理。 如蒙慷慨答應(yīng)，我們將等待您的回復(fù)。 關(guān)于學(xué)校(印鑒)年月日、改稿、尿素鼎力相助請(qǐng)求函，XX市政府辦公廳：貴市化學(xué)肥料豐富，我市現(xiàn)在化學(xué)肥料不足，嚴(yán)重影響我市農(nóng)業(yè)春耕生產(chǎn)。 因此，請(qǐng)?zhí)貏e去這封信，鼎力相助我市尿素200噸。 希望能這樣處理，請(qǐng)立即回復(fù)。 XX市人民政府辦公廳(章) 2015年x月x日，請(qǐng)修改。 市人民政府辦公廳對(duì)請(qǐng)求尿素鼎力相助函市人民政府辦公廳：入春后，我市農(nóng)耕面積大幅度增加，化學(xué)肥料的供給不能滿足春耕生產(chǎn)的實(shí)際需要。 (困難發(fā)生的原因)

14、將我市農(nóng)業(yè)春耕生產(chǎn)開展到順順利利，為解決我市實(shí)際困難，要求我市鼎力相助尿素200噸，有關(guān)費(fèi)用的事項(xiàng)，按我市有關(guān)規(guī)定辦理。 (商談事項(xiàng)的補(bǔ)充說(shuō)明)如果您同意，我們等待您的答復(fù)。市人民政府辦公廳(印鑒)年月日，修改、商談總結(jié)要點(diǎn)、寄信的理由是普遍的談話使不得。 特別是對(duì)方?jīng)]有義務(wù)解決我方的問(wèn)題時(shí)，請(qǐng)盡量詳細(xì)地向?qū)Ψ秸f(shuō)明我方困難的由來(lái)、困難的程度。 這和請(qǐng)示的文章一樣，要求同情、支持、理解。 二、只寫“事項(xiàng)”和“麻煩”，不能解決對(duì)方的懸而未決的問(wèn)題、顧慮。 特別是對(duì)方?jīng)]有義務(wù)幫助解決問(wèn)題的情況下。 三、商談的事要注意使用商談的語(yǔ)氣、謙和、誠(chéng)實(shí)、禮儀。 這是公文用在正確的內(nèi)在要求上。 輕松的瞬間，史上

15、最雷人公函，2009年6月，在網(wǎng)名為“smhncdlin”的人所在的論壇“社會(huì)萬(wàn)象”上，發(fā)送了史上最牛臟的告發(fā)信：縣委宣傳部將媒體人罵為狗日、狂犬、喪家之犬。 六、練習(xí)和強(qiáng)化、(一)填空1 .要求上級(jí)批準(zhǔn)用()，要求不屬于的機(jī)關(guān)批準(zhǔn)()； 回答上級(jí)的詢問(wèn)法用()，不回答所屬機(jī)關(guān)的詢問(wèn)法用()。 回答：請(qǐng)示書，(2)多選1 .信件是機(jī)關(guān)公文的一種，即公務(wù)書，其適用范圍為() a .平行機(jī)關(guān)之間相互工作b .不屬于的機(jī)關(guān)的部門詢問(wèn)法和回答問(wèn)題c .向有關(guān)主管部門請(qǐng)求d .獎(jiǎng)懲知情人員的批準(zhǔn)，回答可以使用以下哪些用語(yǔ)() a .快速回答b . 這封信的答案是： BCD，3 .信紙格式比較自由，()

16、a .標(biāo)題b .發(fā)音字母c .印章d .成文也可以不需要。 ()4.書信要求謙和、禮貌、真誠(chéng)。 不要奉承我。 另外，不能恃強(qiáng)凌弱到人。 回答：回答：關(guān)于商談解決畢業(yè)生實(shí)習(xí)問(wèn)題的信XX公司：茲有本院市場(chǎng)營(yíng)銷專業(yè)實(shí)習(xí)即將開始。 經(jīng)過(guò)研究，計(jì)劃把12級(jí)學(xué)生分配給你的公司總部進(jìn)行實(shí)習(xí)，請(qǐng)妥善安排。 好的，請(qǐng)盡快回復(fù)XX學(xué)院(章) 2015年10月10日，(4)改正問(wèn)題，主要缺點(diǎn)：1 .本文沒(méi)有明確說(shuō)明學(xué)校的情況和要求：實(shí)習(xí)修訂畫：實(shí)習(xí)時(shí)間？ 實(shí)習(xí)內(nèi)容是？ 對(duì)實(shí)習(xí)期工作人員的指導(dǎo)怎么樣？ 學(xué)生人數(shù)是多少？ 如何安排飲食、住宿、交通等問(wèn)題？ 2 .對(duì)接受文件的單位尊重不夠，不屬于的單位，將其視為自己的下級(jí)，要求人“安排好”，在“迅速答復(fù)”上沒(méi)有商量的馀地。 失禮了。關(guān)于幫助與畢業(yè)生實(shí)習(xí)期的信XX公司：實(shí)習(xí)期是幫助在校生向社會(huì)過(guò)渡的重要實(shí)踐性教學(xué)環(huán)節(jié)，為了加強(qiáng)校企合作，順順利利完成教學(xué)企劃書，我校擬讓2012級(jí)市場(chǎng)營(yíng)銷專業(yè)學(xué)生在你的公司總部實(shí)習(xí)，實(shí)習(xí)人數(shù)x人， 實(shí)習(xí)期間是從x年x月x日到x月x日，實(shí)習(xí)內(nèi)容是XX工作，如果貴院的指導(dǎo)人民教師x名需要得到您的寬容同意，我們將等待您的回復(fù)。 XX學(xué)院(章) 2015年10月10日，參考原稿，進(jìn)一步練習(xí)：提交修訂原稿，根據(jù)修訂原稿化學(xué)基寫信。 同意配合畢業(yè)生實(shí)